淺析協(xié)同辦公管理軟件選型的要素

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作者：鼎捷數(shù)智 | 發(fā)布時間：2014-11-05 00:00:00

　　近年來，企業(yè)信息化建設(shè)的提倡，推動了各種企業(yè)辦公管理軟件的發(fā)展。同時由于企業(yè)內(nèi)部分工的逐漸細化，為了更好的實現(xiàn)公司各部門間的協(xié)同工作，企業(yè)協(xié)同辦公管理軟件成為了眾多企業(yè)的首選熱門軟件。那么何為企業(yè)協(xié)同辦公，網(wǎng)絡(luò)上給出了這樣的定義：利用網(wǎng)絡(luò)、計算機、信息化，而提供給多人溝通、共享、協(xié)同一起辦公的應(yīng)用軟件。企業(yè)協(xié)同辦公管理軟件可以有效的實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部辦公的協(xié)同性，便于實現(xiàn)企業(yè)的集成一體化管理。

然而目前，市場上的協(xié)同辦公軟件五花八門，如何選擇一套合適的企業(yè)協(xié)同辦公管理軟件成為了眾多企業(yè)比較苦惱的問題。對于企業(yè)協(xié)同辦公管理軟件的選型來說，有其一定的特殊性，在選擇時應(yīng)該注重以下要素：

1.簡單、易用。企業(yè)協(xié)同辦公管理軟件的使用群體包含了企業(yè)中各個部門的員工，使用者年齡差異較大，應(yīng)用水平及接受新事物的能力參差不齊，因此，企業(yè)協(xié)同辦公管理軟件必須簡單、易用，企業(yè)員工經(jīng)過簡單培訓(xùn)即可操作，否則，軟件再先進，企業(yè)員工不會使用，無人使用，等同于無效。

2.開放性，方便于其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行集成。當前，企業(yè)在上了企業(yè)協(xié)同辦公管理軟件后，常常面臨著一個問題，企業(yè)中還有多套業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如ERP，CRM等等，各套系統(tǒng)中數(shù)據(jù)流和業(yè)務(wù)流沒有進行無縫集成，員工需要登錄多個系統(tǒng)進行登打數(shù)據(jù)，中高層領(lǐng)導(dǎo)需要登錄多套系統(tǒng)進行審批和查看報表，導(dǎo)致操作繁瑣，員工存在抵觸心理。因此，良好的擴展性，方便與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行集成，是企業(yè)協(xié)同辦公軟件選擇的一個重要衡量標準。

3.靈活性，快速對流程、單據(jù)進行重定義。中小型企業(yè)存在組織架構(gòu)復(fù)雜多變，管理模式和流程不固定的特點，如何在企業(yè)內(nèi)部組織架構(gòu)、流程發(fā)生變化時，企業(yè)協(xié)同辦公軟件能靈活、快速的對流程、單據(jù)進行自定義，以符合企業(yè)的發(fā)展，此項為企業(yè)CIO及IT支持部門選擇企業(yè)協(xié)同辦公軟件的重點需求。

4.軟件實施顧問的專業(yè)性。企業(yè)為把先進的管理思想和理念通過軟件固化到企業(yè)日常管理中，為企業(yè)管理提高價值，從而引進企業(yè)協(xié)同辦公管理軟件。在此過程中，需要專業(yè)的軟件實施顧問對企業(yè)現(xiàn)有流程進行梳理，優(yōu)化。因此實施顧問的專業(yè)關(guān)系著企業(yè)協(xié)同辦公軟件實施上線的成功率及實施價值。

當然，對于企業(yè)協(xié)同辦公管理軟件的選型要素遠遠不僅包含以上幾點，對于軟件功能是否滿足企業(yè)需求、軟件穩(wěn)定性等等這些軟件選型的基本要素，企業(yè)在選型過程中也需要綜合考慮在內(nèi)，以便企業(yè)選出合適的企業(yè)協(xié)同辦公管理軟件，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部辦公協(xié)同，提高企業(yè)整體的工作效率，另一方面也推動了企業(yè)的信息化發(fā)展。協(xié)同辦公管理軟件已成為企業(yè)不可或缺的熱門軟件。

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