以流程導(dǎo)向串聯(lián)表單整合，大幅提升簽核時效，節(jié)省成本

文：佘怡旻

臺灣山葉電裝

發(fā)布時間： 2018-08-29 17:12:00

　　臺灣山葉電裝工業(yè)股份有限公司，為山葉發(fā)動機株式會社與YAMAHA MOTOR ELECTRONICS共同投資，專業(yè)生產(chǎn)機車電裝品的公司。在生產(chǎn)製造上，因追求品質(zhì)、技術(shù)之研發(fā)革新，並通過ISO 9002認證、ISO 14001認證、ISO 9001認證，及QS9000之認證產(chǎn)品設(shè)計，除導(dǎo)入母廠之設(shè)計管理之外，並積極配合政府環(huán)境改善綠色設(shè)計之要求，追求環(huán)境負荷的極小化，規(guī)劃能源資源的節(jié)約與滅廢措施之綠化設(shè)計製程，提供符合廠商需求之產(chǎn)品，以提高商品內(nèi)外銷之競爭力。

　　秉持產(chǎn)品品質(zhì)是設(shè)計出來的，日本YAMAHA總公司每年都會推出新的機種，因此除了以創(chuàng)新的觀念開發(fā)新產(chǎn)品以外，臺灣山葉電裝以產(chǎn)品品質(zhì)為首要目標(biāo)，以求達到穩(wěn)定的生產(chǎn)品質(zhì)，並持續(xù)研發(fā)新技術(shù)，引進先進自動化設(shè)備，提升能率。臺灣山葉電裝生產(chǎn)有75%都是給臺灣YAMAHA相關(guān)企業(yè)公司，其餘25%外銷至東南亞YAMAHA相關(guān)企業(yè)，以世界級的品質(zhì)水準，來滿足客戶品質(zhì)期望，為佈局亞洲及世界市場，成為臺灣機車電裝品業(yè)領(lǐng)先之指標(biāo)與模範(fàn)。

▲山葉電裝以優(yōu)良品質(zhì)、誠信態(tài)度、專業(yè)服務(wù)為經(jīng)營理念，在業(yè)界中建立優(yōu)良口碑。
上圖左起臺灣山葉電裝工業(yè)股份有限公司管理部徐光勇主任、游玉秀經(jīng)理、
鼎新電腦北區(qū)整合輔導(dǎo)顧問事業(yè)部 EasyFlow GP諮詢部陳珮琪顧問、山葉電裝張大偉。

▲資訊來源：山葉電裝提供。鼎新電腦整理，製表：佘怡旻。

提升公司業(yè)務(wù)效率，系統(tǒng)評估首重後續(xù)維護服務(wù)

　　臺灣山葉電裝一直以來都是使用紙本作業(yè)來做紀錄與歸檔，然而現(xiàn)在大多數(shù)的企業(yè)都已經(jīng)漸漸運用電子化來管理檔案，除了節(jié)省成本費用之外，也是希望能夠提升營運效能。當(dāng)然山葉電裝也是如此，接受專訪的管理部游玉秀經(jīng)理在一開始就跟我們分享：「我想每家公司都差不多有這樣一個想法，就是如何讓你的業(yè)務(wù)更有效率化！今天已經(jīng)很有效率，明天你還要去想，我們每年都有計畫要去提案來提升公司整體效率。透過讓大家腦力激盪，先有這樣的想法，最後再由IT去分析現(xiàn)在市面上有哪些系統(tǒng)是符合的。我們想IT這方面什麼效率能夠獲得最快速地提升，就是簽核！」

　　起初在評估系統(tǒng)廠商時，山葉電裝資訊人員張大偉說：「我們最在乎的不是價錢是否為最便宜，而是五年、十年之後還能提供維護的服務(wù)，這才是最重要的！後續(xù)維護服務(wù)是主要考量，鼎新這方面滿穩(wěn)健地，所以我們選擇鼎新?！挂虼?，為提升內(nèi)部流程效率與紙張成本降低，山葉電裝選購了鼎新Portal(EIP)與EasyFlow GP系統(tǒng)。初期先把Portal建置起來，之後接續(xù)導(dǎo)入EasyFlow GP，主要目的就是要把社內(nèi)紙張化流程做成電子表單化。

首先投入費用與跨部門表單開發(fā)，以流程導(dǎo)向開發(fā)表單

　　山葉電裝導(dǎo)入的電子表單多以與費用相關(guān)之跨部門流程需求，管理部徐光勇主任表示：「我們剛開始是做內(nèi)部請購流程，就是當(dāng)你有需求提出來，然後你發(fā)訂單，最後結(jié)案驗收這一塊。這個表單就是處理購買間接材的東西?！沽硗庀袷墙逃?xùn)練、福利金、交際費、國外出差費用報支等，跟費用有關(guān)的部分，徐主任再補充：「以前在寫紙張請購單的時候，流程沒有這麼嚴謹，現(xiàn)在透過系統(tǒng)多了很多勾稽控卡，管理上本來就需要落實的地方，透過電子化落實了?！挂郧罢堎弳沃灰顔尉涂梢运统觯F(xiàn)在多了要求寫需求單給使用單位填寫，要先提出需求才會跑流程，可以避免掉一些溝通上的誤會和權(quán)責(zé)的劃分。

