財(cái)務(wù)管理_企業(yè)年度預(yù)算編製要領(lǐng)PART1

文：蔡宜蓁 2020-12-7

主講人：黃美玲 講師

現(xiàn)在是編製預(yù)算的季節(jié)，所以跟大家來(lái)交流一下年度預(yù)算到底如何編製。在我輔導(dǎo)的過(guò)程發(fā)現(xiàn)，很多的老闆想編製預(yù)算，但因?yàn)轭A(yù)算是用數(shù)據(jù)來(lái)管理，它是一個(gè)規(guī)劃控管的工具，一旦編製預(yù)算員工就必須被監(jiān)督，所以往往員工都會(huì)排斥編製預(yù)算，今天就跟大家來(lái)交流預(yù)算編製有哪些重點(diǎn)。

預(yù)算是數(shù)量化及書(shū)面化的經(jīng)營(yíng)計(jì)畫(huà)，具備五大功能

預(yù)算是一份詳細(xì)的計(jì)畫(huà)，但這個(gè)計(jì)畫(huà)不是在老闆的腦海裡，而是必須用書(shū)面化、數(shù)量化的方式來(lái)表達(dá)，企業(yè)在一段期間的資源如何取得以及運(yùn)用，所謂的資源包含人力、物力與財(cái)力，因此，預(yù)算包括營(yíng)運(yùn)計(jì)畫(huà)及財(cái)務(wù)計(jì)畫(huà)。

一般企業(yè)甚至中小企業(yè)都會(huì)進(jìn)行預(yù)算的編製，因?yàn)轭A(yù)算有以下這些功能：

第一個(gè)功能是進(jìn)行規(guī)劃，讓公司的主管跟員工了解明年的營(yíng)運(yùn)計(jì)劃，提前準(zhǔn)備資源，也可以做合理的資源調(diào)配。比方說(shuō)：如果發(fā)覺(jué)明年度可能會(huì)虧損的話(huà)，企業(yè)就必須提早擬定因應(yīng)對(duì)策，而不是且戰(zhàn)且走。舉一個(gè)真實(shí)輔導(dǎo)的經(jīng)驗(yàn)，某家公司是做手機(jī)通訊，全省有60家門(mén)市，當(dāng)我們完成預(yù)算編製在做審查時(shí)，發(fā)現(xiàn)有三家門(mén)市是虧損的，當(dāng)時(shí)我們找了門(mén)市的店長(zhǎng)跟業(yè)務(wù)副總來(lái)討論，經(jīng)過(guò)分析之後，確認(rèn)這三家門(mén)市是無(wú)法賺錢(qián)的，但是因?yàn)?2月到隔年2月是旺季，這三家門(mén)市它是獲利的，總經(jīng)理當(dāng)下決定這三家門(mén)市在明年3月就撤店，如果公司沒(méi)有編製預(yù)算，門(mén)市可能到了3月出現(xiàn)虧損的時(shí)候才發(fā)現(xiàn)有問(wèn)題，一般總經(jīng)理不會(huì)立即就把門(mén)市撤掉，如果到了4月、5月甚至到6月才決定撤店，公司虧損就會(huì)擴(kuò)大。

第二個(gè)功能是透過(guò)預(yù)算制度可以瞭解其他部門(mén)在做什麼，比方說(shuō)：公司的營(yíng)收要成長(zhǎng)15%，除了業(yè)務(wù)單位知道營(yíng)收成長(zhǎng)，包括生產(chǎn)、採(cǎi)購(gòu)單位甚至是財(cái)務(wù)單位都要瞭解預(yù)算在做什麼，如何提供其他部門(mén)協(xié)助。第三個(gè)功能就是資源的配置，一家企業(yè)它的機(jī)會(huì)是無(wú)限，但資源會(huì)競(jìng)爭(zhēng)使用，透過(guò)預(yù)算制度，我們可以資源做合理的分配。第四，預(yù)算的功能是實(shí)際跟預(yù)算的差異分析，我們可以透過(guò)每個(gè)月的差異分析來(lái)控制當(dāng)時(shí)設(shè)定的獲利跟營(yíng)運(yùn)是否達(dá)成。最後一個(gè)功能是透過(guò)預(yù)算制度可以評(píng)估主管的績(jī)效，對(duì)於比較努力達(dá)成預(yù)算的主管要多給獎(jiǎng)勵(lì)，預(yù)算的精神是獎(jiǎng)勵(lì)大於懲罰。

預(yù)算推動(dòng)困難、未能有效落實(shí)的三大原因

既然預(yù)算這麼重要，它是規(guī)劃、管理控制的工具，為什麼很多企業(yè)預(yù)算推動(dòng)困難，而且無(wú)法有效落實(shí)，根據(jù)我的輔導(dǎo)經(jīng)驗(yàn)，整理出三大原因：

