美喆跨區(qū)整兩岸流程制度化 實(shí)現(xiàn)集團(tuán)化管理需求

掌握營(yíng)收快速成長(zhǎng)

美喆國(guó)際

發(fā)布時(shí)間： 2018-06-14 18:38:00

集團(tuán)管理 企業(yè)流程管理

	與鼎新合作近7年來(lái)，陳董事長(zhǎng)表示極力推動(dòng)與支持集團(tuán)的資訊發(fā)展，因?yàn)檫@幾年集團(tuán)內(nèi)部的作業(yè)模式、制度控管以及處理效率均已明顯進(jìn)步；前端作業(yè)節(jié)省非常多的時(shí)間，成效超乎預(yù)期！ ─美喆 陳本源 董事長(zhǎng)
	導(dǎo)入初期雖不熟悉操作，但鼎新顧問專業(yè)的技術(shù)指導(dǎo)以及客服團(tuán)隊(duì)的即時(shí)支援，讓問題快速地解決，對(duì)美喆系統(tǒng)上線的幫助相當(dāng)大！ 公司七、八成以上的使用者都感受到系統(tǒng)的使用效益，並且皆給予正面的反饋，甚至主動(dòng)提出更多e化、電子簽核的需求！ ─美喆 黃建廈 資訊經(jīng)理
	電子簽核除加速處理流程，能讓採(cǎi)購(gòu)流程按照管理規(guī)章進(jìn)行；原用紙本作業(yè)易發(fā)生疏漏，且無(wú)法將資訊透明化呈現(xiàn)，維護(hù)成本高昂。採(cǎi)購(gòu)簽核上線之後，減少33~50%的採(cǎi)購(gòu)審核時(shí)間，明顯改善檔案歸檔正確性。 ─美喆 李光俊 資訊資深專員

　　『美喆國(guó)際集團(tuán)』1982年在臺(tái)灣創(chuàng)立，1993年並於東莞建立生產(chǎn)基地，目前面積逾115,000平米，為亞洲第一的專業(yè)石塑地材製造廠。除擁有獨(dú)步全球研發(fā)能力、生產(chǎn)製造工程能力，更以擁有東南亞最大油壓生產(chǎn)設(shè)備與累積三十年研發(fā)製造技術(shù)及品質(zhì)管控經(jīng)驗(yàn)，創(chuàng)造出優(yōu)異的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)及核心能力。不僅取得ISO9001/14001、歐洲EN、美國(guó)ASTM、中國(guó)GB、法國(guó)CSTB、日本JIS及IMO歐洲船舶認(rèn)證…等安全品質(zhì)體系認(rèn)證，更榮獲臺(tái)灣CNS的肯定。產(chǎn)品品質(zhì)優(yōu)越、種類齊全、顏色豐富、健康安全，暢銷全球，榮獲國(guó)際客戶長(zhǎng)期的支援與信賴，聲譽(yù)備受肯定，為世界知名品牌主要製造廠。

?更多關(guān)於美喆國(guó)際：http://www.prolongtile.com/

▲強(qiáng)大的流程引擎，跨地域進(jìn)行簽核人員層級(jí)的判斷，更精準(zhǔn)快速的判斷簽核者的權(quán)限做資料檢核。?

﹝感謝美喆國(guó)際接受鼎新電腦專訪。（左起）鼎新電腦EasyFlow GP顧問師施雅心、美喆資訊資深專員李光俊、
美喆資訊經(jīng)理黃建廈、美喆董事長(zhǎng)陳本源、鼎新電腦TIPTOP製造事業(yè)部總經(jīng)理劉祐男總經(jīng)理、
鼎新電腦TIPTOP製造事業(yè)部客戶增值一部業(yè)務(wù)姚長(zhǎng)宏。﹞

e化超乎預(yù)期? 集團(tuán)作業(yè)效率提升

　　美喆國(guó)際集團(tuán)董事長(zhǎng)陳本源極力支持集團(tuán)的資訊發(fā)展。2006年起開始推行資訊化管理，2010年導(dǎo)入TIPTOP ERP，直至目前EasyFlow GP的導(dǎo)入，陳董事長(zhǎng)一路的支持與鼓勵(lì)，是美喆資訊團(tuán)隊(duì)最大的動(dòng)力。陳董事長(zhǎng)表示，這幾年隨著系統(tǒng)導(dǎo)入，集團(tuán)內(nèi)部的作業(yè)模式、制度控管以及處理效率均已明顯進(jìn)步。舉例來(lái)說(shuō)，以往公司每個(gè)月的損益表要等到15號(hào)才能算出，而目前每月5號(hào)之前便可產(chǎn)出，單就此點(diǎn)便可看出，前端作業(yè)節(jié)省下多少的時(shí)間，e化效果確實(shí)超乎預(yù)期。

