優(yōu)東責(zé)任解決庫(kù)存煩惱 走進(jìn)越南世界工廠

優(yōu)東實(shí)現(xiàn)流程資訊化 提升管理溝通效率

文：鍾招安

優(yōu)東責(zé)任

發(fā)布時(shí)間： 2018-06-15 18:49:00

企業(yè)流程管理

???????當(dāng)中國(guó)大陸逐漸失去人口紅利優(yōu)勢(shì)、轉(zhuǎn)向深化管理的現(xiàn)今，需要高度勞力密集的全球製造產(chǎn)業(yè)這幾年都積極往東南亞佈局，其中越南因具備關(guān)稅優(yōu)惠和工資成本低，更被看好為繼大陸後的下一個(gè)世界工廠。而塑膠產(chǎn)業(yè)更是越南積極發(fā)展的重點(diǎn)之一，年外銷出口高達(dá)7億5,000萬美元塑膠製品，目前全國(guó)約有2,200家塑膠廠商，堪稱越南最具競(jìng)爭(zhēng)力的產(chǎn)業(yè)，而優(yōu)東責(zé)任有限公司就是其中之一。

優(yōu)東責(zé)任有限公司小檔案

• 創(chuàng)立時(shí)間：2002年?

• 創(chuàng) 辦 人：游清栯?

• 產(chǎn)業(yè)類別：塑膠射出?

• 主要產(chǎn)品：玩具、塑膠製品、禮品及塑膠、射出代工?

• 營(yíng)業(yè)地區(qū)：越南

　　塑膠製品是以塑膠粒為主要原料，利用射出、押出、中空成型等生產(chǎn)技術(shù)完成各類產(chǎn)品，例如牙刷、筷子、水杯、碗、盆、衣架、桶及毛巾架等。由於塑膠製品具有質(zhì)輕、耐酸鹼、防鏽、防水、絕緣等特性，使用在日常生活當(dāng)中無所不在，種類繁多。

　　優(yōu)東在導(dǎo)入前最大的困擾是庫(kù)存的管理，由於產(chǎn)品及原物料管理依靠人工，廠內(nèi)生產(chǎn)過程中不時(shí)會(huì)發(fā)生原料短缺的情形，因此交期的延後、加班趕貨，對(duì)公司、員工及客戶都造成困擾，因此庫(kù)存準(zhǔn)確率的提高成為優(yōu)東管理階層迫切期望改善的首要目標(biāo)之一。因此在2014年4月開始導(dǎo)入鼎新WorkFlow ERP系統(tǒng)。

　　現(xiàn)代的社會(huì)資訊發(fā)達(dá)，每個(gè)人在日常生活中都在享受e化所帶來的效率及方便，資訊的發(fā)展也逐漸由e化、m化到u化，在日常生活中更是無所不在；因此在公司管理上資訊系統(tǒng)的導(dǎo)入更是重要，優(yōu)東股份有限公司在鼎新ERP系統(tǒng)導(dǎo)入前，管理資訊的取得需仰賴傳統(tǒng)人工方式處理，耗時(shí)且又容易出錯(cuò)，管理產(chǎn)生漏洞及缺失，形成對(duì)企業(yè)發(fā)展不利的影響。在目前產(chǎn)業(yè)競(jìng)爭(zhēng)激烈的環(huán)境下，為增加企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，資訊化是不可或缺的一環(huán)。優(yōu)東導(dǎo)入前是運(yùn)用Excel輸入日常資料當(dāng)作管理資訊的來源，雖然彈性又方便但也使得人員在尋找資料時(shí)耗時(shí)過多，且因?yàn)槿斯ぷ鳂I(yè)不具備管理及勾稽的機(jī)制，人員的疏失往往造成庫(kù)存在控管上很大的困擾。因此為了廠內(nèi)的管理能符合管理階層的期望，將企業(yè)流程e化進(jìn)而改善庫(kù)存管理，減少人為失誤，降低產(chǎn)品不良率，因此實(shí)現(xiàn)資訊化管理，就成了優(yōu)東股份有限公司的年度管理目標(biāo)之一。

管理挑戰(zhàn)

