微新生物科技提升庫(kù)存準(zhǔn)確、銷(xiāo)售數(shù)據(jù)透明化永續(xù)經(jīng)營(yíng)

重整不完美，帳面數(shù)字表裡如一

文：顏瑜嫻

微新生物科技

發(fā)布時(shí)間： 2018-10-30 16:00:00

企業(yè)流程管理 進(jìn)銷(xiāo)存管理

▲忍不住伸出大拇指「這就是我要的！」帳面數(shù)字不再只是參考值，而是精確值。透過(guò)訂單系統(tǒng)交叉分析出每位業(yè)務(wù)員與客戶間的接單率及產(chǎn)品的下單狀況，使銷(xiāo)售數(shù)據(jù)一目瞭然，也能夠隨時(shí)跟催最新進(jìn)度…
─微新生物 董事長(zhǎng)李世琳

　　微新生物科技股份有限公司坐落於屏東農(nóng)業(yè)生物科技園區(qū)，致力於研發(fā)新型微生物肥料，希望能透過(guò)更安全環(huán)保的方式，協(xié)助農(nóng)民減少化學(xué)肥料及農(nóng)藥的使用。集團(tuán)雖在肥料市場(chǎng)已有十多年的經(jīng)驗(yàn)，仍持續(xù)創(chuàng)新，也透過(guò)產(chǎn)學(xué)合作及各式推廣管道，不斷傳達(dá)友善環(huán)境的新觀念，並努力拓展產(chǎn)品導(dǎo)入範(fàn)圍，期望能將生物性肥料推進(jìn)至大陸及東南亞市場(chǎng)，以達(dá)到土地的永續(xù)經(jīng)營(yíng)。

　　微新生物科技目前的產(chǎn)品包括單質(zhì)肥料、複合肥料、有機(jī)肥料、酵素肥料…等。產(chǎn)品具以下特色：?
1. 協(xié)助植物吸收更多養(yǎng)份；?
2. 提升植物承受環(huán)境變化之能力；?
3. 確保農(nóng)產(chǎn)品健全；?
4. 協(xié)助突破農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量瓶頸。在農(nóng)民利益、土地環(huán)境間取得平衡，共創(chuàng)人類(lèi)及環(huán)境的雙贏。

▲加強(qiáng)BOM及報(bào)表管理，全面提升生產(chǎn)及業(yè)務(wù)效率； 系統(tǒng)帳面數(shù)字不再只是參考值，而是精確值?
(左起為微新生物劉淑萍特助、微新生物李世琳董事長(zhǎng))

管理挑戰(zhàn)

• 舊系統(tǒng)無(wú)法精確計(jì)算成本，與實(shí)際庫(kù)存量有嚴(yán)重落差，系統(tǒng)數(shù)據(jù)僅為參考資料，無(wú)法了解實(shí)際狀況。

• 配合內(nèi)稽內(nèi)控流程導(dǎo)入，需要一套能夠完全符合需求之系統(tǒng)輔助。

• 報(bào)表需求與日俱增，需尋求以EXCEL紀(jì)錄更省時(shí)且更彈性的方式。

導(dǎo)入效益

• 系統(tǒng)完整配合內(nèi)稽內(nèi)控流程，期望達(dá)到上市櫃目標(biāo)。

• 庫(kù)存精確度有效提升，庫(kù)存量不再只是參考數(shù)據(jù)，系統(tǒng)與現(xiàn)場(chǎng)料帳合一。

• 報(bào)表有效活用，可依高階主管需求隨時(shí)調(diào)整，且可隨時(shí)查詢，達(dá)成無(wú)紙化效益。

• 極短期上線，僅花費(fèi)40小時(shí)輔導(dǎo)時(shí)數(shù)系統(tǒng)即上線。

改善舊系統(tǒng)問(wèn)題，配合內(nèi)稽內(nèi)控流程全面導(dǎo)入

　　甫踏入微新生物科技位於屏東的的辦公室，映入眼簾的是一片綠油油的植物與明亮的玻璃帷幕，連室內(nèi)都種植了滿滿的綠色造景，讓人感到相當(dāng)舒適，也充分展現(xiàn)友善土地的企業(yè)願(yuàn)景。

　　劉淑萍特助談到導(dǎo)入系統(tǒng)最主要的原因：「舊系統(tǒng)無(wú)法精確管控庫(kù)存，且成本無(wú)法準(zhǔn)確計(jì)算。剛好目前公司想導(dǎo)入內(nèi)稽內(nèi)控流程，需要新系統(tǒng)作更完善的控管，鼎新是最能符合需求的軟體公司！」顧問(wèn)初次訪問(wèn)的過(guò)程中，李世琳董事長(zhǎng)也給予強(qiáng)烈的鼓勵(lì)及支持，讓專(zhuān)案成員有如打入一劑強(qiáng)心針，微新生物科技對(duì)於新系統(tǒng)導(dǎo)入更有信心了！

