宏匠實業(yè)縮短帳務處理時間，提升人員工作層級

文：黃仕銘

宏匠實業(yè)

發(fā)布時間： 2018-08-30 03:01:00

企業(yè)流程管理

用心、創(chuàng)新、專業(yè)、服務：宏匠實業(yè)

　　創(chuàng)立於1994年，由一間三人公司開始，發(fā)展至今己成為國內(nèi)五大電梯廠的主要供應商，海外銷售遍佈世界多個國家。主要產(chǎn)品為電梯對講機、語音合成、電子式到樓鈴、電梯數(shù)位通訊系統(tǒng)、緊急直話系統(tǒng)、近端監(jiān)控系統(tǒng)、車廂資料顯示系統(tǒng)與電源供應器等…，近年來更投入龐大研發(fā)人力與經(jīng)費，致力於遠隔監(jiān)控系統(tǒng)的發(fā)展。

緣起：舊系統(tǒng)已不敷使用

　　宏匠原先使用之ERP系統(tǒng)已達7年，隨著公司規(guī)模擴展且適逢民國一百年，舊系統(tǒng)已不敷使用。深知鼎新電腦為國內(nèi)ERP龍頭廠商，其系統(tǒng)功能齊全完善，導入的家數(shù)及其累積的know-how非其他廠商一朝一夕所能及，再加上後勤支援體系完整，對於系統(tǒng)導入的成功率大大提升，經(jīng)過內(nèi)部仔細的效益與成本評估後，最終決定導入鼎新Workflow ERP。

　　自2011年8月著手導入，經(jīng)由宏匠全體同仁與鼎新專案團隊的努力，歷經(jīng)三個月的時間，順利於2011年11月正式上線，相關(guān)的日常作業(yè)、成本結(jié)算、報表分析使用皆能流暢執(zhí)行，並提供管理者所需的管理資訊，以利重大決策的制訂。

導入的障礙：舊有經(jīng)驗的制約

　　過去7年宏匠使用正航的系統(tǒng)，對於ERP軟體並不陌生，但相對，使用者容易陷入過去使用系統(tǒng)思考邏輯，如今導入鼎新的系統(tǒng)，流程及操作界面，難免會受到個人經(jīng)驗或舊有操作方式制約，影響產(chǎn)生本位主義，每個部門都希望有一套適合自己的SOP，這些都不是能輕易改變的。

　　雖然專案負責人需尊重各單位的意見，但意見本身不能因為本位主義，而扭曲成對系統(tǒng)質(zhì)疑的抗拒心態(tài)，既然公司選擇了導入新系統(tǒng)，各單位應該要在這樣的前提下，溝通協(xié)調(diào)以取得一個適切的平衡點。故在經(jīng)過一段陣痛期，並取得成功導入新系統(tǒng)的目標下，宏匠的各單位主管及使用者一一克服這些阻礙，在ERP系統(tǒng)導入的中、後期，逐漸上了軌道，抗拒的問題也隨之減少。

　　回顧輔導過程歸納系統(tǒng)導入成敗的因素，還是以『人』為關(guān)鍵因素，但透過專案負責人與顧問的相互配合、引導，讓人與系統(tǒng)兩方的磨合期減短，並快速讓使用者熟悉鼎新系統(tǒng)的流程及功能。專案負責人說：「ERP系統(tǒng)功能一定不可能盡善盡美，但重點是與公司的相容性，公司的流程控管與人員配置，相對於ERP做一個最適當?shù)恼{(diào)整，縱使ERP功能只能滿足需求的90%，但所發(fā)揮的管理成效，一定可以超出原先導入系統(tǒng)預期的幅度，並讓企業(yè)主及員工感受到ERP導入的好處。

系統(tǒng)導入的成功因素

1.專業(yè)顧問輔導

　　ERP系統(tǒng)的作業(yè)範圍廣泛，從訂單採購的進銷存，到應收應付及成本結(jié)算，及財務報表的產(chǎn)出，非單一使用者或部門所能應付，但透過黃仕銘顧問的高度專業(yè)及豐富的系統(tǒng)導入經(jīng)驗，不管在導入進度的控管、安排各部門教育訓練及基礎(chǔ)資料的建立、流程的規(guī)劃等，均在考量宏匠現(xiàn)有人力與資源的配置、表單及作業(yè)流程的現(xiàn)狀下，提出最適切的建議，就算面對有限且緊湊的導入時間、來自於各部門同仁對系統(tǒng)的疑問，最後都能獲得妥善解決。此外，更進一步點出舊有ERP系統(tǒng)所造成的作業(yè)流程缺失，透過Workflow ERP內(nèi)稽內(nèi)控環(huán)環(huán)相扣加以補足，有效提高作業(yè)效率，而這一切都要歸功於黃顧問的鼎力相助。

2.完善售後服務

　　除了專業(yè)的顧問輔導外，鼎新電腦提供的線上教學、客戶FAQ、客服諮詢服務，能夠迅速讓使用者解決操作上的問題。其中，客服諮詢提供的「遠端連線」服務，能減少雙方僅靠電話溝通的不便，透過實際操作的方式，快速找出問題點及解決方案。即使是碰上版本更新或資料庫設(shè)定這類棘手問題，處理時間也相當快速，深獲宏匠同仁好評，這些服務在在讓我們深感當初選擇鼎新作為新ERP系統(tǒng)的決策是正確的，因為這些優(yōu)良的後勤服務，在其他廠商中實在無人能出其右。也因鼎新有如此優(yōu)良的售後支援，讓後續(xù)簽定的維護合約相當快速的通過內(nèi)部審核，並陸續(xù)評估在不久的將來導入其他ERPII的產(chǎn)品方案。

