統(tǒng)整生產(chǎn)流程，E化藍(lán)圖有效提升營運(yùn)績效

企業(yè)流程管理

文：潘繼哲

大勝纖維

發(fā)布時(shí)間： 2018-09-13 15:55:00

堅(jiān)持品質(zhì)，追求卓越

　　大勝纖維是空氣加工絲(Air Textared Yarn)生產(chǎn)專業(yè)假橪廠，設(shè)立於民國85年位於斗六工業(yè)區(qū)。使用人造纖維(尼龍、聚酯纖維、聚丙烯PP纖維)等原料，經(jīng)由空氣特殊加工製程，使人造長纖維達(dá)到仿天然棉的手感、觸感、光感舒適等特性。大勝纖維為配合市場日益增加的少量多樣化的需求，大勝纖維開發(fā)變化十足性與服務(wù)機(jī)動性快速性，並由研發(fā)單位機(jī)動、快速地開發(fā)新產(chǎn)品與客戶共同開拓商機(jī)。使用自行生產(chǎn)的仿棉絲，空氣織機(jī)，劍桅織機(jī)生產(chǎn)平織，提花，彈性A.T.T尼龍高強(qiáng)力、聚酯高強(qiáng)力朝高科技機(jī)能性產(chǎn)品生產(chǎn)，達(dá)到休閒性、運(yùn)動性、舒適性和自然性，秉持用心、品質(zhì)第一、創(chuàng)新和客戶創(chuàng)造雙贏的成長空間。

資訊系統(tǒng)持續(xù)精進(jìn)管理，解決三大營運(yùn)困境

1.舊有系統(tǒng)不堪使用：

過去大勝纖維使用的系統(tǒng)區(qū)分進(jìn)銷存、現(xiàn)場磅秤、會計(jì)總帳三大系統(tǒng)，且進(jìn)銷存是經(jīng)由總經(jīng)理友人介紹專人協(xié)助開發(fā)完成，使用了超過八年的時(shí)間，但由於(1)不方便使用 (2)系統(tǒng)不穩(wěn)定 (3)生產(chǎn)端聯(lián)結(jié)磅秤系統(tǒng)所得結(jié)果經(jīng)常發(fā)生錯誤，進(jìn)而造成人員操作不便且需經(jīng)常調(diào)整異常狀況，另外原開發(fā)者對後續(xù)保固維修也無法提供有品質(zhì)的服務(wù)，進(jìn)而造成人員工作上的效率。

2.資訊無法串連整合：

由於大勝纖維的進(jìn)銷存跟會計(jì)系統(tǒng)是獨(dú)立兩系統(tǒng)，所以資料無法整合串聯(lián)，進(jìn)而導(dǎo)致影響工作效率，及浪費(fèi)許多人力成本。

3.庫存無法確實(shí)掌握：

過去大勝纖維有一般的進(jìn)銷存系統(tǒng)，對於生產(chǎn)製造時(shí)庫存的異動較無有效的管理，因此經(jīng)常需要定期盤點(diǎn)庫存。

　　基於這三大難題的癥結(jié)點(diǎn)在於資訊的即時(shí)性與整合性，經(jīng)過友人強(qiáng)力推薦及對鼎新的信心下，毅然決然地建議高層將舊有系統(tǒng)淘汰，導(dǎo)入鼎新Smart ERP。

