凡事康流體明確組織定位，落實(shí)管理制度

文：蔡慧君

凡事康流體

發(fā)布時(shí)間： 2018-08-29 18:31:00

企業(yè)流程管理

凡事康流通 面對(duì)成長(zhǎng)不得不變的系統(tǒng)管理思維

　　凡事康在水處理領(lǐng)域裡的技術(shù)與服務(wù)一直是客戶的滿意信心來(lái)源，十餘年來(lái)，內(nèi)部經(jīng)營(yíng)管理都延用一套個(gè)體開發(fā)的進(jìn)銷存軟體，可隨時(shí)依據(jù)內(nèi)部需求進(jìn)行系統(tǒng)調(diào)整。但隨著市場(chǎng)需求與反應(yīng)門檻越益升高，就算是傳統(tǒng)製造業(yè)也必須能夠更即時(shí)、更準(zhǔn)確的回應(yīng)顧客需求，加速內(nèi)部作業(yè)處理與溝通等組織運(yùn)作，因此，數(shù)年前凡事康開始尋求相關(guān)資源供應(yīng)廠商，欲導(dǎo)入適合本身體質(zhì)之ERP及相關(guān)管理產(chǎn)品。

　　凡事康花費(fèi)許久時(shí)間評(píng)估當(dāng)時(shí)市面上的資訊軟體廠商，經(jīng)多方面審慎思量後，信任鼎新電腦經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期發(fā)展與通過(guò)市場(chǎng)考驗(yàn)，決定導(dǎo)入鼎新Workflow ERP系統(tǒng)，也一併選擇整合性高且穩(wěn)定的鼎新EasyFlow流程管理系統(tǒng)，將內(nèi)部表單簽核流程全面電子化，希望可以透過(guò)系統(tǒng)協(xié)助，落實(shí)內(nèi)部流程與制度管理，由凡事康管理部經(jīng)理蔡金樹先生(以下簡(jiǎn)稱蔡經(jīng)理)及人事副組長(zhǎng)陳振泰先生擔(dān)任專案負(fù)責(zé)人及主要執(zhí)行系統(tǒng)導(dǎo)入的任務(wù)。

運(yùn)用系統(tǒng)整合，落實(shí)組織階層，明確組織自我定位

　　凡事康剛開始導(dǎo)入EasyFlow系統(tǒng)主要目的，是與鼎新ERP系統(tǒng)的單據(jù)整合，能夠輕鬆銜接，減輕人員loading，故先鎖定導(dǎo)入單量較高的採(cǎi)購(gòu)模組與訂單模組相關(guān)單據(jù)，依照公司核決權(quán)限設(shè)定至EasyFlow系統(tǒng)自動(dòng)傳簽。

　　同時(shí)，凡事康也採(cǎi)用鼎新的M-Business進(jìn)行行動(dòng)簽核及公司內(nèi)部資訊的取得，打破時(shí)間與空間的限制，透過(guò)手機(jī)可即時(shí)獲得需要的訊息。當(dāng)表單需簽核時(shí)，也可即時(shí)透過(guò)手機(jī)簽核快速回應(yīng)與決策，提升決策與行動(dòng)效率。

　　就像是業(yè)務(wù)單位原本的客戶報(bào)價(jià)單由客戶回簽後只存放於文件夾中，沒(méi)有明確的報(bào)價(jià)權(quán)責(zé)與制度，但在導(dǎo)入EasyFlow系統(tǒng)時(shí)，相關(guān)主管針對(duì)報(bào)價(jià)制度與簽核流程明確訂定出來(lái)，並透過(guò)EasyFlow系統(tǒng)落實(shí)核決權(quán)限，主管即使外出也可直接透過(guò)手機(jī)進(jìn)行核決。除了免去人工送簽的困擾，希望藉此將流程透明化，職責(zé)權(quán)限畫分明確，組織運(yùn)行也更順暢。

　　以往組織在員工心裡就是一張組織架構(gòu)圖，難以具體呈現(xiàn)，導(dǎo)入EasyFlow系統(tǒng)後，員工對(duì)於公司組織結(jié)構(gòu)定位更加清楚，因?yàn)镋asyFlow系統(tǒng)主要由組織流程應(yīng)用，使組織中各單位所擔(dān)任職掌更加明確。若能再應(yīng)用績(jī)效考核管理，擬定各單位KPI，落實(shí)流程管理，更加明確定訂組織目的，不會(huì)再有工作模糊地帶，過(guò)去互相推責(zé)或未界定工作事項(xiàng)等狀況也將不再發(fā)生。

　　管理部蔡經(jīng)理提到：『EasyFlow系統(tǒng)導(dǎo)入上線後，改變了原本管理模式。除了組織、階層更明顯，每個(gè)人在組織自我定位更明確，流程重點(diǎn)能夠明顯顯現(xiàn)，進(jìn)而落實(shí)內(nèi)部管理制度，讓管理制度不再只是口號(hào)?！?/p>

