整合共同語言，加保精實管理再創(chuàng)海外傳奇

透由ERP系統(tǒng)整合共同語言，資訊更快更有效率的傳遞

文：楊家奇

加保保麗龍

發(fā)布時間： 2018-08-21 17:27:00

跨國管理 企業(yè)流程管理

　　加保保麗龍設(shè)立於1986年，並於2002年南進越南，秉持追求卓越之精神，客戶之需求為出發(fā)，致力於保麗龍（EPS）相關(guān)產(chǎn)品之生產(chǎn)製造，規(guī)模之大、服務(wù)之廣，經(jīng)驗豐富的專業(yè)團隊，加上由義大利引進的電腦化製程設(shè)備，可月產(chǎn)數(shù)百噸的高品質(zhì)產(chǎn)品；致使加保在臺灣及越南皆頗負盛名，據(jù)為行業(yè)指標。

　　主要為EPS產(chǎn)品，可適用於電器產(chǎn)品、運動器材、傢俱及食品等之包裝材料，或建築業(yè)使用的防火隔板等，其具高防水、高隔熱性、高韌性、高保溫性、美觀、質(zhì)輕、耐撞擊、隔音、抗震、不吸水之特性。

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管理困境：資訊無法有效整合與即時正確地傳遞

　　在越南經(jīng)營最常見與最麻煩的問題，莫過於資訊不即時、落後及無法正確掌控；常是一份報表久久難以產(chǎn)出，或是前後部門的數(shù)據(jù)資料核對不上。過去的內(nèi)部人員異動、知識交接問題，造成部門中各有編碼方式與認知，從業(yè)務(wù)、生產(chǎn)、倉管至包裝單位對編碼解讀，又各自不同。故常使資料數(shù)據(jù)被誤判或耗時判斷，嚴重時會可能影響至生產(chǎn)數(shù)量的評估與指示；另外，各單位自有管理方式與資料檔案，但因產(chǎn)品編碼、認知、格式或擷取時間點的不同，常出現(xiàn)數(shù)字上的差異或閱讀的困難。週而復(fù)始費時比對與修正，耗用了管理與同仁們的大半時間與心力，也因此增加了改善與決策的難度。就算最終數(shù)字平了，但資訊的時效與可信度卻已降低或不在，往往白忙一場，澆熄了彼此對管理的熱情，而改善調(diào)整只能落於無奈或下次！

　　面對此困境，加保的管理階層們決議導(dǎo)入ERP系統(tǒng)。期望使用系統(tǒng)的流程規(guī)範，來統(tǒng)一廠內(nèi)的編碼語言與使用；再運用系統(tǒng)的時間切點，來排除報表時點與數(shù)字上的差異，盡而提升管理效益與強化內(nèi)部溝通。作為鼎新臺灣的榮譽客戶-加保，鼎新（越南）榮登加保（越南）的首選資訊系統(tǒng)供應(yīng)商，在海外繼續(xù)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)及於加保共創(chuàng)精進管理之路。

導(dǎo)入歷辛：大量資料與併行測試的窘境

　　輔導(dǎo)的過程中，不敢放、不肯放，棄置舊有的管理作業(yè)方式是那麼的可怕！先併行看看，是多數(shù)企業(yè)在導(dǎo)入時的首選的做法，但這是看似安全卻危險的方式。大量的資料加上二個月的併行，那是不上不下最痛苦的日子，好在堅持地調(diào)整了新舊作業(yè)之順序－以ERP為主舊作業(yè)為輔，先新後舊的作業(yè)。併行狀況立刻改觀，ERP系統(tǒng)效益隨後可見，而後鼎新ERP系統(tǒng)近約成為其主要的管理工具。感謝黃小姐、何經(jīng)理、黃廠長與保加上下同仁的支持與堅持，步步依計劃操課、完成流程的規(guī)劃與操作學(xué)習(xí)。此是辛苦的、也曾是迷惘的，但也驗證「只要堅持與支持，持續(xù)亦並非難事！」這是加保上下同仁的勇氣與堅持的成果！

