以商業(yè)智慧BI貫通產(chǎn)銷資訊，提升企業(yè)效率與彈性

多維度分析有利精準(zhǔn)訂價(jià)與評(píng)估決策

文：唐可欣

全通科技

發(fā)布時(shí)間： 2018-10-22 17:10:00

商業(yè)智慧

全通科技簡(jiǎn)介

　　全通科技股份有限公司（Trend Tone Imaging, Inc.）設(shè)立於1990年，為永光集團(tuán)子公司，廠區(qū)位於臺(tái)灣新竹科學(xué)園區(qū)，是世界前三大獨(dú)立碳粉研發(fā)製造公司。引進(jìn)全球最先進(jìn)的自動(dòng)化生產(chǎn)設(shè)備，研發(fā)製造的兼容碳粉適用於全球知名品牌複印機(jī)及雷射印表機(jī)。

????????全通目前以開(kāi)發(fā)彩色多功能機(jī)及高速雷射印表機(jī)之碳粉為主要目標(biāo)�，F(xiàn)有產(chǎn)能6,000噸，因應(yīng)未來(lái)市場(chǎng)需求，將繼續(xù)增加生產(chǎn)線。

管理挑戰(zhàn)

• 找出維持業(yè)界領(lǐng)導(dǎo)優(yōu)勢(shì)的管理方案。

• 因應(yīng)市場(chǎng)快速變化的及時(shí)管理辦法。

• 如何快速報(bào)價(jià)以提高訂單成交率。

• 更細(xì)緻化的行銷管理策略。

導(dǎo)入效益

• 利用方針計(jì)劃設(shè)定明確方向，全面進(jìn)行產(chǎn)銷提速。

• 更快速的反應(yīng)與統(tǒng)籌生產(chǎn)，才能滿足客製化小量多樣需求。

• 多維度分析有利精準(zhǔn)訂價(jià)與評(píng)估決策。

• 財(cái)務(wù)全方位精細(xì)管理，銷售緊抓毛利率，依客戶別產(chǎn)品別實(shí)績(jī)調(diào)整策略。

利用方針計(jì)劃設(shè)定明確方向，全面進(jìn)行產(chǎn)銷提速

　　全通科技是少數(shù)具備獨(dú)立研發(fā)生產(chǎn)能力的碳粉廠商，十年前已率先從單色轉(zhuǎn)入彩色碳粉領(lǐng)域，成為華人區(qū)域首屈一指之生產(chǎn)開(kāi)發(fā)公司，甚至創(chuàng)下開(kāi)始獲利後，業(yè)績(jī)從未停止成長(zhǎng)的驚人紀(jì)錄。

????????「原本我們主要的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手都在日本和美國(guó)，但這三、四年來(lái)，中國(guó)廠商如螞蟻雄兵般崛起，70家同質(zhì)工廠中，約一半以上是中國(guó)國(guó)營(yíng)企業(yè)，無(wú)論是來(lái)自中央還是地方，他們背後擁有豐富資源、造成激烈競(jìng)爭(zhēng)，也開(kāi)始讓我們的成長(zhǎng)遇到一些難度。」全通科技總經(jīng)理邱桂英博士認(rèn)為，全通要維持領(lǐng)先地位，必須從精進(jìn)管理下手，以數(shù)字分析出獲利的關(guān)鍵跟缺口，確定產(chǎn)品跟客戶端的策略後，進(jìn)一步調(diào)整經(jīng)營(yíng)的方針。

????????「為了蒐集更詳盡的資訊，所以去年導(dǎo)入了鼎新TIPTOP ERP系統(tǒng)；而要將所有資訊連貫起來(lái)深入分析，則要依靠鼎新商業(yè)智慧系統(tǒng)BI�！骨窨偨�(jīng)理說(shuō)：「我們當(dāng)初遴選資訊系統(tǒng)的時(shí)候，也研究過(guò)像SAP或Oracle等國(guó)際知名廠商，後來(lái)則因?yàn)椤阂?guī)模』符合而選擇鼎新，不希望『穿不合身的衣服』而衍生成本或時(shí)間的浪費(fèi)�！�

