臺(tái)灣索尼電腦娛樂(lè) 實(shí)踐企業(yè)流程再造

掌握資訊等於掌握優(yōu)勢(shì) 站穩(wěn)電腦娛樂(lè)業(yè)推手！

文：馬新嵐、鄭嘉欽

臺(tái)灣索尼電腦娛樂(lè)公司

發(fā)布時(shí)間： 2018-10-29 15:30:00

企業(yè)流程管理

▲臺(tái)灣索尼電腦娛樂(lè)公司蘇永生副總經(jīng)理強(qiáng)調(diào):「公司非以系統(tǒng)導(dǎo)入為最終目的，而在於如何將公司制度規(guī)則化、標(biāo)準(zhǔn)化，營(yíng)造一個(gè)更明確以及更舒適的工作環(huán)境?！褂肊RP、人事薪資管理、商業(yè)智慧、電子簽核將這兩個(gè)目標(biāo)串接起來(lái)。
─臺(tái)灣索尼電腦娛樂(lè)公司 副總經(jīng)理 蘇永生

?　　臺(tái)灣索尼電腦娛樂(lè)股份有限公司(SCET)是世界最大規(guī)模之家庭電視遊戲機(jī)組合製造商Sony Computer Entertainment Inc.（簡(jiǎn)稱(chēng)SCEI）在臺(tái)灣成立的公司。臺(tái)灣索尼電腦娛樂(lè)公司主要業(yè)務(wù)是負(fù)責(zé)PlayStation?4、PS Vita及PS3?等產(chǎn)品在臺(tái)灣的銷(xiāo)售及市場(chǎng)推廣，並成立中文化中心進(jìn)行本公司或由第三方廠商開(kāi)發(fā)之遊戲的本地化作業(yè)，以提供給臺(tái)灣玩家一個(gè)健全、高品質(zhì)的遊戲環(huán)境。

　　臺(tái)灣索尼電腦娛樂(lè)公司在2013年時(shí)因應(yīng)公司組織的擴(kuò)編及業(yè)務(wù)的迅速成長(zhǎng)，配合倉(cāng)庫(kù)外包與日本總公司管理需求，庫(kù)存異動(dòng)的資訊需要即時(shí)更新匯出；加上過(guò)去訂單的簽核都是透過(guò)紙本跑流程，當(dāng)主管出差時(shí)，簽核天數(shù)甚至可能多達(dá)3天，導(dǎo)致無(wú)法及時(shí)出貨；業(yè)務(wù)不確定訂單的已出貨未出貨資訊；管理報(bào)表主要透過(guò)手動(dòng)調(diào)整彙總多個(gè) Excel 報(bào)表產(chǎn)出……等等困擾。體認(rèn)到公司內(nèi)部流程分工不明確且面臨進(jìn)行重新梳理優(yōu)化及改善的必要性，且原本臺(tái)灣索尼電腦娛樂(lè)公司用的友商ERP軟體系統(tǒng)已無(wú)法符合其需求，在評(píng)估了多家軟體廠商後，因鼎新的企業(yè)整體解決方案及服務(wù)團(tuán)隊(duì)符合該公司的流程再造需求，所以便選擇了鼎新電腦成為臺(tái)灣索尼電腦娛樂(lè)公司流程再造的推手！

▲一方面感受到公司改變的決心，另一方面有專(zhuān)案負(fù)責(zé)人蘇永生副總的大力支持和推動(dòng)、MIS陳良武先生的建議與溝通，讓專(zhuān)案輔導(dǎo)過(guò)程順利圓滿。?
(左起：鼎新產(chǎn)品總監(jiān)：鄭明洲／SCET副總經(jīng)理：蘇永生／鼎新ERP顧問(wèn)師：馬新嵐/鼎新EF顧問(wèn)師：鄭嘉欽/SCET資訊：陳良武)

管理挑戰(zhàn)

