奇鼎科技導(dǎo)入HR系統(tǒng) 薪資結(jié)算效率提高50%

重視人才培育 不斷成長的大家庭

文：張吟綺

奇鼎科技

發(fā)布時間： 2018-10-26 13:50:00

企業(yè)流程管理

▲「每月結(jié)算薪資時的效率提高了約50%，僅需2至3天，準確率更是接近100%！以往勞健保遇年度調(diào)整時，必須一筆筆對照，現(xiàn)在系統(tǒng)也可自動計算，時間上真的節(jié)省很多?！?br>─奇鼎科技 許心怡 管理部經(jīng)理

　　走出新豐火車站不到5分鐘，就可到達奇鼎科技，一間在奇鼎科技管理部經(jīng)理許心怡(以下簡稱 許經(jīng)理)口中覺得像「一個大家庭」的公司。「有時候覺得很不可思議，公司現(xiàn)在變得這麼大，而我們從沒有停滯，一直都在規(guī)劃、成長，每3年就會導(dǎo)入新的系統(tǒng)。第一個3年ISO 9000，第二個3年是OHSMS18000跟ISO 14000，第三個3年則是這次的ERP跟HR的導(dǎo)入?！乖S經(jīng)理述說著奇鼎科技的故事。

▲奇鼎科技位於新竹工業(yè)區(qū)內(nèi)，交通便利。結(jié)合時下正夯的空氣過濾、節(jié)能、環(huán)保等概念，
與「空氣清淨」的工程及設(shè)備息息相關(guān)，近來抓住趨勢切入醫(yī)療領(lǐng)域，仍在持續(xù)茁壯發(fā)展中。

奇鼎科技 追求優(yōu)質(zhì)空氣環(huán)境

　　邁入第10年的奇鼎科技，與「空氣清淨」的工程及設(shè)備息息相關(guān)，前者如與臺達電、奇美、友達等大廠合作，建置無塵室、實行廠房清淨，去年則依循法令協(xié)助紡織業(yè)者進行空調(diào)節(jié)能改善；後者則主要在製程環(huán)境的改善，提高良率，如提供面板業(yè)使用的恆溫恆濕設(shè)備等。

　　近來則切入醫(yī)療領(lǐng)域，如隱形眼鏡的研發(fā)及製程，甚至推出醫(yī)療級的空氣清淨機iCleaner，應(yīng)用在臺大竹東的健檢中心、牙醫(yī)診所、幼稚園等，改善空氣的品質(zhì)及濃度。此外，奇鼎也研發(fā)行動監(jiān)測車，監(jiān)測分析空氣中的污染，曾在先前高雄氣爆後，與臺達電共同捐贈、協(xié)助災(zāi)後監(jiān)控。結(jié)合時下正夯的空氣過濾、節(jié)能、環(huán)保等概念，甚至參與健康住宅的建構(gòu)，奇鼎科技仍在持續(xù)茁壯發(fā)展中。

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ERP同時上線 挑戰(zhàn)時間心力

　　「導(dǎo)入前，真的是一段痛苦的回憶。每到發(fā)薪日，就需要一週時間統(tǒng)整每個人的加班、考勤、零用金等數(shù)個excel檔，才能計算出應(yīng)付薪資。當人數(shù)漸多、越來越容易缺漏，而需要花更多時間去校對時，我們就察覺到該用系統(tǒng)管理了?！乖S經(jīng)理回想，因應(yīng)公司擴張及未來上市櫃的規(guī)劃，並考慮到導(dǎo)入ERP系統(tǒng)後的整合性，奇鼎選擇使用鼎新HR人力資源管理系統(tǒng)，協(xié)助處理已逾百人的公司組織。

　　奇鼎科技從2014年9月決定採用後，前半年多進行SOP及流程確認，包括每個關(guān)卡負責人、資料修改或key in等，2015年3月起採行雙軌，4月即正式上線。由於導(dǎo)入ERP時，許經(jīng)理雖亦為PM，但多負責協(xié)調(diào)跟確認，工作量尚可負荷，故主動要求一併導(dǎo)入HR系統(tǒng)，但她沒想到的是，前段須建置的資料竟這麼多！從部門、職務(wù)、員工基本資料、薪資，及各種職能需求等，皆需一一梳理。許經(jīng)理坦承自己的最大心得就是，「很累，真的很累」。

　　上線後，許經(jīng)理及團隊接受鼎新顧問建議，將零用金的計算從薪資裡獨立出來，由員工申請後定期撥款，其餘薪資計算則依其工作屬性，如「現(xiàn)場人員」或「業(yè)務(wù)人員」，各有不同的公式設(shè)定；在考勤部分，則採自主式管理，刷卡紀錄不列為考勤憑據(jù)。

▲奇鼎科技行政管理處許心怡經(jīng)理(左)與團隊成員合影。每月結(jié)算薪資效率提高了約50%，
準確率更是提升為幾近100%；此外薪資計算投入人力減少1.5人，擁有更豐沛人力及時間規(guī)劃教育訓(xùn)練或考核事宜。