????????導(dǎo)入銷售和財(cái)務(wù)模組後，最明顯的效益就是「不必再利用假日加班做報(bào)表」了！七人團(tuán)隊(duì)的財(cái)務(wù)處雖然人力充足，但以往每到了月底，還是必須加班，才能滿足主管對(duì)於分析報(bào)表的細(xì)部需求，總經(jīng)理表示：「導(dǎo)入商業(yè)智慧BI後，很多人工報(bào)表變成自動(dòng)化，業(yè)績(jī)的績(jī)效也比以前清楚多了，員工可以準(zhǔn)時(shí)下班，同時(shí)兼顧工作與家庭，大家都受益�！钩酥�，全通也在導(dǎo)入前先規(guī)劃藍(lán)圖，把BI的火力瞄準(zhǔn)在產(chǎn)能的改善上，從監(jiān)控準(zhǔn)交期到強(qiáng)化接單排程能力，先解決總經(jīng)理口中「天天被訂單追著跑」的問(wèn)題，同時(shí)達(dá)成每年6,000公噸的目標(biāo)。

更快速的反應(yīng)與統(tǒng)籌生產(chǎn)，才能滿足客製化小量多樣需求

　　市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)帶來(lái)最大的挑戰(zhàn)是交期與產(chǎn)品的多樣性，全通營(yíng)業(yè)處朱君正處長(zhǎng)甚至打趣形容：「我們不是規(guī)劃生產(chǎn)，而是做大量客製化！」一年出貨三十餘萬(wàn)支卡匣中，可能一筆訂單僅有三百多支的量，還要面對(duì)中國(guó)出貨規(guī)格縮短至next day delivery的壓力（臺(tái)灣現(xiàn)在是next week delivery），除了過(guò)去以事前備貨應(yīng)變，更需要的是對(duì)物料妥善的分析計(jì)劃，才能以最佳的成本考量得到最大的利潤(rùn)！對(duì)此，副總經(jīng)理黃冬生先生認(rèn)為，在現(xiàn)在這種訂單變動(dòng)非常大的時(shí)代，唯有建立好MPS串接MRP的管理，才能隨時(shí)掌握未來(lái)的一舉一動(dòng)，他在專訪時(shí)笑著說(shuō)：「最重要的是，我們的財(cái)務(wù)在使用鼎新的系統(tǒng)之後，去年賺的錢(qián)就比前年多了！」?

????????以往各單位沒(méi)有共通的分享平臺(tái)，好比將資訊分別收在自己的抽屜之中，需要時(shí)只能靠人工查詢回報(bào)，浪費(fèi)許多反應(yīng)與溝通的時(shí)間；現(xiàn)在藉由商業(yè)智慧BI的報(bào)表，可串起訂單的接單、庫(kù)存（庫(kù)存是否足夠）、排產(chǎn)（何時(shí)入庫(kù)、何時(shí)出貨），只要有權(quán)限，所有資訊全部一目瞭然，更能使資源做最有效的運(yùn)用，避免生產(chǎn)過(guò)�；虿蛔�。

????????全通鄭智友副廠長(zhǎng)在接受訪問(wèn)時(shí)表示：「導(dǎo)入商業(yè)智慧BI前，訂單與派工都是人工進(jìn)行控卡，生管先將訂單上各種品名及規(guī)格寫(xiě)到excel裡，再分配給不同的負(fù)責(zé)人盤(pán)點(diǎn)，開(kāi)立工單派工時(shí)，再將有開(kāi)過(guò)工單的一一劃掉；現(xiàn)在只需要打開(kāi)BI，這些資訊便盡收眼底，比如我接了一張訂單，裡面有十個(gè)品項(xiàng)，其中哪些品項(xiàng)已經(jīng)開(kāi)過(guò)工單，資料就會(huì)自動(dòng)報(bào)告入庫(kù)數(shù)量及時(shí)間，甚至是那些品項(xiàng)還未開(kāi)工單也會(huì)回報(bào)，輕鬆做好防呆機(jī)制，不會(huì)發(fā)生都要出貨了，工單卻沒(méi)有完成的人為錯(cuò)誤。」

????????商業(yè)智慧BI報(bào)表可設(shè)定E-mail自動(dòng)派送，鄭副廠長(zhǎng)說(shuō)：「每天早上打開(kāi)E-mail信箱就可以收到BI自動(dòng)派送的『各工段入庫(kù)量』報(bào)表，讓我們及時(shí)掌握生產(chǎn)進(jìn)度，非常方便。」省去進(jìn)入TIPTOP?ERP查詢的時(shí)間，提升工作效率。

