新和興海洋-老字號珍珍導入表單流程，優(yōu)化整合企業(yè)費用強化管理

文：陳杏君

新和興海洋

發(fā)布時間： 2018-06-13 14:56:00

企業(yè)流程管理

? ? ? ? 新和興海洋企業(yè)股份有限公司成立於民國二十三年，最初是經(jīng)營布匹的批發(fā)與零售生意，以後為因應(yīng)時勢的演變而兼營貿(mào)易，及轉(zhuǎn)投資紡織、成衣、水泥、電氣 、汽車、報社、銀行、建設(shè)...等事業(yè)。民國五十五年四月鑒於海洋遼闊，資源豐富，原新和興行負責人吳尊賢等人在政府獎勵下創(chuàng)立本公司，經(jīng)營遠洋漁業(yè)，民國六十八年在高雄前鎮(zhèn)漁港興建國內(nèi)第一座現(xiàn)代化之魷魚絲加工廠，並以「珍珍」為註冊商標。「珍珍」魷魚絲等系列產(chǎn)品上市以來，榮獲頒發(fā)衛(wèi)生優(yōu)良獎，成為暢銷國內(nèi)外之領(lǐng)導品牌。

　　隨著經(jīng)濟迅速發(fā)展，社會日益繁榮，新和興海洋逐漸研發(fā)新產(chǎn)品，增設(shè)生產(chǎn)線，陸續(xù)推出「珍珍」乾燥食品、冷凍調(diào)理食品、冷凍水產(chǎn)品、素食食品，銷售海內(nèi)外；成為頗具規(guī)模之綜合食品公司。

　　新和興海洋企業(yè)一向堅持嚴格管理、保持最佳產(chǎn)品品質(zhì)，遂榮獲政府主管單位及美、日、歐等國外食品衛(wèi)生機構(gòu)認證為: GMP良好作業(yè)規(guī)範、JAS、輸歐體及實施HACCP、ISO9001之合格工廠。新和興海洋企業(yè)將以提供健康、美味、優(yōu)質(zhì)的各項水產(chǎn)品，服務(wù)消費大眾為己任。

　　因應(yīng)市場趨勢，民國九十年於大陸增設(shè)青島珍珍食品廠，以因應(yīng)全球化時代之來臨，並大幅提升國際市場競爭力，鞏固全球行銷之利基。

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重塑e化藍圖

　　新和興海洋企業(yè)為水產(chǎn)加工製造業(yè)，在南臺灣高雄設(shè)立工廠，營業(yè)地點分佈在北、中、南、高，另外在大陸青島也設(shè)立工廠，目前在高雄也預計再增加新廠，以因應(yīng)市場轉(zhuǎn)型突困處理彈性接單外銷作業(yè)?？蛻羧褐饕獮榇筚u場、經(jīng)銷商及營業(yè)所零售，業(yè)務(wù)透過大賣場平臺確認訂單、傳真客戶需求出貨，「珍珍魷魚絲、珍珍有意思」為最據(jù)指標代表的廣告臺詞。早期公司e化架構(gòu)規(guī)劃是使用自行開發(fā)的dbase系統(tǒng)，在使用多年後因應(yīng)軟體系統(tǒng)快速發(fā)展，維護及支援上遇到瓶頸，故開始評估更換系統(tǒng)。因為相關(guān)企業(yè)也是鼎新使用者，在多方考量國內(nèi)erp廠商規(guī)模及完善的客服維護機制，選擇導入鼎新系統(tǒng)並由新和興海洋資訊室鄭淵仁課長擔任專案PM與鼎新團隊攜手重塑公司e化整體架構(gòu)。一開始先導入COSMOS財務(wù)模組，而後因為總經(jīng)理經(jīng)常往返兩岸三地，在海外經(jīng)常需要接收傳真單據(jù)進行簽核，但傳真解析度不夠清晰往往造成審核困難且無法即時簽核，再納入個資法議題及因此在2012年又加購鼎新EasyFlow及HRM系統(tǒng)。

