I.B.O強(qiáng)化資訊整合　搶先落實(shí)E化管理

二代領(lǐng)軍搶先落實(shí)E化 累積數(shù)據(jù)黑金

文：曾郁雯 ， 整理/李孟純

越南I.B.O責(zé)任有限公司

發(fā)布時(shí)間： 2019-05-20 10:00:00

ERP 企業(yè)流程管理 workflow ERP

????????越南I.B.O責(zé)任有限公司成立於二○一六年底，秉持良心為初衷開(kāi)創(chuàng)食品大業(yè)，主要經(jīng)營(yíng)進(jìn)出口食品以及食品製造代工OEM、ODM的相關(guān)業(yè)務(wù)，擁有多樣化的專(zhuān)業(yè)自動(dòng)化產(chǎn)線(xiàn)，多年來(lái)為許多知名的品牌客戶(hù)客製化研發(fā)商品配方，主力產(chǎn)品為蛋酥、膨化食品等加工製品。

????????不斷地追求創(chuàng)新以「實(shí)現(xiàn)顧客需求」，進(jìn)而強(qiáng)化提案型的營(yíng)業(yè)活動(dòng)，為了與客戶(hù)的共存共榮及提倡飲食文化的無(wú)限發(fā)展延續(xù)。並充滿(mǎn)創(chuàng)造商品的生命力與價(jià)值的熱情，這份對(duì)食品的執(zhí)著也延伸到企業(yè)的管理與經(jīng)營(yíng)，整合企業(yè)資訊、妥善運(yùn)用數(shù)據(jù)經(jīng)營(yíng)管理是I.B.O所努力的目標(biāo)。

▲IBO 全廠(chǎng)以自動(dòng)化投產(chǎn)，配料配方與效期需需要精準(zhǔn)嚴(yán)格的管控，製作出令人安心滿(mǎn)意的美味產(chǎn)品。

人力報(bào)表費(fèi)時(shí)，跨部代溝成管理盲點(diǎn)　

????????在過(guò)去系統(tǒng)環(huán)境中，銷(xiāo)售、採(cǎi)購(gòu)、生產(chǎn)、會(huì)計(jì)各自為政，各部門(mén)之間的資料皆為手動(dòng)作業(yè)，僅靠人工串聯(lián)，且人員異動(dòng)頻繁，表單格式不一導(dǎo)致無(wú)法各部門(mén)資料無(wú)法整合，也無(wú)法結(jié)合到後續(xù)財(cái)務(wù)、庫(kù)存等資訊，導(dǎo)致人員重工狀況嚴(yán)重；此外，人工產(chǎn)出報(bào)表後需再透過(guò)數(shù)據(jù)整合，管理人員才能閱讀報(bào)表資訊，不僅如此，未落實(shí)庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)，管理者無(wú)法即使得知當(dāng)下庫(kù)存狀況，掌握安全庫(kù)存量並及時(shí)訂購(gòu)、生產(chǎn)。

????????不僅如此，越南市場(chǎng)正進(jìn)入高速發(fā)展的階段，手動(dòng)EXCEL產(chǎn)出製作報(bào)表已無(wú)法滿(mǎn)足作業(yè)的需求，在李金龍總經(jīng)理的審慎評(píng)估後，決定選擇在地化深耕，且擁有完整服務(wù)團(tuán)隊(duì)及定期培訓(xùn)課程的越南鼎捷數(shù)智成為I.B.O 資訊E化的最佳夥伴，導(dǎo)入ERP系統(tǒng)，讓公司的作業(yè)流程e化，迎接各種新挑戰(zhàn)，帶領(lǐng)I.B.O邁向新的紀(jì)元。

統(tǒng)一營(yíng)運(yùn)表單，強(qiáng)化資訊整合落實(shí)管理

????????在正式導(dǎo)入Workflow ERP系統(tǒng)前，越南鼎捷顧問(wèn)與I.B.O專(zhuān)案團(tuán)隊(duì)共同審視企業(yè)缺口及導(dǎo)入目標(biāo)，發(fā)現(xiàn)I.B.O面臨無(wú)系統(tǒng)進(jìn)行資訊自動(dòng)並即時(shí)整合，使得內(nèi)部的流程制度不完善的困境，並確認(rèn)I.B.O欲E化整併管理數(shù)據(jù)。

????????專(zhuān)案團(tuán)隊(duì)根據(jù)企業(yè)缺口審視結(jié)果，進(jìn)一步定義出補(bǔ)足、串接及改善的目標(biāo)，先從基本組織能力補(bǔ)強(qiáng)，再進(jìn)一步完善流程及制度，好的表現(xiàn)就可獲得客戶(hù)的青睞，最後，營(yíng)利自然豐厚，由少數(shù)高瞻遠(yuǎn)矚的人定出了公司級(jí)的目標(biāo)，要如何往下展開(kāi)到各部門(mén)充份認(rèn)同、承接後逐項(xiàng)展開(kāi)行動(dòng)，是一大課題，亦是成敗的關(guān)鍵！

高階引導(dǎo)執(zhí)行，團(tuán)隊(duì)齊心向前

????????過(guò)程中I.B.O遇到最大的問(wèn)題在於人員不穩(wěn)定，常有臨時(shí)取消、員工請(qǐng)假或缺席的狀況，初期專(zhuān)案PM狀況不穩(wěn)定，加上已習(xí)慣各部門(mén)各自為政，因此對(duì)於導(dǎo)入時(shí)討論要與各部門(mén)協(xié)調(diào)作業(yè)事項(xiàng)，或各部門(mén)前後作業(yè)影響上，較無(wú)法協(xié)調(diào)，會(huì)有操作者與管理者理念不同，或者在無(wú)發(fā)生之狀況下但目前已發(fā)生未來(lái)會(huì)持續(xù)發(fā)生的問(wèn)題。

