文具大廠利百代 導入HRM助力人資轉(zhuǎn)型及企業(yè)蛻變

文：張吟綺

利百代

發(fā)布時間： 2018-06-11 17:22:00

企業(yè)流程管理 一例一休

我們希望藉由系統(tǒng)對成本的管控，真正知道我們的成本在哪邊、浪費在哪裡，這樣我們才有辦法有效地管控，才有辦法去跟國外競爭。

─利百代張正昇協(xié)理

人情是利百代最大的優(yōu)勢，也是最大的包袱?！箯堈龝N協(xié)理破題點出利百代目前最難以處理的問題，也帶出了對導入系統(tǒng)後制度化管理的期盼。成立近70年的老字號文具大廠－利百代國際實業(yè)股份有限公司，在進入資訊快速流動的現(xiàn)代社會後，不僅深感紙本化作業(yè)的不足，對於節(jié)節(jié)攀升的成本更難以招架；另一方面，政府不斷調(diào)整、翻修的勞基法令，也讓利百代疲於奔命，決心攜手鼎新、走向資訊化之路。

▲明年將過70歲生日的利百代國際實業(yè)股份有限公司，可說是臺灣文具史的活歷史。(利百代提供)

▲自1948年前，利華文具行(利百代前身)即已在臺灣「陪著你長大」。(利百代提供)

　　成立於1948年，利百代從自產(chǎn)自銷的初創(chuàng)期，到年營業(yè)額10億的文具集團，始終秉持著誠信踏實、研發(fā)創(chuàng)新的經(jīng)營策略，以品質(zhì)第一為自我要求，以自產(chǎn)文具、代理品牌及紙類為三大營利來源，期許成為辦公室的第一品牌。而利百代「陪著你長大」的口號，不只是廣告詞，更是利百代身為臺灣文具業(yè)活歷史的最佳見證。

　　由於國際競爭激烈，利百代的獲利也逐漸變得困難。張正昇協(xié)理不諱言，正因以前都只看到前端的業(yè)績，未察覺隱形後端成本，甚至導致本業(yè)虧損。為了抓出被忽視的成本，公司決定導入鼎新ERP，希望能讓公司資訊即時且透明，並在制度化的管理及紀錄下，達到流程優(yōu)化、精進經(jīng)營的目的。而資訊化的第一步，就從導入鼎新HR系統(tǒng)開始。

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▲利百代【戰(zhàn)勝一例一休】適法新思維，看利百代如何因應(yīng)，迅速轉(zhuǎn)型！

紙卡作業(yè)計算考勤 耗時費力錯誤多

▲總公司人資專員卓美如，為此次HR系統(tǒng)導入主要成員。

　　「剛到公司時，看到利百代的廠區(qū)考勤都用紙卡作業(yè)，每到月底要收集所有紙卡核算出缺勤、遲到及加班費，登錄在excel核算薪水後，再提供薪水總表給總公司財務(wù)部核發(fā)，平均需要三天正常工時及加班，才能完成結(jié)算的例行工作，真的覺得非常浪費時間?！箍偣救速Y專員卓美如坦承，一開始對於公司的紙本化並不適應(yīng)，而傳產(chǎn)不喜變動的特質(zhì)，讓她在之後導入系統(tǒng)時，也遇到不少內(nèi)部雜音。

　　電腦室資訊副理林明佳說，在利百代工作的人，年資都非常資深，對系統(tǒng)抗拒性也較重。HR系統(tǒng)上線初期，電腦室及HR部門總是有接不完的電話、尋求排除系統(tǒng)問題，如忘記帳密、怕key錯等。為求根本解決，電腦室及HR部門甚至直接到各廠區(qū)、在每臺電腦上做安裝教學、安排教育訓練，盡可能協(xié)助基層人員降低恐懼及不安。即便如此，仍經(jīng)過三個月的混亂期，系統(tǒng)才算平穩(wěn)順利地成功上線。

　　中壢廠區(qū)人資專員劉千葒表示，導入系統(tǒng)後月結(jié)薪資，不僅人力節(jié)省一半，也只需要半天即可提供總表給總公司，出錯率更是大大降低?！笇⒖记诓楹朔稚⒌矫刻炖泄ぷ?，即時透過系統(tǒng)了解異常狀況並追單，不僅可確?？记跍蚀_性，也可避免員工忘記異常原因?！棺棵廊缧χf出使用HR系統(tǒng)的好處。

