落實(shí)策略指標(biāo)，全面提升企業(yè)績(jī)效管理的效率

文：朱亞蕾

喬越實(shí)業(yè)

發(fā)布時(shí)間： 2018-09-07 11:35:00

集團(tuán)管理 商業(yè)智慧

誠(chéng)信服務(wù)顧客、積極開(kāi)發(fā)市場(chǎng)

　　喬越實(shí)業(yè)成立於1995年，迄今已逾19年，主要經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目為全方位電子膠材應(yīng)用。在總經(jīng)理 楊天祥先生帶領(lǐng)下取得國(guó)際知名第一品牌－美國(guó)道康寧矽膠產(chǎn)品大中華區(qū)經(jīng)銷權(quán)，提供電子業(yè)專用矽膠行銷。目前在臺(tái)北、臺(tái)南、東莞、昆山、成都、廈門均設(shè)有分公司，貼近客戶的即時(shí)服務(wù)為目的，並讓客戶能獲得最充分的材料供應(yīng)。因應(yīng)電子膠材的廣泛應(yīng)用需求，喬越服務(wù)應(yīng)用的行業(yè)，包括汽車電子、電源、被動(dòng)元件、導(dǎo)熱應(yīng)用、LED封裝、LED照明、半導(dǎo)體器件封裝、顯示器、太陽(yáng)能電池以及電源供應(yīng)器，電腦，筆記本電腦等，在各專業(yè)領(lǐng)域均獲得高度成長(zhǎng)及業(yè)界客戶的肯定。

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企業(yè)經(jīng)營(yíng)資訊及時(shí)掌握，即時(shí)關(guān)心

　　商業(yè)智慧是用來(lái)協(xié)助企業(yè)主管從如雪堆般的資料中，萃取出主要有用資訊，以便主管做出明智經(jīng)營(yíng)決策的工具。對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)資料唾手可得，但因?yàn)橘Y料維護(hù)方式差異，或各部門對(duì)資訊有不同的定義，往往使得不同的解讀者對(duì)其資訊的準(zhǔn)確度而有所存疑，甚而影響到要報(bào)告什麼數(shù)字、以及如何報(bào)告。藉由鼎新BI商業(yè)智慧系統(tǒng)，提供企業(yè)各部門統(tǒng)一的資訊平臺(tái)，喬越制定出集團(tuán)績(jī)效的一致性衡量定義，能讓各部門主管於BI系統(tǒng)中獲得定義一致、及時(shí)性的績(jī)效資訊，而進(jìn)行正確的決策。

　　財(cái)務(wù)部康麗萍經(jīng)理表示；「上線一年多年，透過(guò)BI系統(tǒng)管理報(bào)表定期定時(shí)發(fā)送集團(tuán)業(yè)績(jī)績(jī)效，能及時(shí)了解業(yè)績(jī)狀況，進(jìn)而透過(guò)前線業(yè)務(wù)單位，了解是否有主要客戶漏單。而業(yè)績(jī)管理主要仍是以業(yè)務(wù)單位為主，財(cái)務(wù)部則是定期透過(guò)BI關(guān)心費(fèi)用耗用狀況，是否在預(yù)算控管內(nèi)?！箍蝶惼冀?jīng)理進(jìn)一步說(shuō)明：「目前由BI所提供的經(jīng)營(yíng)績(jī)效資訊，也會(huì)定期發(fā)送給總經(jīng)理，使總經(jīng)理能及時(shí)掌握集團(tuán)績(jī)效。」李明聰副總補(bǔ)充：「現(xiàn)在不需要收集資料，可以每天都看到企業(yè)資訊，隨時(shí)可以進(jìn)行討論。不用像以往要開(kāi)會(huì)前才開(kāi)始收集資料進(jìn)行分析，到那時(shí)就已經(jīng)來(lái)不及補(bǔ)救了」。

化被動(dòng)為主動(dòng)的管理資訊，優(yōu)化工作效率及品質(zhì)

