臺(tái)霖生物科技-透過(guò)績(jī)效考核達(dá)成人力資源發(fā)展策略

文：謝惠珺

臺(tái)霖生物科技

發(fā)布時(shí)間： 2019-01-29 16:53:00

「運(yùn)用知識(shí)管理及發(fā)展創(chuàng)新技術(shù)，配合專(zhuān)業(yè)組培與生產(chǎn)團(tuán)隊(duì)，臺(tái)霖公司致力成為培植蝴蝶蘭產(chǎn)業(yè)的先驅(qū)」

臺(tái)霖生物科技股份有限公司為臺(tái)灣蝴蝶蘭培育銷(xiāo)售領(lǐng)導(dǎo)品牌，也提供病毒檢測(cè)技術(shù)、組培苗代工及代客尋花服務(wù)，成立於 1997年，為第一家進(jìn)駐蘭花生物科技園區(qū)的公司，也是第一家將蘭花栽培技術(shù)結(jié)合生物科技的公司，業(yè)務(wù)範(fàn)圍橫跨日本、歐美、東協(xié)等多國(guó)。臺(tái)霖重視知識(shí)管理與技術(shù)創(chuàng)新，期望以原生蝴蝶蘭，發(fā)展最新的蝴蝶蘭產(chǎn)業(yè)，在國(guó)際快速競(jìng)爭(zhēng)下永續(xù)經(jīng)營(yíng)，為臺(tái)灣蘭業(yè)留下生機(jī)及提供更多就業(yè)機(jī)會(huì)。?

重視資訊科技運(yùn)用與管理議題的臺(tái)霖，與鼎新一直都是資訊合作的夥伴，早在2016年即開(kāi)始使用鼎新WorkFlow ERP、EasyFlow、BI、HRM等資訊系統(tǒng)，透過(guò)資訊化管理解決方案應(yīng)用，鼎新支持著臺(tái)霖持續(xù)穩(wěn)定的開(kāi)創(chuàng)蘭花王國(guó)。在人才培育與開(kāi)發(fā)方面，臺(tái)霖在產(chǎn)業(yè)中也是有著領(lǐng)導(dǎo)性思維，在2017年4月開(kāi)啟了鼎新HRD績(jī)效考核模組的系統(tǒng)導(dǎo)入專(zhuān)案，著手將績(jī)效考核這門(mén)龐大的學(xué)問(wèn)推展到資訊化階段。而對(duì)於人才的培養(yǎng)與重視，也得到了實(shí)際的認(rèn)證，於2018年12月剛通過(guò)勞動(dòng)部勞動(dòng)力發(fā)展署TTQS評(píng)核殊榮，足見(jiàn)臺(tái)霖對(duì)於人才培育與發(fā)展的用心。

制度確立-扎穩(wěn)績(jī)效考核的根基

臺(tái)霖的績(jī)效考核，在系統(tǒng)導(dǎo)入前就有完整的規(guī)範(fàn)與辦法，員工於每年年底進(jìn)行年度考核，依據(jù)不同對(duì)象規(guī)劃不同的評(píng)分流程；並且，除主觀的評(píng)分判斷外，還設(shè)計(jì)了分?jǐn)?shù)須加上年度出勤記錄與獎(jiǎng)懲記錄的客觀加扣分?jǐn)?shù)；另外，為避免績(jī)效考核流於形式、評(píng)分缺乏區(qū)隔，臺(tái)霖也訂定強(qiáng)制分佈規(guī)則，各單位優(yōu)等員工僅可佔(zhàn)評(píng)分人數(shù)的5%，以確實(shí)呈現(xiàn)部門(mén)中績(jī)效顯著的員工。

而因應(yīng)公司的績(jī)效考核制度，在行政作業(yè)上就衍生了很多的困難，系統(tǒng)導(dǎo)入前，每到年底對(duì)於原本就事務(wù)繁忙的人資而言，績(jī)效考核宛如一場(chǎng)硬仗：人資工作層面，每年度的考核都須列印大量的紙本評(píng)分表，人資忙於發(fā)放、追蹤、回收等工作，回收評(píng)分表後，須接著人工將大量的數(shù)據(jù)一張一張驗(yàn)算、統(tǒng)計(jì)得分、同時(shí)也須驗(yàn)證強(qiáng)制分佈比例、加扣考勤與獎(jiǎng)懲分?jǐn)?shù)、呈報(bào)主管審批等，所花費(fèi)的紙張與人力都是公司成本；主管層面，當(dāng)主管提出欲查詢歷年考核成績(jī)的需求，多須等待漫長(zhǎng)的資料整理時(shí)間、或放棄查詢，也就等同於放棄了對(duì)於員工工作績(jī)效衡量與長(zhǎng)期觀察的機(jī)會(huì)。