管理挑戰(zhàn)

• 信用額度控管不易，經(jīng)常發(fā)生額度開放錯(cuò)誤之人為疏失；ERP維護(hù)客服員流動(dòng)性高，容易造成資料落差，需要整合性產(chǎn)品達(dá)到簡(jiǎn)易維護(hù)。

• 原用紙本作業(yè)易發(fā)生疏漏，且無(wú)法將資訊透明化呈現(xiàn)，維護(hù)成本高昂。

• 過(guò)去只能透由傳真收發(fā)文件，管理不便且缺乏效率，且資料保密性不佳。

• 以往採(cǎi)購(gòu)簽核是採(cǎi)用紙本簽核的方式進(jìn)行，需蒐集並檢附許多附件或歷史數(shù)據(jù)。

應(yīng)用效益

• 透過(guò)EasyFlow GP展現(xiàn)系統(tǒng)效益；資訊透明化，高階主管能有效跨組織簽核控管。

• 以往公司每個(gè)月的損益表要等到15號(hào)才能算出，目前每月5號(hào)之前便可產(chǎn)出。

• 即使海外出差，還是能即時(shí)簽核單據(jù)，運(yùn)用電子表單整合，速度、效率提升不少。

• 電子簽核加速作業(yè)流程，減少33~50%的採(cǎi)購(gòu)審核時(shí)間，明顯改善檔案歸檔正確性。

統(tǒng)一流程制度 實(shí)現(xiàn)集團(tuán)式管控

　　『美喆國(guó)際集團(tuán)』先後設(shè)立『東莞普隆』、『東莞美哲』兩座實(shí)力雄厚的生產(chǎn)工廠，在2010年擴(kuò)建美哲第二廠，並在2011年加入量產(chǎn)行列；產(chǎn)品銷售版圖橫跨世界各地，90％外銷世界重要市場(chǎng)(如：歐洲、美洲、日本及中東等國(guó)家)，10%為臺(tái)灣內(nèi)銷及大陸內(nèi)銷市場(chǎng)。工廠橫跨兩岸與集團(tuán)化的架構(gòu)下，美喆透過(guò)EasyFlow GP系統(tǒng)的導(dǎo)入，快速與有效的達(dá)到集團(tuán)式的管控，統(tǒng)一管理各地簽核方式與規(guī)則。

　　公司的規(guī)章制度往往在不同地域會(huì)有些許的不同，相關(guān)制度主要由總公司佈達(dá)，『美喆國(guó)際集團(tuán)』希望藉由電子簽核，也同時(shí)做BPM的管理。透過(guò)每一條流程的上線，檢視目前公司內(nèi)部規(guī)章與現(xiàn)行流程上的差異並作修整，讓每條作業(yè)流程都符合公司內(nèi)部規(guī)章，達(dá)到一致化的效果。

透過(guò)系統(tǒng)檢視制度? 避免與現(xiàn)實(shí)脫勾

　　美喆資訊黃建廈經(jīng)理(以下簡(jiǎn)稱為 黃經(jīng)理)表示：『管理辦法只要符合邏輯，基本上都可以在EasyFlow GP系統(tǒng)上實(shí)現(xiàn)。導(dǎo)入系統(tǒng)前碰到的困難主要在於辦法的落實(shí)度，公司的規(guī)章並不是每個(gè)人都會(huì)詳細(xì)閱讀，容易造成流程上的漏洞。但當(dāng)流程開始系統(tǒng)化，就不會(huì)再有與規(guī)章辦法脫勾的狀況出現(xiàn)！』導(dǎo)入系統(tǒng)後，簽核流程設(shè)計(jì)皆以管理辦法為主，若現(xiàn)行作業(yè)方式與辦法不符或發(fā)生衝突，公司內(nèi)部會(huì)進(jìn)行討論，經(jīng)確認(rèn)後修改辦法，並讓簽核流程配合實(shí)現(xiàn)。因此辦法跟簽核流程是符合且一致的，公司能夠快速地落實(shí)管理制度。

