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分配任務(wù)的七宗罪

文:商業(yè)評論網(wǎng)

作者:鼎捷數(shù)智 | 發(fā)布時間:2013-11-15 16:14:19

  讓企業(yè)管理者常常頭疼不已的一個組織問題是,如何分配任務(wù)。大多數(shù)管理者都努力想在任務(wù)太難或太易之間找到正確的平衡,而一旦沒有把握好,可能就會無意間帶來復(fù)雜性。

  幾年前,我的同事羅伯特·謝弗(Robert Schaffer)指出了分配任務(wù)的“七宗罪”,所有這些錯誤都緣于管理者一心想避免令人不愉快的沖突。在你閱讀下面這“七宗罪”時,想想你在跟下屬或上司打交道時,是否犯過或看到過類似的錯誤。

  1. 不敢提出強(qiáng)硬的期望:目標(biāo)變成了一個很難實現(xiàn)的愿望,人們可以選擇忽略。

  2. 玩字謎游戲:目標(biāo)只是一個練習(xí)。設(shè)定目標(biāo)只是傳達(dá)進(jìn)展情況,但沒有實現(xiàn)的希望。

  3. 接受蹺蹺板交易:當(dāng)你的下屬承擔(dān)一個目標(biāo)時,他們就不用理會其他目標(biāo)了。

  4. 設(shè)定模糊或遙遠(yuǎn)的目標(biāo):沒有明確的時間計劃,或者實現(xiàn)時間設(shè)定在很久以后。

  5. 沒有規(guī)定獎懲措施:這樣,就無法區(qū)別對待成功實現(xiàn)目標(biāo)的人和沒有實現(xiàn)目標(biāo)的人。

  6. 設(shè)定太多的目標(biāo):如果目標(biāo)太多,下屬就會選擇那些自己想實現(xiàn)或較容易實現(xiàn)的目標(biāo),而不一定是較重要的目標(biāo)。

  7. 允許把更多的精力放在準(zhǔn)備、研究和調(diào)查上:花太多時間去計劃,就會耽誤真正目標(biāo)的實現(xiàn)。

  所有人都會掉進(jìn)這些陷阱。我們不妨來看看Say Yes to Education基金會的例子。這是一個非營利性組織,它向經(jīng)濟(jì)上有困難的孩子承諾:只要他們順利完成高中學(xué)業(yè),它就會資助他們上大學(xué)。為了幫助孩子能上大學(xué),該基金會給每個目標(biāo)學(xué)生小組分派了一個由學(xué)習(xí)專家、社工和項目經(jīng)理組成的三人團(tuán)隊,希望他們能制定一個總體計劃,幫助學(xué)生提高學(xué)業(yè)成績。

  這個方法聽起來可行,可真正實施起來就是另一回事了。雖然每個團(tuán)隊成員都工作非常努力,但不知為什么,他們的努力就是無法轉(zhuǎn)化為學(xué)生成績的明顯提高。當(dāng)基金會主席和執(zhí)行副總裁想要這些團(tuán)隊做更多時,他們聽到的是很多“七宗罪”式的回答。一個團(tuán)隊找了個“蹺蹺板交易”式的借口:“我們當(dāng)然可以在課外活動上多花些時間,但是這樣的話,我們跟父母的活動就會大大減少?!绷硪粋€團(tuán)隊則用一個模糊的時間表來推脫,說學(xué)校問題積重難返,需要很長時間才能看到效果。

  當(dāng)基金會管理者聽到很多這樣的回答后,他們開始明白,這些團(tuán)隊都在磨洋工,缺乏明確、強(qiáng)硬的目標(biāo),他們有責(zé)任確保每個團(tuán)隊都有這樣一個目標(biāo)。

  于是,基金會管理者讓紐約哈萊姆黑人聚居區(qū)的各個團(tuán)隊制定一個明確的、以結(jié)果為導(dǎo)向的目標(biāo),并且能夠在100天內(nèi)實現(xiàn)。不像過去那種“請求”的口吻,這次非常明確,而且沒有任何商量余地:制定這樣的目標(biāo),然后加以實施。

  任務(wù)下達(dá)后,這些團(tuán)隊不僅積極響應(yīng),而且創(chuàng)造性地改進(jìn)了工作方法。例如,一個團(tuán)隊在100天內(nèi),使四年級一個班學(xué)生的閱讀成績提高了一個等級。另一個團(tuán)隊提高了一群家長的英語語言能力,這對他們孩子的學(xué)習(xí)非常重要。還有一個團(tuán)隊提高了一個初中班級的公開演講能力,這樣他們就能更好地申請??聘咧小?/p>

  基金會工作人員報告說,他們的工作技能也得到了提升。一個團(tuán)隊成員這樣說:“我們吸取的一個重要教訓(xùn)是,應(yīng)該專注于一個目標(biāo),并把它做好,而不是設(shè)定多個目標(biāo),但成效甚微?!?/p>

  而對基金會管理者來說,他們獲得的教訓(xùn)清晰而簡單:用明確、強(qiáng)硬的方式要求下屬取得更好的結(jié)果,并要求下屬共同努力來實現(xiàn)結(jié)果,這樣做能夠激發(fā)員工較大潛能。
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