第一，很多老闆不知道預(yù)算的重要性，他認(rèn)為所有的經(jīng)營(yíng)藍(lán)圖都在腦海裏，也認(rèn)為預(yù)算編製是大企業(yè)才需要做的，所以中小企業(yè)不願(yuàn)意推動(dòng)預(yù)算制度。

第二，老闆不清楚如何編製預(yù)算，所以有些老闆請(qǐng)財(cái)務(wù)主管自己編製一份預(yù)算，但他沒(méi)有透過(guò)各部門(mén)的主管來(lái)共同編製，因此無(wú)法落實(shí)預(yù)算。

第三，雖然有些公司開(kāi)放給各部門(mén)主管編製，但預(yù)算只是給老闆看，並沒(méi)有每個(gè)月做差異分析，這樣預(yù)算編製就形同虛設(shè)。

預(yù)算管理包含五大步驟，必須同時(shí)考量技術(shù)及人性面

預(yù)算管理範(fàn)圍的五個(gè)步驟，包括預(yù)算的規(guī)劃、編製、執(zhí)行、控制以及考核與激勵(lì)。在預(yù)算編製前不是拿EXCEL來(lái)編製，而是必須先規(guī)劃明年度營(yíng)收成長(zhǎng)的比率，例如：公司營(yíng)收成長(zhǎng)達(dá)到15%，主要是銷(xiāo)售什麼產(chǎn)品，如果是新產(chǎn)品就要延伸到研發(fā)部門(mén)，因?yàn)檠邪l(fā)部門(mén)必須提出新產(chǎn)品推出的一個(gè)時(shí)辰，規(guī)劃完之後才能進(jìn)行預(yù)算的編製。

後續(xù)，明年度執(zhí)行時(shí)公司必須每個(gè)月做差異分析控管，如果營(yíng)收沒(méi)達(dá)到是什麼原因? 是售價(jià)的因素還是銷(xiāo)售量的因素，是公司的產(chǎn)品策略改變，還是因?yàn)楦?jìng)爭(zhēng)的因素，經(jīng)過(guò)預(yù)算的控制才能達(dá)到我們當(dāng)時(shí)設(shè)定的目標(biāo)。最後的步驟就是要跟員工的考績(jī)綁在一起。

主管虛報(bào)預(yù)算的三大原因

這五大步驟都必須考量技術(shù)面跟人性面，其實(shí)預(yù)算是一個(gè)技術(shù)性的工作，但預(yù)算編製的時(shí)候，人性面臨考驗(yàn)，很多主管會(huì)虛報(bào)預(yù)算。主要的原因有三：

第一，因?yàn)楹芏嘀鞴転榱诉_(dá)成績(jī)效目標(biāo)，所以會(huì)虛報(bào)預(yù)算。比方說(shuō)：如果明年度的銷(xiāo)售預(yù)算是五千萬(wàn)，業(yè)務(wù)主管往往會(huì)編4千八百萬(wàn)，當(dāng)他達(dá)到五千萬(wàn)，老闆會(huì)覺(jué)得你績(jī)效比較好，獎(jiǎng)金就會(huì)比較高。另外，也可能為了要保留未來(lái)的成長(zhǎng)空間，因此會(huì)虛報(bào)預(yù)算。

第二，主管很難掌握明年度的績(jī)效，所以為了因應(yīng)不確定事項(xiàng)，就會(huì)保留一些彈性的空間。比如說(shuō)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手推出新產(chǎn)品或是降價(jià)，公司的銷(xiāo)售預(yù)算可能就會(huì)受到影響。也或是原物料價(jià)格上漲，採(cǎi)購(gòu)主管可能會(huì)高估採(cǎi)購(gòu)成本，保留一些彈性空間。另外，如果機(jī)器意外故障，維修部的主管就會(huì)多編一些維修費(fèi)，以備不時(shí)之需。如果你有外銷(xiāo)或進(jìn)口，匯率的波動(dòng)也會(huì)影響到公司的營(yíng)收跟採(cǎi)購(gòu)成本，所以主管為了因應(yīng)不確定事項(xiàng)，一定會(huì)保留一些彈性空間。