組織橫跨兩岸 透過(guò)EasyFlow GP展現(xiàn)效益

　　第一階段導(dǎo)入主要由臺(tái)灣開始進(jìn)行，待臺(tái)灣導(dǎo)入上線且模式確定後再複製到大陸廠區(qū)。初期導(dǎo)入時(shí)主要選擇所有人使會(huì)用且較為熟悉的人事類、行政類表單開始推行，讓公司同仁能夠快速適應(yīng)系統(tǒng)，風(fēng)險(xiǎn)相對(duì)較小。

　　導(dǎo)入期間，美喆資訊團(tuán)隊(duì)與鼎新顧問針對(duì)各表單流程討論許多設(shè)計(jì)上的可行性，皆以便利使用者操作為主要方向，以填單人、簽核人的角度思考各個(gè)表單所需的相關(guān)資訊並提供於單據(jù)畫面中，讓填單人方便填單、簽核人員有足夠的資訊進(jìn)行簽核，當(dāng)行政類表單確認(rèn)且實(shí)作完成後，接著開始進(jìn)行TIPTOP ERP整合的部分。

　　美喆營(yíng)運(yùn)據(jù)點(diǎn)橫跨大陸、臺(tái)灣，過(guò)去主管出差有事務(wù)要簽核的時(shí)候，只能在飯店內(nèi)透由傳真方式收發(fā)文件；不但缺乏效率且有資料安全問題，衍生出許多管理的不便。黃經(jīng)理也表示，採(cǎi)購(gòu)部的採(cǎi)購(gòu)單必須由總經(jīng)理簽核後方可下單，以往總經(jīng)理到海外出差時(shí)，累積的單據(jù)只能回國(guó)時(shí)才能進(jìn)行簽核，因此運(yùn)用鼎新電子表單系統(tǒng)EasyFlow GP與TIPTOP ERP系統(tǒng)作整合，速度、效率都提升不少。

電子簽核? 打通企業(yè)數(shù)位神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)

　　系統(tǒng)導(dǎo)入初期需要廠商專業(yè)且即時(shí)的支援，是影響系統(tǒng)上線順利與否的關(guān)鍵。黃經(jīng)理指出：「EasyFlowGP導(dǎo)入初期，對(duì)於系統(tǒng)不熟悉產(chǎn)生的問題，因鼎新顧問專業(yè)的技術(shù)指導(dǎo)以及客服團(tuán)隊(duì)的即時(shí)支援，讓問題皆可以很快速地被解決，這對(duì)美喆系統(tǒng)上線的幫助相當(dāng)大?！?/p>

　　美喆目前上線的流程包含與ERP資料串連整合的專題流程及內(nèi)部人事行政流程，在TIPTOP ERP與EasyFlow GP的整合串聯(lián)上，除了節(jié)省需要印出紙本的成本之外，更可以直接查看與該單據(jù)所有相關(guān)的歷程與附件，節(jié)省翻查整理以往歷程紀(jì)錄的時(shí)間，提升內(nèi)部系統(tǒng)整合神經(jīng)中樞的價(jià)值。強(qiáng)大的流程引擎，能夠跨地域進(jìn)行簽核人員層級(jí)的判斷，整合時(shí)能夠更精準(zhǔn)快速的判斷簽核者的權(quán)限，並配合資料檢核。

　　黃經(jīng)理提出：「審單部分，以前需要有人去判斷簽核者等級(jí)夠不夠，需不需要再找更高層的主管簽核，現(xiàn)在可以由EasyFlowGP直接判斷權(quán)限是否足夠，簽核身分層級(jí)過(guò)了之後，才能夠?qū)懙?a target="_parent">ERP去做自動(dòng)放行?！勾_實(shí)達(dá)成了美喆對(duì)於電子簽核系統(tǒng)應(yīng)用的需求。

開發(fā)維護(hù)易上手 設(shè)計(jì)彈性高

　　系統(tǒng)的表單及流程開發(fā)界面簡(jiǎn)單易懂，只要撰寫簡(jiǎn)單的JavaScript，不需要太多複雜的程式撰寫，IT人員皆可透過(guò)基本教育訓(xùn)練與實(shí)作快速熟悉系統(tǒng)，並自行針對(duì)問題除錯(cuò)。就算要更加深入的進(jìn)行系統(tǒng)客製，鼎新的顧問也會(huì)提供完整的技術(shù)支援及技術(shù)移轉(zhuǎn)，讓導(dǎo)入的資訊團(tuán)隊(duì)獲得充分的支援。

