臺灣氣立整合系統(tǒng)導(dǎo)入，降低營運成本，提升管理效能

ERP建立完整內(nèi)控管理資訊機制

文：林映君

臺灣氣立股份有限公司

發(fā)布時間： 2018-06-09 11:05:00

表單電子化 企業(yè)流程管理 客戶關(guān)係管理

臺灣氣立：致力於製造業(yè)生產(chǎn)成本降低及效率提升

　　臺灣氣立股份有限公司設(shè)立於1986年，主要生產(chǎn)空氣壓自動化零組件，包含空氣壓調(diào)理組合、空壓閥類產(chǎn)品、各式之氣壓缸、驅(qū)動組件、接頭組件及組立機械手等之空氣壓設(shè)備產(chǎn)品，並廣泛地使用於各生產(chǎn)工廠、維修設(shè)備、自動化設(shè)備、醫(yī)療儀器及教學(xué)設(shè)備等。?以「氣立可」CHELIC 品牌行銷於國內(nèi)、外，目前有歐、美、澳洲及東南亞等各國之行銷據(jù)點，並為國外主要OEM之供應(yīng)廠。

?　　1995年3月臺灣氣立取得 ISO-9002 國際品質(zhì)認證，推廣全面品質(zhì)管理，將專業(yè)化之生產(chǎn)技術(shù)演變於品質(zhì)持久性及信賴度之提升，提供全面化之品質(zhì)水準，不斷地創(chuàng)新求變以滿足客戶之需求。1998 年4月取得 ISO-9001 國際品質(zhì)認證，正式將研究發(fā)展導(dǎo)入品質(zhì)管理系統(tǒng)，成為臺灣第一家擁有 ISO-9001 之空氣壓廠商。

　　近年來，臺灣氣立不斷地研究發(fā)展與改善產(chǎn)品，提供多樣化之產(chǎn)品，使CHELIC專注於氣壓控制設(shè)備領(lǐng)域成長，並致力於生產(chǎn)成本降低及效率提升，以期對產(chǎn)業(yè)自動化有所貢獻！

全面評估舊有系統(tǒng)的不足， e化建置一次到位

　　臺灣氣立有鑑於過去僅使用友商簡單的進銷存系統(tǒng)，需要多項人工作業(yè)，不符作業(yè)時效與人力效能，臺灣跟大陸系統(tǒng)更是無法同步整合拋轉(zhuǎn)資料，不利於各項經(jīng)營管理，加以兩岸子公司的密切往來，一直以來都有大量通訊與資料傳輸費用，游平政 董事長(以下簡稱游董事長)表示：顧及整體操作費用與系統(tǒng)費用評估，雖系統(tǒng)建置初期有較高的投入成本，但長期看來可大幅降低營運費用，並提升企業(yè)營運效能，亦能因應(yīng)未來的成長及長期的經(jīng)營管理，遂選擇全面性的系統(tǒng)導(dǎo)入，加速企業(yè)內(nèi)部e化建置。

慎選合作夥伴：專業(yè)推薦下的完整解決方案

　　專訪中憶及當初為何會選擇鼎新當e化夥伴？游董事長以堅定的眼神及口氣說：「考慮業(yè)界口碑，我們只選擇最有名的品牌及持續(xù)成長的系統(tǒng)商！」臺灣氣立專案PM游博勳特助(以下簡稱游特助)亦表示：「系統(tǒng)商要有完整的解決方案及技術(shù)能力我們才會被吸引！臺灣氣立這幾年的營收皆以倍數(shù)增長，原先的系統(tǒng)已無法管理目前營運需求的管理重點，所以更換系統(tǒng)是短期必行的專案，再者因應(yīng)公司未來上市櫃計劃，需有完善內(nèi)控制度，經(jīng)知名聯(lián)合會計師事務(wù)所推薦鼎新電腦，讓我們更期待內(nèi)部管理能透過工具快速精進，鼎新提供完整e化的願景更加速我們勢在必行的導(dǎo)入進度?！?/p>