• 無法準(zhǔn)確管控進(jìn)銷存、製造、財(cái)務(wù)、成本等作業(yè)。

• 資料查詢不易，影響資訊傳遞的準(zhǔn)確度。

• 單據(jù)交易時(shí)需重覆輸入資料，費(fèi)時(shí)又費(fèi)工。

應(yīng)用效益

• Workflow ERP與日常流程整合，管控訂單、採(cǎi)購(gòu)、生產(chǎn)、庫(kù)存、財(cái)務(wù)等作業(yè)。

• 精確掌握庫(kù)存資訊，從而改善報(bào)價(jià)反應(yīng)速度提升效率。

• 日常憑證即時(shí)輸入及產(chǎn)出，準(zhǔn)確度和正確性大大提升。

• ERP即時(shí)輸入，讓作業(yè)流程透明有條理，簡(jiǎn)化資訊維護(hù)作業(yè)。

• 減少繁複輸入資料的程序，日後追蹤與查詢也相對(duì)方便、簡(jiǎn)單。

• 公司更有制度化，管理階層就算不在辦公室也能即時(shí)掌握狀況。

資訊化成功關(guān)鍵 高層支持與決心

　　在系統(tǒng)導(dǎo)入期間主要是由游經(jīng)理負(fù)責(zé)廠內(nèi)生產(chǎn)流程的推動(dòng)、討論及規(guī)劃。因此在這段時(shí)間廠內(nèi)人員的配合及積極度都需要主管階層的支持，由於部分員工對(duì)新系統(tǒng)產(chǎn)生抗拒，不願(yuàn)改變舊習(xí)慣或接受新方法及流程，往往會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)上線不利。因此主管的支持、堅(jiān)持及溝通，會(huì)讓各部門能了解本身的任務(wù)與其他部門間的關(guān)聯(lián)性，使得系統(tǒng)導(dǎo)入更順暢。

環(huán)環(huán)關(guān)卡緊扣 輔導(dǎo)程序完整執(zhí)行

　　系統(tǒng)導(dǎo)入期間，每一輔導(dǎo)程序都是重要關(guān)鍵，並且環(huán)環(huán)相扣。因此顧問在每一個(gè)輔導(dǎo)過程中，都會(huì)規(guī)範(fàn)各相關(guān)單位所須完成之作業(yè)，並且落實(shí)與跟催進(jìn)度。因此使用者在執(zhí)行時(shí)會(huì)提出種種技術(shù)性問題時(shí)，都需要鼎新顧問及服務(wù)能耐心一一解答，讓使用者沒有藉口拒絕使用新系統(tǒng)，使公司能按部就班順利完成導(dǎo)入。

越南鼎新服務(wù)機(jī)制 針對(duì)使用者客製化

　　在教育訓(xùn)練方面，越南鼎新提供多種教育訓(xùn)練資源，讓使用者可以得到完整的操作訓(xùn)練。針對(duì)越籍使用者，則提供越籍顧問及客服人員，當(dāng)使用者有問題時(shí)可透過電話或各種網(wǎng)路通訊方式，完成遠(yuǎn)距離溝通及教育訓(xùn)練。臺(tái)籍人員若有流程或使用上的問題，也可與臺(tái)籍顧問直接電話溝通或以遠(yuǎn)端遙控的方式服務(wù)。

內(nèi)部流程資訊透明化 增進(jìn)管理績(jī)效

　　過去優(yōu)東的倉(cāng)管及生產(chǎn)人員在需要查詢庫(kù)存相關(guān)資料時(shí)，因?yàn)槭羌埍咀鳂I(yè)的緣故，因此要找到相關(guān)資料都要花費(fèi)不少時(shí)間，增加人員的工作負(fù)擔(dān)。而現(xiàn)在只要資料輸入即時(shí)完整，馬上就可使用鼎新ERP系統(tǒng)查詢功能，即時(shí)就可找到既有產(chǎn)品規(guī)格及完整資料，且可更即時(shí)讓外部訂單轉(zhuǎn)為內(nèi)部製令進(jìn)入生產(chǎn)階段。除此之外，在導(dǎo)入的同時(shí)，藉由對(duì)ERP標(biāo)準(zhǔn)流程的瞭解，思考對(duì)公司現(xiàn)有流程的檢討與改善，促使公司在管理上更有效率。

　　優(yōu)東透過鼎新ERP系統(tǒng)讓經(jīng)營(yíng)團(tuán)隊(duì)能夠即時(shí)瞭解企業(yè)內(nèi)部的整體狀況，並且能夠針對(duì)公司不足之處，隨時(shí)針對(duì)營(yíng)運(yùn)策略做調(diào)整與改善。導(dǎo)入系統(tǒng)不僅是好的開始更是成功的一半，在雲(yún)端時(shí)代鼎新電腦協(xié)助優(yōu)東跨出了e化成功的第一步，未來在優(yōu)東不斷的成長(zhǎng)及突破下，越南鼎新也仍將陸續(xù)提供更完善的服務(wù)。

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