內(nèi)部系統(tǒng)整合，精進有效管理

文：呂向澤＼顧問團隊：呂向澤、黃顯權(quán)、郭志勇

緯樹越南

發(fā)布時間： 2018-08-29 18:46:00

　　緯樹控股集團是在馬來西亞註冊成立的一家投資控股公司，緯樹越南股份公司為集團下附屬之公司之一，專門從事製造及銷售木製傢俱及組件，集團從1988年的餐廳的椅子製造商開始到現(xiàn)在已發(fā)展成為完整的中高端的餐廳及臥室傢俱的製造商。大約70%以橡膠木為主生產(chǎn)原料之傢俱，除橡膠木外另外還有生產(chǎn)以橡木、松木、白楊木等材質(zhì)之傢俱。公司產(chǎn)品以滿足不同客戶的需求與期望為主，而緯樹越南的主要產(chǎn)品為高端的臥室組、客廳組、小型家庭辦公室系統(tǒng)家俱組…等，產(chǎn)品主要外銷海外到美國、加拿大、歐洲及中東等國家。

　　緯樹越南股份公司以成為世界級的綜合傢俱製造商為目標(biāo)，並持續(xù)改進公司產(chǎn)品和服務(wù)來提升客戶對公司的滿意程度。公司非常重視員工團隊工作精神和參與程度，生產(chǎn)的過程中並不斷研究如何節(jié)省生產(chǎn)時間與降低生產(chǎn)成本，同時兼顧產(chǎn)品最高品質(zhì)以及客戶的滿意度。有了這些目標(biāo)與方針，讓緯樹越南在業(yè)界具備高度的誠信與商譽。?
緯樹越南公司地址：越南平陽省逸安縣神浪第二工業(yè)區(qū)ＤＴ７４３路２９號　　?
員工人數(shù)：２０００人
占　　地：六甲

　　集團從傳統(tǒng)單一件的傢俱生產(chǎn)開始到目前整套傢俱的設(shè)計與製造，其中的轉(zhuǎn)變?yōu)榱隧憫?yīng)自1998年以來新出現(xiàn)整套家俱的需求趨勢，因此集團設(shè)立一個室內(nèi)設(shè)計團隊其中包含了室內(nèi)設(shè)計師和開發(fā)人員，以期能夠透過自行發(fā)展，生產(chǎn)各種產(chǎn)品去符合不同市場的客戶需求和品味。

導(dǎo)入前的企業(yè)困境：內(nèi)部資訊無法有效整合

　　在未導(dǎo)入鼎新Workflow ERP之前，緯樹越南股份公司內(nèi)各個部門都有自己的一套系統(tǒng)在使用，但是系統(tǒng)與系統(tǒng)間的資料無法連貫，資料需透過人工方式將已建立的資料重新登打一次，這樣花費很多時間在重覆資料登打上面，也由於各部門的系統(tǒng)都是獨立的，因此各部門為求方便操作起見，大多只把最後的結(jié)果告知下一部門，未考慮中間的過程在系統(tǒng)中是否合理，因而產(chǎn)生了很多不正確的作法與觀念，並造成公司在管理出現(xiàn)許多漏洞，增加公司管理上的困難及效率弱化，所以希望藉由導(dǎo)入鼎新Workflow ERP將每一個關(guān)卡每一個環(huán)節(jié)透過系統(tǒng)進行有效的內(nèi)稽管控，讓公司整個流程更加順暢，各部門間搭配更加密切，減少管理上的漏洞產(chǎn)生，發(fā)現(xiàn)問題時可以徹底解決，而不只是治標(biāo)不治本的處理方式，同時也減少資料重覆登打的情況發(fā)生，降低資料出錯的機會。

勇於面對舊思維包袱，針對各需求彈性因應(yīng)

1.舊思維的包袱

　　在導(dǎo)入Workflow ERP前，越南緯樹各個部門都有一套系統(tǒng)使用，因此在導(dǎo)入的過程中舊有的習(xí)慣與想法成為新系統(tǒng)導(dǎo)入的一個阻力，由於使用者於舊系統(tǒng)已使用一段時間了，Wokflow ERP的輸入介面又與舊系統(tǒng)不相同，因此導(dǎo)入初期使用者對於新系統(tǒng)排斥感很高。

　　針對這部分除了透過鼎捷數(shù)智顧問的輔導(dǎo)說明與不斷的加強教育訓(xùn)練外，加上定期召開的內(nèi)部會議不斷進行宣達，窗口李冠德先生也隨時留意使用者的使用狀況，從中了解排斥的原因，進而解決這些問題，鼎捷數(shù)智安排到府教育訓(xùn)練外，緯樹越南內(nèi)部也會安排訓(xùn)練來提升人員的熟練度。另外若有遇到問題時，也會透過電話或e-mail的方式來尋求解決，透過不斷的宣達與訓(xùn)練來改正存在已久的習(xí)慣，減少導(dǎo)入時的所產(chǎn)生阻力並完成系統(tǒng)上線使用。

2.作業(yè)無法符合需求

　　導(dǎo)入WorkflowERP過程中，緯樹越南使用的舊有系統(tǒng)是依據(jù)該公司不同部門及不同使用者的習(xí)慣或特殊需求個別進行設(shè)計規(guī)畫，因此初期再使用Workflow ERP這部分也造成使用者很大的排斥感。

　　針對這部分鼎捷數(shù)智顧問也與使用者、部門主管等討論差異部分的合理性，判斷是否為單一使用者操作習(xí)慣問題，分析改變作法是否會影響管理目的，以不影響內(nèi)稽內(nèi)控原則進行個案程式上的調(diào)整，增加使用者的使用效率及達到公司的管理，若影響內(nèi)稽內(nèi)控原則部分，也會與主管與使用者說明無法進行修改的原因，改尋找別的替代方式，降低使用者的排斥感。

