WFH遠(yuǎn)距的精準(zhǔn)溝通術(shù)

文：蔡宜蓁 2021-6-15

遠(yuǎn)距辦公 溝通 問題分析

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疫情期間使用最頻繁的工具就是視訊會(huì)議、LINE和電話，所以，該如何長話短說、化繁為簡，歸納重點(diǎn)，讓對方在30秒內(nèi)聽懂你的目的，這就十分地重要。

在日常的工作彙報(bào)中，我們經(jīng)常會(huì)聽到部屬抱怨老闆沒耐心，每次報(bào)告還沒有講完，老闆劈頭就問：所以呢? 你想講什麼？但是，我們也常聽到老闆抱怨部屬說話沒邏輯、沒重點(diǎn)。顯然，老闆和部屬對於所謂的【重點(diǎn)】是沒有共識的。

【歸納能力】是每人必備的核心能力

今天分享內(nèi)容的理論基礎(chǔ)來自於兩本書，第一本是麥肯鍚的芭芭拉明托的著作《金字塔原理》，內(nèi)容是透過【金字塔結(jié)構(gòu)】教大家思考、寫作和解決問題的邏輯方法。

另一本書是北京結(jié)構(gòu)思考力學(xué)院李忠秋老師的《結(jié)構(gòu)思考力》，老師把【金字塔原理】整理得非常完善，讓大家更容易理解【金字塔結(jié)構(gòu)】，而我則是把《結(jié)構(gòu)思考力》的精華，拿來應(yīng)用在溝通及製作檢討報(bào)告的技巧。

舉個(gè)例子，有位老闆抱怨主管們報(bào)告太冗長，於是他要求主管們的報(bào)告都要控制在10頁以內(nèi)，結(jié)果在換湯不換藥情況下，部屬們確實(shí)把簡報(bào)都濃縮到10頁以內(nèi)，但報(bào)告的狀況還是沒有改善。大家知道為什麼嗎?

原來是部屬們把30頁投影片都做成動(dòng)畫貼上去，或是把每頁縮小貼到同一頁，所以，老闆聽到的內(nèi)容還是30頁，報(bào)告仍然沒有【重點(diǎn)】。其實(shí)，老闆不需要聽細(xì)節(jié)，部屬們要學(xué)會(huì)的是如何從細(xì)節(jié)中歸納【重點(diǎn)】。

這就是【歸納】的能力，也是每個(gè)人必備的核心能力，尤其是主管，如果每次交代部屬工作任務(wù)，但大家卻都抓不到你的重點(diǎn)，如此一來，團(tuán)隊(duì)如何能準(zhǔn)確地執(zhí)行交辦的工作任務(wù)呢？

麥肯錫的【電梯30秒理論】給我們的啟發(fā)

大家有聽過麥肯錫的【電梯30秒理論】嗎？想像一下，你是麥肯錫的顧問，這時(shí)你剛結(jié)束一家公司的調(diào)研項(xiàng)目，現(xiàn)在正在一個(gè)盛大的方案發(fā)表說明會(huì)上，準(zhǔn)備發(fā)表你和你的團(tuán)隊(duì)從凌晨兩點(diǎn)就開始整理方案說明書。

但此時(shí)董事長大步地走進(jìn)會(huì)議室說：「對不起，伙伴們！我不能待在這裡了。我們正面臨一場危機(jī)，我必須立即去見我們的律師�！菇又�，他轉(zhuǎn)過身對你說：「你要和我一起搭電梯下去，把你們的發(fā)現(xiàn)講給我聽嗎?」

搭電梯大約只有30秒鐘的時(shí)間。大家猜猜看，在這麼短的時(shí)間裡，這位顧問有清楚地將解決方案跟董事長說明白嗎? 答案是沒有，所以，他們失去這個(gè)大案子。

後來，麥肯錫內(nèi)部就要求，不管你負(fù)責(zé)的項(xiàng)目有多大、多複雜，都必須能在30秒內(nèi)說清楚，這就是麥肯錫著名的【電梯30秒理論】。

結(jié)構(gòu)化思考強(qiáng)調(diào)【先總後分】的立體化思維

這個(gè)要求難不難呢? 其實(shí)不難，這就是結(jié)論的歸納能力。而且這種能力是可以被訓(xùn)練的，方法就是【金字塔原理】中強(qiáng)調(diào)的【金字塔結(jié)構(gòu)】，這是一種【先總後分】的思考和表達(dá)方式，強(qiáng)調(diào)先框架、後細(xì)節(jié)，總結(jié)具體、論述原因。

現(xiàn)在是凡事求快的時(shí)代，尤其是遠(yuǎn)距會(huì)議時(shí)，沒人有時(shí)間聽細(xì)節(jié)，所以，你必須把細(xì)節(jié)提煉成一個(gè)要論述的觀點(diǎn)，觀點(diǎn)以3項(xiàng)為原則，因?yàn)?好記；3在物理上是比較穩(wěn)固的結(jié)構(gòu)，說服力比較強(qiáng)；3也是對方有耐心聽的數(shù)量。