• 庫(kù)存異動(dòng)資訊無(wú)法即時(shí)匯出。

• 簽核天數(shù)長(zhǎng)。

• 業(yè)務(wù)不確定訂單資訊。

• 管理報(bào)表手動(dòng)調(diào)整。

• 重新梳理優(yōu)化及改善流程。

應(yīng)用價(jià)值

• 大幅提升庫(kù)存準(zhǔn)確率。

• Bundle品的管理更符合需求。

• 同仁透過(guò)一個(gè)介面即可完成填單、簽核及表單流程。

• 簽核時(shí)效由3天降至0.85天。

• BI報(bào)表透過(guò)圖像方式清楚呈現(xiàn)，作為決策判斷之依據(jù)。

突破困境，實(shí)踐企業(yè)流程改造

　　臺(tái)灣索尼電腦娛樂(lè)公司蘇永生副總經(jīng)理強(qiáng)調(diào):「公司不是以系統(tǒng)導(dǎo)入最終目的，而在於如何將公司制度規(guī)則化標(biāo)準(zhǔn)化，營(yíng)造一個(gè)更明確以及讓同仁更舒服的工作環(huán)境，系統(tǒng)導(dǎo)入正是把這兩個(gè)目標(biāo)串接起來(lái)。」BPR(企業(yè)流程再造)以流程合理化並符合內(nèi)控為主要原則，在流程討論關(guān)聯(lián)到跨部門(mén)的工作分配和權(quán)責(zé)時(shí)，因?yàn)闀?huì)更動(dòng)過(guò)去作業(yè)的流程，故時(shí)有意見(jiàn)分歧的狀況。Kick-off會(huì)議時(shí)，江口總經(jīng)理即宣示了企業(yè)流程改造的宗旨，導(dǎo)入過(guò)程中除了顧問(wèn)到府會(huì)議的時(shí)段，導(dǎo)入小組另外密集的進(jìn)行內(nèi)部會(huì)議，召集相關(guān)人員討論，由各個(gè)流程主導(dǎo)的職能製作SOP文件，於正式會(huì)議中請(qǐng)各部門(mén)主管蓋章確認(rèn)定版。

　　「改變公司作業(yè)流程對(duì)於所有同仁是最大的困難，另一個(gè)是找出真正的問(wèn)題，因此我們花最多時(shí)間討論溝通並找出共識(shí)。同時(shí)也面臨了各部門(mén)組織分工不明確且各部門(mén)成員意見(jiàn)不一致的艱苦歷程。」蘇永生副總經(jīng)理訴說(shuō)系統(tǒng)初期導(dǎo)入面臨的挑戰(zhàn)。但因?yàn)楣緦?dǎo)入小組有明確的組織流程再造的決心並且收集各部門(mén)意見(jiàn)，輔以鼎新顧問(wèn)的專(zhuān)業(yè)建議後，最終內(nèi)部流程逐漸清晰並建立出共識(shí)，並且讓各部門(mén)推派小組長(zhǎng)一起參與討論並參與系統(tǒng)的操作學(xué)習(xí)及導(dǎo)入過(guò)程，且製作了許多流程系統(tǒng)功能的說(shuō)明文件，讓公司內(nèi)各成員在面對(duì)系統(tǒng)操作不熟悉時(shí)，各部門(mén)小組長(zhǎng)可以立即教導(dǎo)並參考說(shuō)明文件供使用者查看，因而大幅降低系統(tǒng)操作及流程改造後的初期不適應(yīng)感！

掌握資訊等於掌握優(yōu)勢(shì)

　　ERP上線之後，庫(kù)存系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)合一，贈(zèng)品包材也都納入管理，大幅提升庫(kù)存準(zhǔn)確率。過(guò)去針對(duì)Bundle品的管理並不完善，導(dǎo)入Workflow ERP系統(tǒng)後，不管是組合品的庫(kù)存，售價(jià)的拆分，成本報(bào)表的顯示，內(nèi)含點(diǎn)數(shù)卡和會(huì)籍卡的分錄處理，都有對(duì)應(yīng)的解決方案，使得報(bào)表呈現(xiàn)更符合需求。

