凱勝家具 降低維護(hù)時間成本，提升整合流程智能化

開發(fā)工具操作便利，節(jié)省維護(hù)時間成本

文：李思穎

凱勝家具

發(fā)布時間： 2018-06-08 15:55:00

企業(yè)流程管理 東南亞

公司簡介

　　凱勝傢俱(越南)股份有限公司成立於2004年，為臺商獨資的大型家具生產(chǎn)生產(chǎn)企業(yè)。公司位於越南胡志明市西北方約60公里的平陽省美福工業(yè)區(qū)，占地30萬平方米，總投資金額約1億美金，凱勝傢俱(越南)股份有限公司現(xiàn)階段擁有7條生產(chǎn)線、6000多名員工，月產(chǎn)量可達(dá)1000貨櫃，是越南唯一的中高檔家具生產(chǎn)企業(yè)。

▲感謝 凱勝家具 黃燕海副總接受鼎新電腦成功案例採訪。左起為 鼎新電腦 黃佩華顧問，
中為 凱勝家具 黃燕海副總，右為 鼎新電腦 邱奕智規(guī)劃師。?

系統(tǒng)三大優(yōu)勢，讓EasyFlow GP系統(tǒng)在遴選中脫穎而出

　　凱勝家具預(yù)定在2018年年中在臺灣資本市場上市，因此，從2015年九月起，凱勝家具即同時進(jìn)行遴選多家ERP系統(tǒng)。當(dāng)時凱勝家具已有正在上線使用的電子簽核系統(tǒng)(以下簡稱為OA)，但該OA系統(tǒng)並非模組集成，在財務(wù)與總帳部分無法產(chǎn)生資產(chǎn)負(fù)債表及損益表，這一點實為凱勝家具迫切需要解決的問題，也成為選擇ERP的評估重點之一。對此，凱勝家具黃副總表示：「上市每個月都要公布上個月的集團(tuán)營收，營收資料之快速產(chǎn)出，沒有集成之ERP不可能達(dá)到目的?！?/p>

　　考量到選擇使用TIPTOP後可以直接整合企業(yè)流程系統(tǒng)EasyFlow GP，模組化整合讓簽核資料即時拋轉(zhuǎn)，產(chǎn)生出對應(yīng)的報表資料，即可解決原本困擾已久的報表問題；此外，因黃副總曾使用過鼎新電腦的系統(tǒng)，認(rèn)為鼎新系統(tǒng)操作容易上手，可節(jié)省開發(fā)及維護(hù)成本，此也成為最後決定採用鼎新電腦EasyFlow GP與TIPTOP的原因之一。

• 快速產(chǎn)出相關(guān)報表

• 設(shè)計工具易維護(hù)

• 圖像化界面更直觀

直觀圖像化呈現(xiàn)與自動簽核，提升操作效益

　　導(dǎo)入EasyFlow GP系統(tǒng)時，對於改善舊有問題及提升效益的部分，黃副總侃侃而談?wù)f道：「EasyFlow GP擁有標(biāo)準(zhǔn)簽核的事件功能，包含撤簽、退簽、簽核完寄發(fā)mail…等，這些完整的功能性是原本使用的OA所未具備的，除此之外，原本OA無法跳簽，但EasyFlow GP可以做到這個功能，當(dāng)使用者在同一條流程中有多個需要簽核的關(guān)卡時只需要簽核一關(guān)就可以，節(jié)省掉很多重複簽核的時間?！?/p>

　　除了運用自動簽核功能，讓實際簽核的過程中可以節(jié)省簽核時間與次數(shù)之外，黃副總也特別提到了圖像化設(shè)計的流程圖為使用者帶來的益處：「流程圖的圖像化設(shè)計，讓使用者可以快速地得知簽核到誰身上，也可以得知前面關(guān)卡簽核者的簽核意見，原先使用的OA是用文字呈現(xiàn)，EasyFlow GP的圖像化更清楚?！?/p>

　　EasyFlow GP可設(shè)計多組織及跨組織進(jìn)行簽核的功能，是舊有OA系統(tǒng)所缺乏的，也讓遍佈在臺灣、越南、香港跨地區(qū)的使用者溝通上更順利。黃副總也提到：「因為EF和TIPTOP的整合性，在跨部門人員簽核時有正面的影響，使用者可以得知前面關(guān)卡的簽核意見，針對撤簽、退簽、加簽都可以在畫面上做到，在使用彈性，方便性，及呈現(xiàn)資訊多樣性比原本使用的OA更好?！?/p>