　　幾乎無重覆產(chǎn)品的保麗龍產(chǎn)業(yè)，為管理庫存需不斷設(shè)立新的品項資料，量大且耗時。大量品項資料的建置,成為在導(dǎo)入中頻繁客製的重點。ERP系統(tǒng)並非全自動的管理工具，管理的精細度取決於輸入資料的細緻度。針對這些重點，鼎新ERP顧問先請同仁們熟悉系統(tǒng)，以縮短系統(tǒng)操作時間；並加入「量」的練習(xí)以模擬評估時耗，後在歸納需求後調(diào)整程式，再次強化ERP系統(tǒng)使用之順暢度與效益。

辛苦的果實：資訊與數(shù)據(jù)管理的起點

　　ERP推行的過程，多次促使公司內(nèi)部再溝通，以致從頭至尾能統(tǒng)一編碼、匯總需求與檢視流程，並再與系統(tǒng)中的八大循環(huán)調(diào)整融合，強化公司管理。而後又可借以系統(tǒng)之力，強制及規(guī)範各單位的基礎(chǔ)管理建置，以避免人員異動再造成可能的管理失落。

　　有了系統(tǒng)，要什麼都快！資料輸入越即時，ERP系統(tǒng)效益也就越大。即時掌握數(shù)據(jù)、即時產(chǎn)出報表，各單位只要落實簡易的輸入，資料自然而然的正確無誤。正確的資訊，提升生產(chǎn)計劃的準確性，與加快了決策速度；使原倚賴生管的經(jīng)驗預(yù)估，也能較過去更加穩(wěn)固。主管們持續(xù)的精進管理，加上正確的系統(tǒng)資料，推專案、談改善己更加有力；資訊快速回饋，問題流程自顯而出。

　　ERP系統(tǒng)並非精進管理的終點，而是起點；提供正確、穩(wěn)定、一致之資訊，是企業(yè)精實管理的調(diào)整基石。由此再要求，方使資訊與數(shù)據(jù)管理的效益更能再無限延伸。

成功關(guān)鍵：高階主管支持與同仁持續(xù)練習(xí)

　　因產(chǎn)業(yè)產(chǎn)品之特性與管理需求，加保（越南）的資料量遠大於多數(shù)企業(yè)，故在導(dǎo)入時也並非事事順遂。但在加保同仁上下一心的支持與努力下，持續(xù)練習(xí)、熟悉操作，並落實檢視流程與回饋，使系統(tǒng)能有效地上線使用與持續(xù)精進。

　　加保的成功導(dǎo)入關(guān)鍵，首推主管的支持與參與，協(xié)助反應(yīng)、溝通與排除推案時之問題，並確實的讓同仁感受到「公司勢必導(dǎo)入ERP系統(tǒng)」之決心與要求，使同仁無迷惘不逃避。

　　資訊已有效傳遞，但何經(jīng)理、黃廠長與主管們的管理改善還依持續(xù)進行，善用ERP系統(tǒng)的即時資訊優(yōu)勢，不斷調(diào)整、精進與追求管理上的卓越！

【客戶贈言】加保財務(wù)經(jīng)理 何孟峰

　　感謝鼎捷這麼一段長久時間對敝司的關(guān)注與輔導(dǎo)，更高興能透由ERP系統(tǒng)整合共同語言，資訊更快更有效率的傳遞，大幅提升公司內(nèi)部控制,把以前各單位各作各的長年幣端拋棄；特別感謝的是楊家奇&郭志勇顧問, 在輔導(dǎo)初期與我們深入探討各作業(yè)流程，以及各時段點發(fā)生的問題,也都能及時給予我們輔助，讓我們真心感受到貴司不僅賣作業(yè)系統(tǒng)，更希望輔導(dǎo)客戶能在管理上有實質(zhì)的提升！

▲感謝《加保(越南)保麗龍有限公司》接受採訪
（左起）鼎新楊家奇顧問、加保 黃廠長、何經(jīng)理、鼎新郭顧問、鼎新規(guī)劃師 邱奕智

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