訢寶企業(yè)營運(yùn)走向資訊化

提升請(qǐng)購及採購管理效率 滿足供需平衡

文：黃子豪

訢寶企業(yè)

發(fā)布時(shí)間： 2018-10-23 17:10:00

雲(yún)端行動(dòng)應(yīng)用 企業(yè)流程管理

公司的製造、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)等職能工作相互關(guān)聯(lián)！若樣品送樣，產(chǎn)品報(bào)價(jià)，客情維繫…等仍沿用Office軟體來記錄再透過人工彙整，必定資訊斷層效率低落，因此評(píng)估使用CRM、BPM及ERP系來輔助，建置企業(yè)整體營運(yùn)制度。

─訢寶企業(yè) 黃智偉總經(jīng)理

打造與客戶共同成長的企業(yè)

　　訢寶企業(yè)股份有限公司成立於1998年，資本額約臺(tái)幣5000萬，總公司位在臺(tái)灣新北市新店區(qū)，為就近服務(wù)客戶，另於中國深圳與香港設(shè)有分公司與辦事處。

　　事業(yè)核心專注於代理經(jīng)銷世界知名廠牌之電子零元件，並開發(fā)自有產(chǎn)品，提供Total solution，以滿足客戶需求。產(chǎn)品類別包括頻率控制元件、光電元件、機(jī)構(gòu)元件、RF模組；主要應(yīng)用市場包括安控產(chǎn)業(yè)、無線傳輸、與光電照明產(chǎn)業(yè)；應(yīng)用產(chǎn)品為無線遙控器、車用家用防盜保全、衛(wèi)星定位接收產(chǎn)品、CCTV 攝影機(jī)、網(wǎng)路攝影機(jī)、健康醫(yī)療產(chǎn)品、家電產(chǎn)品、3C消費(fèi)電子產(chǎn)品....等。

　　訢寶一直秉持著1.積極(Active)?2.誠信(Honest) 3.創(chuàng)新(Innovation)?4.敏捷(Quick)?四大品質(zhì)政策。經(jīng)營理念為致力於提供客戶優(yōu)良可靠的產(chǎn)品與銷售服務(wù)，與客戶及供應(yīng)夥伴共同成長，共用利益，為全球經(jīng)濟(jì)與人類美好生活做出貢獻(xiàn)。?
更多關(guān)於訢寶企業(yè)：http://www.hsinbao.com.tw/tc/aboutus.php

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管理挑戰(zhàn)

• 期望異質(zhì)系統(tǒng)整合，並提供整合一體性服務(wù)。

• 跨區(qū)表單簽核耗時(shí)，希望有效追蹤管理簽核進(jìn)度，快速反應(yīng)需求。

• 企業(yè)規(guī)?？焖俪砷L，人力紙本管理無法滿足管理現(xiàn)況，多項(xiàng)工作流程串連困難。

• 資訊不透明產(chǎn)生斷層，於職務(wù)交接時(shí)，承接人員常無法掌握客戶狀況。

• 電子通路商代理多產(chǎn)品線，因此需要CRM進(jìn)行工作日?qǐng)?bào)管理。

導(dǎo)入效益

• EasyFlow表單送簽核，表單填表人員及簽核人員可以立即追蹤流程進(jìn)度。

• 跨區(qū)填單簽核，排除表單傳遞所造成的問題與風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)加快簽核效率。

• 資訊傳遞更加精準(zhǔn)，確保產(chǎn)品品質(zhì)，若有逾時(shí)簽核情況，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)警告提醒。

• 請(qǐng)、採購作業(yè)流程更加透明化，管理者隨時(shí)追蹤進(jìn)度，有效掌握進(jìn)貨時(shí)效。

• CRM系統(tǒng)上線，各部門人員使用共通平臺(tái)分享工作推動(dòng)進(jìn)度，幫助管理層掌握計(jì)畫執(zhí)行狀況；待辦事項(xiàng)完全不漏接。快速處理並能即時(shí)回應(yīng)，提升客戶滿意度。

• 匯集客戶反應(yīng)問題、業(yè)務(wù)人員回應(yīng)到品保人員處理結(jié)果，產(chǎn)生CCR客訴問題管制報(bào)表，；並於CRM登入首頁上，以專案式管理客訴案件，提供各部門快速查閱進(jìn)度。

營運(yùn)開始走向資訊化

　　在全球競爭市場裡，互聯(lián)網(wǎng)已成為企業(yè)最重要資訊管理環(huán)境！企業(yè)在營運(yùn)過程中，對(duì)資訊系統(tǒng)的依賴性越來越高。若仍使用傳統(tǒng)Office軟體記錄，以及業(yè)務(wù)人員輸入，事後勢必花費(fèi)大量人工整理，沒辦法達(dá)到資料即時(shí)的效果，故資訊正確性相當(dāng)重要。