　　客服部魏淑玟副理說(shuō)明：「以前每天都要記得在幾號(hào)要進(jìn)ERP跑哪幾份報(bào)表?，F(xiàn)在導(dǎo)入鼎新BI後，變成了時(shí)間一到，報(bào)表資訊會(huì)自動(dòng)送到門口(電子信箱中)，不看都不行?！箚淘紹I系統(tǒng)導(dǎo)入過(guò)程中，魏副理是主要負(fù)責(zé)實(shí)作管理報(bào)表格式及客服、業(yè)務(wù)跨部門管理資訊需求的協(xié)調(diào)者。副理描述：「導(dǎo)入鼎新系統(tǒng)之前，必須在OUTLOOK設(shè)定警訊器，提醒自己每月5號(hào)要提供給業(yè)務(wù)員資訊，每月1號(hào)就要進(jìn)ERP系統(tǒng)製表。往往需求單位每次都需要等待30分鐘的製表時(shí)間後，才能收到每月的統(tǒng)計(jì)資訊?！?/p>

　　現(xiàn)今透過(guò)鼎新BI系統(tǒng)與TIPTOP ERP連結(jié)，定期將資料統(tǒng)計(jì)彙整，需求者的管理資訊格式經(jīng)過(guò)製作後，BI系統(tǒng)便可定期MAIL OUT?！杆行枨髥挝徽?，在固定時(shí)間皆可同步收到，現(xiàn)在不會(huì)有人在追報(bào)表產(chǎn)出。收到MAIL加以查閱，若遇到資料異常進(jìn)行討論後，再調(diào)整統(tǒng)計(jì)條件，即可有充裕的時(shí)間準(zhǔn)備每月報(bào)告內(nèi)容」。

　　BI系統(tǒng)主要功能進(jìn)行資訊蒐集統(tǒng)計(jì)外，另一功能則是用於資料檢核，確認(rèn)前端系統(tǒng)輸入的資料其正確性及一致性，才能確保資訊分析時(shí)的完整性。副理表示「透過(guò)自動(dòng)化派送，每天早上都可以收到錯(cuò)誤單據(jù)資料的提醒，可以立即與物流單位聯(lián)繫，於ERP中進(jìn)行資料修改，不需要等到月底財(cái)務(wù)結(jié)帳時(shí)，再進(jìn)行回憶當(dāng)時(shí)錯(cuò)誤原因及如何修正。」副理補(bǔ)充：「若現(xiàn)行收到BI寄發(fā)檢核MAIL，打開(kāi)夾檔發(fā)現(xiàn)內(nèi)容是空的，是令人開(kāi)心的，表示流程無(wú)錯(cuò)誤的資料，可不用進(jìn)行處理?！箍到?jīng)理同步補(bǔ)充：「以往都是月底結(jié)帳前，財(cái)務(wù)部協(xié)助檢核前端子系統(tǒng)資料?，F(xiàn)在每天都會(huì)自動(dòng)檢查，提早處理，如此提升結(jié)帳速度。以往每月10號(hào)完成結(jié)帳，現(xiàn)在是7號(hào)，朝目標(biāo)每月5號(hào)邁進(jìn)?！?/p>

透過(guò)KPI，達(dá)到有效管理企業(yè)的目標(biāo)

　　管理大師 Robert Kaplan及David Norton說(shuō)：「如果您不能對(duì)它進(jìn)行衡量，您便無(wú)法管理它；而若您無(wú)法量化它，便不能衡量它」。因此，企業(yè)需透過(guò)可量化的?KPI(關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)做衡量)，以尋找企業(yè)的永續(xù)及最佳化利潤(rùn)。喬越管理層在民國(guó)96年時(shí)，便引進(jìn)BSC平衡計(jì)分卡管理理念，並且逐步規(guī)範(fàn)四大構(gòu)面下可量化的指標(biāo)。李明聰副總特別說(shuō)明導(dǎo)入鼎新BI的源由：「在導(dǎo)入鼎新資訊系統(tǒng)前，就已經(jīng)進(jìn)行手工EXCEL統(tǒng)計(jì)KPI。以前實(shí)際數(shù)據(jù)是在每此季會(huì)議前，透過(guò)同仁花費(fèi)3~4天收集彙整實(shí)際數(shù)據(jù)，再經(jīng)由專人維護(hù)KPI EXCEL檔案?！埂冈诙π抡故酒髽I(yè)E化的整體方案時(shí)，了解鼎新有KPI資訊系統(tǒng)，因此決定與鼎新合作，並且同步規(guī)劃BI系統(tǒng)導(dǎo)入?！?/p>

