至興精機(jī)化繁為簡，達(dá)到內(nèi)稽內(nèi)控，建立人才升遷管道

系統(tǒng)串聯(lián)卡控，工時減少效率提升

文：潘孟絹

至興精機(jī)

發(fā)布時間： 2018-06-08 15:41:00

企業(yè)流程管理

「鼎新系統(tǒng)不斷串聯(lián)及優(yōu)化，系統(tǒng)間串聯(lián)度、順暢度高，透過整合，不僅提升效能，節(jié)省營運重工，也可以達(dá)到數(shù)據(jù)分析效益！」─至興精機(jī)發(fā)言人 劉美娘經(jīng)理

目光放眼未來，建立穩(wěn)健營運基石

　　「時時追求新知、突破技術(shù)，讓人類的生活更加順暢無阻?！棺潇墩没闹僚d精機(jī)成立於1988年，以生產(chǎn)世界一流品質(zhì)的汽、機(jī)車零件為職志，將「為明日拓展全新的視野」作為企業(yè)目標(biāo)，積極投入研發(fā)技術(shù)、培育專業(yè)人才，以優(yōu)秀的設(shè)計、品質(zhì)、製造流程，成功贏得顧客讚賞；於數(shù)十年間快速擴(kuò)大規(guī)模，據(jù)點遍及臺灣、越南及大陸，產(chǎn)品除供應(yīng)歐美知名機(jī)車廠，亦供應(yīng)歐美及日本汽車Tier1廠使用，為滿足顧客在品質(zhì)、交期及成本上的需求，至興不斷追求技術(shù)及研發(fā)成果、改善生產(chǎn)流程，致力於合理化成本，持續(xù)拓展市場新領(lǐng)域，漸在世界打響名號。

　　「以培育人才、協(xié)力團(tuán)結(jié)、滿足顧客及回饋社會作為經(jīng)營理念，至興不斷改進(jìn)管理系統(tǒng)。內(nèi)部長期培養(yǎng)技術(shù)人才，透過課程提升管理職人員能力，持續(xù)累積人才庫，深化同仁專業(yè)能力，希望能建立最優(yōu)質(zhì)的團(tuán)隊?！怪僚d精機(jī)發(fā)言人劉美娘經(jīng)理認(rèn)為員工是公司的重要資源，持續(xù)致力於研發(fā)及管理精進(jìn)，就是希望建立起完整的人才庫，以作為公司日後營運的重要基石，在快速地擴(kuò)張下，至興對於資訊化的需求亦逐漸浮現(xiàn)。

上下同心前進(jìn)，打造完整資訊藍(lán)圖

　　「至興原先使用的ERP系統(tǒng)已無法滿足需求，也沒辦法跟其他系統(tǒng)整合，為配合擴(kuò)展需求，希望建立完整資訊藍(lán)圖，將整體流程架起來，因內(nèi)部資訊人員不足，所以便希望能找到一個整體化服務(wù)團(tuán)隊協(xié)助至興。」發(fā)言人劉美娘經(jīng)理分享當(dāng)初導(dǎo)入的契機(jī)；經(jīng)過一連串的考量與評估後，至興選擇了鼎新。

　　「鼎新在組織上分工明確，導(dǎo)入中針對不同領(lǐng)域都有顧問可以協(xié)助指導(dǎo)，上線後有問題也可透過客服詢問、解決，完整的支援體系解決至興資訊人員不足的困境，也是我們選擇鼎新的主因?！拱l(fā)言人劉美娘經(jīng)理分享。

　　「還沒導(dǎo)入系統(tǒng)前，至興僅有電子刷卡系統(tǒng)，員工請假要先寫完紙本假單後由主管簽，送單後還要持續(xù)追蹤簽核進(jìn)度，有時候要費時好幾天，簽完後再送到管理單位輸入系統(tǒng)，之前就曾發(fā)生假單遺失或主管壓單，也曾有過人資輸入錯誤，不僅造成員工抱怨連連，也讓公司管理及內(nèi)控內(nèi)稽變得更困難?！构芾砉蓞切闳绻砷L回憶導(dǎo)入前的種種不便，這些不便更堅定了至興想要改革的決心，此次系統(tǒng)導(dǎo)入以HRM(人力資源系統(tǒng))為始，重點就放在如何串聯(lián)各系統(tǒng)，減少人工作業(yè)及錯誤。