　　EasyFlow系統(tǒng)使用效益在上線後立即呈現(xiàn)，流程可隨時(shí)追蹤查詢，資訊回覆也更即時(shí)，也因?yàn)镋asyFlow系統(tǒng)上線而讓內(nèi)部流程不足的地方更能明顯顯現(xiàn)出來(lái)，進(jìn)而引動(dòng)內(nèi)部人員主動(dòng)溝通與調(diào)整相關(guān)作業(yè)流程。例如在國(guó)內(nèi)出貨流程原先內(nèi)部出貨處理程序常常因?yàn)殡p方認(rèn)知有差異而發(fā)生衝突，後來(lái)因?yàn)橄到y(tǒng)上線而重新規(guī)範(fàn)與訂定實(shí)際出貨標(biāo)準(zhǔn)程序與流程，透過(guò)EasyFlow系統(tǒng)設(shè)定後自動(dòng)執(zhí)行相關(guān)流程，相關(guān)人員皆依照標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行。

深化應(yīng)用，建構(gòu)內(nèi)部組織資訊網(wǎng)

　　在EasyFlow系統(tǒng)導(dǎo)入時(shí)，管理部也開始著手規(guī)劃與進(jìn)行e化內(nèi)部紙本表單與流程，上線表單包含對(duì)內(nèi)部管理很重要的每月人員績(jī)效表、每月人事單位需耗時(shí)蒐集的請(qǐng)假單\加班單、紀(jì)錄會(huì)議重要事項(xiàng)的會(huì)議通知單、透過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)布的管理部電子公告單等相關(guān)重要表單電子化。

　　對(duì)凡事康績(jī)效考核與獎(jiǎng)金制度很重要的每月人員績(jī)效表，原本是每個(gè)月都要靠紙本傳遞與人工整理，耗費(fèi)人力工時(shí)處理的表單，常常逾時(shí)?，F(xiàn)在透過(guò)EasyFlow系統(tǒng)直接填寫表單與內(nèi)容，將表單送出後由系統(tǒng)自動(dòng)傳簽，最後經(jīng)由負(fù)責(zé)單位透過(guò)系統(tǒng)將績(jī)效考核結(jié)果匯出EXCEL，資料即可直接利用或產(chǎn)生相關(guān)報(bào)表。

　　另一張紀(jì)錄會(huì)議重要事項(xiàng)的會(huì)議通知單，在每次會(huì)議結(jié)束後，將當(dāng)次會(huì)議重要決策與待辦事項(xiàng)紀(jì)錄於表單中，並透過(guò)EasyFlow系統(tǒng)通知會(huì)議相關(guān)人員作為依據(jù)。相關(guān)人員可隨時(shí)透過(guò)系統(tǒng)查詢會(huì)議通知單未完成待辦事項(xiàng)，也成為之後行動(dòng)與決策重要依據(jù)。

　　運(yùn)用EasyFlow系統(tǒng)做為內(nèi)部管理機(jī)制的基礎(chǔ)來(lái)源，將原先許多無(wú)法量化或不易搜集的資料，藉由EasyFlow系統(tǒng)讓使用者將資訊記錄在表單上，相關(guān)管理單位不需再自行人工搜集資訊，可利用表單記錄自行匯整、統(tǒng)計(jì)，達(dá)到更佳的管理效益。

　　管理部蔡經(jīng)理更提到：『EasyFlow Power很大，應(yīng)用範(fàn)圍可無(wú)止盡延伸，透過(guò)EasyFlow系統(tǒng)可將內(nèi)部各組織部門構(gòu)成緊密的內(nèi)部資訊網(wǎng)?！?
根據(jù)系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)目前使用表單電子化使用狀況，成果如下清單：

▲表單使用狀況分析表(資料來(lái)源：凡事康流體科技)

著重溝通與教育訓(xùn)練，有效應(yīng)用鼎新資源

　　在開始導(dǎo)入鼎新系統(tǒng)後，凡事康因應(yīng)資訊系統(tǒng)導(dǎo)入專案而成立專案上線小組，成員中主要Key Man有生管副理徐祥亮先生、財(cái)務(wù)副理林麗瑛小姐、人事副組長(zhǎng)陳振泰先生，皆具有高抗壓性與積極度的特性，其中財(cái)務(wù)副理林麗瑛小姐有導(dǎo)入經(jīng)驗(yàn)與財(cái)務(wù)背景，對(duì)導(dǎo)入過(guò)程幫助頗大。

　　各部門種子人員除了本身的工作需完成，還有導(dǎo)入專案賦予的任務(wù)要同時(shí)進(jìn)行，一開始分身乏術(shù)，員工開始出現(xiàn)不適應(yīng)、不願(yuàn)意配合學(xué)習(xí)等反彈現(xiàn)象，甚至還有人因排斥而離職。管理部蔡經(jīng)理與小組成員因而密切重視各部門實(shí)際導(dǎo)入狀況，與各部門隨時(shí)保持良好溝通，即時(shí)協(xié)助與解決各部門問(wèn)題。

