制定標(biāo)準(zhǔn)化流程，提升內(nèi)部溝通效率

文：林嘉祺

銀燦科技

發(fā)布時(shí)間： 2018-10-16 16:47:00

企業(yè)流程管理

專業(yè)技術(shù)銀燦領(lǐng)航

　　銀燦科技於2008年9月9日新成立，並由總經(jīng)理號召各方菁英齊聚一堂，專注於高速USB 3.0/ SATAIII資料儲存相關(guān)領(lǐng)域的高速控制IC研發(fā)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)整合、銷售服務(wù)。銀燦科技目前客戶包括創(chuàng)見、威剛、勁永、廣穎電通、KINGMAX、Buffalo等記憶體模組廠，一直以來秉持著創(chuàng)新與突破，不斷的提升專業(yè)技術(shù)與解決方案；為產(chǎn)品注入最佳的競爭力。並且與客戶、合作夥伴緊密的合作，共創(chuàng)市場上的 Win-Win。

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E化管理，系統(tǒng)規(guī)範(fàn)內(nèi)部制度

　　銀燦科技成立初期，董事長因注重企業(yè)E化，因此把Workflow ERP 中大型企業(yè)E化方案導(dǎo)入企業(yè)內(nèi)部，並透過系統(tǒng)來規(guī)範(fàn)內(nèi)部制度。管理處陳佩君處長(以下簡稱陳處長)提到，當(dāng)初評估系統(tǒng)時(shí)除了預(yù)算考量外，也發(fā)現(xiàn)鼎新在協(xié)助IC設(shè)計(jì)產(chǎn)業(yè)導(dǎo)入資訊系統(tǒng)有專業(yè)經(jīng)驗(yàn)，因此審慎評估後在2009年導(dǎo)入鼎新Workflow ERP系統(tǒng)。ERP上線後，發(fā)現(xiàn)ERP晶圓請購、採購單據(jù)因需進(jìn)行簽核，在進(jìn)行紙本簽核時(shí)，因主管在外地出差，無法即時(shí)確認(rèn)，導(dǎo)致簽核時(shí)效過久，當(dāng)簽核時(shí)效延誤會(huì)造成原物料缺料無法準(zhǔn)時(shí)生產(chǎn)，進(jìn)而造成客戶訂單延後。因此開始評估鼎新EasyFlow流程管理系統(tǒng)，EasyFlow除了能整合ERP外，加上銀燦科技有不同營運(yùn)據(jù)點(diǎn)，常造成其他分公司需至總公司才能填單送主管審核，造成簽核時(shí)效過長，因此希望藉由自製內(nèi)部OA表單，提升人員溝通效率。在2012年導(dǎo)入EasyFlow，希望透過EasyFlow能減少紙本簽核外，讓外點(diǎn)人員也能即時(shí)填單送審，而主管再外地出差時(shí)能進(jìn)行簽核，縮短簽核時(shí)間。

　　銀燦科技導(dǎo)入EasyFlow系統(tǒng)時(shí)，關(guān)鍵因素為董事長支持，陳處長提到：「董事長很支持EasyFlow系統(tǒng)導(dǎo)入，在主管會(huì)議上有提出導(dǎo)入EasyFlow系統(tǒng)的需求，要求各單位主管全力配合，由主管配合進(jìn)而影響員工，由上到下大家共同為導(dǎo)入系統(tǒng)努力。此外，公司成立初期就有使用ERP，因此使用者也習(xí)慣使用資訊系統(tǒng)來作業(yè)，因此使用者並不會(huì)抗拒系統(tǒng)，很順利將系統(tǒng)導(dǎo)入成功」。

　　此外，自EasyFlow初期導(dǎo)入至後續(xù)維護(hù)，陳處長與資訊部許文霖經(jīng)理(以下簡稱許經(jīng)理)扮演極重要的推手，從製作表單格式到流程擬定過程，與各單位積極不間斷的討論，過程中面臨流程問題，也於顧問輔導(dǎo)中提出討論，並由顧問協(xié)助解決流程問題，最終成就EasyFlow系統(tǒng)的導(dǎo)入成功。

擬定標(biāo)準(zhǔn)流程，達(dá)到作業(yè)流程一致性

　　現(xiàn)今銀燦科技以鼎新Workflow ERP系統(tǒng)為主要核心，並藉由鼎新EasyFlow系統(tǒng)將公司流程建立標(biāo)準(zhǔn)機(jī)制，包含晶圓請購單、晶圓採購單、晶圓進(jìn)貨、資產(chǎn)請購單、資產(chǎn)採購單、客戶訂單等單據(jù)，這些表單主要需經(jīng)跨單位簽核、單量多，從登打ERP系統(tǒng)單據(jù)至透過EasyFlow系統(tǒng)簽核，主要為解決紙張列印成本及主管出差在外無法即時(shí)簽核。銀燦科技也透過EasyFlow系統(tǒng)控管費(fèi)用，例如：晶圓請購單、晶圓採購單、資產(chǎn)請購單、資產(chǎn)採購單時(shí)，可因不同金額給予主管核決權(quán)限不同。陳處長提到：「對公司來說，請採購單據(jù)簽到的層級都是以金額來區(qū)分，但是人工傳簽總會(huì)有疏失，本來可能需要簽到總經(jīng)理的單，因?yàn)槿藛T錯(cuò)誤，常只簽到處級單位，造成流程管理上的缺失，導(dǎo)入EasyFlow將流程標(biāo)準(zhǔn)化後再無人員傳簽錯(cuò)誤的問題?！?/p>