　　發(fā)言人劉美娘經(jīng)理表示：「至興對e化很重視，前任總經(jīng)理選定鼎新為合作夥伴，就是希望透過系統(tǒng)整合、應(yīng)用減少人工重複作業(yè)，由系統(tǒng)協(xié)助數(shù)據(jù)統(tǒng)計、通知及優(yōu)化等工作?！褂缮系较碌闹С峙c推動，至興全體同心往同一目標(biāo)邁進(jìn)。

階段宣導(dǎo)實行，順利渡過磨合困境

　　因至興公司營運多年來累積的資料十分龐大，在導(dǎo)入初期新舊系統(tǒng)並行下，過程十分艱辛，管理股許鳳真專員回憶那段艱難時光：「初期新舊系統(tǒng)都要執(zhí)行例行工作，真的很頭痛，前期要蒐集數(shù)據(jù)資料、系統(tǒng)建檔，還要針對薪資公式、考勤方式跟假別等細(xì)則跟顧問討論，有時真的很想放棄?！?/p>

　　過程越艱辛，成功後的果實也將更甜美，「雖然剛開始因為不熟悉會感到困難，經(jīng)過磨合期，感受到差異真的很大，不需再人工輸入，減少很多重複作業(yè)，工作效率大幅提升，透過卡控也不再需要人工去修改錯誤?！乖S鳳真專員開心地分享。

　　至興員工數(shù)眾多，如何讓員工接受並習(xí)慣系統(tǒng)，前期宣導(dǎo)尤為重要，「因為習(xí)慣被更改，剛開始員工也有很多抱怨，我們規(guī)劃分階段執(zhí)行、進(jìn)行內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)及教育訓(xùn)練，讓員工學(xué)習(xí)怎麼打加班單、請假單及班別異動單等相關(guān)表單，也製作出SOP，漸漸地員工抱怨聲音減少了，也不用擔(dān)心紙本遺失或主管壓單，只要上網(wǎng)就可以查詢請假及加班狀況，大幅縮短同仁時間?！乖S鳳真專員微笑說道。

系統(tǒng)串聯(lián)卡控，工時減少效率提升

　　不僅員工，第一線的人資也有深刻感受，管理股吳秀如股長笑著細(xì)數(shù)HRM系統(tǒng)為人資同仁帶來的優(yōu)點：「以前每天要花很多時間處理異常，薪資計算每月30號還得人工整理數(shù)據(jù)才能產(chǎn)出結(jié)果，得趕在次月１號，提交財務(wù)單位作後續(xù)的處理，現(xiàn)在則輕輕鬆鬆薪資可提早試算，每月月底就可產(chǎn)出結(jié)果，次月第一個工作天就可提交結(jié)果給財務(wù)，直接一鍵完成財務(wù)整合，效率大幅提升，正確率也可達(dá)到100%；之前假單送簽到人事單位可能就需兩三天，現(xiàn)在隨時隨地都可以簽，最慢四個小時內(nèi)就可完成，如果主管沒簽，系統(tǒng)每兩個小時也會主動提醒，完成後資料直接進(jìn)到HR系統(tǒng)，不用再人工作業(yè)?！?/p>

　　系統(tǒng)也著實提升至興在人員管理與內(nèi)稽內(nèi)控的掌握度，「每天早上系統(tǒng)會發(fā)出郵件，提供人員請假、出缺勤、工時資料、報工等資訊，每位主管都可以掌握所屬員工的狀況，隨時掌握異常，也可以看到人員的生產(chǎn)績效或作業(yè)內(nèi)容，進(jìn)一步做為日後考核升遷依據(jù)；透過系統(tǒng)的權(quán)限管制，也避免人為調(diào)整或異常，達(dá)到內(nèi)控內(nèi)稽效果?！拱l(fā)言人劉美娘經(jīng)理分享系統(tǒng)帶來的效益。

