榮富工業(yè)建立流程標(biāo)準(zhǔn)化，提升內(nèi)部溝通效率

文：林嘉祺

榮富工業(yè)

發(fā)布時(shí)間： 2018-08-30 02:24:00

市場區(qū)隔，創(chuàng)造產(chǎn)品附加價(jià)值—榮富工業(yè)

　　榮富工業(yè)股份有限公司成立於1972年，是一家專門製造複合式鑽銑床和金屬帶鋸床的廠商，創(chuàng)業(yè)初期以生產(chǎn)老虎鉗為主，後來開發(fā)出鑽銑床和金屬帶鋸床等新產(chǎn)品。

　　榮富工業(yè)生產(chǎn)產(chǎn)品包含鑽銑複合機(jī)、金屬帶鋸機(jī)、車床、金屬切削工具機(jī)、鋸床、銑床、圓盤鋸、專用機(jī)製作，其中主力產(chǎn)品為鑽銑複合機(jī)全系列及鋸床全系列複合機(jī)。產(chǎn)品行銷全球數(shù)十個(gè)國家，主要外銷歐、美等先進(jìn)國家，因當(dāng)?shù)氐貜V人稀及人工昂貴，所以簡易的工程則自備工具機(jī)動(dòng)手操作。然而在東南亞及大陸國家，工具機(jī)對(duì)加工廠仍是重要的生產(chǎn)工具。

　　榮富工業(yè)在複合機(jī)系列和鋸床系列的研發(fā)上日益突破，從符合歐洲市場所重視的品質(zhì)、外觀及功能性歐式鋸床系列，同時(shí)美洲市場之經(jīng)典機(jī)種也一應(yīng)俱全。成立至今，榮富工業(yè)秉持著「創(chuàng)新」、「卓越」、「關(guān)懷」的企業(yè)理念，不斷精益求精創(chuàng)新研發(fā)高性能產(chǎn)品，與對(duì)手建立市場區(qū)隔並提供顧客更高品質(zhì)的專業(yè)服務(wù)，未來將持續(xù)拓展既有的國際市場外，也將放眼大陸內(nèi)銷市場。更多關(guān)於榮富工業(yè)的資訊，請(qǐng)參考：http://www.rongfu.com/

化繁為簡資訊管理，提升營運(yùn)管理綜效

　　榮富工業(yè)原先是由公司內(nèi)部三位資訊人員開發(fā)資訊系統(tǒng)，但所開發(fā)的系統(tǒng)各自獨(dú)立作業(yè)，資訊較為分散，例如採購單位、物管單位、品保單位等人員使用的是進(jìn)銷存系統(tǒng)；財(cái)務(wù)人員使用的會(huì)計(jì)資訊系統(tǒng)；業(yè)務(wù)人員使用訂單系統(tǒng)。然而這些資訊系統(tǒng)，讓高階主管發(fā)現(xiàn)各自獨(dú)立作業(yè)進(jìn)而無法將資訊有效的整合應(yīng)用，因此高階主管希望能透過一套系統(tǒng)有效的整合公司內(nèi)部所有的作業(yè)資訊，改變資訊零散的現(xiàn)狀，於是開始評(píng)估鼎新資訊整合方案來解決這些問題。

　　總管理處 吳佳徽特助(以下簡稱吳特助)提到，當(dāng)初評(píng)估系統(tǒng)時(shí)發(fā)現(xiàn)鼎新在協(xié)助傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)導(dǎo)入資訊系統(tǒng)有專業(yè)經(jīng)驗(yàn)，因此審慎評(píng)估後在2007年導(dǎo)入鼎新Workflow ERP系統(tǒng)。ERP上線後發(fā)現(xiàn)請(qǐng)購單因需進(jìn)行跨單位簽核，紙本簽核時(shí)效過久，當(dāng)簽核時(shí)效延誤也就造成原物料缺料無法準(zhǔn)時(shí)生產(chǎn)，導(dǎo)致客戶訂單嚴(yán)重延誤。因此在2012年導(dǎo)入鼎新EasyFlow流程管理系統(tǒng)，希望透過EasyFlow強(qiáng)化表單簽核流程的控管與追蹤。