配合本次導(dǎo)入專(zhuān)案，鼎新顧問(wèn)與臺(tái)霖人資主管以及夥伴們，檢討了現(xiàn)行制度對(duì)應(yīng)電子化的運(yùn)作細(xì)節(jié)，做了小幅度的制度調(diào)整，其中包含了臺(tái)霖原本受限於人工作業(yè)的繁雜，想進(jìn)行卻沒(méi)有進(jìn)行的360度績(jī)效考核概念，除上級(jí)對(duì)於下級(jí)的評(píng)分外，也加入了「同級(jí)互評(píng)」的機(jī)制，讓同儕的客觀角度可以反映真實(shí)的績(jī)效成果，綜上所述，臺(tái)霖考核制度的特點(diǎn)共包含以下：

1.?針對(duì)不同層級(jí)員工設(shè)計(jì)不同評(píng)分流程

2.?最終評(píng)分結(jié)果依年度出勤與獎(jiǎng)懲進(jìn)行加扣分

3.?評(píng)分結(jié)果須經(jīng)過(guò)強(qiáng)制分佈驗(yàn)證

4.?導(dǎo)入同級(jí)評(píng)分

系統(tǒng)應(yīng)用-HR強(qiáng)力支持考核的運(yùn)作

針對(duì)臺(tái)霖多元的考核規(guī)則與計(jì)算，系統(tǒng)應(yīng)用層面規(guī)劃了不同的考核制度，可對(duì)應(yīng)各職位層級(jí)的評(píng)分項(xiàng)目、評(píng)分指標(biāo)與佔(zhàn)比、以及不同的評(píng)分關(guān)卡進(jìn)行設(shè)定，透過(guò)前置作業(yè)的設(shè)置，啟動(dòng)評(píng)分後，系統(tǒng)即會(huì)自動(dòng)發(fā)送評(píng)分通知，依序提醒各階段評(píng)分人進(jìn)入線上電子表單進(jìn)行評(píng)分，只須登入線上平臺(tái)，即可快速完成評(píng)分，透過(guò)線上表單的使用以及系統(tǒng)逐級(jí)通知，除了作業(yè)更有效率、降低溝通成本外，減少紙張的使用也讓臺(tái)霖對(duì)於環(huán)境的保護(hù)盡了一份心力。

而評(píng)分過(guò)程中，對(duì)於進(jìn)度的追蹤，系統(tǒng)也有顯著的效益；「追單很方便，只要從後臺(tái)查詢就可以知道哪張考核表哪位主管還沒(méi)進(jìn)行評(píng)分」，臺(tái)霖績(jī)效考核負(fù)責(zé)人陳小姐對(duì)於評(píng)分過(guò)程中，原本繁雜的追蹤作業(yè)得到很大的改善，表達(dá)了強(qiáng)烈的認(rèn)同；再者，評(píng)分中難以避免的特殊或例外狀況，也都能從系統(tǒng)中控制，例如退回已送出的評(píng)分表重新評(píng)分、臨時(shí)更換評(píng)分對(duì)象等，透過(guò)系統(tǒng)的輔助，人資皆可輕鬆?wèi)?yīng)付！

評(píng)分人完成線上評(píng)分後，最花時(shí)間的統(tǒng)計(jì)評(píng)分作業(yè)，也是最主要的效益之一。待評(píng)分結(jié)束，只須在系統(tǒng)中一鍵計(jì)算，即可連結(jié)線上評(píng)分、員工歷年考勤、獎(jiǎng)懲紀(jì)錄，得到分?jǐn)?shù)與對(duì)應(yīng)等第，解決原本須逐筆統(tǒng)計(jì)的困擾，原本光是評(píng)分統(tǒng)計(jì)作業(yè)時(shí)間就須一個(gè)禮拜，上線後約一天的時(shí)間即可完成。而所有階段完成後，最終評(píng)分結(jié)果也會(huì)自動(dòng)連結(jié)員工資料，留下完整的評(píng)分紀(jì)錄，隨時(shí)可因應(yīng)主管的要求查詢出歷年成績(jī)。

