水靈科技 - HR的得力助手，推展人資新高度

提升應(yīng)用價值，開創(chuàng)新格局

文：謝惠珺

發(fā)布時間： 2020-07-15 19:29:00

企業(yè)流程管理 轉(zhuǎn)型創(chuàng)新 人力資源管理

水靈科技公司創(chuàng)立起源於建構(gòu)國立海洋生物博物館BOT之第三期工程—『世界水域館』虛擬實境之電子展示設(shè)備及博物館未來經(jīng)營發(fā)展之需求。整合集團內(nèi)所有IT系統(tǒng)及各式電子展示設(shè)備，水靈目前業(yè)務(wù)著重於政府人力專案性質(zhì)，共有水靈科技與帝驊科技兩間公司，致力於協(xié)助相關(guān)產(chǎn)業(yè)技術(shù)提升。

2005年起陸續(xù)承攬高雄市、臺東縣、屏東縣等多縣市之交通管理系統(tǒng)建置案與路側(cè)設(shè)備建置工程案；2006年起承攬高雄市政府交通局之交通控制中心24小時人力服務(wù)；2013年起成為高雄環(huán)狀輕軌的號誌工程負(fù)責(zé)廠商；2018年亦陸續(xù)取得高雄市政府交通局路邊停車開單勞務(wù)委託民間辦理案等計畫案；2019年配合臺灣世曦股份有限公司，為＂臺9線南迴公路安朔交控中心之勞務(wù)委外開口契約＂合作廠商，經(jīng)過大型系統(tǒng)整合專案的執(zhí)行，水靈團隊累積了相當(dāng)多寶貴的獲得許多型軟硬體系統(tǒng)整合、人力輪值派駐與管理經(jīng)驗，並在節(jié)能、環(huán)保等世界性議題參與研發(fā)，讓環(huán)保與科技接軌。

除了公司業(yè)務(wù)發(fā)展，由於承攬多項輪班性質(zhì)等人力安排，水靈對於內(nèi)部營運管理與ERP系統(tǒng)運用之重視也傾注心力，2018年底，水靈開啟了鼎新HR導(dǎo)入專案，同時期恰逢承接高雄市停車開單辦理，人力需求大量擴增，開單員出勤管理與薪資計算也瞬間成為複雜頭痛的議題，鼎新HR系統(tǒng)導(dǎo)入也由此產(chǎn)開。

多公司資料建立，整合人力資源平臺

因應(yīng)水靈業(yè)務(wù)之多元，本次HR系統(tǒng)導(dǎo)入共包含兩間公司：水靈科技與帝驊科技，兩間公司管理制度相同，但人員加保與計薪等維護需區(qū)分公司與專案特性管理，原先未定義兩間公司部門編碼，僅有簡單的組織架構(gòu)，因此在本次導(dǎo)入專案的第一項重點，即為透過輔導(dǎo)顧問給予實務(wù)與常見的編碼規(guī)劃建議，與水靈人資主任伶燕一同討論，訂定出適合的編碼原則、梳理組織架構(gòu)，完成集團中完整的公司與部門架構(gòu)建立，也因為賦予部門編碼層級上的意義，在溝通、辨識與管理上，皆可更有效率的運用。

系統(tǒng)建置完整後，運用HR系統(tǒng)即可清楚的紀(jì)錄與查詢?nèi)藛T歸屬公司、投保單位、以及各項員工基本資訊、應(yīng)勤時間，不論對內(nèi)溝通或?qū)ν赓Y訊提供，各項資訊查詢皆可快速即時、省時省力。後續(xù)若集團擴展、有新增公司需求，依循著已經(jīng)完成的各項參數(shù)與設(shè)定，系統(tǒng)也能隨時快速因應(yīng)！

考勤流程梳理，出勤管理一手掌握

在考勤階段，水靈除一般日班的人員，亦有需24小時輪班制度的人員同時須併行管理。於系統(tǒng)上線前，對於交控中心輪值人員、停車開單人員的出勤管理皆使用紙本作業(yè)記錄與回報，作業(yè)需人工輸入與檢核，較無效率，經(jīng)過本次HR導(dǎo)入，重新梳理了排班、請假加班申請、異常考勤處理等作業(yè)流程，成功使考勤作業(yè)更即時、更有效率，也加強員工對於自我出勤的管理能力。