　　透過(guò)EasyFlow電子表單整合ERP、HRM等系統(tǒng)，所有同仁很方便地透過(guò)一個(gè)介面即可進(jìn)行填單、簽核及表單流程狀況。經(jīng)由EasyFlow表單設(shè)計(jì)功能設(shè)計(jì)了諸多表單來(lái)解決問(wèn)題，例如:減少過(guò)去在信用額度放行上的人為聯(lián)繫，批次轉(zhuǎn)入應(yīng)付系統(tǒng)，減少人為重複處理可能造成的錯(cuò)帳和工作量；設(shè)計(jì)了折讓、促銷(xiāo)、變價(jià)相關(guān)的申請(qǐng)流程，讓業(yè)務(wù)能夠遂行。員購(gòu)、活動(dòng)領(lǐng)用可以檢視庫(kù)存數(shù)量，並追蹤收款與庫(kù)存異動(dòng)進(jìn)度;人事差勤表單(請(qǐng)假、加班、出差等表單)方便同仁自行查詢自己的出勤狀況，也讓人事單位可快速地且準(zhǔn)確地結(jié)算薪資。EasyFlow導(dǎo)入後不僅讓公司流程符合了內(nèi)稽內(nèi)控，同時(shí)簽核時(shí)效上由3天降至0.85天，讓員工可以迅速跑完決策流程完成執(zhí)行作業(yè)。更特別的是，透過(guò)流程討論及系統(tǒng)測(cè)試階段，同仁們之前因工作模糊地帶導(dǎo)致的問(wèn)題和衝突，也都透過(guò)表單的設(shè)計(jì)和流程標(biāo)準(zhǔn)化得到解決。同仁更清楚自己的工作負(fù)責(zé)內(nèi)容及彼此支援的內(nèi)容是什麼，團(tuán)隊(duì)的氣氛更加融洽。

　　而現(xiàn)行已上線的BI報(bào)表共16張，從每日用的執(zhí)行用報(bào)表月管理階層使用的業(yè)績(jī)分析報(bào)表都已設(shè)計(jì)並且驗(yàn)證完成。充分應(yīng)用以ERP資料為基礎(chǔ)，並透過(guò)圖像方式清楚呈現(xiàn)的特色，以利作為後續(xù)公司決策判斷之依據(jù)。

持續(xù)精進(jìn)邁向高峰

　　感謝臺(tái)灣索尼電腦娛樂(lè)公司選擇鼎新電腦，讓鼎新有機(jī)會(huì)實(shí)現(xiàn)一個(gè)完整的解決方案。專(zhuān)案輔導(dǎo)的過(guò)程中，一方面感受到公司改變的決心，另方面也有賴(lài)專(zhuān)案負(fù)責(zé)人蘇永生副總的大力支持和推動(dòng)，並感謝中途接手的MIS陳良武先生，憑藉著過(guò)去與鼎新合作的經(jīng)驗(yàn)，還有對(duì)遊戲產(chǎn)業(yè)的了解，不但縮減了溝通的時(shí)間，也提供了許多建議。

　　系統(tǒng)的上線輔導(dǎo)雖已告一段落，但應(yīng)用價(jià)值的發(fā)酵才要開(kāi)始，相信臺(tái)灣索尼電腦娛樂(lè)公司可以在ERP的資訊基礎(chǔ)上，產(chǎn)出更有效益的BI決策管理報(bào)表，深化 EasyFlow和HRM系統(tǒng)的應(yīng)用，讓公司從上到下的每個(gè)人都可以享受到資訊化對(duì)營(yíng)運(yùn)流程的助益。企業(yè)流程改造是一個(gè)持續(xù)的進(jìn)程，期待在不久的將來(lái)，鼎新電腦有機(jī)會(huì)接受託付協(xié)助精進(jìn)管理的需求，與臺(tái)灣索尼電腦娛樂(lè)公司一同進(jìn)步，共創(chuàng)雙贏！

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