導入執(zhí)行管理

　　從公司的管理面來看，老闆最重視控管費用支出，希望透過系統(tǒng)讓管理更方便，因此在導入EasyFlow系統(tǒng)就優(yōu)先將跟錢有關(guān)單據(jù)分類別逐步推廣上線。一開始因員工使用電腦程度及熟悉度不夠，需要較長時間學習，因此導入期間資訊室鄭淵仁課長到各營業(yè)據(jù)點進行內(nèi)部教育訓練，全程協(xié)助使用者熟悉包含ERP及EasyFlow系統(tǒng)克服問題。期間曾遇到困難點在與使用者討論客製需求，規(guī)格交待不清楚造成重工，經(jīng)由不斷與使用者磨合溝通，主管交辦員工全力配合，目前各單位使用都已上手且順利。

原物料請購及請款管理

　　原料請購單費用龐大，通常一噸可能就要上千百萬，為控管避免多餘的採購支出，導入原物料請款、原物料請購單、入出驗收單，導入簽核流程供相關(guān)主管審核，有效管控費用。請購單在沒有上系統(tǒng)之前，曾經(jīng)發(fā)生紙本填寫到最後單據(jù)遺失或者重複購買，導入EasyFlow請購單後，透過傳遞簽核流程，流程送至財務(wù)核對並確認請購跟付款需要一致。付款寫入ERP應(yīng)付憑單也會勾稽記錄是那一張EasyFlow電子表單，改善重複請款及重複採買。針對請款也導入小額雜項使用的支出證明單，以及生產(chǎn)或金額比較大的費用請款單，將費用請款串連ERP應(yīng)付憑單，定義好會計科目分類供使用申請時可快速方便的選擇申請項目。

業(yè)務(wù)銷售及報價管理

　　業(yè)務(wù)銷售行為也是公司管理的重點，導入銷貨折讓申請、銷貨退回申請、退貨折讓申請單、促銷費用申請、報價單，確實掌控業(yè)務(wù)退貨折讓浮爛情況，並歸類分析退貨折讓原因及處理。另外近年公司轉(zhuǎn)型內(nèi)銷:外銷比大約為6:4，外銷比重增加因此也導入主要使用在外銷客戶的報價單，簽核流程則送至各相關(guān)部門主管回覆讓總經(jīng)理先知道內(nèi)部報價，評估價格是否太低或太高、廠內(nèi)生管交期是否能如期、品管主管確認輸出至國外食安驗證管制是否需要額外費用、外銷外包裝及LOGO...費用都需要納入成本估算，流程最終再由總經(jīng)理評估決定售價。

修繕費用及考勤管理

　　當公司內(nèi)部表單陸續(xù)導入EasyFlow，主管也提出將修繕表單納入管理，導入請修單、修繕驗收、修繕請款單，完整串連請修->驗收->請款作業(yè)模式，以表單串連表單方式，人員透過抓取前置單據(jù)挑選不需重打整張單據(jù)，方便快速並可改善輸入錯誤的風險。並在2015年再結(jié)合HRM系統(tǒng)人事考勤相關(guān)作業(yè)，導入請假、出差、加班、加班調(diào)休、補刷卡、班次變更...，將流程標準化且大幅減少人事重工時間，藉由電子表單審核立即追蹤未簽核單據(jù)，提昇人事表單簽核時效在一天內(nèi)完成。

未來目標佈局

　　新和興海洋企業(yè)目前已完成導入上線鼎新Cosmos財務(wù)、食安追溯、生產(chǎn)、庫存模組，EasyFlow及HR系統(tǒng)，高階主管也透過行動裝置即時查詢及審核作業(yè)，未來將目標規(guī)劃放在ERP拋單整合EF系統(tǒng)及解決改善流程，透過e化達成精進整合資訊提升公司競爭力。

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