加速回應(yīng)客戶的報(bào)價(jià)程序，鳳記國(guó)際建立標(biāo)準(zhǔn)一致的流程

文：佘怡旻

鳳記國(guó)際機(jī)械股份有限公司

發(fā)布時(shí)間： 2018-08-29 01:31:00

企業(yè)流程管理

　　創(chuàng)立於西元1953年的鳳記國(guó)際機(jī)械股份有限公司，早期作零件代工，後來(lái)轉(zhuǎn)型作機(jī)器，民國(guó)78年擴(kuò)廠前開始製作押出機(jī)，至今已是全臺(tái)最具規(guī)模的塑膠押出機(jī)設(shè)備製造公司。成立五十年餘以來(lái)，從簡(jiǎn)單的機(jī)械構(gòu)造到今日全自動(dòng)化、電腦化、高產(chǎn)量之先進(jìn)設(shè)備，不斷地推出尖端塑膠機(jī)械及製程技術(shù)，在業(yè)界始終保持優(yōu)越的領(lǐng)導(dǎo)地位，1994年獲得ISO認(rèn)證，為全臺(tái)灣第一個(gè)得到ISO認(rèn)證的公司。

　　鳳記一直不斷為維護(hù)客戶的權(quán)利而努力，在品質(zhì)管制的過(guò)程中投入很大的心血，從遴選託外加工的廠商至所有加工品的材質(zhì)、加工過(guò)程、硬度試驗(yàn)、至成品的試機(jī)工、裝箱作業(yè)，均有專門的人才以各種精密的檢驗(yàn)設(shè)備負(fù)責(zé)各項(xiàng)品管工作，以確保每一部機(jī)械均符合客戶的要求及達(dá)到完美品質(zhì)。

建立標(biāo)準(zhǔn)報(bào)價(jià)流程，系統(tǒng)整合創(chuàng)造管理價(jià)值

　　塑膠押出機(jī)設(shè)備製造商的鳳記，並非一般的塑膠射出機(jī)製造，產(chǎn)品自行研發(fā)、自製自銷，鳳記的品牌在國(guó)際間時(shí)有耳聞，並獲得多項(xiàng)安全及ISO認(rèn)證。資訊中心執(zhí)行長(zhǎng)林敏正告訴我們，一臺(tái)機(jī)器有五千到一萬(wàn)個(gè)數(shù)量不等的零件，至少需要備料百分之九十五以上才能進(jìn)行組裝，由於產(chǎn)業(yè)特性的關(guān)係，都是個(gè)案、客製化，因此備料與報(bào)價(jià)對(duì)鳳記來(lái)說(shuō)相當(dāng)?shù)刂匾?/p>

　　對(duì)鳳記來(lái)說(shuō)，最重要的就是報(bào)價(jià)，以往業(yè)務(wù)經(jīng)常因?yàn)闋?zhēng)取訂單而隨便報(bào)價(jià)，接了賠本生意而不自知，為了確實(shí)掌控接單成本，便透過(guò)系統(tǒng)來(lái)嚴(yán)格控管價(jià)格跟成本。林執(zhí)行長(zhǎng)表示：「我們報(bào)價(jià)較不同於一般產(chǎn)業(yè)，因?yàn)闄C(jī)器一臺(tái)可能要三千萬(wàn)，報(bào)價(jià)單不能只有少少一兩張，需要以一份完整報(bào)告型式，描述地很詳盡，讓客戶覺(jué)得他的投資很值得！」在審查客戶合約時(shí)，內(nèi)部許多相關(guān)部門都需要簽核確認(rèn)，例如庫(kù)存、備料、客製工序、價(jià)格與成本等，常常過(guò)兩周就不知道單子在誰(shuí)那邊了？一般機(jī)器交期正常需要三至六個(gè)月，因此很容易影響到後續(xù)作業(yè)。

　　當(dāng)初鳳記一開始是想做EIP企業(yè)資訊入口網(wǎng)站(Enterprise Information Portal)與KM知識(shí)管理(Knowledge Management)，並且想要優(yōu)先改善審查合約這一段的流程。在評(píng)估多家系統(tǒng)之後，因?yàn)槎π轮鹊谋Ｕ?、產(chǎn)品線多、解決方案完整，最後選擇了鼎新EasyFlow流程管理系統(tǒng)和鼎誠(chéng)的EIP，接著考量到舊有ERP系統(tǒng)的文字模式(Text Mode)有被淘汰的危機(jī)，加上想要將系統(tǒng)整合因應(yīng)企業(yè)永續(xù)發(fā)展，又接續(xù)評(píng)估、購(gòu)入了鼎新TIPTOP ERP、BI商業(yè)智慧系統(tǒng)以及PDM產(chǎn)品研發(fā)資料管理等系統(tǒng)。