運用專案管理手法，掌控進度及執(zhí)行狀況

　　 臺灣氣立本次專案以公司整體性導(dǎo)入範疇為主，包括：人事薪資管理、產(chǎn)品研發(fā)管理、Workflow ERP全面上線、電子表單流程、維修管理、決策分析。專案乃由游董事長主導(dǎo)，另外四位一級主管由洪國揚副總、管理部游特助、會計部郭淑惠經(jīng)理、廠務(wù)部許友鍵經(jīng)理負責(zé)執(zhí)行及推動。因?qū)敫麟A段皆有重要里程碑需要達成，專案經(jīng)理亦特別與這六大範疇的主要負責(zé)利害關(guān)係人進行深入溝通，並達成專案上線時程目標及時程表。　　專案管理是力求每個專案與產(chǎn)品的流程，都必須能與其他流程相連結(jié)，以助於彼此間協(xié)調(diào)的一種整合式任務(wù)，成功的專案管理包括主動管理這些互動關(guān)係，來確保整個專案能如期完成。是故，從基本資料蒐集、編碼原則/BOM架階討論及定義、系統(tǒng)教育訓(xùn)練、標準流程討論擬定、上機模擬到期初開帳上線，一連串的工作時程必須有效掌控，如何確保人員在整個專案進行中落實各項作業(yè)，是成功導(dǎo)入系統(tǒng)的關(guān)鍵。游特助表示：鼎新顧問師以專業(yè)能力及經(jīng)驗，還有對於公司產(chǎn)業(yè)的熟悉度，可以在各個輔導(dǎo)階段，適時且明確的建議，並提示各項可能影響進度的狀況予臺灣氣立，同時配合內(nèi)部種子講師及鼎新客服人員，協(xié)助各個操作人員解決各項困難，才能一一落實各項準備工作。

ERP建立完整內(nèi)控管理資訊機制

　　過去人員以作業(yè)習(xí)慣方便為要，常為了滿足即時出貨，管理上的需求以應(yīng)收付帳款的資訊正確即可，對於作業(yè)流程及資訊的回饋觀念較為薄弱，本次透過Workflow ERP系統(tǒng)來強化進、銷、存、製造、應(yīng)收、應(yīng)付人員的作業(yè)習(xí)慣，並嚴格擬定流程、設(shè)定控管。以前在舊系統(tǒng)的使用並無法將前端進銷、製造與財務(wù)整合，本次專案導(dǎo)入以嚴謹?shù)姆绞綄⑶岸速Y料透過結(jié)帳整合，此亦為專案重點之一。

　　ERP上線初期因人員作業(yè)習(xí)慣仍停留在舊系統(tǒng)的作業(yè)流程上，使得每月成本的產(chǎn)出，必須花費許多人力及時間排除異常，透過企業(yè)內(nèi)部與使用者不間斷的檢核作業(yè)產(chǎn)出時間及資料正確性，不斷召開檢視會議並透過專案小組與鼎新仕銘顧問針對問題討論並提出改善方案予以調(diào)整，鼎新專案團隊的專業(yè)經(jīng)驗使得費時惱人的工作，在上線後順利完成成本結(jié)算。

　　這次專案對於臺灣氣立同仁而言，不只是任務(wù)，還是一種學(xué)習(xí)，為了使成本及後端財務(wù)能夠快速結(jié)算，財務(wù)郭經(jīng)理與製造許經(jīng)理不斷與顧問溝通，讓臺灣氣立擁有一次到位的管理流程，雖然過程難免承受壓力、遇上挫折，但每個人對於ERP系統(tǒng)上線都有著正面積極的態(tài)度，這要歸功氣立的各單位主管、高階主管親身力行對於氣立全員是最好的典範，並帶出高成長，卓越的表現(xiàn)。

建置人事行政作業(yè)，降低人事成本與錯誤率

　　在未導(dǎo)入人事薪資管理時，原先舊系統(tǒng)刷卡資料需人工判別出勤異常，無法每日即時產(chǎn)出，假勤資料資料需人工輸入，加班費核算需與出勤時間比對，並依不同時段依不同加班費率計算，耗費許多時間在比對資料，結(jié)算薪資前至少需花費一週時間輸入/核對考勤資料，再花一週核對及自算?，F(xiàn)在HRM系統(tǒng)能彈性依據(jù)公司的津貼計算規(guī)則計算津貼，假勤資料由員工自助式填寫，系統(tǒng)自動產(chǎn)出出勤異常，加班申請資料亦由系統(tǒng)自動計算出加班費，只用半天時間輕鬆核對及計算薪資。

