資訊化助力 香港商振光玩具 跨國經(jīng)營管理超即時

跨國經(jīng)營首重資訊即時透明！做出準(zhǔn)確決策！

文：溫智如

香港商振光玩具

發(fā)布時間： 2018-06-14 16:53:00

企業(yè)流程管理

　因為正確的分析資訊、有效的控管商品數(shù)量及成本，讓臺灣分公司的業(yè)務(wù)拓展更加寬廣，除了銷售客戶外，進(jìn)而設(shè)立實體店面滿足消費者需求。

首次跨國經(jīng)營，期望能有效即時了解庫存數(shù)量及成本

　　香港的玩具產(chǎn)業(yè)已至少有六十多年的歷史，直至現(xiàn)在，香港製造生產(chǎn)的玩具依然在全球迄立不倒，且出口量約佔全球近七成的比例。而香港商振光玩具有限公司已在香港當(dāng)?shù)厣罡?jīng)營十八年之久，初創(chuàng)的經(jīng)營者為了能做品牌推廣及服務(wù)臺灣的消費族群，決定於2014年年初來臺灣設(shè)立分公司。臺灣公司主要服務(wù)的項目為動漫收藏，及兒童玩具品牌代理經(jīng)銷，包含收藏品牌的玩具系列：壽屋、Alphamax、Skytube、NECA、Square Enix 等知名品牌；而玩具的品牌主要囊括迪士尼、忍者龜、海綿寶寶、湯瑪士小火車…...等商品。

　　經(jīng)營者在設(shè)立臺灣分公司前已深思，若想要在競爭激烈的臺灣佔有玩具市場一定的規(guī)模，以及考慮未來業(yè)務(wù)量的發(fā)展需求，先以穩(wěn)定的商品品質(zhì)、及時的方式提供商品給客戶及消費者來增加口碑，那麼隨時可查看準(zhǔn)確的商品庫存數(shù)量是最必要的環(huán)節(jié)。但跨國經(jīng)營的情況下，經(jīng)營者無法長駐於臺灣，許多成本資訊相對應(yīng)的無法有效控管，唯有導(dǎo)入資訊化才能有效的回饋經(jīng)營者想達(dá)到的目標(biāo)：即時盤查庫存數(shù)量及成本、商品／業(yè)務(wù)／客戶銷售排行、財務(wù)報表...…等，因而在臺灣公司正式設(shè)立的同時，也同步規(guī)劃 ERP 的導(dǎo)入計劃。

ERP 的導(dǎo)入的時程與各階段性目標(biāo)

　　在經(jīng)營者及臺灣分公司總經(jīng)理馬月立、財務(wù)主管張蕙蘭與會討論評估過後，訂定ERP初期的導(dǎo)入主要目標(biāo)先以業(yè)務(wù)銷售、倉庫管理、商品成本為主；而導(dǎo)入的中期主軸為財務(wù)日常帳務(wù)及結(jié)算成本；後期導(dǎo)入的重心將著重於各種報表的產(chǎn)出。

　　擬定好資訊化的時程與階段性的目標(biāo)後，各相關(guān)人員便積極投入，雖然對 ERP 是全新的接觸，且公司草創(chuàng)時期，每位職能除了準(zhǔn)備新公司及業(yè)務(wù)拓展的相關(guān)事宜外，對於資訊化導(dǎo)入的中後期，每個相關(guān)人員轉(zhuǎn)為專注的學(xué)習(xí)及投入時間來認(rèn)識 ERP。而初期目標(biāo)的導(dǎo)入的時程前後約莫一個月至一個半月，各種子人員也落實ERP帶來的管理效應(yīng)及理念，讓業(yè)務(wù)銷售人員即時且有效利用ERP系統(tǒng)做訂單需求；採購人員及倉庫管理人員也透過ERP記錄每日實際進(jìn)貨、銷售狀況。資訊的透明化，讓各職能依不同的權(quán)限了解商品交易的情況。

　　初期導(dǎo)入的成效具明顯的成效後，香港的經(jīng)營者期望能查看各項財務(wù)報表，也期許能與初期般迅速導(dǎo)入，以便做更精進(jìn)的管理。但資訊化的過程，並非短時間即能完整導(dǎo)入，真正能由資訊化後產(chǎn)生最大的效益需要長時間的蘊釀，且在臺灣分公司員工尚未增加的前提下，財務(wù)主管必須管理的領(lǐng)域甚大，雖然財務(wù)主管張蕙蘭的職務(wù)繁忙，但同樣也花了很多精力與時間投入資訊化的導(dǎo)入。