價(jià)值成效一：合約審查單

　　過(guò)去因?yàn)槿鄙倭己脺贤ㄆ脚_(tái)而導(dǎo)致公司營(yíng)收上的損失，為了改善報(bào)價(jià)過(guò)程並精確掌握價(jià)格與成本，鳳記第一步做的就是在EasyFlow系統(tǒng)上作一張「合約審查」表單，來(lái)進(jìn)行多部門同時(shí)會(huì)審、管控。鼎新顧問(wèn)師陳杏君依據(jù)鳳記合約審查流程，製作一張完整的表單，並加入備註說(shuō)明欄位；讓表單一發(fā)出，五個(gè)部門可以同時(shí)收到、同時(shí)審核，以往實(shí)體附件也改為附件電子檔，除了簽核外，也能在備註欄填上意見(jiàn)，相關(guān)人員馬上就會(huì)知道。

　　最初與舊ERP系統(tǒng)作連結(jié)，導(dǎo)入TIPTOP ERP之後更加優(yōu)化，首先在TIPTOP填寫報(bào)價(jià)單作業(yè)，確認(rèn)後會(huì)轉(zhuǎn)成合約審查作業(yè)，從TIPTOP按EasyFlow送簽，即產(chǎn)生EasyFlow的合約審查單。由相關(guān)單位主管簽核，再填寫會(huì)審指定將流程再送給勾選的主管，並填寫參考成本，簽核過(guò)程中會(huì)做提問(wèn)回覆，提出問(wèn)題及做回覆意見(jiàn)。流程簽核完成後，除了回寫狀況碼之外，也會(huì)將簽核過(guò)程中的內(nèi)容一併回寫更新至TIPTOP，整合完成後可列印報(bào)表。

價(jià)值成效二：請(qǐng)假單

　　除了合約審查單之外，也有製作一張請(qǐng)假單供鳳記使用。資訊中心張家豪專員說(shuō)：「一開始在推行請(qǐng)假單的時(shí)候，引起生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)員工的不適應(yīng)，為了避免簽核到更高層的主管，會(huì)運(yùn)用小聰明分開請(qǐng)假，後來(lái)經(jīng)過(guò)調(diào)整之後，在表單旁加入該同仁最近請(qǐng)假10次記錄，讓主管簽核時(shí)也可以參考這位同仁請(qǐng)假狀況，也能讓廠區(qū)更有效地安排生產(chǎn)時(shí)程?！乖谶^(guò)去，人事單位要登打兩百人的請(qǐng)假單，現(xiàn)在僅有需要證明的要通知人事審核，大部份員工都已自行上單請(qǐng)假，由EasyFlow發(fā)單回寫TIPTOP的人事系統(tǒng)。

　　家豪又提到：「在設(shè)計(jì)表單流程時(shí)，盡量不破壞或改變過(guò)去請(qǐng)假習(xí)慣與流程，不希望讓員工使用方便的表單卻覺(jué)得不方便，但也因?yàn)檫@樣，造成現(xiàn)在有30個(gè)條件式流程?！宫F(xiàn)在人事只需在月底算薪水時(shí)，核對(duì)請(qǐng)假是否有簽核通過(guò)，若單位主管尚未簽核，就會(huì)協(xié)助跟催。鼎新黃子豪顧問(wèn)經(jīng)理補(bǔ)充：「EasyFlow有一隻表單可以查詢，哪些表單主管尚未簽核、延遲時(shí)間等，可以印出來(lái)請(qǐng)?jiān)撝鞴苤?，趕快簽核?！?/p>

妥善運(yùn)用EIP入口網(wǎng)站，提升工作績(jī)效

　　鳳記使用鼎誠(chéng)EIP企業(yè)資訊入口網(wǎng)站，使用者可由myJet登入系統(tǒng)，登入後可從旁邊的選單進(jìn)入TIPTOP ERP、EasyFlow、BI等系統(tǒng)。林執(zhí)行長(zhǎng)大方地秀出電腦畫面，分享系統(tǒng)使用情況：「一開始是為了做KM而購(gòu)買，目前會(huì)議記錄成效最好，會(huì)議執(zhí)行事項(xiàng)都是透過(guò)會(huì)議記錄做追蹤，所有內(nèi)容都在這裡?！钩藭?huì)議記錄的落實(shí)，行事曆的功能還可以做到記錄機(jī)器的行事曆，可以看到完整的機(jī)器生產(chǎn)進(jìn)度表，猶如內(nèi)部溝通和記錄工作事項(xiàng)的平臺(tái)，隨時(shí)能夠查詢需要的資訊。

