五崧捷運(yùn)整合對帳沖銷流程 月結(jié)縮短10天

結(jié)合顧客供應(yīng)鏈、需求鏈 提供全方位物流服務(wù)

文：馬新嵐

五崧捷運(yùn)

發(fā)布時(shí)間： 2018-10-23 14:50:00

企業(yè)流程管理

▲財(cái)務(wù)劉安然經(jīng)理強(qiáng)調(diào)：「習(xí)慣要改�！褂伸稑I(yè)務(wù)範(fàn)疇及服務(wù)據(jù)點(diǎn)廣泛，多點(diǎn)接單且單量眾多！對帳時(shí)，除標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)票號碼外，尚透過系統(tǒng)提供各式對帳資訊；另外，款項(xiàng)能夠?qū)?yīng)沖銷來源，快速產(chǎn)出報(bào)表，讓財(cái)務(wù)單位與管理單位掌握應(yīng)收款項(xiàng)的現(xiàn)況。

─?五崧捷運(yùn) 財(cái)務(wù)經(jīng)理 劉安然?─

整合價(jià)值 提供全方位物流服務(wù)

　　五崧集團(tuán)創(chuàng)立於1984年，專注於深耕臺灣高科技產(chǎn)業(yè)報(bào)關(guān)、運(yùn)輸作業(yè)以及專業(yè)物流服務(wù)，並以價(jià)值的整合者（Value Integrator）自許。藉由此理念，五崧集團(tuán)在產(chǎn)業(yè)競爭趨於全球化的同時(shí)，精準(zhǔn)地與顧客供應(yīng)鏈、需求鏈相結(jié)合，提供顧客專業(yè)的（Professionalism）、速度的（Speed）、安全的（Security）JIT零時(shí)差優(yōu)質(zhì)服務(wù)。即時(shí)透明化的物流流程，讓顧客提升績效，獲取最大利潤。因此，五崧捷運(yùn)提供的不僅是運(yùn)送貨物的服務(wù)，更是經(jīng)過精心整合過的價(jià)值(Value)服務(wù)。

　　五崧捷運(yùn)自1984年的報(bào)關(guān)、陸運(yùn)、空運(yùn)至目前的全方位物流服務(wù)，在竹科市場佔(zhàn)有率達(dá)60%，在南科市場佔(zhàn)有率亦高達(dá)70%。而區(qū)外高科技產(chǎn)業(yè)所需要的全方位物流市場，也屢創(chuàng)佳績，不論是服務(wù)的顧客數(shù)或量，都急速成長。因應(yīng)全方位的物流服務(wù)、配合往來廠商付款對帳習(xí)慣，並且配合現(xiàn)有金流資訊，更快速便捷的進(jìn)行對帳沖銷，完成月底結(jié)帳流程產(chǎn)出報(bào)表，顯得越來越重要。

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▲即使定期轉(zhuǎn)入大量資料，系統(tǒng)作業(yè)處理速度也不延遲，應(yīng)用上更不受限制。
線上簽核取代紙本作業(yè)；節(jié)省時(shí)間成本與手工錯(cuò)帳問題，管理資金與逾期帳款表直接由系統(tǒng)轉(zhuǎn)出，
帳結(jié)天數(shù)縮短了約10天。左起五崧捷運(yùn)ERP種子成員黃文麗、蔡瓊儀、李昱澄、吳碧玉、
鼎新顧問師馬新嵐、五崧捷運(yùn) 蘇美芬財(cái)務(wù)課長、劉安然財(cái)務(wù)經(jīng)理。

管理挑戰(zhàn)

• 因應(yīng)全方位的物流服務(wù)、配合往來廠商付款對帳習(xí)慣，並且配合現(xiàn)有金流資訊，更快速便捷的進(jìn)行對帳沖銷，完成月底結(jié)帳流程產(chǎn)出報(bào)表，顯得越來越重要。

導(dǎo)入效益

• 帳結(jié)天數(shù)縮短約10天！

• 統(tǒng)合金流、訂單明細(xì)與沖帳作業(yè)。

• 庫存資材領(lǐng)用、固定資產(chǎn)確實(shí)控管。

• 簽核串接EasyFlow GP取代紙本簽核。

• 管理用的資金與逾期帳款表可直接由系統(tǒng)轉(zhuǎn)出。

評估整體解決方案，選擇鼎新 ERP

　　過去五崧捷運(yùn)透過自行開發(fā)的系統(tǒng)讓各分點(diǎn)接單，資金系統(tǒng)由財(cái)務(wù)單位手動維護(hù)，不但耗時(shí)重複登打單據(jù)，總帳系統(tǒng)僅承接總金額，明細(xì)資訊需回到另外的系統(tǒng)中查詢，對帳上如有疑問核對不易。除此之外，缺少完整的資材管理、無法及時(shí)掌握料件庫存、固定資產(chǎn)僅由總帳會計(jì)自行控管，集團(tuán)的資訊整合需耗費(fèi)大量的人力與工時(shí)，亦無完備的檢核與控管機(jī)制。在集團(tuán)規(guī)模日漸擴(kuò)大的今日，系統(tǒng)的升級勢在必行。