大成若缺，其用不弊，順利上線

　　榮富工業(yè)導(dǎo)入資訊系統(tǒng)後，面臨到「操作介面習(xí)慣改變問題」、「簽核表單審核不及時(shí)問題」。吳特助提到：「導(dǎo)入EasyFlow系統(tǒng)初期，小到現(xiàn)場人員大到高階主管都會(huì)使用到，身為傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)內(nèi)部人員很多連電腦都沒碰過，對(duì)於已熟悉口頭或紙本溝通方式的人員來說，大部份皆無法適應(yīng)新的作業(yè)方式，難免會(huì)遇到習(xí)慣改變而產(chǎn)生抗拒，經(jīng)過內(nèi)部多次溝通，人員心態(tài)調(diào)適與系統(tǒng)熟悉後，也接受新的操作方式」。

　　此外，吳特助也提到內(nèi)部人員常忘記要上系統(tǒng)簽核表單，導(dǎo)致表單簽核時(shí)間拖延太久，經(jīng)過鼎新顧問提醒，要多運(yùn)用系統(tǒng)提供的查詢報(bào)表可了解表單審核狀況，定期主動(dòng)追蹤主管簽核狀況，鼎新顧問並協(xié)同榮富工業(yè)資訊人員林定民先生對(duì)使用者溝通訓(xùn)練後，榮富工員內(nèi)部人員開始適應(yīng)新的表單與流程，加上各單位員工配合度很高，也完全接受鼎新資訊系統(tǒng)的架構(gòu)與邏輯，並在最短時(shí)間順利上線，使得系統(tǒng)導(dǎo)入的成效大幅提升。

　　現(xiàn)今榮富工業(yè)以鼎新Workflow ERP系統(tǒng)為主要核心，並藉由鼎新EasyFlow系統(tǒng)將公司流程建立標(biāo)準(zhǔn)機(jī)制，嚴(yán)格進(jìn)行每一關(guān)卡審核制度，讓資訊更透明化，也提升全面的e化成效。

加速?zèng)Q策資訊透通，提升企業(yè)執(zhí)行力

　　榮富工業(yè)一開始導(dǎo)入，以Workflow ERP系統(tǒng)中的採購模組的作業(yè)單據(jù)拋轉(zhuǎn)至EasyFlow系統(tǒng)簽核為主，包含請(qǐng)購單、核價(jià)單、客戶訂單、退貨單等單據(jù)，這些表單主要需經(jīng)跨單位簽核、單量多，從登打ERP系統(tǒng)單據(jù)至透過EasyFlow系統(tǒng)簽核，主要為解決紙本列印成本及人工傳簽所浪費(fèi)的時(shí)間外，榮富工業(yè)也透過EasyFlow系統(tǒng)控管單據(jù)中重要欄位的合理性，也能了解各部門內(nèi)部作業(yè)流程是否有缺失之處，並給予流程調(diào)整，達(dá)到流程最佳化目標(biāo)。

吳特助提到系統(tǒng)上線後感受到的效益如下：

1. 業(yè)務(wù)在外登打完訂單，總經(jīng)理可即時(shí)掌握當(dāng)日接單狀況、接單總金額等資訊，不用等到業(yè)務(wù)人員回到公司或打電話才了解訂單資訊。

2. 透過請(qǐng)購單設(shè)定流程中通知採購人員，可提早讓採購人員進(jìn)行備料，已經(jīng)無先前備料不足延遲客戶訂單。

3. 榮富工業(yè)內(nèi)部人員可即時(shí)查詢或追蹤表單簽核狀況，隨時(shí)掌控流程動(dòng)向及進(jìn)度，避免作業(yè)流程的延滯。

4. 透過EasyFlow系統(tǒng)協(xié)助榮富工業(yè)建立標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)，控管人員輸入資料的正確性，讓錯(cuò)誤率降低，節(jié)省資料校對(duì)的時(shí)間。

　　榮富工業(yè)導(dǎo)入EasyFlow系統(tǒng)的目標(biāo)為加速簽核時(shí)效與提升企業(yè)內(nèi)部的訊息溝通效率為主要訴求。透過鼎新顧問提供相關(guān)機(jī)械設(shè)備產(chǎn)業(yè)分享，來規(guī)劃流程以及表單開發(fā)應(yīng)用。在輔導(dǎo)過程中指導(dǎo)資訊人員林定民先生開發(fā)客訴申訴處理單，原先榮富工業(yè)使用Microsoft Visual foxpro來記錄客戶申訴處理，但該系統(tǒng)無法擬定流程，需透過人員口頭方式請(qǐng)下一關(guān)處理人員上系統(tǒng)填單，因此無法即時(shí)追蹤目前處理的進(jìn)度，亦無法統(tǒng)計(jì)出常受客戶的廠商。透過EasyFlow系統(tǒng)開發(fā)的客訴單可透過流程擬定及時(shí)通知各單位工作項(xiàng)目，協(xié)助員工清楚地掌握待辦事項(xiàng)與工作，業(yè)務(wù)也即時(shí)了解目前處理進(jìn)度，以及後續(xù)能針對(duì)客訴資料進(jìn)行分析。

下表為榮富工業(yè)林定民先生統(tǒng)計(jì)跨單位電子表單使用狀況：

▲表單使用狀況分析表(資料來源：榮富工業(yè))

　　對(duì)榮富工業(yè)而言，目前以接單、生產(chǎn)至銷貨Workflow ERP表單為主，這些表單涉及跨單位簽核、需及時(shí)通知各單位工作處理狀況，例如訂單、請(qǐng)購單、核價(jià)單等。?

