矽菱企業(yè)構(gòu)築電子發(fā)票因應(yīng)根基 化繁為簡(jiǎn)營(yíng)運(yùn)蛻變

資訊串聯(lián)財(cái)務(wù)打通關(guān)節(jié)，發(fā)票流程縮時(shí)省力效率大提升

文：林冠維

矽菱企業(yè)

發(fā)布時(shí)間： 2018-10-26 17:32:00

電子發(fā)票 企業(yè)流程管理

贏得世界多國(guó)品牌信賴(lài)，以「不可取代」的代理商為目標(biāo)

　　成立至今已過(guò)廿年的矽菱企業(yè)自1990年從4人團(tuán)隊(duì)起家，代理來(lái)自歐美與亞洲的多國(guó)知名品牌，為橫跨半導(dǎo)體、光電、面板材料暨設(shè)備的代理商。企業(yè)總部設(shè)於臺(tái)灣新竹臺(tái)元科技園區(qū)，並在臺(tái)中、高雄、昆山、蘇州、深圳、成都、西安皆設(shè)立辦事處，憑藉著不易妥協(xié)的韌性與及時(shí)的在地化服務(wù)，獲得供應(yīng)商的正面評(píng)價(jià)並贏得國(guó)內(nèi)外科技大廠(chǎng)的高度信賴(lài)。「代理，賣(mài)的不只是材料和設(shè)備，還必須創(chuàng)造不可取代的氣魄」反映出矽菱企業(yè)的創(chuàng)新精神與積極進(jìn)取的態(tài)度。

電子計(jì)算機(jī)發(fā)票將落日，矽菱企業(yè)提早因應(yīng)減衝擊

　　歷年來(lái)法令持續(xù)更迭，政府為推行電子發(fā)票政策，將階段性施行電子計(jì)算機(jī)發(fā)票的落日，矽菱企業(yè)除了有部分封測(cè)大廠(chǎng)客戶(hù)早先要求配合採(cǎi)用電子發(fā)票，但仍有大多數(shù)客戶(hù)仍?huà)?cǎi)行電子計(jì)算機(jī)發(fā)票，故除了滿(mǎn)足客戶(hù)需求，考量法令規(guī)定與未來(lái)趨勢(shì)，矽菱企業(yè)決定提早因應(yīng)，以期能減緩衝擊且預(yù)留時(shí)間做彈性調(diào)整。矽菱企業(yè)財(cái)務(wù)部吳美玲副理分享：「電子發(fā)票導(dǎo)入的原因是因?yàn)樗淙樟?，之前也有一兩家客?hù)要求要導(dǎo)入電子發(fā)票，但大部份還是用電子計(jì)算機(jī)發(fā)票，以對(duì)財(cái)務(wù)部來(lái)講，時(shí)間算真的很緊迫。所以希望在我們有空檔的時(shí)候來(lái)實(shí)施導(dǎo)入?！?/p>

　　採(cǎi)行Workflow ERP的矽菱企業(yè)與鼎新維持良好合作的關(guān)係，而矽菱企業(yè)藉由一次參與鼎新法令研討會(huì)的機(jī)會(huì)接觸到【鼎新 + 汎宇】電子發(fā)票解決方案，基於先前交流的服務(wù)體驗(yàn)與信任，後續(xù)評(píng)估下決定繼續(xù)選擇鼎新，一起走過(guò)法令因應(yīng)之路。

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顧問(wèn)一點(diǎn)靈，符合法令、疏通流程、營(yíng)運(yùn)調(diào)整一次搞定

　　針對(duì)電子發(fā)票法條內(nèi)容，企業(yè)相關(guān)部門(mén)必須先行了解可能影響的作業(yè)與層面，矽菱內(nèi)部如管理部、財(cái)務(wù)部與業(yè)務(wù)部三方也都必須協(xié)調(diào)內(nèi)部流程的因應(yīng)，從了解法令至內(nèi)部討論達(dá)成共識(shí)，在導(dǎo)入過(guò)程中顧問(wèn)便會(huì)適時(shí)切入，對(duì)法理提出釋疑或檢視調(diào)整的作法是不是能夠符合新法的規(guī)定，增加整體調(diào)整的效率與正確性。在專(zhuān)案導(dǎo)入時(shí)，無(wú)論因流程調(diào)整而造成的企業(yè)內(nèi)部反應(yīng)聲浪、從矽菱的部份客戶(hù)開(kāi)始階段性導(dǎo)入電子發(fā)票，以及系統(tǒng)上傳測(cè)試區(qū)的規(guī)劃與流程，顧問(wèn)結(jié)合新制規(guī)定與對(duì)企業(yè)內(nèi)部流程調(diào)整的專(zhuān)業(yè)經(jīng)驗(yàn)，協(xié)力矽菱企業(yè)穩(wěn)健完成法令因應(yīng)。