3.全體同仁的支持與配合

　　由於宏匠已有操作ERP系統(tǒng)經(jīng)驗，故內(nèi)部同仁對於架構(gòu)也有一定程度的基礎(chǔ)，進入門檻較低。然Workflow ERP較舊系統(tǒng)擁有更為嚴謹?shù)膬?nèi)稽控管，同樣的作業(yè)流程相較之下複雜一些，對於已習慣舊流程的同仁須額外花時間適應。但就整體性而言，宏匠內(nèi)部全體同仁是全力支持與配合的，甚至能以各單位的觀點，配合系統(tǒng)架構(gòu)提出流程的改善意見，增加作業(yè)效率。

系統(tǒng)導入的成果展現(xiàn)

1.提昇作業(yè)效率

　　對於宏匠而言，準確且快速的產(chǎn)出生產(chǎn)排程與降低庫存金額，是此次更換ERP系統(tǒng)的主要目標。由於舊有系統(tǒng)無法快速整合物料的供給與需求，以致生管與採購單位需花大量的精力與時間在計算供需及用量，抱持著寧願原料多買也不能耽誤成品出貨的心態(tài)下，大幅提高安全存量，因而造成整體庫存成本的激增，降低公司資金調(diào)度的靈活性，與增加呆滯的庫存損失。
　　透過Workflow ERP的使用，採納鼎新的批次需求計算後，根據(jù)各產(chǎn)品的前置天數(shù)、配合原物料的最低補量、補貨倍量等資訊，透過系統(tǒng)正確算出需求的缺口，針對需求的部分自動產(chǎn)出採購單與製令，成功降低生管及採購單位計算供需及開立單據(jù)的負荷，除了定期根據(jù)現(xiàn)況更新資料設(shè)定值外，大部分的資料都可以透過系統(tǒng)自動計算與產(chǎn)生，節(jié)省的作業(yè)時間可用來處理其它作業(yè)，例如：進價、不良品、供應商評核、急迫性訂單、安全庫存設(shè)立標準核訂等…，也提升人員工作的層級，從原本的作業(yè)層級到稽核層級。除了前端的使用單位外，受益良多的也包含財務單位，透過鼎新系統(tǒng)的導入，大幅縮短了帳務處理時間，在每月的3號前就能產(chǎn)出銷貨成本，讓營運資訊能夠更即時。
　　以整體性而言，導入鼎新系統(tǒng)的優(yōu)勢在於作業(yè)流程的改善，除了部門有各自的SOP規(guī)範，其它跨部門的相關(guān)作業(yè)，也透過彼此的討論及溝通，清楚界定各自的責任歸屬，改善以往因權(quán)責不明容易產(chǎn)生推卸責任之情況。作業(yè)流程的標準化也能夠在面臨人才更替或有新進人員時，節(jié)省教育訓練之時間，迅速讓新進同仁進入狀況，以縮短彼此磨合期，提升同仁信心及能力，以有效降低人才流動率。

2.資訊完善及透明

　　鼎新Workflow ERP系統(tǒng)提供相當明確且清楚的資訊平臺，如物料的異動記錄，能有效連結(jié)生管、倉管、採購單位三方的訊息，入庫庫別、採購數(shù)量、採購進貨交期、生產(chǎn)排程進度、訂單銷貨交期都能即時掌握，省去過去層層關(guān)卡的詢問與追蹤。

　　此外，使用者權(quán)限能細分功能設(shè)定也是頗受宏匠好評的一點，既可將權(quán)責清晰化，也能避免因操作不慎而引起疏失。例如：客戶銷貨退回之產(chǎn)品，必須經(jīng)過品管單位驗收才能讓倉管單位入庫，業(yè)務部門在建立銷退單時僅能建立、儲存，倉管單位僅能確認核準。類似上述這種需要跨部門完成的作業(yè)流程，權(quán)限細分功能具有相當大的助益，後續(xù)若碰上責任疏失的釐清也更加清楚明確。　　

　　由於宏匠通過ISO 9001認證，每年需要接受評鑑，確立品質(zhì)目標後需要提出能夠量化之證明。鼎新系統(tǒng)具備豐富多樣的報表統(tǒng)計，對於管理階層在評估各項目標的達成率時，能夠輕鬆的使用報表進行分析。甚而各部門的績效考核，也能提出相當?shù)淖糇C，省時又省力。

回顧與展望

　　鼎新Workflow ERP系統(tǒng)距正式上線至目前仍未滿一年，有些情況即使和當初的規(guī)劃有些許出入，但透過黃仕銘顧問和相關(guān)人員的協(xié)助，持續(xù)不斷地修正作業(yè)流程。整體來看，仍和當初預期能帶來的效益相符，例如：整體庫存逐漸下降、各部門作業(yè)效率提高、利潤增加等等。期望此次透過和鼎新的合作，共創(chuàng)宏匠及鼎新雙贏之局面。

　　宏匠以設(shè)計起家，陸續(xù)引進精密儀器與購置標準化廠房，並取得ISO-9001認證，提供更優(yōu)質(zhì)之產(chǎn)品品質(zhì)及專業(yè)技術(shù)予客戶。此外更於1999年成立上海營業(yè)所，藉由空間的拉近加強對客戶的服務品質(zhì)，多年來宏匠秉持「用心、創(chuàng)新、專業(yè)、服務」的精神，深獲客戶的愛護與支持。更多資訊，請至：http://www.hongjiang.com.tw/contact.php

▲感謝《宏匠實業(yè)》接受鼎新採訪。左起為專案負責人蔡維真特助及企畫室黎欣宜

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