第三，費(fèi)用預(yù)算往往在資源分配過(guò)程中被刪減。也就是公司如果達(dá)不到設(shè)定的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，有時(shí)候總經(jīng)理不知道要?jiǎng)h誰(shuí)預(yù)算，他乾脆每一個(gè)部門(mén)都cost down 10%。我曾經(jīng)碰到一家公司，因?yàn)榇蠹沂〔幌骂A(yù)算，所以總經(jīng)理要求每個(gè)主管全面降低10%的費(fèi)用預(yù)算，這些主管就會(huì)形成一個(gè)心態(tài)，因?yàn)榭偨?jīng)理會(huì)砍預(yù)算，所以明年度我就多編一點(diǎn)，這也是主管要虛報(bào)預(yù)算的原因。

影響預(yù)算編製準(zhǔn)確性的五大因素

每家公司都能編製預(yù)算，由於產(chǎn)業(yè)特性不同，有些行業(yè)比較好編，有些行業(yè)比較不好編。比較不好編製預(yù)算的行業(yè)像是自主性不強(qiáng)的產(chǎn)業(yè)，比如說(shuō)代工產(chǎn)業(yè)，公司主要是接國(guó)外客製化的訂單，訂單的能見(jiàn)度很低，例如：有一家做連接器的公司，雖然它訂單能見(jiàn)度只能看到未來(lái)三周，但它還是有歷史資料可以做參考，仍然可以編出一個(gè)合理的預(yù)算。另外，有些行業(yè)市場(chǎng)變化比較大，比如說(shuō)營(yíng)建業(yè)、工程業(yè)，主要是接政府的專(zhuān)案，如果專(zhuān)案沒(méi)有進(jìn)來(lái)，預(yù)算就會(huì)不準(zhǔn)。比較好編製預(yù)算的行業(yè)是屬於自主性比較高的行業(yè)，比如說(shuō)公司有品牌、標(biāo)準(zhǔn)化的產(chǎn)品，甚至公司產(chǎn)品是熱門(mén)商品，一推出來(lái)大家就搶著買(mǎi)，這樣的公司比較好編列預(yù)算。

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第二個(gè)因素是公司的主管是否具有整合內(nèi)外環(huán)境變動(dòng)因素的能力，當(dāng)他對(duì)於內(nèi)外環(huán)境的變動(dòng)因素整合能力越強(qiáng)、分析能力越強(qiáng)，這時(shí)他就能編製一個(gè)比較合理的預(yù)算。

第三個(gè)是經(jīng)驗(yàn)傳承，預(yù)算是一個(gè)具有技術(shù)性的工作，如果主管對(duì)於編製預(yù)算有經(jīng)驗(yàn)，他就能預(yù)估內(nèi)外環(huán)境變化，編一個(gè)比較合理的預(yù)算。

第四個(gè)是要有配套的獎(jiǎng)懲措施，如果公司鼓勵(lì)主管努力挑戰(zhàn)高目標(biāo)的營(yíng)收，努力達(dá)成費(fèi)用控管然後給予獎(jiǎng)勵(lì)，這時(shí)預(yù)算就會(huì)比較準(zhǔn)確。

最後一個(gè)影響預(yù)算編製準(zhǔn)確性的因素就是老闆設(shè)定的年度目標(biāo)是否合理，有些公司的董事長(zhǎng)或總經(jīng)理把營(yíng)收目標(biāo)喊得很高，主管為了配合總經(jīng)理，他就會(huì)編一個(gè)更高的預(yù)算，結(jié)果隔年度可能達(dá)不到目標(biāo)，這些就是影響預(yù)算編製準(zhǔn)確性的五大因素。

今天分享的預(yù)算功能、主管虛報(bào)預(yù)算的原因以及影響預(yù)算編製準(zhǔn)確性的因素，希望讓大家對(duì)預(yù)算管理制度有進(jìn)一步認(rèn)識(shí)。下一個(gè)章節(jié)，我們將繼續(xù)跟大家分享預(yù)算編製架構(gòu)以及各項(xiàng)重要預(yù)算的編製要領(lǐng)。

【下集預(yù)告】財(cái)務(wù)管理_企業(yè)年度預(yù)算編製要領(lǐng)PART2

黃美玲

經(jīng)歷：

現(xiàn)任企業(yè)財(cái)務(wù)及經(jīng)營(yíng)輔導(dǎo)顧問(wèn)、中原大學(xué)企業(yè)管理學(xué)系兼任講師、鼎新知識(shí)學(xué)院、

勤業(yè)眾信財(cái)稅顧問(wèn)、桃園市工業(yè)會(huì)、中原大學(xué)推廣教育處、三上管理顧問(wèn)、青年創(chuàng)新

創(chuàng)業(yè)總會(huì)等單位特約講師。

專(zhuān)長(zhǎng)：中小企業(yè)預(yù)算編製實(shí)務(wù)、會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)報(bào)表、企業(yè)信用管理實(shí)務(wù)等領(lǐng)域。

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