資訊化管理流程，迅速掌控現(xiàn)況

文：王鵬龍

東周化學(xué)

發(fā)布時(shí)間： 2018-10-16 16:37:00

企業(yè)流程管理

　　東周化學(xué)為國(guó)內(nèi)專業(yè)生產(chǎn)UV木器塗料之第一家廠家，從1988年即生產(chǎn)UV木器塗料，在單項(xiàng)應(yīng)用於木器類，已是目前全世界最大的生產(chǎn)廠家及供應(yīng)廠家，年銷售量為4500公噸，產(chǎn)品主要售往日本、印尼、泰國(guó)、馬來(lái)西亞、越南、香港及中國(guó)大陸各地。

　　於1999年分別成立中國(guó)中山金甲、昆山東周及越南東周公司。並陸續(xù)設(shè)立行銷網(wǎng)包括：臺(tái)灣（三峽、臺(tái)中），中國(guó)中山（福州、昆明、成都、重慶），中國(guó)昆山（瀋陽(yáng)、北京、杭州）對(duì)於各地客戶，直接且迅速提供產(chǎn)品及技術(shù)諮詢服務(wù)。並在2007年11月成立印尼矽瑞公司, 致力於專業(yè)UV油墨事業(yè)，成功銷售歐美國(guó)家，直到目前，東周化學(xué)工業(yè)股份有限公司已經(jīng)有27家子公司分佈於海外地區(qū)。

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管理的挑戰(zhàn)：內(nèi)部資訊無(wú)法有效整合

無(wú)法及時(shí)掌握現(xiàn)況

各部門各自管控資料，當(dāng)業(yè)務(wù)部需瞭解目前庫(kù)存量時(shí)，每次需打電話詢問(wèn)倉(cāng)管人員，造成不少困擾。生管不容易得知工單的原料已領(lǐng)數(shù)量及產(chǎn)品已生產(chǎn)數(shù)量。當(dāng)需整理報(bào)表給主管也要花一些時(shí)間收集手工帳，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。

無(wú)法有效稽核控管

Excel 在電腦上是不可少的工具，但是在流程管控上還是達(dá)不到稽核控管的目的，例如：訂單與銷貨單的串聯(lián)，銷貨單與應(yīng)收帳款的對(duì)應(yīng)，若想修改其中一個(gè)單據(jù)的資料時(shí)也不易找出來(lái)修改。

同一品號(hào)多種包裝，不易統(tǒng)計(jì)及換算

以客戶需求提供不同的包裝方式，所以會(huì)有一個(gè)品號(hào)多種包裝的狀況，銷貨單價(jià)是以KG銷貨，但在管理需要呈現(xiàn)兩種單位，庫(kù)存數(shù)量（KG）及包裝數(shù)量（桶）或其它計(jì)算單位，導(dǎo)致不易統(tǒng)計(jì)及換算。

導(dǎo)入系統(tǒng)時(shí)的困擾與應(yīng)因

舊系統(tǒng)的習(xí)慣性

各部門已習(xí)慣舊系統(tǒng)及手工作業(yè)，在未落實(shí)標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)時(shí)，各部門依習(xí)慣輸入資料，雖然操作簡(jiǎn)單但資料卻不易與其他部門接軌，常因銜接錯(cuò)誤而花更多時(shí)間於資料校正上，進(jìn)而導(dǎo)致主管無(wú)法明確知道庫(kù)存量、訂單及銷貨量、應(yīng)收、應(yīng)付帳款…等資訊，錯(cuò)失決策先機(jī)。

學(xué)習(xí)心態(tài)，使得E化推廣較為困難

輔導(dǎo)期間大部份派駐越南的顧問(wèn)所面臨的共同問(wèn)題，是人員的學(xué)習(xí)心態(tài)，大多數(shù)員工會(huì)認(rèn)為學(xué)習(xí)一項(xiàng)新系統(tǒng)，便是多做一份工作，因此在系統(tǒng)的導(dǎo)入期，必需要能獲得公司高層的支持，才能使公司更朝向資訊化管理的目標(biāo)邁進(jìn)。