　　目前已上線使用的單據(jù)以TIPTOP整合單據(jù)為主，單量最大為採購單、其次為報價單與訂單。每種單據(jù)皆以單別作為區(qū)分，各自設(shè)計開發(fā)不同的流程，光是採購單就有七、八種單別，雖然設(shè)計的流程不少，但因流程設(shè)計和操作上皆是圖像化，所以對於管理EasyFlow GP的IT人員來說還是相當(dāng)方便且容易的。

開發(fā)工具操作便利，節(jié)省維護(hù)時間成本

　　在進(jìn)行流程表單的開發(fā)與設(shè)計上，珮琪顧問補充提到，以往凱勝家具是透過ASP程式判斷後續(xù)關(guān)卡的簽核者，當(dāng)需要調(diào)整表單畫面的細(xì)項或是流程簽核的走向時，必須等待同一位程式維護(hù)人員安排逐項調(diào)整，在維護(hù)的時間成本上耗費較多；EasyFlow GP系統(tǒng)可以針對不同單別或條件，在工具介面上直接調(diào)整設(shè)定，透過開放權(quán)限的方式可以授權(quán)給多位IT人員同時維護(hù)不同的表單、流程定義，進(jìn)而大幅度節(jié)省調(diào)整表單流程維護(hù)的時間。

　　黃副總表示在IT人員一旦熟悉設(shè)計界面後，因設(shè)計師工具的維護(hù)相當(dāng)便利，對於使用者提出的需求可以很快地對應(yīng)調(diào)整，大幅節(jié)省下開發(fā)與維護(hù)的時間。而原先在使用的OA系統(tǒng)上已使用的簽核流程，則是維持原設(shè)計並轉(zhuǎn)換到EasyFlow GP的簽核流程設(shè)計師上，使用者也較能接受。

客製報價智能化，請採購資料配合圖文簽核更詳細(xì)

　　珮琪顧問補充道，因應(yīng)凱勝家具較特別的幾種流程需求，在顧問與客戶詳談後進(jìn)行了這些單據(jù)的客製；像是報價單，會由TIPTOP端將報價單主檔拋轉(zhuǎn)至EasyFlow GP中進(jìn)行簽核，經(jīng)過審核確認(rèn)允許該報價申請後回寫TIPTOP，再由TIPTOP端針對報價單中的每一筆明細(xì)各別產(chǎn)生獨立單據(jù)進(jìn)行拋轉(zhuǎn)審核，每一張獨立單據(jù)中會有更細(xì)項的料價報價明細(xì)，並讓使用者在簽核中調(diào)整各項料件的增減與報價，最後統(tǒng)整回報給業(yè)務(wù)，回寫結(jié)果至TIPTOP中作為最後的報價內(nèi)容。

　　請購單與採購單的部份，因使用者希望在簽核時可以看到所有細(xì)項的照片檔，當(dāng)單據(jù)拋轉(zhuǎn)到EasyFlow GP端後，透過客製在點入每一項明細(xì)單身時，即可開啟網(wǎng)頁呈現(xiàn)該筆料件在TIPTOP端上傳的照片，讓使用者在簽核時同時對照物料是否正確。

　　同時，因高階主管經(jīng)常出差在外，透過EasyFlow GP系統(tǒng)跨瀏覽器的特性，就可以隨時隨地利用iPad、手機(jī)等行動裝置登入系統(tǒng)進(jìn)行簽核或瀏覽，達(dá)到行動辦公室的效果。

規(guī)劃完善教育訓(xùn)練，消化使用者對新系統(tǒng)的適應(yīng)期

　　然而在EasyFlow GP系統(tǒng)上線初期，凱勝家具也面臨了一個重大的考驗，就是使用者對於新導(dǎo)入系統(tǒng)的排斥。使用者已習(xí)慣舊有OA系統(tǒng)的操作介面，黃副總提到：「面對新系統(tǒng)的介面、操作方式，因為不習(xí)慣而短時間無法適應(yīng)，安於現(xiàn)狀不想改變、套入舊思維而排斥，使用者們會希望操作和介面跟原本的OA一樣?！?/p>