　　也因此，山葉電裝特別開發(fā)了一個特殊表單流程（如下流程示意），是將四張表單串在一起，從需求單提出需求開始，接下來會到請購，再來是報價(廠商訂購單)，接著進貨、驗收，最後由財務(wù)單位進行付款。

▲以流程導(dǎo)向為概念來規(guī)劃的四張表單流程

　　一開始討論架構(gòu)是以表單為架構(gòu)，以單子對單子來說，只要負責(zé)填單，後來發(fā)現(xiàn)單子跟單子之間的串接不方便，會多一些載入的手續(xù)，然而EasyFlow GP是以流程為導(dǎo)向，從需求、請購、訂購、驗收、付款整個流程走完，把它串接起來變成流程導(dǎo)向的程序，也讓使用者較能接受。

透過限時報價單掌握客戶商機，責(zé)任明確透明化

　　除此之外，山葉電裝還有開發(fā)限制時間的內(nèi)部報價單，提供給業(yè)務(wù)對客戶的報價資訊，徐主任說明：「一個新機種下來，要報價給客戶，業(yè)務(wù)提出來，送到技術(shù)報價和採購備料，由業(yè)務(wù)提出預(yù)計完成日，並在表單流程內(nèi)設(shè)定限制時間逾時，目前是設(shè)定96跟120小時。因為這個算是有時間上的壓力，業(yè)務(wù)這邊本來就是趕快要回覆給客戶，不然商機就會流失?！钩藱?quán)責(zé)清楚明確化之外，也能先在提供給客戶報價前，內(nèi)部先做成本估算，最後要匯總向主管報告。

　　徐主任接著說：「我們還有做一張國外出差申請表跟結(jié)算表，他不單單是申請，重點是結(jié)算，因為結(jié)算在上面有八國幣別(臺幣、印尼幣、越南盾、日幣、人民幣、泰銖、美金、港幣)，每個幣別在結(jié)算時，都要帶出換算成臺幣，費用項目也依不同項目做大項的分類(交際費、交通費、住宿費等)?！箤冻霾畹耐试谏暾堎M用上與財務(wù)結(jié)算時都相對方便很多。另外還有一些與費用相關(guān)的表單，例如跨部門的教育訓(xùn)練申請、國外旅遊申請、福利金、國外出差申請、交際費等等。

簽核時間從6小時加快到1.5小時，人件費和紙張成本每月省下5千多元費用

　　說到導(dǎo)入系統(tǒng)的效益，對山葉電裝來說，請購需要一些說明的資料，或者廠商提供的報價，需要印很多紙張出來，徐主任說：「現(xiàn)在這部分紙張都可以全部變成電子檔，廠商提供電子檔，自己做的報告也是電子檔，就不需要列印出來，全部都在系統(tǒng)內(nèi)。節(jié)省紙張成本、簽核效率更高了，所有人不用把資料帶來帶去，電腦看完點一下就送出去，效率上快更多?！褂谓?jīng)理也說：「這部分效率非常大，因為我們所有跟錢有關(guān)係，到最後都匯到總經(jīng)理室，我們有兩間辦公室，距離又遠，大家都要送給總經(jīng)理蓋，總經(jīng)理秘書還要印出、發(fā)回、走動、送件等時間上的花費也是很多的，再導(dǎo)入之前這是一個最大的問題，現(xiàn)在都解決了。」

　　除了節(jié)省紙張，在溝通上時間也縮短。游經(jīng)理肯定的表示：「簡易地說，防止遺失也不會漏掉，不會一壓壓那麼多天，現(xiàn)在已經(jīng)養(yǎng)成習(xí)慣，大家每天上班第一件事情就是先確認mail，再來就是瀏覽公司行事曆?！勾髠ソ又a充：「還有一個好處是，查詢過去歷史簽核資料方便許多，以前要複印出來後用文件歸檔，好幾年後仍放著，如要查詢還要去翻找；現(xiàn)在只要進系統(tǒng)查詢歷史資料，以前的附件檔都可以很快找出來?！剐熘魅我舱f：「主管要查詢簽核過的資料也不用找人來問，直接進系統(tǒng)就可以查閱。」在業(yè)務(wù)效率提升很多。

　　另外一項效益就是公司管理上機制改善，山葉電裝有一個計畫跟實際的預(yù)算尺度，游經(jīng)理以例子跟我們說明：「比如說要購買滑鼠或鍵盤，我要如何知道他這麼月有沒有預(yù)算，是否買過也不知道，可是現(xiàn)在可以讓各部門主管都可看的到歷史資訊，以及是否跟這個月的計畫是否能夠符合，一定要在計畫範(fàn)圍之內(nèi)。」可以即時看到計劃和實際的狀況，審核時就更有依據(jù)，有效地透過EasyFlow GP來管控費用。

持續(xù)精進深耕表單開發(fā)，為山葉電裝完整資訊布局

　　未來山葉電裝除了預(yù)計要導(dǎo)入ISO文件管理系統(tǒng)之外，大偉也有提到希望能夠?qū)RP系統(tǒng)生產(chǎn)訂單與EasyFlow GP整合串聯(lián)，以及驗收段跟財務(wù)系統(tǒng)的整合，進而帶動公司業(yè)績成長及營運效能的提升。相信鼎新不只是山葉電裝的廠商，而是山葉電裝未來一起營運成長的最佳夥伴！

更多案例