▲利百代共有「總公司」、「平鎮(zhèn)廠」、「中壢廠(桃園廠)」、「南港廠」四個區(qū)域，
原各有2位人資負責日常作業(yè)。圖為中壢廠。

因應(yīng)新法限制加班 系統(tǒng)卡控總時數(shù)

在一例一休法令新制下，利百代面臨了更嚴苛的考驗。「除了休假日加班費飆高2.714倍，及增加了特休假天數(shù)、造成人事成本暴增外，其最大癥結(jié)點是未放寬延長加班總時數(shù)，提供企業(yè)彈性運用加班的自主權(quán)?！关攧?wù)經(jīng)理林宇舜直指新法帶來的衝擊。除了增加的人事成本外，也因加班時數(shù)限制、產(chǎn)能降低，無法接下急單，直接影響營收。面對法令，企業(yè)雖無權(quán)修改，但仍可靠系統(tǒng)控管有效因應(yīng)。

鼎新HR系統(tǒng)因應(yīng)一例一休

▲資料來源：匯整利百代專訪內(nèi)容

　　利百代的薪資單也趁著系統(tǒng)導入做了更新，「員工會說『現(xiàn)在的那個薪資條變得很漂亮』！」人資專員劉千葒打趣又忠實地模仿著員工的反應(yīng)。以往利百代薪資條是從excel表格裁下來的細條狀，沒有月份也沒欄目，更無從得知歷史紀錄。現(xiàn)在則可從每月薪資單看到出缺勤狀況、剩餘特休假等，員工也可自行進到EasyFlow系統(tǒng)查詢。人資專員卓美如表示，目前各區(qū)薪資制度已統(tǒng)一化、薪資單標示也很清楚，就算員工提問時，也能快速確認狀況。

即時掌控可用人力 集團制度規(guī)章化

　　「導入HR系統(tǒng)對產(chǎn)線來說，有一個很大好處是能即時掌控可用人力、安排調(diào)度?！怪袎葟S副廠長蔡秀錦指明，透過HR系統(tǒng)可快速得知當日人力是否有即時調(diào)整的需要，才能確保產(chǎn)線不斷線?！高B每天中午幫員工訂便當?shù)牧鞒?，也一併被簡化許多呢！」人資專員劉千葒身兼廠務(wù)管理，在節(jié)省「點人頭」的工作後，更有時間可到現(xiàn)場關(guān)心員工的工作狀況。

▲利百代的核心價值，貼在中壢廠牆面上與員工共勉。

　　對利百代而言，系統(tǒng)化還帶來其他的附加效益－人事制度的規(guī)章化及集團式管理的整合?！溉邕t到的算法原本各區(qū)不同，經(jīng)由鼎新陳孟羚顧問的流程梳理及建議，我們才統(tǒng)整成同一做法；此外還有差旅、薪資等規(guī)章，也都在簡化了人資日常作業(yè)後，由節(jié)省下來的原人資人力陸續(xù)建置定案，完成以前公司應(yīng)做而未做到的工作?！谷速Y專員卓美如說明。

　　「原先利百代配合各廠區(qū)當?shù)貭顩r，分別有四、五個薪轉(zhuǎn)銀行，遲遲無法統(tǒng)一。趁著導入系統(tǒng)，特別與銀行談合作，以『免手續(xù)費』等誘因才讓員工願意改變原有使用習慣，也節(jié)省總公司財務(wù)的作業(yè)時間?！箍偣救速Y專員蔡雅淳點出在走入集團化管理時來自各分立單位的抗拒，但利用此次整合機會，不僅將公司的制度及流程一併重整，也提高了人事作業(yè)的公正及保密性。

建置整合性資料庫 提供經(jīng)營者決策

　　林明佳資訊副理分析EasyFlow（電子簽核系統(tǒng)）與HR（人資管理系統(tǒng)）的結(jié)合，「除了減少紙本作業(yè)，更可配合行動簽核加速業(yè)務(wù)進行，讓基層使用者確實感受到系統(tǒng)的便利性；未來電腦室更可將介接ERP及HR等系統(tǒng)到EasyFlow表單中，使資訊系統(tǒng)累積出量化資料。在整合性的資料庫，不斷地利用數(shù)據(jù)管理及微調(diào)下，使簽單流程真正地被分析與優(yōu)化?！?/p>