　　對(duì)於開發(fā)表單流程，美喆有一套獨(dú)特的做法，美喆資訊資深專員李光俊(以下簡(jiǎn)稱為 李專員)說(shuō)道：「在EasyFlow GP的開發(fā)，我們不採(cǎi)用『一間公司一個(gè)流程一張表單』這種較為簡(jiǎn)單的開發(fā)方式。因?yàn)槲覀冇X得，這種方式在初期雖然很快可見到成效，但日後系統(tǒng)中會(huì)存在很多性質(zhì)雷同的表單，對(duì)資訊人員的維護(hù)，或同仁的使用，都會(huì)造成負(fù)擔(dān)。所以我們採(cǎi)取整合性較高的設(shè)計(jì)方式，集團(tuán)內(nèi)相同性質(zhì)的表單，不分公司、不分兩岸，使用一張表單整合。透過(guò)這樣的整合規(guī)劃，能夠更完整的描繪出內(nèi)控流程、發(fā)揮系統(tǒng)效益、增進(jìn)流程效率。」

▲系統(tǒng)導(dǎo)入初期，鼎新專業(yè)且即時(shí)的支援，是影響系統(tǒng)上線順利與否的關(guān)鍵！
﹝兩岸EasyFlow GP開發(fā)團(tuán)隊(duì)：前排左起：(臺(tái)灣)黃建廈 經(jīng)理、(臺(tái)灣)李光俊 資深專員後排左起：(大陸)盛立群 高級(jí)專員、(大陸)段祥林 高級(jí)專員、(大陸)侯詩(shī)逵 高級(jí)專員。﹞

資訊透明化 落實(shí)高階簽核控管

　　以採(cǎi)購(gòu)單流程為例，以往簽核是採(cǎi)用紙本簽核的方式進(jìn)行，需夾帶許多附件或歷史數(shù)據(jù)。改用EasyFlow GP電子簽核後，除加速了簽核速度之外，也能讓採(cǎi)購(gòu)流程按照管理規(guī)章進(jìn)行。根據(jù)統(tǒng)計(jì)，採(cǎi)購(gòu)簽核上線之後，減少33~50%的採(cǎi)購(gòu)審核時(shí)間，且檔案歸檔等正確性也明顯改善。

　　透過(guò)系統(tǒng)整合，表單中的資料比以往紙本更加精準(zhǔn)即時(shí)；再加上整合性的表單設(shè)計(jì)，以及透過(guò)BPM統(tǒng)合內(nèi)控程序，現(xiàn)在的簽核已經(jīng)不存在跨兩岸的地域問題，表單的處理狀況與追蹤也更加透明。

　　在附件管理上，分為兩種方式，一般附件：掃描後上傳至EasyFlow GP；跨系統(tǒng)整合附件：直接呈現(xiàn)在表單上。這樣同仁在同一張表單即可以看到來(lái)自不同系統(tǒng)的相關(guān)附件，不用像以前一樣印出很多紙張，日後只要ERP或其他資訊系統(tǒng)存在的資料，都可以整合於表單中直接呈現(xiàn)。

　　李專員提到：『透過(guò)內(nèi)控制度與系統(tǒng)功能的整合、異質(zhì)系統(tǒng)的整合，我們最終想要實(shí)現(xiàn)的是一個(gè)使用便利、控管得宜且資源整合的系統(tǒng)。從同仁反應(yīng)作業(yè)時(shí)間從原本的15分鐘縮短為2分鐘，我們便可知道這些理念是否實(shí)現(xiàn)?！?/p>

發(fā)揮系統(tǒng)整合價(jià)值 實(shí)踐企業(yè)流程管理

　　電子系統(tǒng)在上線時(shí)，面臨最大的問題，通常是使用者因?yàn)椴贿m應(yīng)而造成的反彈。而美喆幾乎七、八成以上的使用者都感受到系統(tǒng)的使用效益，並且皆給予正面的反饋；也不需要IT人員刻意推廣，使用者開始主動(dòng)提出更多e化、電子簽核的需求，持續(xù)順利地推動(dòng)企業(yè)流程再造。

更多案例