　　過(guò)去無(wú)系統(tǒng)時(shí)，一季才能進(jìn)行一次指標(biāo)落實(shí)的檢討。現(xiàn)在KPI系統(tǒng)導(dǎo)入上線一年後，可以每天早上知道月指標(biāo)達(dá)成的狀況，隨時(shí)掌握經(jīng)營(yíng)狀況。若有任何異常，也可以提前反應(yīng)對(duì)策，而不用再受限於月底或季底地落後式檢討。喬越現(xiàn)今透過(guò)儀表板監(jiān)控企業(yè)關(guān)鍵績(jī)效，企業(yè)內(nèi)部的同仁具備運(yùn)用儀錶板的執(zhí)行力，配合願(yuàn)景藍(lán)圖，使得喬越整體能同心協(xié)力的達(dá)成經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。

E化沒(méi)有盡頭，只有不斷持續(xù)前進(jìn)、精進(jìn)

　　喬越在BI上線一年後，副總分享：「企業(yè)E化並非如此簡(jiǎn)單，非是1年內(nèi)即可全部建立完成。需求是會(huì)不斷提出，許多商業(yè)行為分析都是可以透過(guò)BI撈取資料統(tǒng)計(jì)。」，同時(shí)期望「業(yè)務(wù)同仁能逐漸取代定期派送，而能對(duì)資訊具有自主性，能具備分析角度交叉比對(duì)的置換能力?！箒K且認(rèn)為：「系統(tǒng)建置後，必須要常常用於工作上，並能從中獲得成就感時(shí)，更能積極操作使用，進(jìn)而讓系統(tǒng)對(duì)使用者是一項(xiàng)有助益的工具?！?/p>

下一階段管理資訊優(yōu)化及全面落實(shí)

　　現(xiàn)階段喬越BI系統(tǒng)整合了集團(tuán)銷售、財(cái)務(wù)、庫(kù)存、採(cǎi)購(gòu)、客戶商機(jī)等資訊，已達(dá)到階段E化導(dǎo)入階段目標(biāo)，替部門主管節(jié)省了許多蒐集的工作時(shí)間，而將時(shí)間致力於資訊的解讀及對(duì)策。下一個(gè)階段康經(jīng)理預(yù)計(jì)導(dǎo)入鼎新資金預(yù)估解決方案，主要在掌握喬越集團(tuán)資金運(yùn)用時(shí)，對(duì)匯率能事先進(jìn)行模擬配置。而副總則將規(guī)劃總經(jīng)理的個(gè)人戰(zhàn)情室，透過(guò)大型螢?zāi)患癇I一頁(yè)式面版功能，提供總經(jīng)理於每日可快速掌握系列產(chǎn)品的業(yè)績(jī)、毛利，集團(tuán)下各營(yíng)運(yùn)中心的經(jīng)營(yíng)狀況。讓集團(tuán)整體由上而下，由內(nèi)而外將經(jīng)營(yíng)資訊具體化、指標(biāo)化，朝集團(tuán)目標(biāo)前進(jìn)。

▲感謝《喬越實(shí)業(yè)》接受鼎新電腦專訪。?
左起二：?jiǎn)淘截?cái)務(wù)部康麗萍經(jīng)理、李明聰副總經(jīng)理、謝佩娟副理、魏淑玟副理。?

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