　　矽菱企業(yè)管理部黃進(jìn)玉副理分享：「使用者當(dāng)然會(huì)有系統(tǒng)操作的不熟悉，因?yàn)殡娮影l(fā)票必須要不斷的檢核，避免產(chǎn)生作廢的部分。這些層層關(guān)卡當(dāng)然會(huì)造成同仁的不便，但是只要熟悉是會(huì)很流暢的，也避免我們因忙碌而出現(xiàn)錯(cuò)誤。另外顧問(wèn)有詳細(xì)的介紹，包含法令的部分，像是B2B跟B2C發(fā)票的不同，整個(gè)樣式和重點(diǎn)，都有詳細(xì)解釋?zhuān)瑢⑦^(guò)程修正為客戶(hù)最簡(jiǎn)單能夠?qū)氲姆绞?，讓我們?dǎo)入非常順利?！?/p>

▲【鼎新 + 汎宇】方案雙向監(jiān)控機(jī)制

發(fā)票自動(dòng)上傳、多平臺(tái)異常通知，資訊隱形助手協(xié)力營(yíng)運(yùn)優(yōu)化

　　矽菱企業(yè)導(dǎo)入初期選擇3至4家指標(biāo)客戶(hù)先試行電子發(fā)票，並先行設(shè)定發(fā)票開(kāi)立後兩天再由系統(tǒng)上傳至國(guó)稅局平臺(tái)，預(yù)留充裕時(shí)間彈性調(diào)整，以應(yīng)對(duì)新制較複雜的流程與卡控，而若大廠(chǎng)施行順利，後續(xù)所有客戶(hù)全面導(dǎo)入時(shí)便更為容易，階段性因應(yīng)也更能減緩企業(yè)整體營(yíng)運(yùn)衝擊。若無(wú)藉由資訊工具協(xié)助因應(yīng)電子發(fā)票，除了必須要熟習(xí)新制法規(guī)，更需自行建置Turnkey (營(yíng)業(yè)人導(dǎo)入電子發(fā)票傳輸軟體)主機(jī)，處理發(fā)票逐筆檢閱並做大量的上傳測(cè)試，故因應(yīng)所需耗費(fèi)的時(shí)間與人力成本會(huì)增加很多。

　　【鼎新 + 汎宇】電子發(fā)票解決方案使用第三方平臺(tái)，針對(duì)發(fā)票軌跡提供完整追蹤，第三方平臺(tái)、Turnkey主機(jī)或是財(cái)政部平臺(tái)這三方一但出現(xiàn)問(wèn)題都會(huì)即時(shí)通知異常，且立即得知是哪個(gè)平臺(tái)出現(xiàn)問(wèn)題，大大提升異常反應(yīng)的處理效率。矽菱企業(yè)導(dǎo)入後營(yíng)運(yùn)效率提升，除了省去多人手開(kāi)發(fā)票的處理成本，一但出貨時(shí)確認(rèn)貨品數(shù)量便可直接運(yùn)送，並隨即寄出電子發(fā)票，以便客戶(hù)一併比對(duì)交易資訊，而電子發(fā)票設(shè)定開(kāi)立後兩天才上傳財(cái)政部平臺(tái)，除了預(yù)留可能的調(diào)整緩衝時(shí)間，自動(dòng)上傳的功能如替財(cái)務(wù)人員打了定心針，藉由資訊工具協(xié)助，不必?fù)?dān)心開(kāi)立發(fā)票後忘記上傳財(cái)政部平臺(tái)。

▲【鼎新+汎宇】電子發(fā)票導(dǎo)入效益

　　黃副理分享：「如果是傳統(tǒng)式的三連式發(fā)票的話(huà)，可能財(cái)務(wù)部需要增加七、八個(gè)人力專(zhuān)門(mén)開(kāi)發(fā)票。但我們導(dǎo)入電子發(fā)票之後，其實(shí)只要一個(gè)同仁就可以完成。之後由後臺(tái)的部分，turnkey主機(jī)跟鼎新的小平臺(tái)，會(huì)自動(dòng)幫我們把電子發(fā)票上傳到國(guó)稅局，這樣節(jié)省掉我們很多的人力，這是最大的效益?！刮磥?lái)電子發(fā)票也將走向交換制，矽菱企業(yè)有了資訊得力助手，無(wú)須再擔(dān)心後續(xù)法令、內(nèi)部流程的調(diào)整衝擊，專(zhuān)案藉由專(zhuān)業(yè)顧問(wèn)輔導(dǎo)、階段性上線(xiàn)測(cè)試與因應(yīng)法令調(diào)整的彈性，過(guò)程更可檢視內(nèi)部程序的需求與改善。不只提早因應(yīng)法令，矽菱企業(yè)蓄積企業(yè)動(dòng)能，資訊應(yīng)用引領(lǐng)每次營(yíng)運(yùn)進(jìn)化，面對(duì)未來(lái)可能的挑戰(zhàn)，矽菱企業(yè)走在蛻變的路上，持續(xù)於產(chǎn)業(yè)發(fā)光發(fā)熱。

▲矽菱企業(yè)上下一心，不只符合電子發(fā)票法規(guī)，更優(yōu)化營(yíng)運(yùn)效率提升！

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