環(huán)綺國際 雲(yún)端上的管理 落實(shí)組織權(quán)責(zé)

全球思維、在地作為

文：王甄敏

環(huán)綺國際

發(fā)布時(shí)間： 2018-06-11 16:17:00

企業(yè)流程管理 雲(yún)端行動(dòng)應(yīng)用

專業(yè)、科技、在地化經(jīng)營(yíng)

　　環(huán)綺國際為一跨國性的貿(mào)易行銷通路團(tuán)隊(duì)，總公司位於新加坡，在亞洲市場(chǎng)皆有行銷據(jù)點(diǎn)，而臺(tái)灣的【環(huán)綺國際貿(mào)易股份有限公司】成立於1989年，從事特用化學(xué)品材料貿(mào)易為主，並結(jié)合歐美品牌及亞洲新興市場(chǎng)廠商，以提供具有價(jià)格及品質(zhì)優(yōu)勢(shì)的產(chǎn)品給客戶，提升客戶產(chǎn)品競(jìng)爭(zhēng)力，同時(shí)也建立起良好的顧客關(guān)係。

　　其產(chǎn)品應(yīng)用在石油化學(xué)、高分子材質(zhì)、塗料、塑膠、橡膠、油墨、造紙、金屬表面加工、電子用化學(xué)品、電線電纜、建築相關(guān)等，在各國環(huán)綺據(jù)點(diǎn)均設(shè)有倉儲(chǔ)系統(tǒng) (Warehousing)，因應(yīng)客戶「Just in Time」的需求，秉持著貼近顧客為最終服務(wù)目標(biāo)，環(huán)綺不斷尋找新方法協(xié)助客戶達(dá)成目標(biāo)，創(chuàng)造更高的附加價(jià)值，創(chuàng)立業(yè)界最佳口碑。

　　另臺(tái)灣為世界原料供應(yīng)鏈中的一環(huán)，雖然國內(nèi)已有些知名的大廠，但其基礎(chǔ)原料的取得，部份仍需仰賴國外進(jìn)口，而環(huán)綺國際正扮演著這樣的角色，提供具有競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的原料，以創(chuàng)新國內(nèi)廠商的產(chǎn)品及價(jià)值，環(huán)綺國際代理的品牌建築相關(guān)有Avebe、Kerneos、Poraver、Schulke、CMMP...；化粧品相關(guān)有Arkema、Rockwood、Schulke，樹脂相關(guān)有Perstorp、The Lubrizol Corporation、Vandeputte SA、BNT Chemicals、SK Chemicals、Wilmar International…。

環(huán)綺國際?小檔案?
【行業(yè)類別】化學(xué)原料及其製品批發(fā)業(yè)?
【創(chuàng)立時(shí)間】1989年?
【資 本 額】1億2000萬元?
【員工】35人?
【主要商品】樹脂、塗料、油墨、造紙、塑膠、化妝品、醫(yī)藥等原料進(jìn)出口?
【高雄總地址】高雄市苓雅區(qū)中正二路30號(hào)?
TEL +886-(0)7-223-9188?
FAX +886-(0)7-224-4769?
E-mail worldwide@wwrc.com.tw?
【臺(tái)灣其他據(jù)點(diǎn)】嘉義?、桃園?

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降低流程作業(yè)成本，提昇精準(zhǔn)度

　　環(huán)綺國際於2015年開始使用鼎新Workflow系統(tǒng)，2016年中開始導(dǎo)入EasyFlow系統(tǒng)，透過EasyFlow簽核系統(tǒng)再加強(qiáng)內(nèi)部協(xié)作，加速流程效率，落實(shí)組織權(quán)責(zé)。

　　環(huán)綺國際出貨速度很快，當(dāng)天訂單在業(yè)助登打後，當(dāng)天倉庫即會(huì)出貨，但此過程中需要業(yè)務(wù)人員double check出貨的正確性，減少因資訊錯(cuò)誤而造成一些不必要的損失。先前是透過人工的方式，每日業(yè)助整理每個(gè)業(yè)務(wù)的銷貨日?qǐng)?bào)表以e-mail的方式讓業(yè)務(wù)人員確認(rèn)，但財(cái)務(wù)經(jīng)理?鄧素娥認(rèn)為此作耗時(shí)費(fèi)力，也無法立即得到正確資訊回饋，若因資訊錯(cuò)誤造成退貨而產(chǎn)生費(fèi)用損失，這都相當(dāng)?shù)睦速M(fèi)公司成本，且無法追蹤、落實(shí)權(quán)責(zé)，對(duì)客戶負(fù)責(zé)。另故導(dǎo)入EasyFlow系統(tǒng)後，即運(yùn)用EasyFlow的自動(dòng)發(fā)單功能，由系統(tǒng)快速發(fā)起業(yè)務(wù)人員的【銷貨日?qǐng)?bào)通知單】，簽核流程通知當(dāng)責(zé)業(yè)務(wù)人員，讓業(yè)務(wù)人員即時(shí)掌握出貨資訊，若出貨資訊有問題，可立即加簽業(yè)助人員進(jìn)行後續(xù)處理，業(yè)助人員也不需要整理銷貨日?qǐng)?bào)表以e-mail的方式給每位業(yè)務(wù)，使用EasyFlow的自動(dòng)發(fā)單功能，方便、省時(shí)又落實(shí)權(quán)責(zé)。

