新奧集團：工作流軟件提速業(yè)務發(fā)展 贏市場先機

作者：鼎捷數(shù)智 | 發(fā)布時間：2013-11-08 15:01:00

進銷存管理

新奧集團股份有限公司（簡稱“新奧集團”）創(chuàng)建于 1989 年，通過全體員工的共同努力，已發(fā)展成為以清潔能源開發(fā)利用為主要事業(yè)領域的綜合性企業(yè)集團，主要產(chǎn)業(yè)為能源分銷、能源裝備、能源化工、生物化工等，初步構建了 集下游能源分銷、中游裝備集成到上游開采加工一體化的能源產(chǎn)業(yè)鏈。 新奧堅持“以人為本、事求卓越、和諧共生”的核心價值觀，致力于創(chuàng)造高品質(zhì)的產(chǎn)品與服務，努力成為客戶信賴、社會尊重、較有價值并具國際影響力的能源企業(yè)集團。

新奧從燃氣業(yè)務起步，經(jīng)過持續(xù)的戰(zhàn)略升級與產(chǎn)業(yè)拓展，構建了能源分銷、智能能源、太陽能源、能源化工等相關多元產(chǎn)業(yè)。截至2012年12月，集團擁有員工3萬人，總資產(chǎn)超過600億元人民幣，100多家全資、控股公司分布于國內(nèi)20余省份及亞洲、歐洲、美洲、大洋洲等地區(qū)。

復雜管理 亟需標準化流程體系支撐

隨著集團業(yè)務的進一步擴張，新奧集團內(nèi)部出現(xiàn)的協(xié)作溝通矛盾凸顯，在集團統(tǒng)一管理下，需要通過統(tǒng)一標準的系統(tǒng)實現(xiàn)集團內(nèi)部及時與合資公司之間的溝通和統(tǒng)一管理，需要把復雜繁瑣的財務報銷和費用申請從原始的手工作業(yè)升級為電子化管理，實現(xiàn)流程簡潔和高效，同時，公司內(nèi)部行政辦公流程也亟待實現(xiàn)電子化審批，提高工作效率；ERP業(yè)務單據(jù)流程與內(nèi)部流程實現(xiàn)整合，提高公司整體運作效率。

而如何兼顧個性且不失原則的進行流程設置，保障企業(yè)經(jīng)營管理的有序，則成為新奧集團亟待突破的發(fā)展瓶頸。為了解決集團業(yè)務流程運轉(zhuǎn)問題，應對集團發(fā)展所面臨的挑戰(zhàn)，新奧集團經(jīng)過慎重考慮，上馬了鼎捷數(shù)智的工作流軟件。

電子化協(xié)作工作平臺 凸顯信息化效益

新奧集團工作流軟件，從較傳統(tǒng)的電子郵件和內(nèi)部網(wǎng)站開始建設，成長至今，已經(jīng)成為整個集團電子化的協(xié)作工作平臺。以業(yè)務管控為核心，運行著數(shù)百項業(yè)務應用，成為公司的核心系統(tǒng)之一。工作流軟件的成功實施，提升了新奧集團內(nèi)部的訊息溝通效率，突破了因人員出差而無法處理事務的限制，大幅提高了流程運轉(zhuǎn)效率，讓新奧集團邁入了無紙化辦公時代。

費用預算管控

鼎捷工作流軟件與新奧集團財務系統(tǒng)的整合集成，讓新奧集團實現(xiàn)了從預算編制審批、預算調(diào)整審批、費用動支申請、費用報銷審批、費用憑證自動生成、費用預算數(shù)據(jù)查詢統(tǒng)計以及指標分析等的從事前、事中以及事后的全面閉環(huán)管控，極大增強了集團財務部門的管控范圍和管控能力，實現(xiàn)了財務的精細化管控，與此同時，流程運轉(zhuǎn)周期從10天縮短至3.8天，亦極大提升了全體員工的工作效率。

