三晃打通數(shù)位神經(jīng) 支撐多角化經(jīng)營

文：林嘉祺

三晃股份有限公司

發(fā)布時(shí)間： 2018-08-17 09:31:00

企業(yè)流程管理

以「純樸、和諧、關(guān)懷、創(chuàng)新」理念 朝多角化經(jīng)營邁進(jìn)

　　三晃股份有限公司自1974年創(chuàng)立以來，從事各種人造合成皮革原資材之生產(chǎn)，供給PVC&PU人造皮革。產(chǎn)品採用自行研發(fā)技術(shù)外，品質(zhì)也繼續(xù)走向高級化，用途多樣化，隨時(shí)提供業(yè)界最理想的材料。秉持著「純樸、和諧、關(guān)懷、創(chuàng)新」之理念，對內(nèi)落實(shí)品質(zhì)，生產(chǎn)製程自動化，建立良好的管理及福利制度。

　　三晃創(chuàng)立迄今，不斷地配合業(yè)界，提供製造各種油墨、表面處理劑、塗料及PU樹脂，誠以「品質(zhì)至上」為經(jīng)營奮鬥的目標(biāo)，而廣為合成皮革業(yè)界所採用。三晃股份將再以近二十年來蓄積的高度技術(shù)，繼續(xù)研究開發(fā)，配合現(xiàn)代化的生產(chǎn)設(shè)備；並以多角經(jīng)營的方式，希冀能在特殊化學(xué)品及生物科技上有所進(jìn)展，進(jìn)而走向一個(gè)更廣闊的經(jīng)營空間。

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工不到就事不成，e化必然水到渠成

　　三晃成立至今已四十年，成立初期，內(nèi)部曾自行開發(fā)電子表單，民國100年面臨年序問題，系統(tǒng)早期採用末兩位代表年份，為了避免民國100年，年序變成00造成系統(tǒng)產(chǎn)生辨識錯(cuò)誤，因此於民國97年導(dǎo)入鼎新TIPTOP解決此問題。此外鼎新TIPTOP也具備完善架構(gòu)，並整合各單位所使用獨(dú)立系統(tǒng)，有效改善目前內(nèi)部資訊斷層缺口。

　　公司規(guī)模日漸擴(kuò)增，經(jīng)營管理也隨之複雜，然而複雜管理不能單憑『人、制度、紙張記錄』進(jìn)行管理，『人』會異動、『制度』難以落實(shí)、『紙張記錄』不易統(tǒng)計(jì)。種種因素難以達(dá)到經(jīng)營管理的目標(biāo)，也讓企業(yè)在發(fā)展上會有所限制。民國102年三晃股份陳炳鈞顧問，為求在公司龐大組織規(guī)模中，為讓人員皆能落實(shí)公司制度，並達(dá)到資訊的透通，決意推動三晃數(shù)位神經(jīng)系統(tǒng)。畢竟，透過良好的工具才能克竟全功，因此比較坊間軟體後，除認(rèn)為鼎新EasyFlow能整合TIPTOP簽核流程外，亦能自行設(shè)計(jì)表單、提供簡易開發(fā)畫面加速開發(fā)時(shí)效，並進(jìn)行跨部門無縫接軌簽核流程、即時(shí)監(jiān)控及追蹤主管簽核狀況、快速反應(yīng)即時(shí)訊息，達(dá)到資訊透明化，於是採用鼎新EasyFlow系統(tǒng)。

　　導(dǎo)入後，短期內(nèi)也自行導(dǎo)入諸多表單，陳炳鈞顧問稱讚：「鼎新EasyFlow是很人性化又好用的開發(fā)系統(tǒng)，顧問不但致力協(xié)助三晃資訊及稽核單位導(dǎo)入，專案團(tuán)隊(duì)也很用心，往後三晃建立數(shù)位神經(jīng)系統(tǒng)將更有信心」。

擬定開發(fā)計(jì)畫 運(yùn)作程序計(jì)劃性增長

　　藉由EasyFlow導(dǎo)入，三晃得重新擬定最適當(dāng)?shù)淖鳂I(yè)程序，規(guī)範(fàn)公司制度，並磨練員工的執(zhí)行力、凝聚組織向心力，改善以自我為中心之思考模式。導(dǎo)入初期，陳炳鈞顧問規(guī)劃一系列的開發(fā)計(jì)畫(如下圖一)。為與現(xiàn)行組織契合，內(nèi)容參考三晃導(dǎo)入ISO9000系統(tǒng)作法，並採擷外部化工廠、人工皮革與牛皮廠等績優(yōu)廠商e化模式，學(xué)習(xí)典範(fàn)創(chuàng)新管理流程，加快導(dǎo)入時(shí)程，減少自行模索時(shí)間。

