寶璣整合系統(tǒng)資訊流 提高管理效益

邁向自有品牌，拓展市場

文：陳維菁

寶璣系統(tǒng)

發(fā)布時間： 2018-11-01 18:12:00

進(jìn)銷存管理 財務(wù)會計管理 生產(chǎn)製造管理

? ? ? ?寶璣系統(tǒng)公司主要從事電子級氣體相關(guān)設(shè)備、儀器、材料的銷售，與維護(hù)除係各類氣體相關(guān)的純化器設(shè)備、不純物分析儀器、管、閥件等相關(guān)應(yīng)用產(chǎn)品之代理商及售後的技術(shù)服務(wù)中心，所代理產(chǎn)品項目均為歐、美等先進(jìn)國家製造，這些製造商規(guī)模多為在各屬地國之上市公司，並在全球均為強(qiáng)勢品牌產(chǎn)品。並以AccuDEVICE為自有品牌，我們希望寶璣不只是代理商，能夠提供更多更貼近顧客需求的產(chǎn)品或是輔助裝置的開發(fā)設(shè)計。

　　成立後最重要的發(fā)展方向，以設(shè)計更貼近顧客需求的氣體工業(yè)相關(guān)設(shè)備的研發(fā)、設(shè)計、整合與製造。寶璣團(tuán)隊成員希望寶璣不只是僅提供銷售和售後服務(wù)的代理商，我們盼望藉代理事業(yè)的經(jīng)驗，提供更多更貼近顧客需求的產(chǎn)品以及輔助裝置的開發(fā)設(shè)計的寶貴價值，以巨匠工藝成就最挑戰(zhàn)的需求。

深入了解客戶需求，對癥下藥

　　ERP：由於舊系統(tǒng)為買賣業(yè)模式，只能計算產(chǎn)品的材料成本，皆無Bom、製造費用、人工成本等概念；且因?qū)毉^系統(tǒng)有部份工程產(chǎn)業(yè)的特性，導(dǎo)致財務(wù)在計算成本上，更加困難，無法完整計算出實際的成本結(jié)構(gòu)。

　　EF：考量到寶璣系統(tǒng)據(jù)點分布於新竹、臺中等據(jù)點以及主管時常進(jìn)行海外出差，會有跨時間、空間區(qū)域聯(lián)繫及單據(jù)審核決策相關(guān)問題衍生，例如:傳真成本提升、表單追蹤不易、表單掉單、簽核時效過長之人工成本過高等問題產(chǎn)生。

　　HRM：現(xiàn)行寶璣系統(tǒng)舊有系統(tǒng)雖然支援HRM但從未使用過，加上因為產(chǎn)業(yè)特性，工程師長時間於外點服務(wù)，公司無法有效且即時收集工程師的工作時數(shù)進(jìn)行績效考核等管理議題。

　　CRM：寶璣系統(tǒng)曾經(jīng)不斷試用免費CRM系統(tǒng)或是自行撰寫系統(tǒng)等方式進(jìn)行專案問題分析、紀(jì)錄，但是每換一套系統(tǒng)，以前的資料無法保存或是轉(zhuǎn)移。

期望異質(zhì)系統(tǒng)整合，並提供整合一體性服務(wù)

　　企業(yè)在營運過程中，對於資訊系統(tǒng)的依賴不間斷，在這瞬息萬變產(chǎn)業(yè)裡，資訊的正確性是相當(dāng)重要的，然而要輸入大量資料又需確保資料正確，是相當(dāng)耗時又費工。

　　每單一系統(tǒng)雖然都可以順暢獨立運作，但是彼此之間卻無法進(jìn)行資料交換與查詢，這樣一來造成重工作業(yè)降低效率。寶璣系統(tǒng)最終透過鼎新客戶的介紹，決定直接導(dǎo)入鼎新系統(tǒng)，將公司內(nèi)部程式進(jìn)行全面性整合，並希望本次轉(zhuǎn)換系統(tǒng)的機(jī)會，將流程重新進(jìn)行梳理。期望透過Easy flow 系統(tǒng)縮減無形成本；透過HRM系統(tǒng)協(xié)助人資收集工程師的有效工時，進(jìn)行績效考核；透過CRM進(jìn)行顧客關(guān)係管理，有效紀(jì)錄專案，進(jìn)行經(jīng)驗累積。最終，期望透過ERP精算成本，期待系統(tǒng)落實後，?能帶給管理者一個正確且全面性的資訊。