當(dāng)我們把細(xì)節(jié)提煉成3個(gè)觀點(diǎn)後，接下來要做的，就是把這3個(gè)觀點(diǎn)變成結(jié)論，在《結(jié)構(gòu)思考力》這本書中有教大家一個(gè)很棒的公式，那就是：在【序】的基礎(chǔ)上，從N的觀點(diǎn)說明結(jié)論。

每次的商務(wù)溝通中，背後總有你的目的，那個(gè)目的就是【序】。例如，我想要和老闆爭取加薪，【爭取加薪】是這次溝通的目的。因此，必須列舉3項(xiàng)觀點(diǎn)佐證我表現(xiàn)很優(yōu)秀的理由。

例如：第一，可以從工作績效的面向來佐證我是優(yōu)秀的；第二，可以從別人肯定的面向(例如客戶、員工滿意度)來佐證我為公司帶來的價(jià)值；第三，從未來可以持續(xù)貢獻(xiàn)價(jià)值的面向來證實(shí)加薪合理。

因此，這次溝通的結(jié)論會(huì)是：在我要爭取調(diào)薪的基礎(chǔ)上，我將從3個(gè)觀點(diǎn)：工作績效、滿意度和未來價(jià)值，來說明老闆是時(shí)候該幫我加薪了。

公式很簡單，但有幾個(gè)要說明的重點(diǎn)：

1.要清楚目的

2.要能佐證的觀點(diǎn)：至少要3項(xiàng)，代表你必須從好多的事實(shí)中，找出共性做分類。

萬一你只有找出兩項(xiàng)能佐證的觀點(diǎn)怎麼辦？我再額外教大家一個(gè)技巧，那就是：跳出思維、找出規(guī)律，讓思緒窮盡並清晰，全面思考找出限制原因，方法就是：橫向全面想清、想全；縱向要能思考深入。

案例分享：【結(jié)構(gòu)化思考】的實(shí)務(wù)應(yīng)用

現(xiàn)在我來考考大家，如果要把200ML的水，倒入100ML的杯子，要怎麼做?

首先，我們必須找到關(guān)鍵限制因子：

杯子容量太�。凰且后w；外部環(huán)境有地心引力

這時(shí)解決方案就會(huì)有很多種，例如：杯子換個(gè)可以伸縮的容器；水怎麼凍節(jié)省成本、更有效率；外部環(huán)境送到外太空。當(dāng)我們把所有限制條件都找出來後，你就不可能選擇【送到外太空】的方式來解決問題，因?yàn)榛ㄙM(fèi)的成本太高了。

但如果我們解決問題都依靠過去的經(jīng)驗(yàn)，沒有全盤思考，有沒有可能都是在用這種【送到外太空去】的解決方式，永遠(yuǎn)在繞遠(yuǎn)路、用高成本解決問題，你相信嗎?

再舉個(gè)生活上的例子，有次我家?guī)匕逵幸粸┧赡苁悄难e漏水了，於是我找了水電行、找了抓漏，但最後是我自己發(fā)現(xiàn)原來是馬桶漏水，只花了2個(gè)小時(shí)就找出問題。

大家有沒有想過為什麼水電行和抓漏一定要敲牆壁、敲地板才能找出問題? 如果當(dāng)初我讓他們敲牆壁、敲地板，他們可以快速地找到真實(shí)的問題嗎? 因此，用經(jīng)驗(yàn)解決問題，有時(shí)會(huì)限制我們的思維，也可能在繞遠(yuǎn)路而渾然不知。

【結(jié)構(gòu)化思考】也可以運(yùn)用在企業(yè)的經(jīng)營，例如：疫情影響下，企業(yè)老闆想要提升公司利潤，應(yīng)該怎麼做? 橫向(全面思考)，例如：你可以思考如何開源、節(jié)流；縱向(深入思考)，你可以思考開源、節(jié)流這兩個(gè)層面應(yīng)該如何往下延伸、執(zhí)行。

因此，結(jié)構(gòu)思考力也是一種訓(xùn)練思考能力的方法，讓我們可以從結(jié)構(gòu)的視角更全面、清晰地看待身邊所認(rèn)知的事物，也能有效改善思考的質(zhì)量。

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2?面授課程

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陳秀鳳

經(jīng)歷：現(xiàn)任鼎新電腦_知識學(xué)院總經(jīng)理，整合政府專案與鼎新核心項(xiàng)目，致力將知識學(xué)院成為客戶企業(yè)大學(xué)，期待幫助更多企業(yè)提升競爭力。專長：目標(biāo)績效管理、結(jié)構(gòu)化問題分析與解決，將20多年主管實(shí)務(wù)結(jié)合金字塔結(jié)構(gòu)之原理，研發(fā)出【結(jié)構(gòu)化問題分析與解決循環(huán)】，密集於兩岸授課，以幫助更多企業(yè)成員們具備問題解決能力為使命。

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