　　三晃ISO9000雖推動一、二十年，仍無法落實(shí)ISO擬定的程序，因此藉由導(dǎo)入EasyFlow建構(gòu)運(yùn)作程序。產(chǎn)品及服務(wù)的品質(zhì)是企業(yè)的生命，未來將著重推動『品質(zhì)保證系統(tǒng)』，進(jìn)行進(jìn)料檢驗(yàn)、供應(yīng)商管理與評比、製程檢驗(yàn)、出貨檢驗(yàn)、新材料進(jìn)料檢驗(yàn)、新產(chǎn)品及量產(chǎn)之信賴性試驗(yàn)及建構(gòu)客訴處理表單。

▲圖一、開發(fā)計(jì)劃

無紙化表單 廠間訊息傳遞無障礙

　　人員操作方面，資訊室-黃奕航課長表示因?qū)０笇?dǎo)入手法每人認(rèn)知不同，各做各的磨合許久；表單密切使用者往往在過程中才參與，故需求無法確認(rèn)，資訊室需反覆設(shè)計(jì)表單，增加工作負(fù)荷。如何避免這些問題發(fā)生，引領(lǐng)各單位上線使用？黃課長進(jìn)一步指出：「首先請各單位於開會時(shí)充分溝通，知悉預(yù)計(jì)上線表單之開發(fā)目的，透過表單流程擬定權(quán)責(zé)。待各單位確認(rèn)後執(zhí)行開發(fā)，開發(fā)後指派相關(guān)單位試行表單，最終由資訊部進(jìn)行員工教育訓(xùn)練�！雇高^開會討論表單形式及流程，解決資訊單位反覆開發(fā)的重工問題，並透由教育訓(xùn)練讓使用者熟悉，降低抗拒感。

　　此次導(dǎo)入EasyFlow擴(kuò)增了許多網(wǎng)路設(shè)備，供其他據(jù)點(diǎn)使用。原先使用紙本表單，需透過郵件或廠間遞送的方式，造成表單延遲問題嚴(yán)重，甚至影響客戶訂單生產(chǎn)。因此於太平廠、大里廠建置網(wǎng)路，使資訊充份揭露，訊息傳遞無障礙。

表單充分應(yīng)用 提升管理價(jià)值

　　現(xiàn)今三晃以鼎新TIPTOP系統(tǒng)為主要核心，並藉由EasyFlow系統(tǒng)建立公司標(biāo)準(zhǔn)流程，包含請購單、採購單、採購變更單。從登打TIPTOP系統(tǒng)單據(jù)至透過EasyFlow系統(tǒng)簽核，需經(jīng)跨單位簽核、單量多，現(xiàn)在經(jīng)由線上操作，減少紙張列印成本，解決訊息斷層、跨據(jù)點(diǎn)無法即時(shí)簽核等問題。

　　三晃除了整合TIPTOP和EasyFlow外，透過鼎新顧問分享相關(guān)產(chǎn)業(yè)開發(fā)表單後，建議三晃開發(fā)表單及後續(xù)的追蹤管理。至今，已開發(fā)的線上單據(jù)如下表一，並統(tǒng)計(jì)電子表單使用狀況：

▲表一、表單使用狀況表

三晃導(dǎo)入數(shù)位神經(jīng)系統(tǒng)原因及效益如下：

1.人員借用單

三晃雖有推行部門利潤中心制，但盈虧計(jì)算不是很正確，其主要原因是部門間借用作業(yè)員僅以口頭告之，無記錄出勤人數(shù)，影響『直接人工』的分?jǐn)�。自『人員借用單』(如下圖二)導(dǎo)入後，就解決上述問題。借用者可至系統(tǒng)查詢與列印報(bào)表及借用人員的上班時(shí)間，檢視是否衝突及超時(shí)；此外可預(yù)先規(guī)劃，防止派錯(cuò)人情形發(fā)生，財(cái)務(wù)亦可依"查詢報(bào)表"計(jì)算加班費(fèi)用。

▲圖二、人員借用單

2.教育訓(xùn)練評估表

企業(yè)經(jīng)營乃由一系列具關(guān)聯(lián)性之活動所組成，如研發(fā)、銷售、採購、生產(chǎn)、品管、財(cái)務(wù)等，而這些活動皆必須由「人」來執(zhí)行。如何善用人力資源，讓員工學(xué)習(xí)新知識及新技術(shù)，並以此達(dá)成人才培育之目標(biāo)，實(shí)為經(jīng)營之重要課題。

未使用此表單前，相關(guān)教育訓(xùn)練辦理，都以口頭或mail 通知，無法追蹤員工教育訓(xùn)練狀況。導(dǎo)入後，人事可透過『教育訓(xùn)練評估表』、『員工外訓(xùn)申請表』查詢員工教育訓(xùn)練狀況；外訓(xùn)後，亦可追蹤『研習(xí)心得報(bào)告』填寫狀況，員工的學(xué)習(xí)成果就能有效記錄及與同仁分享。(相關(guān)表單如下圖三)