從排班作業(yè)開始，由前線管理人員完成Excel排班表，一鍵匯入系統(tǒng)；請假、加班等考勤資料的申請也調(diào)整為線上電子表單作業(yè)，主管線上簽核，自動連結(jié)回寫HR系統(tǒng)；進而搭配系統(tǒng)自動比對、管控出缺勤、檢核異常；並透過系統(tǒng)異常通知或自主查詢，使員工可即時確認(rèn)個人出勤資訊。透過上述日常流程，架構(gòu)出完整考勤作業(yè)，大幅減少人資原先繁雜的人工作業(yè)負(fù)擔(dān)，除了能夠有效掌控員工出勤外，亦可隨時因應(yīng)目前法令規(guī)範(fàn)，完整保存員工資訊，遇到勞動檢查再也不需手忙腳亂。

▲ 上線前後效益比較表 (鼎新電腦整理繪製)

薪資作業(yè)自動化運用，作業(yè)效率大幅提升

關(guān)於計薪作業(yè)，有別於一般公司，水靈有一群計薪方式較為特殊的停車開單員，薪資還需推算延長工時加班費等金額，在系統(tǒng)導(dǎo)入前，開單員人數(shù)還不算太多，透過人工登打出勤、Excel公式設(shè)計計算薪資尚可運作，但恰逢標(biāo)案承接，開單員招募人數(shù)大增，作業(yè)負(fù)擔(dān)也瞬間變得繁重，每月大約需花費一整周計算薪資，因此系統(tǒng)特別根據(jù)開單員的計薪方式，運作彈性的薪資公式設(shè)計器，設(shè)計出自動化的計算公式，省略繁雜且重複的人工作業(yè)，僅須導(dǎo)入開單員每月紀(jì)錄，即可一鍵計算薪資，快速且正確。

除了日常的薪資計算，非經(jīng)常發(fā)生的法院強制扣款議題，也是人工計薪時期的一大挑戰(zhàn)，因應(yīng)目前法院判決內(nèi)容，強制扣款有多元的扣費方式，有時須以薪資之1/3計算、有時須考量地區(qū)最低生活費，有時甚至須兩者比大小，每次計算約需花費2~3小時作業(yè)，著實增加了許多作業(yè)負(fù)擔(dān)；但透過系統(tǒng)導(dǎo)入，只須維護員工扣款方式，系統(tǒng)即可自動於計算薪資時統(tǒng)計扣款，半小時內(nèi)即可完成，讓企業(yè)可不費力的因應(yīng)各項扣款規(guī)範(fàn)。

而每年度薪資作業(yè)的最後一步-所得申報，系統(tǒng)也給予了許多幫助，透過每月薪資精準(zhǔn)計算、外部數(shù)據(jù)的匯入操作，系統(tǒng)可依照員工身分證統(tǒng)計各類所得資訊，轉(zhuǎn)出申報檔案連結(jié)國稅局申報軟體，讓人資在每年年初最辛苦的時期，須同時兼顧年度轉(zhuǎn)換、年終計算、所得申報等作業(yè)，仍然可以游刃有餘的對應(yīng)，輕鬆完成年度所得申報。

▲ 上線前後效益比較表 (鼎新電腦整理繪製)

人資應(yīng)用價值提升，開創(chuàng)人資新格局

總結(jié)上述系統(tǒng)應(yīng)用後帶來的影響，重點管理效益有以下：

1.?系統(tǒng)集團化管理，除清楚控管多公司員工資訊外，亦可搭配人資決策分析工具，提供管理者在擬定營運策略時可參考之各公司管理數(shù)據(jù)，作為營運規(guī)劃參考來源。

2.?梳理考勤作業(yè)，有效掌控同仁出勤狀況，並連結(jié)線上平臺，培養(yǎng)員工自主管理能力，創(chuàng)造更有效率的工作氛圍與環(huán)境。

3.?縮短並節(jié)省薪資計算時間與作業(yè)內(nèi)容，大幅提升作業(yè)效率，減少HR庶務(wù)性工作，以使HR能將時間花費於策略性議題，培育公司人才。

4.?各項報表查詢彈性，彙整資料方便快速，提供管理規(guī)劃之?dāng)?shù)據(jù)來源，亦可搭配人資決策分析工具，滿足管理者隨時隨地查詢報表之需求。

?透過系統(tǒng)的應(yīng)用，人資作業(yè)將可有效節(jié)省人力時間，原本獎金計算、所得申報等由財務(wù)人員負(fù)責(zé)的作業(yè)，都因為系統(tǒng)可提升作業(yè)效率，因而回歸到系統(tǒng)、由人資主導(dǎo)完成。除此之外，人資也因此有更多的時間與心力，將工作重心放在公司人才招募、員工培訓(xùn)、績效考核等議題，發(fā)揮人力資源管理的更大價值，因此使人資成為公司管理的營運基礎(chǔ)、以及重要的策略夥伴！

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