PDM掌握專案進度，累積開發(fā)經(jīng)驗

　　由於預(yù)見PDM未來廣泛應(yīng)用的前景及可預(yù)期的業(yè)務(wù)，臺灣氣立高階主管及產(chǎn)品開發(fā)團隊幾年前就開始準備規(guī)劃及整體性佈局，以因應(yīng)未來產(chǎn)品開發(fā)多元化及創(chuàng)新專案數(shù)量的快速增長，而其中採用系統(tǒng)平臺管理則是被視之為極為重要的一個戰(zhàn)略，共同合作實施之Workflow ERP系統(tǒng)、PDM研發(fā)管理系統(tǒng)的實施建置，促成協(xié)同設(shè)計作業(yè)模式，及達成快速決策評斷流程，讓產(chǎn)品開發(fā)更有效率。文件的集中管理，使產(chǎn)品開發(fā)文件的安全性、共享性、再用性提高，使產(chǎn)品開發(fā)履歷得以保存。臺灣氣立透過鼎新PDM與ERP既有的程式，輕鬆且快速無縫的接軌至ERP系統(tǒng)，大幅的減少人員輸入品號、BOM資料的時間，也縮短了上線時程，這要特別感謝研發(fā)部廖榮宗經(jīng)理有效的帶領(lǐng)風(fēng)格。

EasyFlow落實管理制度，強化內(nèi)部流程

　　過去紙本表單須要相關(guān)人員將表單逐一送簽核決主管，受限時間、空間難以掌握簽核的即時有效性，游特助表示：「EasyFlow快速上線的主要原因是大家已經(jīng)忍不住想要加快作業(yè)速度！以請購單為例，以前紙上簽核要等上3天；但使用EasyFlow後，打一張請購單不到半天核好了！」透過EasyFlow簽核系統(tǒng)助理可以清楚了解單據(jù)是否被簽核，或者被卡在哪一關(guān)；解決企業(yè)內(nèi)部因為紙本簽核的無謂等待及無紙化，隨時掌握企業(yè)的文件流，更能發(fā)揮到內(nèi)控之管理。另一優(yōu)點是只要有電腦到處都可以簽核的方便性?。

CRM完整紀錄維修資訊，提升管理機制

　　游特助表示：以前為了要了解客戶相關(guān)維修記錄，總是要翻箱倒櫃到處查歷史維修資料，主管往往為了一份維修資料，一定要透過助理人員協(xié)助，而浪費許多溝通時間，增加人員工作負荷。CRM上線4個多月來，經(jīng)過數(shù)次檢討及調(diào)整，績效已慢慢呈現(xiàn)，透過接案流程重新規(guī)劃，助理人員直接於CRM系統(tǒng)叫修單登案後，做維修指派，化解資訊不透通的窘境。系統(tǒng)化的最大效益，是建置維修資訊回饋平臺，各項訊息掌握更加方便，主管亦可快速輕易取得客戶維修履歷，為臺灣氣立與客戶創(chuàng)造更高的服務(wù)價值。

整合團隊服務(wù)的價值

　　此次專案由PM整合各產(chǎn)品特色與客戶端的專案發(fā)起人達成初步高階需求後擬定專案目標時程。專案範疇、時間、成本定案後，透過專案定期溝通會議決議，專案進行中仍有幾次專案變更；PM利用公司的PIS(專案管理系統(tǒng))進行建構(gòu)管理及專案變更管理、專案議題追蹤並定期與臺灣氣立高階進行議題溝通及定期彙報；另外專案上線過程顧問團隊及CTI客服機制、eLearning數(shù)位學(xué)習(xí)、大班課服務(wù)機制都是協(xié)助臺灣氣立成功上線的重要幫手。(註：鼎新專案團隊: 林映君顧問、黃仕銘顧問、卓家煌顧問、趙俊杰顧問、陳涵蕓顧問、紀姿吟顧問、范佳雯顧問)

▲感謝臺灣氣立接受鼎新電腦採訪?
左起為鼎新電腦黃仕銘顧問、洪國揚副總、游平政董事長、游博勳特助、鼎新PM林映君、郭淑惠經(jīng)理、許友鍵經(jīng)理

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