鼎新的專業(yè)，寶璣系統(tǒng)的用心

　　在系統(tǒng)導(dǎo)入期間，每一輔導(dǎo)程序，每一個步驟都是成功重要關(guān)鍵。因此顧問在每一個輔導(dǎo)過程中，都會規(guī)範(fàn)各相關(guān)單位所須完成之作業(yè)，並請負(fù)責(zé)人追蹤且落實相關(guān)進(jìn)度。

　　專案管理是力求每個專案與產(chǎn)品的流程，都必須能與其他流程相連結(jié)，助力彼此間協(xié)調(diào)的一種整合式任務(wù)，成功的專案管理包括主動管理這些互動關(guān)係，來確保整個專案能如期完成。因此，從基本資料蒐集、編碼原則/BOM架階討論及定義、系統(tǒng)教育訓(xùn)練、標(biāo)準(zhǔn)流程討論擬定、上機(jī)模擬到期初開帳上線，一連串的工作時程必須有效掌控，如何確保人員在整個專案進(jìn)行中落實各項作業(yè)，是成功導(dǎo)入系統(tǒng)的關(guān)鍵。

　　顧問於系統(tǒng)導(dǎo)入與專案PM進(jìn)行有效溝通，達(dá)成共識。PM於導(dǎo)入過程中，以身做則，親自與KEY MAN、KEY USER 一同學(xué)習(xí)，了解公司內(nèi)部現(xiàn)況，並藉由部門與部門的溝通，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有SOP的缺失，適時向顧問反應(yīng)，協(xié)同顧問討論問題，改善現(xiàn)行流程，而寶璣系統(tǒng)配合鼎新提供的服務(wù)資源，落實內(nèi)部教育訓(xùn)練計畫，也大幅節(jié)省專案導(dǎo)入成本，如此密切的配合，達(dá)成系統(tǒng)使用品質(zhì)良好、降低導(dǎo)入成本、專案準(zhǔn)時上線三大目標(biāo)。

ERP導(dǎo)正人員流程觀念，真實反映成本結(jié)構(gòu)

　　導(dǎo)入ERP系統(tǒng)後，透過生產(chǎn)單位正確的開立工單，記錄領(lǐng)料，記錄工時到工單結(jié)案到成本結(jié)算，歷經(jīng)半年的系統(tǒng)導(dǎo)入以及三個月的成本結(jié)算，逐步地排除所有問題，到逐月的結(jié)轉(zhuǎn)出合理真實的成本數(shù)字，如今，寶璣系統(tǒng)不僅帳結(jié)時間縮短為5天之內(nèi)，成本計算更為透徹與精準(zhǔn)，堪稱使用系統(tǒng)後最大的收穫！

EasyFlow落實管理制度，縮減無形成本

　　寶璣系統(tǒng)因為導(dǎo)入鼎新Easy flow 系統(tǒng)，將95%以上的紙本表單設(shè)計上線簽核，節(jié)省了很多紙張上的支出；以及很多因為傳遞文件所需要的繁複流程與時間。更值得一提的是主管可以隨時隨地透過電子裝置上線簽核表單，不需受到任何區(qū)域以及時差的限制。

CRM完整紀(jì)錄維修資訊，回饋業(yè)務(wù)精準(zhǔn)報價

CRM系統(tǒng)詳實的記錄了各個專案工時成本以及維修紀(jì)錄；在與客戶的討論與執(zhí)行報價作業(yè)上，提供了更加清楚與具有價值的數(shù)字，回饋與業(yè)務(wù)同仁及維修部門主管

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跨部門跨功能的全面整合，提高公司整體效益

　　寶璣系統(tǒng)逐漸擴(kuò)大公司規(guī)模，公司內(nèi)部流程整合為不可或缺的議題，藉由此次ERP與ERPII的全面性整合，讓公司逐步檢視內(nèi)部流程的問題，逐一改善，不僅節(jié)省資料重複輸入的時間浪費，更提高公司整體營運的效率與效益，未來鼎新也會給予寶璣系統(tǒng)支援與協(xié)助，並期望鼎新能夠成為寶璣系統(tǒng)在資訊策略上的好伙伴，共創(chuàng)卓越非凡的成就。

▲寶璣系統(tǒng)團(tuán)隊與鼎新電腦團(tuán)隊。

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