　　輸入大量資料同時(shí)，又必須確保資料正確性；且由於過去使用的資訊系統(tǒng)較為簡易，只有單純進(jìn)銷存系統(tǒng)，系統(tǒng)也無法支援最新WINDOWS作業(yè)系統(tǒng)，舊維護(hù)廠商也不再提供服務(wù)，使訢寶面臨種種作業(yè)瓶頸，於是2011年決定更換資訊系統(tǒng)。

　　由於企業(yè)規(guī)?？焖俪砷L，人力紙本管理已無法滿足現(xiàn)況！訢寶企業(yè) 黃智偉總經(jīng)理知悉公司的製造、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)等職能工作其實(shí)是相互關(guān)聯(lián)。若各產(chǎn)品推廣進(jìn)度，例如樣品送樣，產(chǎn)品報(bào)價(jià)，客情維繫，待辦事項(xiàng)的處理，以及拜訪行程的規(guī)劃，仍沿用Office軟體來記錄再透過人工彙整，多項(xiàng)工作流程串連將越來越困難；加上公司注重e化管理，因此進(jìn)而評(píng)估使用CRM、BPM及ERP系來輔助，建置企業(yè)整體營運(yùn)制度。

　　2014年訢寶企業(yè)開始進(jìn)行資訊系統(tǒng)評(píng)估，並詢問已有使用系統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)的企業(yè)，多方審慎評(píng)估後，表示惟有鼎新提供完整資訊系統(tǒng)解決方案；其他廠商系統(tǒng)都必須透過客製才能整合相關(guān)系統(tǒng)，不但會(huì)造成上線時(shí)間延宕，同時(shí)所衍生的客製費(fèi)用相對(duì)來說都是不少的成本。因此毅然決然選擇鼎新的SMART ERP及EasyFlow Net、CRM、Mobile Business作為公司為資訊系統(tǒng)導(dǎo)入最佳夥伴。

▲為持續(xù)內(nèi)部作業(yè)流程，鼎新顧問建議後續(xù)朝深度使用方向進(jìn)行。訢寶表示未來將繼續(xù)朝向企業(yè)資訊化，與鼎新一同成長。?
﹝感謝訢寶企業(yè) 黃智偉總經(jīng)理(右三)、陳信吉業(yè)務(wù)經(jīng)理(右二)、辜瑋甄採購主管(左二)、
廖淑玲財(cái)務(wù)主管(左三)接受鼎新專訪鼎新電腦團(tuán)隊(duì)(左一)劉雨婷專案經(jīng)理 (右一)系統(tǒng)規(guī)劃師 陳庭維﹞

以資訊系統(tǒng)落實(shí)內(nèi)稽內(nèi)控

　　訢寶同仁對(duì)於ERP、CRM都具有基本的概念，反而是EasyFlow電子表單簽核系統(tǒng)較為陌生。因此一開始規(guī)劃使用頻率最高的整合(ERP、CRM)表單，請(qǐng)購單、採購單、採購變更單、銷貨單、銷退單、進(jìn)貨單、退貨單、進(jìn)品費(fèi)用單、預(yù)付購料單、樣品申請(qǐng)單、廠商樣品單、銷售機(jī)會(huì)、為電子表單上線主軸。

　　由於訢寶企業(yè)為電子流通買賣業(yè)，故必需了解請(qǐng)購品項(xiàng)實(shí)際單價(jià)或約略單價(jià)後，再依照核決權(quán)限上簽請(qǐng)購單、採購單至總經(jīng)理，如此可避免請(qǐng)購採購的單價(jià)差距甚遠(yuǎn)，導(dǎo)致主管決策失準(zhǔn)；各單位同仁同時(shí)能夠參考後續(xù)採購成本數(shù)據(jù)，有效評(píng)估是否有機(jī)會(huì)節(jié)省不必要的開銷。

　　經(jīng)由訢寶內(nèi)部的討論與顧問師的規(guī)劃後，電子表單已建構(gòu)完整採購循環(huán)的內(nèi)部控管機(jī)制。透過流程管控，請(qǐng)購人員可以快速即時(shí)查詢目前單據(jù)簽核狀況，以及確認(rèn)採購人員是否協(xié)助轉(zhuǎn)成採購單進(jìn)行詢比議價(jià)程序，將企業(yè)內(nèi)稽內(nèi)控流程更加透明化，能讓同仁更快的執(zhí)行工作事項(xiàng)，徹底貫徹公司制度。