▲鳳記EIP企業(yè)資訊入口網(wǎng)站myJet web登入畫面。

有效掌握營(yíng)運(yùn)資訊，提升研發(fā)競(jìng)爭(zhēng)力

　　企業(yè)導(dǎo)入資訊系統(tǒng)，經(jīng)營(yíng)者注重的是能帶來(lái)哪些實(shí)質(zhì)效益，找出影響經(jīng)營(yíng)或管理的關(guān)鍵，決策的速度和反應(yīng)的效率的重要性，導(dǎo)入BI讓鳳記更能有效掌握資訊的變動(dòng)，林執(zhí)行長(zhǎng)肯定地說(shuō)：「導(dǎo)入BI主要是財(cái)務(wù)分析，也有改善作業(yè)流程，控管上也確實(shí)掌握！」能確保每個(gè)組織的運(yùn)作環(huán)結(jié)都得到監(jiān)控與稽核，經(jīng)營(yíng)者能夠清楚了解到整體企業(yè)的營(yíng)運(yùn)狀況。

　　然而，注重機(jī)器研發(fā)的鳳記， PDM也協(xié)助ERP在產(chǎn)品物料資料(BOM)的建立，不僅建立起圖文資料庫(kù)鏈結(jié)，將圖面與文件與物料之彼此關(guān)聯(lián)性建立，若產(chǎn)品設(shè)計(jì)變更而更動(dòng)零件的同時(shí)，可將相關(guān)圖檔一併修正。家豪提到：「公司主要以研發(fā)為主，目前PDM是使用圖面管理模組，現(xiàn)狀跟以前比起來(lái)差很多，以前沒(méi)資料庫(kù)，都要靠人工，才能知道對(duì)整副圖的架構(gòu)，現(xiàn)在有資料庫(kù)能夠查詢，不僅找圖好找、機(jī)密性提高、帳號(hào)密碼管制也相對(duì)地提高！記錄方面，圖文管理有很大的幫忙。而且現(xiàn)在的管理方式，不需要像以前client端有很多程式，管理上很麻煩?！?/p>

▲鳳記國(guó)際機(jī)械林執(zhí)行長(zhǎng)受訪時(shí)大力稱讚：「EasyFlow很好用！容易上手也能夠很快適應(yīng)?！?br>上圖左起鼎新電腦中南區(qū)整合顧問(wèn)事業(yè)部陳杏君顧問(wèn)師、鳳記資訊中心林敏正執(zhí)行長(zhǎng)、鼎新電腦中南區(qū)整合顧問(wèn)事業(yè)部黃子豪經(jīng)理、鳳記資訊中心張家豪專員、蔡文雄專員。

鳳記所設(shè)計(jì)、製造的機(jī)械設(shè)備包含中空成型機(jī)(BLOW MOULDING)、吹袋機(jī)(BLOWN FILM)、薄膜機(jī)(CAST FILM)、板材機(jī)(SHEET MAKING)以及淋膜機(jī)(LAMINATION MACHINE)等機(jī)械設(shè)備，在大力經(jīng)營(yíng)之下，塑膠機(jī)器這個(gè)行業(yè)在國(guó)際上也打出知名度，目前在世界行銷120多個(gè)國(guó)家，共有30個(gè)以上的服務(wù)據(jù)點(diǎn)，提供安裝、試機(jī)、人員訓(xùn)練等售後服務(wù)，加上機(jī)器大臺(tái)又可耐用至少20年，少量多產(chǎn)的客製化銷售模式，讓鳳記也相當(dāng)重視售後服務(wù)，除了能就近處理客戶問(wèn)題，服務(wù)架構(gòu)遍及全球，提供全球客戶最即時(shí)、最周延的全方位服務(wù)。

▲圖為鳳記國(guó)際的塑膠押出機(jī)械，及整廠設(shè)備輸出的專業(yè)製造廠產(chǎn)品。

▲資訊來(lái)源：鳳記國(guó)際機(jī)械提供。鼎新電腦整理，製表：佘怡旻。

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