　　銀燦科技除了整合ERP和EasyFlow外，許經(jīng)理透過鼎新顧問分享相關(guān)IC電子產(chǎn)業(yè)開發(fā)表單後，建議銀燦科技進(jìn)行相關(guān)表單的開發(fā)及後續(xù)的追蹤管理。至今，已開發(fā)的OA表單包含請假單、國外出差申請單、國內(nèi)差旅報(bào)支單、一般性(庶務(wù))請購單、用印申請單。銀燦科技透過OA表單進(jìn)行跨單位簽核，控管單據(jù)中欄位的合理性，也能了解各部門內(nèi)部作業(yè)流程是否有缺失之處，並給予流程調(diào)整，達(dá)到流程最佳化目標(biāo)。下表為銀燦科技許經(jīng)理統(tǒng)計(jì)跨單位電子表單使用狀況：

▲表單使用狀況分析表(資料來源：銀燦科技)

陳處長與許經(jīng)理提到系統(tǒng)上線前後感受到的效益如下：

1.ERP單據(jù)與OA表單在導(dǎo)入前，因高階主管經(jīng)常在外地出差，無法即時(shí)了解公司的營運(yùn)狀況，紙本簽核也常延誤，影響企業(yè)營運(yùn)與決策效率；導(dǎo)入後，簽核表單無空間限制，只要有網(wǎng)路的地方，即可進(jìn)行表單簽核，快速掌握公司經(jīng)營狀況並提升簽核效率，減少作業(yè)流程延宕。

2.先前大部份OA表單，使用者會(huì)將紙本表單印下來備用，一旦改版使用者仍填寫舊表格資料，造成表單版本不一致問題，現(xiàn)在透過EasyFlow表單設(shè)計(jì)精靈，將表單格式化，並透過流程控管表單欄位核決規(guī)則。

3.跨據(jù)點(diǎn)人員填寫出差費(fèi)用申請單，需到新竹總公司才能填寫紙本表單；公司規(guī)定出差費(fèi)用超過一個(gè)月無法報(bào)支，紙本簽核無法得知延遲責(zé)任歸屬人員，造成內(nèi)部爭議。導(dǎo)入後其他營業(yè)據(jù)點(diǎn)也可填寫表單，省下主管審核時(shí)間；透過表單追蹤可知目前簽核的狀況，得知單據(jù)卡關(guān)人員；管理者可針對這個(gè)月產(chǎn)生費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，且申請人員也可知道費(fèi)用何時(shí)匯入個(gè)人帳戶。

4.人事需自行匯整員工紙本請假單資料(預(yù)估需花費(fèi)4-5天)，現(xiàn)今透過請假單管理程式快速匯整資料，縮短人事作業(yè)所耗費(fèi)時(shí)間。此外，也可以提供主管或員工查詢歷史請假資料記錄。

5.出差申請單因紙本作業(yè)流程，行政人員無法得知出差資訊，皆以口頭方式告知訂票資訊，常造成事情繁雜忘記訂票事務(wù)；加上簽證欄位為備註欄位，使用者提供的資訊非常不清楚?，F(xiàn)今透過EasyFlow系統(tǒng)行政人員可收到哪些員工出差需進(jìn)行訂票，出差人員也可追蹤訂票狀況；簽證欄位固定格式化，明確了擬定簽證事項(xiàng)(圖一)。

▲國外出差申請單

　　EasyFlow在無紙化的部份讓銀燦科技降低了不少紙張成本，更減少了溝通與作業(yè)時(shí)間的人力與金錢，追蹤簽核進(jìn)度也更加便利。透過流程嚴(yán)謹(jǐn)控管公司管理制度，有效達(dá)到公司內(nèi)稽內(nèi)控原則。

表單深化，提升管理價(jià)值

　　銀燦科技目前解決使用者跨點(diǎn)送單、主管外地審核問題。陳處長也提到未來系統(tǒng)E化規(guī)劃，因銀燦主力於產(chǎn)品研發(fā)及生產(chǎn)，在製程中難免會(huì)有問題產(chǎn)生，但目前無法落實(shí)記錄問題，以及後續(xù)處理狀況也無法追蹤。當(dāng)然更不用說後續(xù)資料的分析。因此將開發(fā)品質(zhì)異常表單、客訴單、ECN/ECR，不只能記錄問題，有效經(jīng)驗(yàn)傳承，並透過管理程式有效統(tǒng)計(jì)產(chǎn)生費(fèi)用，未來銀燦科技持續(xù)企業(yè)E化，在企業(yè)運(yùn)作上提升經(jīng)營管理及效率的優(yōu)勢。

▲感謝《銀燦科技》接受鼎新電腦採訪。

左起為銀燦科技管理處陳佩君處長、鼎新電腦EasyFlow顧問師林嘉祺、銀燦科技資訊部許文霖經(jīng)理。

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