彈性規(guī)劃-量身打造的考核評(píng)分表

績(jī)效考核流程中，最關(guān)鍵的評(píng)分表單，在本次專(zhuān)案中亦針對(duì)臺(tái)霖的需求量身打造。系統(tǒng)可使用EXCEL設(shè)計(jì)評(píng)分表樣式並匯入，根據(jù)公司考核需求，彈性訂定評(píng)分表欄位、顏色、格式等，透過(guò)系統(tǒng)評(píng)分表樣式的設(shè)定與應(yīng)用，臺(tái)霖不須擔(dān)心原本紙本評(píng)分表對(duì)應(yīng)到線上評(píng)分表的落差，甚至也更完整的呈現(xiàn)了各項(xiàng)評(píng)分指標(biāo)的說(shuō)明與評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，使主管在評(píng)分時(shí)可清楚且正確的判斷與評(píng)分。並且，評(píng)分表中欲卡控必填的”評(píng)語(yǔ)”欄位，導(dǎo)入前因?yàn)榧埍咀鳂I(yè)而難以要求，仍常遇到填寫(xiě)缺漏的情況，導(dǎo)入後也透過(guò)系統(tǒng)卡控未填寫(xiě)即不可送出而輕鬆達(dá)成，甚至經(jīng)過(guò)近幾次的觀察，也發(fā)現(xiàn)因?yàn)殡娮踊谴虻谋憷裕u(píng)分者大多更用心的輸入評(píng)語(yǔ)讓上級(jí)審批，進(jìn)而使評(píng)分更確實(shí)。

完成個(gè)人評(píng)分後，透過(guò)系統(tǒng)「考核結(jié)果確認(rèn)」的流程，系統(tǒng)自動(dòng)彙總各單位之評(píng)分結(jié)果，只需啟動(dòng)線上流程，高階主管即可於線上統(tǒng)一確認(rèn)各單位中每位員工評(píng)分結(jié)果、驗(yàn)證強(qiáng)制分佈、並進(jìn)一步調(diào)整得分，也大幅減輕了人資於評(píng)分結(jié)束後，須彙整供高階主管做最後調(diào)整的作業(yè)負(fù)擔(dān)。

顯著效益-自動(dòng)化作業(yè)、大幅提升作業(yè)效率

本次的績(jī)效考核系統(tǒng)化導(dǎo)入專(zhuān)案，由於有臺(tái)霖資訊與人資主管的大力支持，以及作業(yè)人員的配合與努力，約兩個(gè)月的時(shí)間就完成了系統(tǒng)上線，並且也因?yàn)榕_(tái)霖所有員工的配合，對(duì)於線上評(píng)分的使用獲得了很好的回饋，總結(jié)以上，本專(zhuān)案達(dá)成的主要導(dǎo)入效益列點(diǎn)如下：

l?上線前後主要成效

1.?考核人線上評(píng)分，登入到評(píng)分完成只需1-2分鐘，評(píng)分作業(yè)效率大幅提升。?

2.?全公司員工將近250人，節(jié)省大量的評(píng)分表紙本消耗。?

3.?評(píng)分完成後，系統(tǒng)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)分?jǐn)?shù)與等第，大幅減少作業(yè)時(shí)間，約提升80%之效率。?

4.?評(píng)分狀態(tài)追蹤便利，後臺(tái)隨時(shí)可查詢與調(diào)整。?

5.?考核結(jié)果自動(dòng)轉(zhuǎn)入員工資料，歷年考核紀(jì)錄一覽無(wú)遺。

目前臺(tái)霖的績(jī)效考核線上應(yīng)用已進(jìn)入第二年度，透過(guò)作業(yè)效率的提升，臺(tái)霖也正在評(píng)估對(duì)於績(jī)效考核做進(jìn)一步的制度檢討，欲將系統(tǒng)做更深入的應(yīng)用，顯現(xiàn)了透過(guò)資訊科技的協(xié)助，將可達(dá)成人力資源發(fā)展層面的優(yōu)化，也更鞏固了臺(tái)霖的領(lǐng)先地位！

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