????????因此李金龍總經(jīng)理深覺(jué)人員穩(wěn)定，將是專(zhuān)案成功的最重要關(guān)鍵，特派李婕副總經(jīng)理?yè)?dān)任此次PM，全程參與討論並學(xué)習(xí)資訊化ERP，在李婕認(rèn)真規(guī)劃實(shí)施、重新統(tǒng)籌定義、訂定規(guī)則之下佈達(dá)實(shí)施，有效改善跨部門(mén)協(xié)調(diào)問(wèn)題，並比預(yù)期上線(xiàn)時(shí)程還要提前，令專(zhuān)案團(tuán)隊(duì)士氣大振！

策略目標(biāo)上下支撐，建置全面管理機(jī)制

????????通常企業(yè)內(nèi)的資源不足，就更顯得人員的重要性，在建置系統(tǒng)與作業(yè)流程的重要階段，如果展開(kāi)得宜，人員能力會(huì)逐步提升；但若操作不得宜，劣幣驅(qū)逐良幣，後悔莫及。因此佈建適當(dāng)?shù)膱?chǎng)景引導(dǎo)團(tuán)隊(duì)的氣氛是很重要的，處理好心情，事情自然好辦！

????????鼎捷團(tuán)隊(duì)發(fā)現(xiàn)，透過(guò)宣導(dǎo)會(huì)議以及補(bǔ)助的影片情境，能讓各部主管及儲(chǔ)備幹部充份理解及認(rèn)同公司的策略目標(biāo)，再引導(dǎo)大家一步步的制定行動(dòng)方案，及量化衡量成效的方式。在預(yù)定的時(shí)間內(nèi)跟催相關(guān)人員繳交SOP作業(yè)、完成待辦事項(xiàng)或提前做好課前準(zhǔn)備。

????????系統(tǒng)導(dǎo)入的前期的學(xué)習(xí)階段，各部門(mén)員工如實(shí)如否完成建單工作：有新訂單、採(cǎi)購(gòu)或庫(kù)存異動(dòng)等等就實(shí)際輸入至系統(tǒng)，在上機(jī)模擬實(shí)資料齊全，後期的ERP操作就能跑得更順暢，因此整個(gè)專(zhuān)案進(jìn)度是比一般客戶(hù)更提前！

E化資訊加速作業(yè)，提升企業(yè)營(yíng)運(yùn)效能

????????在導(dǎo)入期中，李婕發(fā)現(xiàn)若各部門(mén)各自為政，將無(wú)法達(dá)到資訊整合目標(biāo)，因此要求各單位人員即時(shí)且落實(shí)的於鼎捷ERP中作業(yè)，雖上線(xiàn)過(guò)程中，人員對(duì)於新系統(tǒng)的不熟悉還無(wú)法完全放掉手工作業(yè)，但在鼎捷顧問(wèn)的細(xì)心訓(xùn)練及耐心說(shuō)明，與李婕全心投入督導(dǎo)員工之下，慢慢的步入軌道，且使用者也享受到系統(tǒng)所帶來(lái)各項(xiàng)資訊的便利性。

IBO系統(tǒng)導(dǎo)入效益：

1. 結(jié)帳速度加快

2. 庫(kù)存準(zhǔn)確率提高

3. 財(cái)報(bào)產(chǎn)出提效

????????落實(shí)E化管理，減少人為錯(cuò)誤與溝通問(wèn)題，建構(gòu)資訊化高效穩(wěn)定、準(zhǔn)確的工作環(huán)境，分析報(bào)表快速精確，能迅速掌握各部門(mén)面臨的問(wèn)題；由於ERP讓資訊收集的正確性與完整性提高，讓資訊回饋?zhàn)兊眉磿r(shí)與有效，讓企業(yè)流程與系統(tǒng)作業(yè)整合後，庫(kù)存的準(zhǔn)確率已達(dá)80%，且?guī)齑娼档屠麧?rùn)自然就增加，此外，因前端資料的完整性提高，未來(lái)可如期使用系統(tǒng)自動(dòng)展出報(bào)表，達(dá)成越南公司創(chuàng)建以來(lái)苦有財(cái)務(wù)報(bào)表的困境。

????????I.B.O在導(dǎo)入過(guò)程中，雖遇人員異動(dòng)、跨部門(mén)協(xié)調(diào)等環(huán)節(jié)，但在李婕的專(zhuān)案管理團(tuán)隊(duì)與鼎捷顧問(wèn)師齊心合力，不斷的與使用者討論溝通，終能達(dá)成共同成長(zhǎng)與管理目標(biāo)，未來(lái)I.B.O因?yàn)槿尜Y訊化這樣的好基礎(chǔ)，可以在各方面取得起跑優(yōu)勢(shì)，運(yùn)用數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)自動(dòng)化生產(chǎn)與智慧化管理；越南鼎捷數(shù)智也將持續(xù)站在輔助的角色，提供良好的E化顧問(wèn)諮詢(xún)，共同精進(jìn)管理，共創(chuàng)智造未來(lái)。

▲I.B.O在專(zhuān)案團(tuán)隊(duì)與越南鼎捷顧問(wèn)的攜手努力下，整合跨部門(mén)數(shù)據(jù)，達(dá)成E化管理的目標(biāo)。

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