確實(shí)掌握生產(chǎn)進(jìn)度及庫存數(shù)量

　　因大勝纖維過去系統(tǒng)僅有進(jìn)銷存系統(tǒng)與會計(jì)系統(tǒng)，生產(chǎn)製造部門實(shí)際生產(chǎn)時(shí)並無系統(tǒng)管理生產(chǎn)進(jìn)度及相關(guān)庫存數(shù)量，生產(chǎn)單位生產(chǎn)完畢僅透過舊有磅秤系統(tǒng)，依過磅後重量記錄入庫資料，由生管人員以手工方式記錄後，再依記錄調(diào)整庫存數(shù)量，因此庫存數(shù)量往往需隨時(shí)調(diào)整造成準(zhǔn)確率無法提高，自導(dǎo)入系統(tǒng)後生產(chǎn)製造已可透過系統(tǒng)管理實(shí)際生產(chǎn)進(jìn)度，且原物料的領(lǐng)退料及生產(chǎn)入庫相較以往相對更能提高準(zhǔn)確率，本次針對磅秤系統(tǒng)也另外加購，並與Smart ERP系統(tǒng)整合，當(dāng)生產(chǎn)完工後可透過磅秤系統(tǒng)，將過磅後資料直接整合入ERP系統(tǒng)，直接產(chǎn)生生產(chǎn)入庫資料更新庫存數(shù)量，如此結(jié)果下由生產(chǎn)製造乃至庫存銷貨，均能完整串連且較以往舊有系統(tǒng)更加穩(wěn)定，不會因?yàn)橄到y(tǒng)異常的狀況而後續(xù)人員還增加檢核比對的時(shí)間，影響工作效率。

資訊透通，結(jié)帳效率提高

　　在導(dǎo)入鼎新Smart ERP系統(tǒng)前，會計(jì)系統(tǒng)與進(jìn)銷存系統(tǒng)一直都是各自獨(dú)立，每月訂單銷貨及採購進(jìn)貨均由各負(fù)責(zé)窗口當(dāng)月各別與客戶及廠商對帳後提供會計(jì)所需報(bào)表核對，但當(dāng)每月會計(jì)核對發(fā)現(xiàn)異常時(shí)，由於系統(tǒng)各自獨(dú)立，因此必須通知前端負(fù)責(zé)窗口異常現(xiàn)象並要求重新提供所需資料重新核對，如此一來一往常常影響每月帳款結(jié)帳時(shí)間，造成會計(jì)人員帳款結(jié)算的困擾，另外也因每月帳款結(jié)算拖延導(dǎo)至無法正常將庫存月結(jié)進(jìn)而影響每月庫存準(zhǔn)確率，長久下來使得進(jìn)銷存系統(tǒng)帳上的庫存量可信度大大降低，進(jìn)銷存系統(tǒng)無法充分管理現(xiàn)有庫存最終僅能依靠手工帳來管理庫存導(dǎo)至人員負(fù)擔(dān)加重影響工作效率，導(dǎo)入鼎新Smart ERP系統(tǒng)後所有系統(tǒng)均符合內(nèi)稽內(nèi)控完整整合，前端業(yè)務(wù)、採購人員透過訂單銷貨、採購進(jìn)貨相關(guān)系統(tǒng)完整建立各自日常單據(jù)完成當(dāng)月與廠商及客戶對帳後，會計(jì)人員可直接由系統(tǒng)列印所需報(bào)表查核資料，若有任何異常時(shí)，針對異常表單單據(jù)號碼通知前端負(fù)責(zé)窗口，前端窗口可迅速了解問題單據(jù)即時(shí)將問題查明並解決通知會計(jì)人員順利結(jié)帳，由於有了共同的整合系統(tǒng)各部門有了共通的平臺，任何的問題均能透過共通的資訊相互交流協(xié)調(diào)，解決了以往各部門各自獨(dú)立運(yùn)作的瓶頸，對於會計(jì)帳款的確認(rèn)及追溯能完整且即時(shí)的提升，且每月月底結(jié)帳速度更明顯的大大效提升及掌握了。