導(dǎo)入後的效益呈現(xiàn)：明確流程、減少重工，加速企業(yè)內(nèi)部溝通

1.工作簡化、帳務(wù)更加準(zhǔn)確

　　緯樹越南公司於新系統(tǒng)導(dǎo)入前已有使用資訊管理系統(tǒng)，但各部門間的系統(tǒng)都是相互獨立、各自運作，例如採購部門與財務(wù)部門銜接，採購下單採購後，到倉庫收貨時，需要將收貨資料人工鍵入系統(tǒng)中，無法直接抓取系統(tǒng)中採購單的資訊進行進貨作業(yè)，進貨後，財務(wù)部門需要手工建立應(yīng)付憑單資料，無透過系統(tǒng)協(xié)助產(chǎn)生應(yīng)付憑單資料，這部分除了增加日常的工作量外也容易造成資料輸入時的錯誤，新系統(tǒng)導(dǎo)入後，部門與部門間透過系統(tǒng)的協(xié)助進行整合，各部門間的銜接點都會經(jīng)過嚴格的檢核，可降低資料錯誤的機會，而前部門輸入的資料可提供後部門使用，減少重工動作，提升工作效率。

2.公司管理制度與流程確定、讓內(nèi)部溝通更明確

　　緯樹越南公司在導(dǎo)入Workflow ERP之前，各部門只關(guān)心自己部門的事情，只需將最後的資料提交給下一單位，在工作上即可完成，也不需了解自己與其他部門之間的銜接，透過本次的系統(tǒng)導(dǎo)入過程，讓各部門主管與使用者更加清楚各部門的職掌，並了解與其他部門連接的作業(yè)流程，發(fā)現(xiàn)問題時透過系統(tǒng)的協(xié)助了解問題發(fā)生原因，徹底將問題解決，減少治標(biāo)不治本的狀況發(fā)生。

3.降低資料收集與整理時間

　　緯樹越南公司在導(dǎo)入Workflow ERP之前，各部門的統(tǒng)計資料，需要花費不少時間進行收集與統(tǒng)計，統(tǒng)計完畢後將資料鍵入網(wǎng)頁中，導(dǎo)入Workflow ERP?後因為資料已經(jīng)存在於系統(tǒng)之中，透過EIS的協(xié)助，自動將資料進行分析與統(tǒng)計，快速將所需之報表呈現(xiàn)於主管眼前，無需多花費時間進行人工收集與統(tǒng)計。

系統(tǒng)導(dǎo)入成功的關(guān)鍵因素：高階支持、持續(xù)追蹤進度、與系統(tǒng)廠商密切配合

1.管理者的認同與全力支持

　　緯樹越南劉坤錦副總於系統(tǒng)導(dǎo)入初期明確指示所有部門主管與同仁全力配合系統(tǒng)的導(dǎo)入，管理者的支持與決心，在導(dǎo)入過程中佔著非常大的影響因素。當(dāng)部門間作業(yè)的工作分配與任務(wù)的指派發(fā)生的問題時，主管需要居中進行協(xié)調(diào)，給予即時的指導(dǎo)或支援，若仍就有問題時則須最高主管來裁定。導(dǎo)入系統(tǒng)前會有不確定性及抗拒的心理，通常各部門間都會有自己本身堅持的立場，此時一定要有上級主管做當(dāng)下裁決或提供溝通協(xié)助，讓各部門能夠即時瞭解本身任務(wù)與其他部門之間的關(guān)連性。

2.合理及有效的推行

　　李冠德先生與總公司何凱玲小姐在導(dǎo)入過程中會隨時追蹤各部門目前進度落實目前執(zhí)行狀況，並協(xié)助問題排除。因為在系統(tǒng)導(dǎo)入期間，每一輔導(dǎo)程序每一個步驟都是成功重要關(guān)鍵。因此顧問在每一個輔導(dǎo)過程中，都會規(guī)範(fàn)各相關(guān)單位所須完成之作業(yè)，並請負責(zé)人追蹤且落實相關(guān)進度。

3.聯(lián)絡(luò)窗口與顧問的配合

　　在導(dǎo)入過程中遇到任何問題，例如：需求需要調(diào)整、作業(yè)流程無法得到有效落實時、操作上有任何問題...等，聯(lián)絡(luò)窗口都會隨時來電告知，在最短時間內(nèi)一同討論出符合緯樹越南需求的作業(yè)方式，落實系統(tǒng)進度。導(dǎo)入過程中需要顧問與專案負責(zé)人間密切配合，除了流程討論與訂定之外，更重要的是在監(jiān)督使用者執(zhí)行的狀況，並回報執(zhí)行狀況與所遭遇的問題，如此才有法子及時協(xié)助解決問題，讓系統(tǒng)順利上線。

建構(gòu)緯樹越南完整的e化藍圖

　　緯樹越南目前系統(tǒng)已完成進銷存、生產(chǎn)與財務(wù)段的上線使用，導(dǎo)入過程中除了訓(xùn)練需要不斷的持續(xù)進行以增加人員的熟悉度外，更希望藉由系統(tǒng)導(dǎo)入的過程，建立起各部門間的一個正面且有效的聯(lián)繫管道，期待系統(tǒng)落實後能帶給管理者一個正確且更加全面性的資訊，未來也可導(dǎo)入如SFT等ERPII系統(tǒng)，讓內(nèi)部系統(tǒng)整合更加完整，讓管理更精進有效。

▲感謝緯樹越南接受專訪。
圖片左起：緯樹越南林政璋經(jīng)理、劉坤錦副總經(jīng)理、鼎捷數(shù)智呂向澤顧問、黃顯權(quán)顧問、緯樹越南李冠德先生

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