輔導(dǎo)期間，使用者常提出系統(tǒng)不符合，無(wú)法使用

導(dǎo)入系統(tǒng)期間常會(huì)有使用者反應(yīng)系統(tǒng)不合乎使用，此時(shí)顧問(wèn)必需能判斷該問(wèn)題是否合理且非個(gè)人習(xí)慣所產(chǎn)成的疑慮，若為個(gè)人使用習(xí)慣，則需細(xì)心教導(dǎo)使用者說(shuō)明流程操作之目的，如為系統(tǒng)本身需客制化，則由顧問(wèn)師對(duì)內(nèi)部提出改善建議，使系統(tǒng)更加完備。顧問(wèn)也會(huì)以多年輔導(dǎo)的經(jīng)驗(yàn)提供最適用的解決方案，以滿足使用者所提出的需求，以利上線使用更加流暢。

導(dǎo)入後的效益呈現(xiàn)

提供資訊明確

使用者可用越文畫面建立日常異動(dòng)資料，管理者可用中文畫面查看統(tǒng)計(jì)分析資料，使資訊的產(chǎn)出更具即時(shí)性和整合性，其只需輸入一次，並且避免了多次輸入發(fā)生錯(cuò)誤的風(fēng)險(xiǎn)，使管理階層對(duì)資訊的取得、閱讀和分析上都相當(dāng)便利，以利作出立即的判斷。

提高資料的透明化

相關(guān)部門可以容易查看上游及下游的資訊，主管可以隨時(shí)查得到管理報(bào)表。系統(tǒng)也提供權(quán)限管理功能，增加管理上的便利，避免影響到資訊安全。

改善內(nèi)部流程

在導(dǎo)入Workflow ERP系統(tǒng)過(guò)程，流程討論及確認(rèn)是不可缺少，從討論過(guò)程中找出管理上不足之處，提高內(nèi)稽內(nèi)控管理，讓公司在整體管理上進(jìn)入更優(yōu)化更完整。

無(wú)形中增加利潤(rùn)

準(zhǔn)確的管理庫(kù)存量，減少庫(kù)存呆滯，費(fèi)用也會(huì)跟著減少。另一方面，生產(chǎn)用料合理及訂單如期交貨，大大提升客戶對(duì)東周的信心。

E化導(dǎo)入的關(guān)鍵成功因素

經(jīng)營(yíng)層的決心

系統(tǒng)之所以能夠順利上線，主要是得到越南東周王炳和總經(jīng)理對(duì)電腦化專案推動(dòng)的堅(jiān)定與支持，不斷的與使用者溝通並宣誓導(dǎo)入的決定，更立下上線目標(biāo)，讓使用者有所依循，齊心齊力朝公司目標(biāo)邁進(jìn)。

管理層的細(xì)心

王仁誠(chéng)專員是這系統(tǒng)的主要專案窗口，不斷的收集內(nèi)部的問(wèn)題，提供給鼎捷服務(wù)團(tuán)隊(duì)，讓問(wèn)題逐漸的減少，順利推行整個(gè)專案。

使用層的用心

操作人員在輔導(dǎo)過(guò)程也很用功的學(xué)習(xí)，主動(dòng)提問(wèn)問(wèn)題及自我訓(xùn)練，以致能更快的學(xué)會(huì)並運(yùn)用系統(tǒng)。

不斷精進(jìn)，才能創(chuàng)造更高的數(shù)位價(jià)值

　　從這些因素，對(duì)E系統(tǒng)導(dǎo)入成功的幫助是毋庸置疑的。其次，越南鼎捷提供充分與即時(shí)的顧問(wèn)及技術(shù)支援，顧問(wèn)師以積極負(fù)責(zé)的態(tài)度充分主導(dǎo)專案進(jìn)度，提供高品質(zhì)的輔導(dǎo)服務(wù)，在發(fā)生問(wèn)題時(shí)均能有效率地解決，在整個(gè)Workflow ERP團(tuán)隊(duì)的努力下才有今日的E化成果。然而企業(yè)要具備競(jìng)爭(zhēng)力， E化管理是一項(xiàng)止境的重要課題，唯有不斷的精進(jìn)、改善，才能超越同業(yè)，創(chuàng)造更高數(shù)位價(jià)值。

▲感謝《越南東周塗料有限公司》接受採(cǎi)訪
由左至右：六位ERP小組成員、王炳和 總經(jīng)理、曾長(zhǎng)海 廠長(zhǎng)、鼎新顧問(wèn) 洪之文、王鵬龍

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