　　本次鼎新電腦與微新生物科技的合作專(zhuān)案，導(dǎo)入範(fàn)疇包括Workflow ERP系統(tǒng)、EasyFlow 電子流程管理系統(tǒng)、HR人力資源管理系統(tǒng)。其中ERP導(dǎo)入模組除包括進(jìn)銷(xiāo)存及製造外，更包括會(huì)計(jì)及成本系統(tǒng)，是相當(dāng)完整的輔導(dǎo)專(zhuān)案。期望透過(guò)新系統(tǒng)導(dǎo)入，重整公司內(nèi)部進(jìn)銷(xiāo)流程，並準(zhǔn)確控管庫(kù)存數(shù)量及製造成本。

加強(qiáng)BOM及報(bào)表管理，全面提升生產(chǎn)及業(yè)務(wù)效率

　　系統(tǒng)運(yùn)作最重要的命脈，莫過(guò)於品號(hào)、客戶及廠商的編碼。在編碼部分，微新投入了相當(dāng)多的精力，除完整考量未來(lái)擴(kuò)充性外，也希望達(dá)到使用者的方便性，讓公司所有成員一眼就能夠識(shí)別。藉由內(nèi)部不斷討論與參考顧問(wèn)建議後，製作了完整的編碼文件，以供後續(xù)使用者依循。

　　肥料業(yè)最大的困擾，莫過(guò)於每次生產(chǎn)過(guò)程中，配方的不確定性相當(dāng)大，甚至生產(chǎn)完成後，又會(huì)視產(chǎn)出狀況決定是否添加其他材料，以至於BOM表的設(shè)定相當(dāng)困難。而B(niǎo)OM表又連帶影響製令領(lǐng)料數(shù)量，因此導(dǎo)致庫(kù)存量時(shí)常處?kù)稁?kù)存不正確的狀況中，甚至有負(fù)庫(kù)存情形發(fā)生。在顧問(wèn)建議下，收集並統(tǒng)整最標(biāo)準(zhǔn)的配方資料，建立於ERP的BOM表中。後續(xù)開(kāi)立製令時(shí)，生管依據(jù)狀況微幅調(diào)整每次生產(chǎn)所投入的用量，領(lǐng)料後依據(jù)生產(chǎn)狀況據(jù)實(shí)登打超耗單或退料單，藉此掌控庫(kù)存正確性，並確保後續(xù)能夠結(jié)算出正確成本。

　　除庫(kù)存嚴(yán)格管控外，報(bào)表運(yùn)用也是李董事長(zhǎng)相當(dāng)重視的一點(diǎn)，尤其業(yè)務(wù)相關(guān)報(bào)表，是企業(yè)獲利與否的關(guān)鍵。透過(guò)訂單系統(tǒng)的分析，再配合顧問(wèn)師建議，彈性運(yùn)用系統(tǒng)篩選「交易對(duì)象分類(lèi)」的功能，交叉分析出每位業(yè)務(wù)員與客戶間的接單率，甚至分析每位客戶對(duì)每項(xiàng)產(chǎn)品的下單狀況。讓董事長(zhǎng)及業(yè)務(wù)主管藉由系統(tǒng)的運(yùn)算，銷(xiāo)售數(shù)據(jù)一目瞭然，也能夠隨時(shí)跟催最新進(jìn)度。這樣的成果，讓李董事長(zhǎng)忍不住伸出大拇指說(shuō)：「這就是我要的！」

系統(tǒng)帳面數(shù)字不再只是參考值，而是精確值

　　本專(zhuān)案最大的挑戰(zhàn)，不在於模組的複雜性，而在於導(dǎo)入時(shí)程的掌控及輔導(dǎo)時(shí)數(shù)的精簡(jiǎn)。李董事長(zhǎng)雖表現(xiàn)出堅(jiān)定的決心，但也希望本專(zhuān)案能夠在最短輔導(dǎo)時(shí)數(shù)內(nèi)上線。而輔導(dǎo)過(guò)程中，幸虧有劉特助不斷的推進(jìn)及完整的專(zhuān)案控管，才能使ERP專(zhuān)案提早一個(gè)月上線，更難得的是，僅使用40小時(shí)左右的輔導(dǎo)時(shí)數(shù)，節(jié)省了60%的導(dǎo)入成本，實(shí)屬難得。導(dǎo)入後除完整銜接內(nèi)稽內(nèi)控流程，也讓系統(tǒng)帳面數(shù)字不再只是參考值，而是精確的數(shù)據(jù)來(lái)源。期望後續(xù)微新生物科技能夠更有效率的使用系統(tǒng)，讓系統(tǒng)協(xié)助微新達(dá)到精確的庫(kù)存管控、提高業(yè)績(jī)，達(dá)到1+1>2的使用成效！

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