　　因五崧捷運(yùn)主要業(yè)務(wù)範(fàn)疇包含科學(xué)園區(qū)報(bào)關(guān)、�？者\(yùn)報(bào)關(guān)、保稅倉儲報(bào)關(guān)、內(nèi)陸運(yùn)輸服務(wù)，並統(tǒng)合上下游物流廠商，提供整合服務(wù)的能力。考量報(bào)關(guān)服務(wù)業(yè)需要依產(chǎn)品類別配合法規(guī)、拆分細(xì)項(xiàng)服務(wù)類別收費(fèi)，並常有代收代付狀況，加上五崧服務(wù)據(jù)點(diǎn)跟著各大科學(xué)園區(qū)、港口，多點(diǎn)接單，單量眾多！對帳時(shí)，除標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)票號碼外，尚須系統(tǒng)可彈性提供各式對帳資訊，包括通關(guān)類別、大小提單號碼、廠商參考單號、公司編號以及費(fèi)用代號等等。

　　除了接單特性，金流方面，五崧捷運(yùn)亦有一套完整的配套方式，客戶依據(jù)對帳內(nèi)容，定時(shí)、多筆撥款到指定的專戶，因此系統(tǒng)針對接收匯款、票據(jù)，以及款項(xiàng)對應(yīng)的來源沖銷狀況，也要可以產(chǎn)出報(bào)表，讓財(cái)務(wù)單位與管理單位掌握應(yīng)收款項(xiàng)的現(xiàn)況。

　　在評估原有系統(tǒng)升級對應(yīng)的成本，考量現(xiàn)況痛點(diǎn)和未來需求，加上之前已有使用鼎新EasyFlow GP電子簽核系統(tǒng)的配合經(jīng)驗(yàn)，五崧最終選擇了鼎新的企業(yè)整體解決方案與服務(wù)團(tuán)隊(duì)，將接單、金流、帳務(wù)轉(zhuǎn)移到WorkflowERP 系統(tǒng)進(jìn)行管理。

徹底分析流程，一次上線轉(zhuǎn)換的決心

　　財(cái)務(wù)劉安然經(jīng)理接受訪談時(shí)強(qiáng)調(diào)：「習(xí)慣要改�！惯^去五崧捷運(yùn)的結(jié)帳與對帳沖銷仰賴財(cái)務(wù)人員的手動作業(yè)，耗時(shí)費(fèi)力，且後續(xù)產(chǎn)出報(bào)表仍須大量的人為調(diào)整，即使與銀行單位已有串接配合，但完成結(jié)帳都已過次月中旬，未能盡享資訊化的優(yōu)點(diǎn)。

　　有賴資訊課長邱安臺先生與開發(fā)人員梁振華先生於專案初期即支持較穩(wěn)定的作法、財(cái)務(wù)單位的蘇美芬課長協(xié)助釐清相關(guān)的流程；加上財(cái)務(wù)與管理部門的人員積極協(xié)助，提供作業(yè)上的關(guān)鍵控制點(diǎn)與細(xì)節(jié)，始能在規(guī)劃初期就找好方向，也讓後續(xù)使用單位成員對系統(tǒng)有參與感。系統(tǒng)一方面定期轉(zhuǎn)入金融機(jī)構(gòu)的匯款資訊，另方面接受各點(diǎn)接單明細(xì)資料，定期於鼎新應(yīng)收管理系統(tǒng)中進(jìn)行沖帳，最後產(chǎn)出關(guān)聯(lián)的報(bào)表。因本次導(dǎo)入大幅改變了會計(jì)與財(cái)務(wù)單位的日常作業(yè)流程，種子成員配合討論調(diào)整細(xì)節(jié)之外，還須掌握各個(gè)分點(diǎn)的教育訓(xùn)練與使用狀況追蹤，並協(xié)同驗(yàn)證程式可行性，種子成員在上線期間展現(xiàn)的韌性、配合與決心，還有公司對專案推行的支持與理解，正是成功上線的關(guān)鍵。

持續(xù)的精進(jìn)，更好的系統(tǒng)支援

　　ERP系統(tǒng)上線後，統(tǒng)合了資源，將過去未能控管的庫存資材領(lǐng)用、固定資產(chǎn)等項(xiàng)目納入處理，費(fèi)用簽核串接 EasyFlow GP取代紙本簽核；並直接將資料回寫系統(tǒng)，省去人工重複處理造成的時(shí)間耗費(fèi)與手工錯(cuò)帳問題，管理用的資金與逾期帳款表也可直接由系統(tǒng)轉(zhuǎn)出，帳結(jié)天數(shù)縮短了約10天。

　　除了上述上線時(shí)的效益之外，正式上線約一季後，增值部門業(yè)務(wù)定期拜訪時(shí)，針對五崧反應(yīng)：定期轉(zhuǎn)入大量資料造成每月固定時(shí)段系統(tǒng)作業(yè)處理速度下降，提請鼎新客服單位與程式修改單位協(xié)助查詢；調(diào)整更新後，同樣筆數(shù)的處理耗時(shí)下降了約八成，讓五崧在系統(tǒng)應(yīng)用上更不受限制。

　　鼎新與客戶的合作是一個(gè)持續(xù)的進(jìn)程，上線之後應(yīng)用價(jià)值的發(fā)酵才要開始，期待五崧在ERP的資訊基礎(chǔ)上，產(chǎn)出更有效益的BI決策管理報(bào)表，深化EasyFlow和HRM系統(tǒng)的應(yīng)用，讓集團(tuán)中的每個(gè)人都可以享受到資訊化對營運(yùn)流程的助益。

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