采購付款管理

鼎捷實施團隊從企業(yè)采購管控整理管控出發(fā)，對新奧集團包括供應商主數(shù)據(jù)、合同審批、采購訂單、采購付款以及資金系統(tǒng)在內(nèi)的各種管控進行統(tǒng)籌規(guī)劃，同時，為全面防范財務風險，設置了多項管控點：如采購付款與供應商資質(zhì)管控，合格供應商才可以付款；采購付款與合同管控，合同金額內(nèi)且條款范圍內(nèi)進行控制；采購付款與訂單、收貨、發(fā)票、應付暫進行關聯(lián)，符合條件者才可進行審批環(huán)節(jié)； SAP管控-供應商信息及資質(zhì)、合同主信息、采購訂單、收貨、應付賬款信息管理等，這一系列的動作，有力支持了新奧集團對采購的過程監(jiān)控以及采購集中管控制度的落地。

接駁收款管理

由于新奧集團承接城市燃氣管道的接駁業(yè)務，涉及到客戶管理、合同管理、訂單管理、項目管理、驗收管理、回款管理、優(yōu)惠條件審批等諸多業(yè)務，為防范風險，增強資金回流，鼎捷把協(xié)同管理平臺與SAP相關業(yè)務模塊進行整合，進行相關事中管控。如接駁收款與客戶資質(zhì)管控，合格客戶才可簽訂合同；接駁收款與合同管控，集團對合同條款范圍內(nèi)進行風險控制；接駁收款與銷售訂單回款、各層級優(yōu)惠程度進行關聯(lián)，符合條件者才可任務下達； SAP管控-客戶信息及資質(zhì)、銷售訂單、回款、項目進度信息管理。鼎捷這些相關功能模塊上線后，有力支撐新奧集團快速發(fā)展的同時，又幫助其較大程度的減少了項目風險。

共享中心任務分發(fā)

為有效支持新奧集團內(nèi)財務共享管控，鼎捷協(xié)助其成立共享服務中心的同時，又結(jié)合SAP、工作流系統(tǒng)、資金系統(tǒng)特點進行深度整合，力爭為新奧集團提供共享服務的財務制度和任務管理模式，并在工作流軟件中得以實現(xiàn)并有效運轉(zhuǎn)。其中內(nèi)容有：流程財務環(huán)節(jié)工作量進行匯總，統(tǒng)一進行任務分配；財務任務根據(jù)業(yè)務類型進行統(tǒng)一分配，員工學習多種業(yè)務情況；對員工任務進行跟蹤，工作量、工作效率進行統(tǒng)計，財務服務做出承諾；OA公共任務池管理-任務匯總分發(fā)、業(yè)務組管理、員工管理、員工狀態(tài)統(tǒng)計。較之前分散式管理，工作流軟件的統(tǒng)一管控，讓新奧集團節(jié)約了70%以上的人力成本，新奧集團財務服務中心的人員做到了任務清晰、執(zhí)行效率透明、實現(xiàn)了工作業(yè)績考核自動化統(tǒng)計。

票據(jù)管理

通過工作流獲取財務回款信息，進而與發(fā)票進行一一對應，通過管理票據(jù)入庫、領取、開具、丟失、置換、繳銷等過程，通過與SAP集成獲取回款信息，根據(jù)開具發(fā)票形成對應報表等，鼎捷工作流軟件對新奧集團的票據(jù)生命周期進行了全面管理，從而有效記錄集團財務票據(jù)的同時，有防范了過程風險。

正如新奧集團CIO所言：“自2005年與鼎捷數(shù)智合作開始，近十年的歷程中，新奧集團的信息化管理水平有了質(zhì)的飛躍。通過建設紐帶型系統(tǒng)，鼎捷助力新奧集團，把內(nèi)部的不同應用系統(tǒng)、不同的業(yè)務部門、上百家分支機構連通起來，讓龐大的集團化企業(yè)機器更加透明、高效的運轉(zhuǎn)?！倍鳛樾聤W集團信息化道路上的重要合作伙伴，鼎捷將繼續(xù)攜其在制造業(yè)信息化領域的深厚經(jīng)驗積累，一路伴隨新奧集團書寫管理新篇章。

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