資訊化後的成果及效益－快速產(chǎn)出報表，精準(zhǔn)經(jīng)營管理

　　臺灣分公司創(chuàng)立後，一直以來僅有EXCEL表格能協(xié)助客戶處理各項貨款及庫存數(shù)量的記錄，財務(wù)報表由財務(wù)主管張蕙蘭依每個月產(chǎn)生的收入及費用，自行結(jié)算並產(chǎn)生報表。最初上線輔導(dǎo)時，各相關(guān)種子人員，對於系統(tǒng)能否為公司帶來更大的效益態(tài)度有所保留，也因此對資訊化並沒有很積極的學(xué)習(xí)，為能讓各職能的人員更了解並全面性的使用系統(tǒng)，財務(wù)主管張蕙蘭在思考過後，建議公司的開帳導(dǎo)入往前追溯至公司新成立的時間。也因為振光公司各單位的主管全力配合資訊化，使得各職能的人員被要求必須學(xué)習(xí)ERP系統(tǒng)。

　　最初在開帳盤入系統(tǒng)內(nèi)時，各單位人員不太清楚系統(tǒng)的操作，以及顧問協(xié)助設(shè)定流程單據(jù)的用意，開帳之後不斷的協(xié)助確認(rèn)及調(diào)整開帳資料，也因為投入許多時間在資訊化上，且對資訊化的決心及毅力更加堅定，讓資訊化後的成果豐碩，同時更帶給經(jīng)營者各項完整且正確的資訊，不但產(chǎn)出更完整財務(wù)報表、進(jìn)行商品成本結(jié)算，更讓桃園龜山的倉庫庫存量得以有效的控管且能即時查詢商品庫存量。

　　且在資訊化導(dǎo)入前，振光玩具對內(nèi)及對外的各項憑証，都藉由EXCEL表格的方式列印，而初期導(dǎo)入訂單銷售端後，財務(wù)主管張蕙蘭決議銷貨單等對外憑証，統(tǒng)一由ERP系統(tǒng)列��；張蕙蘭與國稅局申請電子計算機格式，也是由系統(tǒng)內(nèi)預(yù)設(shè)列印格式做申請，簡化許多憑証列印上的問題。

　　經(jīng)營者與張蕙蘭深信，藉由資訊化來核算的成本及產(chǎn)出相關(guān)報表，能提供更精準(zhǔn)、更正確的資訊，而正確的資訊也將是引領(lǐng)公司向前躍進(jìn)的利器之一，資訊化的後期重點就在於能即時並且正確的產(chǎn)出各項報表。在資訊化導(dǎo)入的前、中期完成後，尾聲的報表產(chǎn)出已非難事，讓經(jīng)營者感受最深的即為各種報表的產(chǎn)生，也因為資訊化的成功，讓經(jīng)營者每週、甚至於每日可透過系統(tǒng)，即時產(chǎn)出各項分析報表，並能清楚了解各商品交易的完整情況，以便掌控各項成本，也因為正確的分析資訊、有效的控管商品數(shù)量及成本，讓臺灣分公司的業(yè)務(wù)拓展更加寬廣，除了銷售客戶外，進(jìn)而設(shè)立實體店面滿足消費者需求。

管理挑戰(zhàn)

• 跨國營運，臺灣分公司庫存、財報資訊產(chǎn)生費時，且資訊不易查詢。

• 業(yè)務(wù)訂單、採購下採購單，直至庫存及財務(wù)帳相關(guān)資料，僅用excel表格做維護(hù)。

• 客戶下訂速度快，業(yè)務(wù)外出時無法即時回饋訂單資訊。

• 產(chǎn)品／業(yè)務(wù)／客戶等分析報表為人工方式統(tǒng)計分析至excel表格內(nèi)，無法快速產(chǎn)出報表。

導(dǎo)入效益

• Smart ERP的導(dǎo)入與公司作業(yè)流程整合，能有效的產(chǎn)出庫存、財務(wù)等相關(guān)資訊給高階管理者參考，並能更有效做出準(zhǔn)確的決策。

• 業(yè)務(wù)人員在客戶端確認(rèn)客戶的商品需求後，可立即在客戶端遠(yuǎn)端遠(yuǎn)線至公司資料庫，並能迅速維護(hù)客戶訂單的內(nèi)容，減少需要重複確認(rèn)客戶需求的時間，且能透過遠(yuǎn)端方式查詢到商品庫存數(shù)量。

• 能快速且精準(zhǔn)的結(jié)算當(dāng)月商成本且產(chǎn)生各種報表，讓公司有效控管公司作帳時間。

• 導(dǎo)入Smart ERP讓進(jìn)銷存結(jié)至財務(wù)段的作業(yè)流程透明化，若有任何流程上的問題需對外或?qū)?nèi)進(jìn)行討論時，可快速的做各單據(jù)的追蹤及查詢。

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