管理挑戰(zhàn)

• 配置人力登打出缺勤紀錄及津貼計算，耗時費力

• 職能不同、導(dǎo)致薪資計算公式不同，工作繁雜易出錯

• 月底需以人工匯整為總表，整合不易

• 紙本資料雜亂，儲存整理不易，且後續(xù)不易追蹤流程

• 人力作業(yè)瑣碎，容易流於人制及手動修改

導(dǎo)入效益

• 刷卡數(shù)據(jù)直接擷取為出勤資料，節(jié)省整理時間

• 配合不同職能設(shè)計薪資公式，另設(shè)計福利金、獎金等不同應(yīng)用方式

• 如遇二代健保級距調(diào)整，可使用公式自動累算

• 每月結(jié)算薪資時，僅需匯出及查核，效率提高約50%，僅需2至3天，準確率更是大大提升、幾近100%

• 系統(tǒng)化作業(yè)，後續(xù)查詢方便，且有歷史資料，易於之後成為人才資料庫、了解教育訓(xùn)練缺口

導(dǎo)入效益顯著 時間人力減半

　　許經(jīng)理估計，在每月結(jié)算薪資效率提高了約50%，僅需2至3天，準確率更是大大提升、幾近100%。預(yù)估當使用者可自行上單後，效率會更高；而以往勞健保遇年度調(diào)整時，必須一筆筆對照、調(diào)整薪資或保費級距等，現(xiàn)在也只需要打上數(shù)值，系統(tǒng)即可自動跑公式計算，時間上真的節(jié)省很多。

　　在人力配置上，原先需要一人登打加班單，一人負責零用金及薪資計算、一人處理請假考勤，最後則由許經(jīng)理將資料匯整為總表?，F(xiàn)在將零用金歸屬至會計部門負責申請及支付，HR部分則由助理將加班、請假等資料輸入至系統(tǒng)，並直接計算與製作媒體檔，許經(jīng)理只須審核即可，至少減少了1.5個人力，更有時間規(guī)劃教育訓(xùn)練或考核事宜。

　　「雖然我是第一次接觸導(dǎo)入工作，但因有問題時顧問即快速回覆，讓我覺得很放心。顧問從前端仔細聆聽我們的需求、了解公司管理及作業(yè)程序，到提供回饋或協(xié)助建置，讓我們縮短蠻多時程。此外，導(dǎo)入後也常打電話詢問上線狀況、讓我不會因沒經(jīng)驗而出錯，真的很認真負責?！乖S經(jīng)理為了與顧問密切配合，也會盡量隨時紀錄、重整問題，待見到顧問後立即詢問、解決問題，再實際操作。

　　因HR使用人員相對單純、時間好控管，奇鼎導(dǎo)入過程不僅未增加客製需求，顧問時數(shù)也未超時，除確實趕上進度，還與顧問建立亦師亦友的良好關(guān)係。許經(jīng)理笑著說：「我們真的覺得是奇蹟！」許經(jīng)理大讚鼎新電腦游雅君顧問，也透露起先對HR系統(tǒng)的期待只希望能方便計算薪資，用了之後才發(fā)現(xiàn)原來能做的事比想像中多更多！

重視人才培育 邁向電子簽核

　　HR的工作，不只有考勤、薪資及人員培訓(xùn)三大區(qū)塊。許經(jīng)理說明，後續(xù)HR系統(tǒng)的主要工作，將會繼續(xù)建置先前教育訓(xùn)練及考核的資料，確實掌握職能缺口、進行補強及人才調(diào)派。如新人報到後，就可設(shè)定該職務(wù)需要哪些訓(xùn)練及能力，一年後可快速交叉分析，有哪些人未達其職位應(yīng)有能力，成為明年度安排教育訓(xùn)練的參考依據(jù)?！噶硪环矫?，我們希望能增加年資評等的限制，讓同一人在同職位至少2至3年，除非特殊表現(xiàn)，期間不做薪資調(diào)整或升等。」許經(jīng)理解釋欲卡控的目的，在於提高員工穩(wěn)定度、能深入執(zhí)行並了解該職能，但是否能以系統(tǒng)管控則仍在研究中。

　　許經(jīng)理指出，預(yù)計接下來將開發(fā)請假、出差表單，並全面導(dǎo)入電子表單，需要先了解各處需求、再做篩選跟匯整，最後安排整體教育訓(xùn)練計畫，最後並實際執(zhí)行開課流程等，完成門檻更高。不過，來自同仁的正向回饋，及鼎新顧問的用心協(xié)助，讓她對之後導(dǎo)入很有信心。從接待人員的親切活潑，到許經(jīng)理的專業(yè)認真；奇鼎團隊的高配合度，融洽的輔導(dǎo)氣氛，在在呈現(xiàn)奇鼎科技的正向力量、及令人放鬆的大家庭氛圍！

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