　　然而電子流通買賣業(yè)中，商品種類繁多且不斷推陳出新，為求公司資訊一致性，讓業(yè)務(wù)人員能於第一時(shí)間了解公司所販?zhǔn)垭娮恿慵a(chǎn)品，於EasyFlow系統(tǒng)開發(fā)新品申請(qǐng)單，詳細(xì)記載商品描述，透過流程通知，讓公司資訊能落實(shí)傳遞，確保業(yè)務(wù)人員能取得相關(guān)商品訊息。

成功提升請(qǐng)購及採購管理效率

　　各單位人員平時(shí)工作非常忙碌，且主管對(duì)同仁、部門對(duì)部門經(jīng)常有很多工作交辦，有時(shí)只是口頭說明，當(dāng)下並沒有明確的會(huì)議記錄。事後常常不知道如何追蹤內(nèi)容事項(xiàng)進(jìn)度或責(zé)任人員的處理狀況。

　　黃智偉總經(jīng)理表示，導(dǎo)入了鼎新CRM系統(tǒng)後，各部門的人員，能在統(tǒng)一的平臺(tái)上，透過工作記錄回饋各種事項(xiàng)的推廣進(jìn)度，幫助公司管理階層，清楚掌握公司各項(xiàng)計(jì)畫的執(zhí)行狀況。過去因?yàn)橘Y訊斷層，職務(wù)交接時(shí)，承接人員無法掌握客戶狀況，需花費(fèi)更多時(shí)間及人力將資料重新彙整?，F(xiàn)在系統(tǒng)有記錄完整的過程，待辦事項(xiàng)完全不漏接。

　　電子零件買賣業(yè)最重視請(qǐng)購及採購時(shí)程管理！因此透過企業(yè)流程系統(tǒng)，讓請(qǐng)、採購作業(yè)流程更加透明化，管理者可隨時(shí)追蹤進(jìn)度，有效掌握進(jìn)貨時(shí)效，透過EasyFlow審核效率分析(如圖一&圖二)，進(jìn)而管理流程效率，以滿足供貨需求。

▲(圖一)審核效率分析

▲(圖二)事務(wù)性上線表單清單

註：標(biāo)準(zhǔn)審核天數(shù)-平均審核天數(shù)=逾時(shí)天數(shù)。標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)顯示藍(lán)色字，超過標(biāo)準(zhǔn)會(huì)顯示紅字。

專案式管理 快速查閱客訴案件

▲(圖三)訢寶CCR報(bào)表

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　　由於顧客的喜好漸趨多樣化，銷售商品並非輕而易舉的事，企業(yè)若想永續(xù)經(jīng)營，仔細(xì)傾聽每位顧客的聲音，以及回應(yīng)客戶的期待，這些都是不可或缺的。

　　利用銷售機(jī)會(huì)，專案式的控管CCR客訴流程，從客戶反應(yīng)問題、第一線業(yè)務(wù)人員回應(yīng)，第二線品保人員的問題處理結(jié)果，輕鬆產(chǎn)生CCR客訴問題管制報(bào)表（如圖三），可置於CRM登入首頁上，以專案式管理客訴案件，提供各部門快速查閱進(jìn)度，問題何時(shí)反應(yīng)，第一線人員如何回覆，第二線人員預(yù)計(jì)何時(shí)處理完畢，都可一目了然。除了能提供完整的文件給客戶，更能加快各部門的工作協(xié)調(diào)進(jìn)度，讓問題處理的更有效率，客戶的滿意度更高。

洞悉管理瓶頸 做出最佳決策

　　訢寶企業(yè)目前已完成ERP、CRM、EasyFlow、Mobile系統(tǒng)上線，後續(xù)業(yè)務(wù)、管理部將繼續(xù)協(xié)同規(guī)劃資訊管理，能讓高階主管自行定義所需報(bào)表格式，有效進(jìn)行資訊決策分析。

　　鼎新顧問建議後續(xù)可將其他日常管理或異常管理相關(guān)表單應(yīng)用於系統(tǒng)中，也可運(yùn)用BI(商業(yè)智慧管理)統(tǒng)計(jì)分析資料，選取關(guān)鍵管理欄位等資料作為分析來源，讓管理者能夠即時(shí)掌握資訊；成為內(nèi)部流程檢討會(huì)議或進(jìn)行最佳決策之依據(jù)；洞悉管理問題瓶頸，調(diào)整內(nèi)部作業(yè)流程，朝深度使用方向進(jìn)行。訢寶表示未來將繼續(xù)朝向企業(yè)資訊化，提升企業(yè)競爭力，並與鼎新一同成長。

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