依訂單交期彈性分配生產(chǎn)狀況，有效運(yùn)用共用料、存貨

　　依照訂單交期彈性分配生產(chǎn)狀況，讓共用料、存貨可做更有效運(yùn)用，碳粉前段製程分為押出與磨粉，磨粉後便是半成品，也就是共用料。最後經(jīng)過(guò)混合段就會(huì)形成不同的成品，這就後段製程。鄭副廠長(zhǎng)解釋，雖然報(bào)表看的是成品，但BI也可以往前推算、估出半成品的用量，所以除了節(jié)省掉人工計(jì)算的時(shí)程，更可在每日接收新訂單時(shí)，統(tǒng)籌生產(chǎn)共用料，掌握庫(kù)存狀況，快速回覆交期。

????????另外，全通科技藉由倉(cāng)別呈現(xiàn)精準(zhǔn)的庫(kù)存，用商業(yè)智慧BI將其細(xì)分為原料倉(cāng)、成品倉(cāng)、半成品倉(cāng)、合格倉(cāng)、不合格倉(cāng)、試作倉(cāng)和呆滯倉(cāng)等分類，以圓餅圖的形式在會(huì)議上呈現(xiàn)，方便觀察與檢討，除了增加對(duì)存貨的敏感度，還可有效控管庫(kù)存成本及庫(kù)存周轉(zhuǎn)天數(shù)。

多維度分析有利精準(zhǔn)訂價(jià)與評(píng)估決策

　　身兼研發(fā)與銷售大任的營(yíng)業(yè)處黃建勝副總，認(rèn)為商業(yè)智慧BI所提供的多維度分析，有利於精準(zhǔn)訂價(jià)：「我們的營(yíng)業(yè)人員，常常被報(bào)價(jià)追著跑，一天到晚來(lái)問(wèn)可不可能賣更低價(jià)；但除了顧及產(chǎn)品的價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力，我必須先用毛利把關(guān)，多方考慮銷售量、銷售毛利、產(chǎn)品別、客戶別、區(qū)域別等重要因素，找到利潤(rùn)的平衡點(diǎn)，這點(diǎn)BI對(duì)我有很大的幫助。」另外，黃副總每週也要定期追蹤寄售與獨(dú)賣的產(chǎn)品，因?yàn)槠讽?xiàng)非常多，各有其不同的數(shù)量跟時(shí)間限制，若沒(méi)有報(bào)表工具協(xié)助，很難知道是否有在限期內(nèi)達(dá)成目標(biāo)，現(xiàn)在逐漸習(xí)慣使用BI報(bào)表，甚至可以比客戶更了解銷售量，若銷量不能滿足時(shí)，在取消獨(dú)賣的決策上也更有依據(jù)。

????????全通財(cái)務(wù)處彭月螢經(jīng)理也認(rèn)同商業(yè)智慧BI所帶來(lái)的精細(xì)管理，除了節(jié)省大量的報(bào)表製作時(shí)間，她覺(jué)得使用多維度分析最大的好處，是可做到像客戶別、產(chǎn)品別甚至是包裝類別等更細(xì)緻的毛利評(píng)估，是以前大項(xiàng)分類所無(wú)可比擬的。最近全通也將應(yīng)收帳款加入定期派送的報(bào)表中，可看到未來(lái)兩週的收款客戶與逾期應(yīng)收（超過(guò)15天）資訊，除了有提醒業(yè)務(wù)催帳的作用，還可讓財(cái)務(wù)人員了解近期現(xiàn)金的流動(dòng)狀況。

????????彭經(jīng)理最後補(bǔ)充：「導(dǎo)入鼎新TIPTOP與BI系統(tǒng)後，存貨控管也有可見(jiàn)的進(jìn)步，以前用excel做的報(bào)表，很難達(dá)到目前的細(xì)緻度，現(xiàn)在可以馬上知道兩年來(lái)未動(dòng)呆滯品跌價(jià)的狀態(tài)，甚至可與進(jìn)貨原料、市價(jià)售價(jià)一同分析比較�！�

財(cái)務(wù)全方位精細(xì)管理，銷售緊抓毛利率，依客戶別產(chǎn)品別實(shí)績(jī)調(diào)整策略

　　全通財(cái)務(wù)處溫秀榮副理比較商業(yè)智慧BI導(dǎo)入前後的差別，認(rèn)為BI的分析報(bào)表聚焦了管理細(xì)節(jié)，可以用不同的角度抓住銷售趨勢(shì)，快速找到致勝關(guān)鍵：「像是可以輕易抓出產(chǎn)品別、客戶別與區(qū)域別這三大主軸，再分出二期、月或季的資訊，甚至可再往下展開(kāi)細(xì)項(xiàng)的料號(hào)、品名等�！惯@些資訊比以往ERP產(chǎn)出的明細(xì)資料，更利於分析與決策，而且可依當(dāng)下的需求靈活篩選或更換維度，提供多面向的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，大大的加快企業(yè)的反應(yīng)速度。

　　除了銷售量與金額的統(tǒng)計(jì)外，全通也把管理放在毛利率上，藉由BI具備多維度與計(jì)量之功能，編製出所有客戶之單月與累積月的銷售量、金額與毛利率之BI報(bào)表。每個(gè)月報(bào)表一擷轉(zhuǎn)出來(lái)，業(yè)務(wù)人員透過(guò)這支報(bào)表可以清楚知道自己所負(fù)責(zé)客戶之銷售量、金額與毛利率。並藉由這些數(shù)據(jù)了解是否有某些類別的產(chǎn)品或客戶有銷售數(shù)量越多毛利率不佳的情形。從產(chǎn)品別、客戶別的角度，找出利潤(rùn)的缺口，讓相關(guān)單位調(diào)整自己的策略。」

串聯(lián)與整合各部會(huì)營(yíng)運(yùn)資訊，團(tuán)隊(duì)齊心提昇智慧化管理

　　訪問(wèn)的最後，由鼎新電腦李珮綺顧問(wèn)說(shuō)明導(dǎo)入規(guī)劃與過(guò)程，她表示，原本只計(jì)劃在財(cái)務(wù)端與銷售端做重點(diǎn)式分析，但全通資訊部張惠雯副理秉持著追求卓越的精神，在導(dǎo)入時(shí)陸續(xù)盤(pán)點(diǎn)出生產(chǎn)製造的需求，再三與顧問(wèn)和廠區(qū)人員溝通，最後不但實(shí)現(xiàn)智慧工廠的目標(biāo)，也協(xié)助鼎新交出了一張亮眼的成績(jī)單，效益之廣泛，是當(dāng)初所始料未及！

　　全通科技更利用鼎新?tīng)I(yíng)運(yùn)監(jiān)控模組做好內(nèi)控，李顧問(wèn)解釋，一般導(dǎo)入內(nèi)控預(yù)警之後，會(huì)先設(shè)立異常檢核點(diǎn)，從例外管理開(kāi)始協(xié)助改善流程，自動(dòng)偵測(cè)回報(bào)哪些缺失正在發(fā)生，同時(shí)減少溝通成本的浪費(fèi)。?

分析效益未來(lái)將觸及採(cǎi)購(gòu)行政，成果可期

　　行政處劉正雄副處長(zhǎng)接受訪問(wèn)時(shí)指出，ERP報(bào)表僅呈現(xiàn)條列式raw data，藉由BI有系統(tǒng)地萃取、整合，才能達(dá)到分析與決策輔助的最佳成效，像是今年方針管理，原料採(cǎi)購(gòu)方面的目標(biāo)就是下降2%，藉助BI工具，可快速知道目標(biāo)達(dá)成狀況及每支原料的貢獻(xiàn)度多少：「重點(diǎn)是每個(gè)單位知道自己要的是什麼，全心投入與積極建議，才是向前邁進(jìn)的關(guān)鍵！」

　　從無(wú)到有、直至今日TIPTOP?ERP與BI的成功上線，全通呈現(xiàn)出團(tuán)隊(duì)追求變革與卓越的無(wú)比毅力，邱總經(jīng)理表示，從導(dǎo)入的初期只有銷售與財(cái)務(wù)模組，再到後來(lái)幾乎所有單位的參與，讓全通實(shí)踐了從人工到自動(dòng)化的智慧工廠管理，此外也感謝鼎新李珮綺顧問(wèn)的大力支援、有問(wèn)必答，將BI的效益成功地展現(xiàn)出來(lái)。

▲感謝全通科技邱桂英總經(jīng)理及各處主管接受鼎新電腦訪問(wèn)

更多案例