▲圖三、教育訓(xùn)練系統(tǒng)相關(guān)表單

3.人力資源電子表單

建立人才庫，讓員工於『人力資源表單』 (如下圖四)上描述個(gè)人優(yōu)勢、弱點(diǎn)及改善計(jì)劃，並檢討自已目前工作狀況及未來努力方向。各單位主管非常重視所屬員工填寫狀況，依據(jù)平日之觀察，邀請下屬檢討所經(jīng)辦的業(yè)務(wù)，提出滿意事項(xiàng)及需改進(jìn)之處，適時(shí)溝通檢討。

4.函文、公文收發(fā)單；簽呈及內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單

能掌握公文處理時(shí)效及押件狀況，將資訊傳遞至相關(guān)單位，提升函文運(yùn)行效率，因流程、進(jìn)度透明化，也避免人員因不敢呈報(bào)而消毀文件。此外還有簽呈單，用於下屬對上級主管申請或報(bào)告，請示主管批準(zhǔn)之事項(xiàng)；內(nèi)部聯(lián)絡(luò)函則用於上級單位對下屬單位之公告、通知或平行單位業(yè)務(wù)往來聯(lián)繫。(相關(guān)表單如下圖五)

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5.工程發(fā)包申請單

明確落實(shí)ISO[設(shè)備及工程發(fā)包]管理程序，設(shè)計(jì)該表單(如下圖六)讓工程發(fā)包資訊充份揭露。各單位如有新購設(shè)備安裝、改良設(shè)備或工程修繕等需求，於填寫表單並簽核至總經(jīng)理同意後方可委外執(zhí)行。工程超過5萬，需提供二家以上廠商報(bào)價(jià)單；若新建廠房，則需另提建廠計(jì)劃，並附上工程進(jìn)度表、機(jī)械設(shè)備預(yù)算、土建工程預(yù)算、成本分設(shè)、平面設(shè)計(jì)圖、人員配置等資料。

6.工程發(fā)包監(jiān)督驗(yàn)收單

預(yù)知廠商進(jìn)場施工日期與時(shí)間，讓廠務(wù)及研發(fā)大樓稽核團(tuán)隊(duì)能透過該表單(如下圖七)得到即時(shí)資訊，適時(shí)派人監(jiān)督動火、吊掛、缺氧等危險(xiǎn)作業(yè)，避免火災(zāi)或職災(zāi)發(fā)生。警衛(wèi)可透過管理程式查詢當(dāng)日發(fā)包廠商，並提供「承攬作業(yè)紀(jì)律承諾書」，確認(rèn)該發(fā)包廠商可入廠作業(yè)。

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7.請假單、銷假單

為節(jié)省人事重覆輸入請假單，從EasyFlow系統(tǒng)登打後，自動將資料回寫至TIPTOP系統(tǒng)。請假單平均一個(gè)月約500張、銷假單約10張，e化後明顯減化人事輸入請假單所耗費(fèi)時(shí)間及紙張成本。三晃人資-張楚妹也表示：「現(xiàn)在不需要再透過人工輸入資料至人事系統(tǒng)，轉(zhuǎn)由電子表單系統(tǒng)直接回寫解決資料輸入重工問題，大大改善人資效率，提升整體時(shí)效性與便利性�！官Y訊室-黃奕航課長也表示：「透過EasyFlow管理程式查詢，讓警衛(wèi)可透過請假單-公出類別查詢今日公出人員，落實(shí)門禁管制問題�！�

擬訂IT系統(tǒng)藍(lán)圖 服務(wù)品質(zhì)再提昇

　　三晃導(dǎo)入EasyFlow系統(tǒng)後，更有效控管作業(yè)流程，並確保每個(gè)組織的運(yùn)作環(huán)結(jié)都得到監(jiān)控與稽核，經(jīng)營者能清楚了解整體企業(yè)的營運(yùn)狀況。未來計(jì)劃著重推動『品質(zhì)保證系統(tǒng)』，並持續(xù)推動e化，研發(fā)新產(chǎn)品、穩(wěn)健成本分析、績效管理、供應(yīng)商管理、產(chǎn)品資料管理；並與電子表單、ERP系統(tǒng)有效整合，如此方能面對國際市場的激烈競爭，因應(yīng)瞬息萬變的世界潮流，不斷精進(jìn)。

▲感謝三晃股份有限公司專案負(fù)責(zé)團(tuán)隊(duì) 顧問 陳炳鈞(下排左一)、人事張楚妹(下排左二) 、?
資訊室課長黃奕航(上排左二)、企劃部經(jīng)理王一龍(上排左三)、 資訊室資訊鄭其芳(上排左四)接受鼎新專訪?
鼎新電腦BPM諮詢部黃子豪 經(jīng)理(上排左一)、EF顧問林嘉祺(下排左三)

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