　　當(dāng)業(yè)務(wù)當(dāng)日接到客戶訂單後，會(huì)至Workflow ERP系統(tǒng)登打訂單作業(yè)，並由單位主管進(jìn)行審核，並通知總經(jīng)理、副總等主管當(dāng)日接單狀況，業(yè)務(wù)也可透過EasyFlow系統(tǒng)了解訂單處理狀態(tài)追蹤。生管接到訂單資訊後，如庫房無備料，則會(huì)至Workflow ERP系統(tǒng)登打請(qǐng)購單，並透過EasyFlow系統(tǒng)由採購人員進(jìn)行審核，因需支付款項(xiàng)所以皆需至總經(jīng)理核決，當(dāng)採購人員收到簽核同意，則會(huì)進(jìn)行後續(xù)採購動(dòng)作。採購人員填寫核價(jià)單並送至EasyFlow系統(tǒng)簽核時(shí)，方便採購主管審核價(jià)格是否合理，總經(jīng)理也透過EasyFlow系統(tǒng)簽核時(shí)進(jìn)行物料成本上的控管。透過EasyFlow系統(tǒng)解決以往紙本難以即時(shí)查詢表單紀(jì)錄資訊，也不易追蹤?，F(xiàn)今透過電子表單管理，可著實(shí)記錄簽核意見、即時(shí)追蹤，各單位職責(zé)劃分也更加明確。

　　榮富工業(yè)在規(guī)劃新表單導(dǎo)入上線時(shí)，會(huì)先了解紙本表單格式及現(xiàn)況作業(yè)流程，並與會(huì)相關(guān)單位進(jìn)行表單格式的調(diào)整，以簡化使用者填單並符合管理需求。當(dāng)表單設(shè)計(jì)完成後，則開始試行該表單作業(yè)流程之合理性。透過這樣的模式，匯集內(nèi)部人員提出的建議進(jìn)行修訂，並讓內(nèi)部人員了解表單上線目的與管理意涵。吳特助表示：「EasyFlow系統(tǒng)具有高彈性的表單開發(fā)，使開發(fā)人員能快速設(shè)計(jì)各類表單及流程設(shè)定來符合公司需求?！?/p>

異常管理，經(jīng)驗(yàn)傳承

　　榮富工業(yè)導(dǎo)入EasyFlow系統(tǒng)後，更有效控管作業(yè)流程，並確保每個(gè)組織的運(yùn)作環(huán)結(jié)都得到監(jiān)控與稽核，經(jīng)營者能清楚了解到整體企業(yè)的營運(yùn)狀況。

　　榮富工業(yè)在EasyFlow系統(tǒng)上完成客訴單開發(fā)，後續(xù)可追蹤客訴流程、並透過管理程式統(tǒng)計(jì)良率較低的供應(yīng)商、客訴資料後續(xù)Q&A的應(yīng)用、客訴產(chǎn)生費(fèi)用統(tǒng)計(jì)。未來將持續(xù)開發(fā)製造通知單、矯正預(yù)防措施單等，希望可以透過表單記錄異常事件，解析異常事件發(fā)生原因與追蹤處理進(jìn)度等，可將表單記錄進(jìn)行歸納分析，未來內(nèi)部人員面臨相同問題，可透過這些記錄了解當(dāng)時(shí)處理的狀況，這些記錄可進(jìn)行知識(shí)管理，也不會(huì)因人員交替而流失。未來榮富可以藉由企業(yè)e化，在企業(yè)運(yùn)作上提升經(jīng)營管理及效率的優(yōu)勢。

▲感謝《榮富工業(yè)》接受鼎新電腦採訪。
右起為鼎新電腦E方案交付中心事業(yè)部顧問經(jīng)理黃子豪、榮富工業(yè)資訊人員林定民先生、榮富工業(yè)總管理處特助吳佳徽小姐、鼎新電腦EasyFlow顧問師林嘉祺。

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