醫(yī)百科技上下同心

快速產(chǎn)出財報 準備上市櫃

文：顏瑜嫻

醫(yī)百科技股份有限公司

發(fā)布時間： 2018-06-09 13:45:00

企業(yè)流程管理 財務管理系統(tǒng) 內(nèi)稽內(nèi)控

???????過去使用EXCEL計算成本，不但耗時，且只能計算大概的成本，參考價值並不高。為配合未來上市上櫃，必須掌控庫存數(shù)量，精算庫存及生產(chǎn)成本，串聯(lián)財務帳，快速產(chǎn)出財報。醫(yī)百科技副總經(jīng)理王月凰笑著說：「IPO就是需要財報快速產(chǎn)出，我們做到了！」

　　醫(yī)百科技股份有限公司坐落於南部科學園區(qū)路竹生技醫(yī)療專區(qū)，主要產(chǎn)品為牙醫(yī)臨床技術評估及植牙手術導引系統(tǒng)。此系統(tǒng)以整合空間定位、互動式模擬實境及教學評分等功能，提供各醫(yī)院、學校、臨床機構(gòu)培養(yǎng)醫(yī)療專業(yè)技術人才，使學生有機會於臨床前進行擬真訓練，並熟悉手術操作。其主力產(chǎn)品-IRIS100更獲得2015臺灣精品獎的殊榮，獲得各界肯定。除產(chǎn)品販售外，醫(yī)百科技也積極與各大醫(yī)學院校進行產(chǎn)學合作，致力於培養(yǎng)更多醫(yī)學工程及醫(yī)療器材行銷專業(yè)人才。

上下同心，為同一目標而努力

　　先前醫(yī)百已有使用ERP系統(tǒng)的經(jīng)驗，但因為配合未來上市上櫃，因此決定全面更換新系統(tǒng)。醫(yī)百科技副總經(jīng)理王月凰(以下稱為 王副總)表示，選擇鼎新的原因有三：

1. 因應公司預備上市上櫃需求

2. 鼎新系統(tǒng)於會計部分為四大會計事務所認同

3. 舊系統(tǒng)於生產(chǎn)部分較不完整，希望鼎新可使生產(chǎn)流程更完善。

　　綜合上述原因，最終選擇鼎新Workflow ERP及CRM系統(tǒng)作為本次導入的重點。

管理挑戰(zhàn)

• 即將上市上櫃，希望透過新系統(tǒng)快速產(chǎn)出財報。

• 舊系統(tǒng)無法精確計算成本，須以EXCEL計算庫存成本，費時費力。

• 配合內(nèi)稽內(nèi)控流程，需要一套能夠完全符合內(nèi)稽內(nèi)控之系統(tǒng)輔助。

導入效益

• 改善舊有流程，以更有效率且更省時的方式達成目的。

• 透過庫存成本的精確計算，達成庫存帳與財務帳料帳合一。

• 達成IPO快速產(chǎn)出財報需求，兩天內(nèi)完成財報產(chǎn)出。

　　本次導入因需配合上市櫃時間，導入時程非常緊迫，11月啟動輔導，預計4月上線，途中更因公司內(nèi)部繁忙而暫停一個月。短短四個月的輔導期間，需要將一切資料及流程建立完善，實屬不易。醫(yī)百科技品保副理涂琪培(以下稱為 涂副理)，同時也是本次導入專案的PM告訴我們：「其實本次導入最大的挑戰(zhàn)是時間，幸好同事皆相當支持且認真，才能讓專案準時上線！」

　　為了讓專案能夠如期上線，醫(yī)百內(nèi)部做了相當多的努力。除了配合每周的顧問輔導，更落實輔導前透過E-learning自主學習，輔導後資料建立、內(nèi)部召開會議討論流程…等，每個環(huán)節(jié)都相當謹慎且有效率的進行。讓所有使用者都能做到事前預習、事後複習，達成事半功倍的效果。

?
▲左起醫(yī)百科技涂琪培副理、謝有信經(jīng)理、黃大可總經(jīng)理、
王月凰副總、鼎新電腦ERP顧問師顏瑜嫻、PM潘繼哲、醫(yī)百科技余建峰經(jīng)理

挖掘痛點，才能達成最高效益　　

???????醫(yī)百相當注重內(nèi)稽內(nèi)控的控管，從接單、請採進，到製造、庫存之間的流程串聯(lián)皆須完善的檢核機制。Workflow ERP中的權限及憑證設定皆能夠符合醫(yī)百的需求，並配合ISO流程達成有效控管。涂副理表示：「舊系統(tǒng)無單據(jù)串連的功能，現(xiàn)在新系統(tǒng)只要找出某張單據(jù)，就能串連前置單據(jù)及後置單據(jù)，流程完整性一目了然！」

　　至於流程上的改善，醫(yī)百最有感的莫過於系統(tǒng)的借出功能。由於產(chǎn)業(yè)特性需求，常常需要借出產(chǎn)品給客戶，讓客戶試用一段時間後決定是否購買。舊系統(tǒng)為了控管借出庫存，需要針對每個客戶設定不同的倉別，但如此一來會造成倉別不斷增加，有管理上的困難。

　　導入新系統(tǒng)後，僅設立一借出倉即可，查詢庫存時可依不同借出對象下篩選條件，無須再設立數(shù)個借出倉。後續(xù)若客戶有意購買，也可直接藉由借出轉(zhuǎn)銷貨流程完成銷貨，使庫存和訂單系統(tǒng)串聯(lián)在一起。而未來產(chǎn)品預計以出租方式提供客戶使用，此流程將會對醫(yī)百有相當大的影響。

　　在製造方面，由於客戶對產(chǎn)品說明書的需求不同，時常有銷售同一產(chǎn)品，但需要搭配不同說明書的狀況。舊系統(tǒng)需要依據(jù)不同組合建立不同的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，後續(xù)製造人員才能依產(chǎn)品結(jié)構(gòu)進行生產(chǎn)。

　　但在新系統(tǒng)中，只要建立一組產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，並將說明書設定為選配件。業(yè)務下訂單時直接挑選客戶需要的產(chǎn)品說明書，系統(tǒng)就會依據(jù)訂單內(nèi)容展出不同的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，有效節(jié)省架設產(chǎn)品結(jié)構(gòu)的時間。

節(jié)省時間，所有資料唾手可得

　　除此之外，新系統(tǒng)上線後，改善了舊系統(tǒng)無法精確計算成本的問題。過去使用EXCEL計算成本，不但耗時，且只能計算大概的成本，參考價值並不高。導入鼎新成本計算系統(tǒng)後，每個月確實執(zhí)行成本計算，同時掌控庫存數(shù)量及庫存成本正確性，串聯(lián)財務帳，快速產(chǎn)出財報。王副總笑著說：「IPO就是需要財報快速產(chǎn)出，這點就是我們要的！」

　　目前所有相關單位已穩(wěn)定使用新系統(tǒng)中，初步的成效已顯而易見。對於未來的期許，王副總希望透過系統(tǒng)分析資料，了解公司的弱點，針對問題點加以改善，達成IPO的最終目標，希望在鼎新持續(xù)服務下，不斷茁壯！

更多案例