采購ERP系統(tǒng)是如何讓管理部門回歸“高效廉潔”的

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作者：鼎捷數(shù)智 | 發(fā)布時間：2015-01-12 00:00:00

　　采購部門在很多企業(yè)里面一直被認為是一個肥缺，是容易“撈油水”的地方。采購ERP實施以后，將大大改變這種采購管理混亂，職責模糊不清的現(xiàn)象。一起來看看采購ERP系統(tǒng)是如何做到這一切的吧。

采購ERP特點一：以職責為運營核心。

采購ERP系統(tǒng)將部分工作從采購模塊中剝離出來，如提出采購請求、檢驗入庫、通知財務付款、供應商管理這幾個工作等。系統(tǒng)的這種設計方法是將所要完成的工作分解成相關(guān)的職責，并對應到模塊中，在采購ERP系統(tǒng)中，較好將屬于一個模塊的職責進行組合成一個工作組或業(yè)務部門，這樣的好處在于：

1、企業(yè)將同一類業(yè)務進行集中處理，體現(xiàn)集中管理的思想。如某一個采購定單職責由多個業(yè)務部門所擁有，可以將其收歸為一個部門，減少了大量采購資金。實行集中管理還減少了許多協(xié)調(diào)工作，因為企業(yè)的跨部門協(xié)調(diào)是一項費時費力的工作，采購ERP系統(tǒng)提高了辦事效率。

2、將屬于庫存的職責從原有的職能部門分離出去，有利于加強業(yè)務監(jiān)督。因為從庫存管理角度講，希望存貨的資金占用較少，存貨的數(shù)量越少管理也越容易;而采購部門希望存貨多，保證生產(chǎn)要求，減少采購。采購ERP系統(tǒng)讓庫存管理部門盡可能的結(jié)合生產(chǎn)消耗來制定相關(guān)的庫存補充計劃。

3、物流管理和資金流管理分離，即將通知財務付款職能放到財務部門，體現(xiàn)資金流隨物流而動的管理思路，避免了對供應商付款中的很多人為因素，同時對盲目采購也起了相當?shù)南拗谱饔茫驗楦犊畹臋?quán)利不在物流部門。

采購ERP特點二：信息的高度共享。

采購ERP系統(tǒng)可隨時查詢?nèi)魏螘r候與任何供應商發(fā)生的采購業(yè)務，并可以查出該筆業(yè)務進行的狀態(tài)，包括庫存接收的數(shù)量、采購退貨的數(shù)量、發(fā)票數(shù)量等。、

減少業(yè)務操作中的人為因素，是采購ERP系統(tǒng)的核心原則之一。傳統(tǒng)的采購管理存在大量人為因素。使用采購ERP系統(tǒng)后，系統(tǒng)將按照設定的指標對供應商的狀態(tài)進行分析，包括供應商供貨質(zhì)量分析、數(shù)量分析等，并從中總結(jié)規(guī)律制定相應的供應商管理策略，如設定相應的配額和詢價優(yōu)先級等。這樣將業(yè)務人員的調(diào)動對工作的影響盡可能的減少，新來的業(yè)務人員可以通過系統(tǒng)方便的查詢某一類供應商的名單、聯(lián)系方式、歷史供貨記錄，并按照設定的供應策略進行采購業(yè)務。

采購ERP特點三：完備的控制體系。

采購ERP系統(tǒng)可以設定哪些物料必須經(jīng)過采購申請，哪些物料必須首先制定總的采購計劃等來對采購工作流程進行控制，來細化采購部門的日常管理，加大管理幅度。

通過采購ERP系統(tǒng)建立采購單據(jù)的審批控制流程，可以控制不同職責的員工可以采購哪種物料，其采購金額上限是多少，超過一定的金額必需經(jīng)主管領(lǐng)導審批，否則采購ERP系統(tǒng)將無法處理該單據(jù)，包括接收相應的貨物、進行付款等。如果一個公司采取集中財務模式，那么配合采購流程的控制，其效果將更明顯。

有了采購ERP系統(tǒng)，采購部門財務不清、采購雜亂的情況將大大改善，采購管理效率大為提高。

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