管理部蔡經(jīng)理也分享鼎新系統(tǒng)導(dǎo)入成功的關(guān)鍵因素，如下：

1. 與鼎新顧問(wèn)保持密切與良好互動(dòng): 因每間公司流程與狀況不同，一開始先讓鼎新顧問(wèn)充分了解公司內(nèi)部流程，再藉由鼎新顧問(wèn)依據(jù)過(guò)去輔導(dǎo)經(jīng)驗(yàn)提供解決方案。

2. 充分學(xué)習(xí)與討論:凡事康除了指派人員至鼎新上面授大班課，也規(guī)劃員工在公司內(nèi)部一起透過(guò)elearning學(xué)習(xí)，盡量排除個(gè)人或工作因素共同學(xué)習(xí)，在學(xué)習(xí)過(guò)程中大家互相討論，課程結(jié)束後也定會(huì)透過(guò)實(shí)機(jī)操作驗(yàn)證學(xué)習(xí)狀況。

深化應(yīng)用資訊系統(tǒng)，E化之路永無(wú)止盡

　　凡事康目前已完成ERP整合表單電子簽核與自製表單開發(fā)，後續(xù)管理部將繼續(xù)規(guī)畫其他進(jìn)階表單，鼎新顧問(wèn)也建議凡事康後續(xù)可再將日常管理或異常管理相關(guān)的表單應(yīng)用至EasyFlow系統(tǒng)中，舉凡工作日?qǐng)?bào)表、客訴單、矯正預(yù)防措施等表單。

　　日後可運(yùn)用EasyFlow資料統(tǒng)計(jì)分析，選取關(guān)鍵欄位等資料作為分析來(lái)源，讓管理者能夠依據(jù)資料進(jìn)行內(nèi)部流程檢討會(huì)議或進(jìn)行最佳決策，洞悉管理瓶頸，調(diào)整內(nèi)部作業(yè)流程，朝深度使用方向進(jìn)行，未來(lái)將繼續(xù)朝向企業(yè)資訊化，將資訊化範(fàn)圍擴(kuò)及至專案進(jìn)度控管、生產(chǎn)進(jìn)度控管、客戶關(guān)係管理等層面繼續(xù)邁進(jìn)。

　　未來(lái)凡事康更可以因?yàn)槿尜Y訊化這樣的好基礎(chǔ)，可以在各方便取得起跑優(yōu)勢(shì)，鼎新也將持續(xù)站在輔助的角色，提供良好的E化顧問(wèn)諮詢。

▲感謝凡事康接受鼎新電腦採(cǎi)訪。左起為人事副組長(zhǎng)陳振泰先生、鼎新電腦中南區(qū)整合輔導(dǎo)事業(yè)部顧問(wèn)經(jīng)理黃子豪、
凡事康管理部經(jīng)理蔡金樹先生、鼎新電腦EasyFlow顧問(wèn)師陳杏君、顧問(wèn)師蔡慧君。

企業(yè)簡(jiǎn)介

　　凡事康流體科技股份有限公司(以下簡(jiǎn)稱凡事康)創(chuàng)立於2000年，從事水處理設(shè)備、各種濾芯耗材之生產(chǎn)製造與銷售。提供給顧客各種水處理設(shè)備之產(chǎn)品與零配件，透過(guò)資源累積與整合，建立企業(yè)優(yōu)勢(shì)與競(jìng)爭(zhēng)能力，並持續(xù)投入研發(fā)，以提昇產(chǎn)品品質(zhì)、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力與客戶滿意度。積極朝專業(yè)製造廠商提昇一貫性之服務(wù)品質(zhì)，創(chuàng)造客戶與公司之雙贏利潤(rùn)。

　　凡事康持續(xù)的研究與開發(fā)，組織包括行銷、研究與開發(fā)、製造與創(chuàng)造，擁有R&D團(tuán)隊(duì)部門，並有專業(yè)製造器材的實(shí)驗(yàn)室，充分地顯示它的堅(jiān)固製造能力；另一投資在過(guò)濾器製造業(yè)中，開發(fā)各種的過(guò)濾器，凡事康在市場(chǎng)提供OEM與ODM服務(wù)。

　　凡事康成立迄今，在水處理領(lǐng)域裡之技術(shù)與服務(wù)一直是客戶的滿意信心來(lái)源，更努力締造中小企業(yè)創(chuàng)業(yè)成功的典範(fàn)。為了符合全球?qū)ζ焚|(zhì)管理的潮流與要求，凡事康毅然導(dǎo)入ISO 9001：2008品質(zhì)管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)建立本公司的品質(zhì)管理系統(tǒng)，期望系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化的管理能健全制度、提昇快速服務(wù)品質(zhì)水準(zhǔn)，更能提供滿足本公司客戶需求的最佳選擇。更多資訊請(qǐng)至：http://www.fluxtek.com/

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