強(qiáng)化教育訓(xùn)練，完成異質(zhì)系統(tǒng)整合

　　在導(dǎo)入的過程中，大勝面臨最大的挑戰(zhàn)有二，挑戰(zhàn)其一為教育訓(xùn)練，對於人員的教育訓(xùn)練大勝非常的重視，本次專案所有專案成員，大勝都希望能妥善的安排人員所需的課程，以利導(dǎo)入的過程乃至於上線，都能夠非常順暢且有效的達(dá)成目標(biāo)，但由於工廠與上課地點(diǎn)有一段不小的距離，而導(dǎo)致人員安排教育訓(xùn)練上需多方考量，不過在專案成員的努力下，也在輔導(dǎo)時(shí)程內(nèi)順利的完成各項(xiàng)教育訓(xùn)練，並且得到良好的學(xué)習(xí)效果，挑戰(zhàn)其二為，異質(zhì)系統(tǒng)的整合，因本次除導(dǎo)入Smart ERP系統(tǒng)外，需將外部磅秤系統(tǒng)一併整合使用，由於兩套系統(tǒng)為異質(zhì)系統(tǒng)，所以在整合上鼎新需與磅秤系統(tǒng)廠商做許多整合上的溝通，以順利達(dá)成系統(tǒng)整合的結(jié)果，在專案的輔導(dǎo)中鼎新與磅秤系統(tǒng)廠商經(jīng)過了多次的溝通協(xié)調(diào)討論，最後在上線時(shí)，也順利如期的達(dá)成了系統(tǒng)整合的使命。

　　值得讚許的是，大勝纖維的專案成員們，在專案輔導(dǎo)期間，一直都十分團(tuán)結(jié)合作，在系統(tǒng)的使用上，除了輔導(dǎo)時(shí)顧問師所提供的課程內(nèi)容外，專案成員也會非常認(rèn)真的針對公司內(nèi)部的需求討論研擬出完善的SOP，使專案導(dǎo)入及上線得以順利進(jìn)行。

重視教育訓(xùn)練、全員努力配合

　　大勝纖維即使人力緊繃的情況下，本次導(dǎo)入系統(tǒng)還是依然能順利上線！檢視整個輔導(dǎo)的過程，歸納其關(guān)鍵成功因素，有以下幾點(diǎn)：

1.窗口確實(shí)掌控專案進(jìn)度：

大勝纖維內(nèi)部對於ERP的導(dǎo)入專案是非常關(guān)注的，公司內(nèi)部幾乎每次內(nèi)部的例行會議上，ERP專案的進(jìn)度也是高階主管們關(guān)注的議題，因此再輔導(dǎo)的過程中大勝負(fù)責(zé)的專案窗口定期都會跟高階主管針對專案的進(jìn)度完整匯報(bào)，因此也有利於ERP專案能順利的進(jìn)行。

2.專案成員態(tài)度積極且團(tuán)結(jié)：

輔導(dǎo)的過程中，人員即使有疑問也會盡力配合，彼此也會互相支援及討論，會議討論時(shí)會考慮到對未來的影響並思考到現(xiàn)場的想法，去檢視並調(diào)整自己的流程合理性。

持續(xù)深耕並強(qiáng)化現(xiàn)有管理，提升營運(yùn)績效

　　目前大勝纖維已全模組上線，且對外及對內(nèi)的憑證也都使用ERP來所產(chǎn)出，雖結(jié)帳上還未能達(dá)到預(yù)計(jì)結(jié)帳提升的目標(biāo)，但目前業(yè)務(wù)銷貨、生產(chǎn)製造、採購進(jìn)貨、庫存管理各項(xiàng)日常異動管理，均較以往更能透過系統(tǒng)做有效的建立以利後續(xù)管理，未來除了針對ERP的應(yīng)用加強(qiáng)外，大勝纖維也開始考慮行動化資訊，讓業(yè)務(wù)能快速查到庫存與價(jià)格，但現(xiàn)階段還是著眼於加強(qiáng)公司人員的訓(xùn)練與流程落實(shí)。

▲感謝《大勝纖維》接受鼎新專訪
左起ERP專案成員生管葛小姐、大勝纖維ERP專案專案經(jīng)理謝先生、
鼎新電腦WF/SM顧問諮詢部輔導(dǎo)顧問潘顧問、大勝纖維倉管黃小姐、會計(jì)郭小姐、柯小姐

更多案例