　　因為至興規(guī)模漸長，需要相應(yīng)的不同系統(tǒng)來支持營運所需，至興更希望能夠完善的使用各項功能，發(fā)揮系統(tǒng)最大效益，發(fā)言人劉美娘經(jīng)理笑道：「使用鼎新系統(tǒng)好像吃到嗎啡一樣，HR、TIPTOP ERP、BI（商業(yè)智慧系統(tǒng)）、EF(電子表單系統(tǒng))跟PLM（產(chǎn)品生命週期管理系統(tǒng)）…等，系統(tǒng)不斷串聯(lián)及優(yōu)化，未來我們還將規(guī)劃建置電子商務(wù)平臺，每個系統(tǒng)間串聯(lián)度、順暢度高，也不用費時評估；透過整合，效能大幅提升，不僅節(jié)省營運重工，管理數(shù)據(jù)也可以整合，達(dá)到數(shù)據(jù)分析效益?！?/p>

透過系統(tǒng)，至興達(dá)到的效益分列如下：

1. 系統(tǒng)結(jié)合假單、加班單及出勤資訊，線簽後直接進(jìn)到HR系統(tǒng)，免去層層追蹤，假單不再遺失。

2. 透過行動裝置進(jìn)行簽核，可設(shè)定超期未簽核提醒，大幅提升簽單效率。

3. 系統(tǒng)權(quán)限管制，避免人為調(diào)整或是輸入錯誤，達(dá)到內(nèi)稽內(nèi)控效果。

4. 系統(tǒng)串聯(lián)、順暢度高，有效減少營運重複作業(yè)，管理數(shù)據(jù)也得以整合、分析。

5. 每日電郵通知出缺勤狀況，每週通知教育訓(xùn)練資訊及異常狀況，串聯(lián)BI報表，有效進(jìn)行管理。

6. 培訓(xùn)管理結(jié)構(gòu)制訂系統(tǒng)化，員工教育訓(xùn)練歷程提高完整度，如實呈現(xiàn)員工學(xué)習(xí)履歷，升遷考核更有依據(jù)。

(鼎新電腦整理)

人員履歷建立，全面走向資訊管理

　　經(jīng)過整合，至興逐步達(dá)成當(dāng)初的理想與目標(biāo)，配合日後組織發(fā)展需求，未來希望能持續(xù)串連各系統(tǒng)，完善運用各項功能，建立起完整的內(nèi)部以及外部徵才人才庫；透由系統(tǒng)詳實記錄人員教育訓(xùn)練歷程、考取證照，甚至主動提醒證照期限，讓人才選訓(xùn)留用都更有所依據(jù)：「未來我們希望能從考核面延伸到薪資及獎金、員工用餐扣款及所得申報等資訊，全部進(jìn)行串聯(lián)，將人工作業(yè)降至最低；人才培訓(xùn)管理的部分，則希望從年度計劃開始，包含個別計劃、自動發(fā)郵件通知等功能，上完課只要人資人員點選有無缺課，就可自動回寫系統(tǒng)，持有的證照也可以統(tǒng)一建進(jìn)去，透過BI報表隨時掌握人員持有證照的狀況，在考核時也可透過BI報表，知道員工歷年狀況，作為依據(jù)?！拱l(fā)言人劉美娘經(jīng)理分享。

　　配合公司營運成長，至興持續(xù)更新規(guī)劃，透過鼎新團(tuán)隊竭力協(xié)助，e化之路穩(wěn)健踏實，未來將串聯(lián)各系統(tǒng)，輔以BI數(shù)據(jù)決策，建立完整資訊藍(lán)圖，全面走向資訊化管理，擊敗多變市場挑戰(zhàn)，持續(xù)維持至興的市場領(lǐng)先地位。

▲鼎新與至興團(tuán)隊合影留念，右起鼎新電腦HR顧問梁碩凌、至興精機(jī)管理股吳秀如股長、
發(fā)言人劉美娘經(jīng)理、許鳳真專員、鼎新電腦行銷專員潘孟絹

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