　　蔡秀錦副廠長認為，當人資可更精準且快速完成薪資計算等事宜，即是降低了人資人事成本。卓美如人資專員也表示：「我們還有很多想繼續(xù)推行的事務(wù)，比如說規(guī)劃教育訓練、健檢、員工福利、績效管理辦法，或者是離職、任用制度等，把節(jié)省人力時間拿來做對公司更有幫助的事?！?/p>

　　張正昇協(xié)理則從管理者的角度，期盼人資透過例行性的數(shù)據(jù)觀察，發(fā)現(xiàn)異常、即時回饋，更可在未來人員管理及升遷考核上，提供更具可信度的資料分析；財務(wù)經(jīng)理林宇舜總結(jié)以上效益，認為導入人資系統(tǒng)後，除了透過統(tǒng)一作業(yè)提高HR部門行政工作績效、確保遵行勞動法令，更可進一步提供更完整數(shù)據(jù)資訊給主管做決策，最終達成組織獲利目標，滿足股東的期待。

利百代HR系統(tǒng)導入能如此成功，可統(tǒng)整為以下原因：

HR系統(tǒng)成功導入主因

(1)高層的意志力及力挺

(2)中階主管的支持與實質(zhì)參與

(3)為提高使用者對電腦的熟悉度，系統(tǒng)流程須簡化、並採逐步開放，才能降低使用者排斥

(4)主導PM須督促關(guān)鍵使用者自主學習，並營造可提出問題的溝通氛圍

(5)鼎新孟鈴顧問細心學習進度，耐心回覆所有問題

(6)增加工作現(xiàn)場電腦數(shù)、並有專職人員教導使用

（資料來源：匯整利百代專訪內(nèi)容）

　　蔡秀錦副廠長則建議，傳產(chǎn)若有資訊化需求，第一波可考慮導入與基層切身相關(guān)、經(jīng)常需接觸的HR及EasyFlow系統(tǒng)，不只操作上較為簡易，習慣後也有助於再導入其他ERP系統(tǒng)。

▲與鼎新團隊的協(xié)同合作，為HR系統(tǒng)成功導入的主因之一。
(圖右至左為：劉千葒專員、蔡秀錦副廠長、卓美如專員、鼎新人員)

精準數(shù)據(jù)創(chuàng)造營收 凝聚公司向心力

　　「我最大的期許就是統(tǒng)計數(shù)字能夠精準，才能算出需要多少人力、多少設(shè)備，才能幫公司創(chuàng)造最大的利益?！共绦沐\副廠長希望未來在導入Workflow後，能在產(chǎn)能及成本的計算上，協(xié)助公司達到最大效益，也希望與電子簽核間的拋轉(zhuǎn)能更密切，加速管理時效。

　　對於利百代未來的資訊化藍圖，林明佳資訊副理說明，今年目標即是SFT及ERP的導入，為因應(yīng)各廠不同工作形式，前期的流程梳理及定義就需花上不少時間，而HR及ERP的員工資料也須拋轉(zhuǎn)完成。在獲得完整數(shù)據(jù)後，明年度導入的BI才能做出有意義的決策分析。

　　「我希望透過數(shù)據(jù)及系統(tǒng)管控，呈現(xiàn)出真實數(shù)據(jù)。雖然真實成本可能是我們沒有辦法忍受的，但唯有當問題浮現(xiàn)，我們才能真正地去解決問題?！箯堈龝N協(xié)理語重心長地闡述利百代資訊化的重要意義，也希望能透過數(shù)據(jù)分析看到背後潛藏的經(jīng)營風險，提供經(jīng)營者做為決策參考。對公司內(nèi)部而言，則可因系統(tǒng)的資訊化及透明化，凝聚向心力，讓利百代每個人都為這個共同的家盡一份心力，一起控管成本。

　　利百代的e化之路，才剛起步。始於HR、目標是二年後進入決策分析的BI數(shù)據(jù)化經(jīng)營。一家逾一甲子年歲的傳產(chǎn)公司，漸漸地走向全面資訊管理的轉(zhuǎn)型願景中，相信在鼎新團隊竭力地協(xié)助及合作下，利百代的蛻變將指日可待。

▲利百代導入團隊與鼎新顧問合影。
(圖右至左為：鼎新陳孟羚顧問、蔡雅淳專員、卓美如專員、林宇舜經(jīng)理、林明佳副理、張正昇協(xié)理)

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