　　為此，在上線初期花費了很多時間與心思進(jìn)行教育訓(xùn)練，讓使用者開始瞭解並逐漸習(xí)慣新系統(tǒng)的使用。

系統(tǒng)順利上線，歸功高執(zhí)行力的專案控管

　　凱勝家具的系統(tǒng)上線專案由陳珮琪顧問協(xié)助進(jìn)行輔導(dǎo)，黃副總表示顧問在凱勝家具組織架構(gòu)的規(guī)劃上提供了協(xié)助，因組織資料每周都在進(jìn)行變動，透過組織設(shè)計師工具的應(yīng)用，組織變動(單位調(diào)動)時人員的主從關(guān)係變動可以更快反應(yīng)與調(diào)整。

　　對於系統(tǒng)成功導(dǎo)入上線的方法，凱勝家具有一套嚴(yán)謹(jǐn)且強調(diào)執(zhí)行力的作法。針對各個部門皆設(shè)有種子團(tuán)隊，每位成員需蒐集問題並固定時間進(jìn)行會議，會議上PM負(fù)責(zé)在各個部門擔(dān)任協(xié)調(diào)的角色，雖無法百分之百達(dá)到各個部門的需求，但協(xié)調(diào)討論後取得平衡點，讓各個部門都可以接受的結(jié)論，每一次會議中針對每個議題必須做出結(jié)論、列出解決方法與做法、預(yù)計成果與時程，會議後也需跟催，助於上線行程持續(xù)推進(jìn)。除此之外，IT人員快速找到問題原因並提出解決方式的能力，也是加速上線進(jìn)度的主要原因之一。

　　身為此系統(tǒng)上線專案PM的黃副總，對於PM人員需具備的能力也分享了一些想法給我們。黃副總答道：「PM必須也要了解非資訊相關(guān)的知識，像是分析行銷財務(wù)、還有管理的重點，對於各個部門面臨的問題才能分析問題核心，這是PM需具備的能力，包含管理學(xué)基本知識、規(guī)劃、領(lǐng)導(dǎo)控制、管理循環(huán)這些都必須很清楚，同時也要具備控制進(jìn)度、概念化、系統(tǒng)分析的能力?！?/p>

未來規(guī)劃更廣泛並深入使用系統(tǒng)，幫助管理決策

　　現(xiàn)在凱勝家具以TIPTOP整合單據(jù)作為上線重心，從2016年3月起在TIPTOP上開始進(jìn)行大量的家具行業(yè)別特性程式客製，直至2017年8月止，花費將近一年半的時間完成，還正在讓使用者適應(yīng)使用，而針對人事相關(guān)表單，以及其他與ERP模組沒有串接的表單則作為下一階段的開發(fā)重點，將OA使用的單據(jù)逐步轉(zhuǎn)換至EasyFlow GP上，部分單據(jù)因為串聯(lián)到刷卡機(jī)制，故目前還是OA獨立作業(yè)，後續(xù)也會慢慢轉(zhuǎn)換到TIPTOP上應(yīng)用。

　　針對生產(chǎn)線自動化報工，系統(tǒng)產(chǎn)生報表的效率必須更提升，且為了將要支援決策的目標(biāo)，IT必須要提供統(tǒng)計更詳細(xì)、更正確的報表，同時搭配BI來達(dá)到此需求，幫助管理階層可以快速做出決策，藉此也能提升IT部門價值，為此未來也會進(jìn)一步分析每個流程簽核時間延遲的主因，利用EasyFlow GP系統(tǒng)的報表功能作呈現(xiàn)，除此之外也希望未來能引進(jìn)電子採購系統(tǒng)，讓供應(yīng)商能夠在外網(wǎng)就可以針對凱勝家具需要的料件快速且便利地提供報價。

　　本次很榮幸地邀請到黃副總接受鼎新電腦的訪問，除了導(dǎo)入EasyFlow GP所得到的效益之外，黃副總也分享了一些心路歷程：「以凱勝家具客製的規(guī)模來說，上線的速度算是很快，遇到的一些小問題也不影響主要流程的使用，且因IT人員皆能很快地找到問題、蒐集情境資料並回饋給鼎新電腦客製單位，雙方配合之下排除問題並繼續(xù)往下測試，最後順利地將系統(tǒng)上線使用?！雇高^凱勝家具、鼎新電腦EasyFlow GP、TIPTOP顧問雙方通力合作，順利推動完成系統(tǒng)上線專案。

?? ? ????

更多案例