環(huán)綺國際出貨速度很快，當(dāng)天訂單在業(yè)助登打後，當(dāng)天倉庫即會(huì)出貨。然而，每日業(yè)助又必須整理銷貨日?qǐng)?bào)表，透過e-mail讓業(yè)務(wù)double check，減少因資訊錯(cuò)誤而造成的不必要損失。財(cái)務(wù)經(jīng)理?鄧素娥認(rèn)為太耗時(shí)費(fèi)力！遂運(yùn)用EasyFlow的自動(dòng)發(fā)單功能，解決一切問題！

雲(yún)端上的管理，掌握無線Mobile ?Busniness商機(jī)

　　環(huán)綺主管、業(yè)務(wù)人員經(jīng)常在外拜訪客戶、差旅，無法即時(shí)了解公司的營(yíng)運(yùn)及客戶狀況，紙本公文簽核也常因此延誤，影響企業(yè)營(yíng)運(yùn)與決策效率。故環(huán)綺採用鼎新的M-Business進(jìn)行行動(dòng)簽核及公司內(nèi)部資訊的取得，打破時(shí)間與空間的限制，透過手機(jī)可即時(shí)獲得需要的訊息。

　　當(dāng)表單需簽核時(shí)，也可即時(shí)透過手機(jī)簽核快速回應(yīng)與決策。環(huán)綺導(dǎo)入行動(dòng)簽核的表單，主要為業(yè)務(wù)相關(guān)的銷貨日?qǐng)?bào)通知單及人事類表單，請(qǐng)假單、加班單、銷假單。 M-Business除整合EasyFlow電子簽核外，另外也整合了Workflow、CRM系統(tǒng)的部分重點(diǎn)功能，如整合Workflow系統(tǒng)的出貨狀況、逾期應(yīng)收帳款、庫存狀況、廠商價(jià)格等，讓相關(guān)主管可以隨時(shí)取得所需資訊，減少預(yù)估錯(cuò)誤而造成的損失，也整合CRM系統(tǒng)的潛客報(bào)價(jià)、訂單狀況、帳款狀況、商品價(jià)格，讓相關(guān)主管可掌握客戶資訊，快速取得訂單資訊。

運(yùn)用資訊系統(tǒng)，資訊取得不求人

　　??環(huán)綺國際除使用【銷貨日?qǐng)?bào)通知單】外，另有導(dǎo)入EasyFlow簡(jiǎn)易的人事考勤表單，請(qǐng)假單、銷假單、加班單，取代過去紙本列印作業(yè)、人工傳遞，人工統(tǒng)計(jì)特休時(shí)數(shù)部分。

　　申請(qǐng)人可透過WEB方式請(qǐng)假、加班申請(qǐng)，而請(qǐng)假單系統(tǒng)上也可即時(shí)查詢特休剩餘時(shí)數(shù)，送審時(shí)會(huì)檢核申請(qǐng)?zhí)鞌?shù)是否已超過允許請(qǐng)假數(shù)量，進(jìn)行資料檢核的防呆。系統(tǒng)將依標(biāo)準(zhǔn)流程送給相關(guān)審核單位進(jìn)行簽核，最後相關(guān)申請(qǐng)資料記錄於EasyFlow系統(tǒng)，簡(jiǎn)化了人事重工等問題。業(yè)務(wù)主管也可以即時(shí)知道業(yè)務(wù)人員今天有誰請(qǐng)假，不因紙本傳遞而延誤。另透過EasyFlow的管理程式，也可以統(tǒng)計(jì)人員每月的請(qǐng)假資訊，環(huán)綺國際黃勤雯主任表示，請(qǐng)假資訊現(xiàn)在都在系統(tǒng)，不用再用人工的方式核對(duì)統(tǒng)計(jì)出勤資訊用製作Excel 計(jì)算出來，免去人工統(tǒng)計(jì)費(fèi)時(shí)及容易出錯(cuò)的問題，從計(jì)算到統(tǒng)計(jì)整體一氣呵成。

複製成功案例 持續(xù)資訊化、自動(dòng)化

　　對(duì)於資訊化、自動(dòng)化的未來規(guī)劃，環(huán)綺國際有著更深的期許。未來將會(huì)陸陸續(xù)續(xù)將公司內(nèi)部的紙本表單資訊化、自動(dòng)化，利用EasyFlow系統(tǒng)表單流程的追蹤及管理程式的統(tǒng)計(jì)功能，更精進(jìn)內(nèi)部的作業(yè)管理流程。在資訊系統(tǒng)的整合應(yīng)用上，將繼續(xù)深化與WorkFlow、CRM模組整合應(yīng)用，也期望未來公司可全面性資訊化，提供營(yíng)運(yùn)主管可得到正確的資訊，達(dá)到更寬廣的經(jīng)營(yíng)空間，在企業(yè)運(yùn)作各方面得到管理及效率的優(yōu)勢(shì)。

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