四海通食品透過(guò)批號(hào)追蹤 生產(chǎn)進(jìn)度不延宕

維持交貨品質(zhì) 美味版圖再擴(kuò)大

文：黃思予

四海通食品有限公司

發(fā)布時(shí)間： 2018-06-15 10:21:00

進(jìn)銷存管理 生產(chǎn)製造管理 企業(yè)流程管理

將臺(tái)灣的精緻美味 真空運(yùn)輸?shù)绞澜缛A人區(qū)

　　四海通食品公司自1979年創(chuàng)立，主要從事黃豆及素食調(diào)理食品加工製造。有鑑於新鮮豆類食品保存不易，多年來(lái)致力於研發(fā)自動(dòng)化生產(chǎn)設(shè)備，引進(jìn)專用冷凍設(shè)備；同時(shí)對(duì)於黃豆食品開(kāi)發(fā)與製程予以嚴(yán)格的品管，2013年分別通過(guò)ISO22000食品安全管理系統(tǒng)及HACCP食品安全管制系統(tǒng)認(rèn)證，確保作業(yè)流程的標(biāo)準(zhǔn)化與精緻化。四海通食品公司產(chǎn)品以真空包裝，銷售臺(tái)灣、美國(guó)、歐洲等華人地區(qū)，為來(lái)更將向東南亞、日本等地拓展，以誠(chéng)信、安全、衛(wèi)生的經(jīng)營(yíng)理念，更添世界對(duì)臺(tái)灣食品的信心。

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▲由左到右產(chǎn)品：滷味小干、凍豆腐、油豆腐。
四海通全年將食品出口臺(tái)灣、美國(guó)、歐洲等華人地區(qū)，並不斷地?cái)U(kuò)大美味版圖。

管理挑戰(zhàn)

• 外銷僅有紙本記錄訂單項(xiàng)目、數(shù)量、交期等，須人工逐筆查詢，

• 無(wú)力控管庫(kù)存數(shù)量，經(jīng)常於生產(chǎn)到一半才臨時(shí)進(jìn)行採(cǎi)購(gòu)，因而延滯交期。

• 無(wú)法紀(jì)錄原料來(lái)源、前處理、生產(chǎn)、流通、運(yùn)輸、銷售直到消費(fèi)者的資料。

應(yīng)用效益

• 建該品項(xiàng)的編碼原則，透過(guò)系統(tǒng)可同時(shí)產(chǎn)出對(duì)於ISO 22000的認(rèn)證資料。

• 從原料到加工成製成品，都透過(guò)批號(hào)追蹤紀(jì)錄，維持每一項(xiàng)產(chǎn)品的品質(zhì)。

• 帳務(wù)資料透過(guò)報(bào)表即時(shí)產(chǎn)出；領(lǐng)料、進(jìn)料確實(shí)打單，使庫(kù)存準(zhǔn)確率達(dá)95%。

國(guó)外返鄉(xiāng)接手家業(yè) 決心改革管理制度

　　當(dāng)天訪談對(duì)象為業(yè)務(wù)黃宥蓁小姐，提起2010年自國(guó)外返鄉(xiāng)後，隨即回到家裡投入四海通。原本僅有內(nèi)銷出貨時(shí)會(huì)透過(guò)舊系統(tǒng)進(jìn)行出貨單的產(chǎn)出，但外銷部分僅有紙本記錄訂單資訊（如訂購(gòu)項(xiàng)目、數(shù)量、交期等…)，除了查詢上須人工一筆一筆對(duì)照實(shí)在不方便外，也因沒(méi)有控管到庫(kù)存數(shù)量，常常生產(chǎn)到一半才發(fā)現(xiàn)原料不夠臨時(shí)進(jìn)行採(cǎi)購(gòu)而延滯交期。

　　再者，近期國(guó)內(nèi)食品安全事件頻傳，消費(fèi)者和政府對(duì)食品品質(zhì)與安全越加關(guān)注與重視，我國(guó)亦已開(kāi)始積極導(dǎo)入食品追溯制度。由於管制範(fàn)圍從原料來(lái)源、前處理、生產(chǎn)、流通、運(yùn)輸、銷售直到消費(fèi)者食用端，都需在各管制階段進(jìn)行資訊的記錄。四海通先前沒(méi)有完整的系統(tǒng)進(jìn)行記錄，而必須人工手動(dòng)建立文件來(lái)進(jìn)行ISO 22000的認(rèn)證資料，執(zhí)行上十分耗時(shí)及費(fèi)力。初訪時(shí)，黃小姐便希望能透過(guò)ERP的導(dǎo)入，對(duì)公司的管理制度及文件處理進(jìn)行有效的控管及改善。

從零開(kāi)始? 一步一腳印完成產(chǎn)銷管理

　　四海通先前從未使用過(guò)系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行管理，對(duì)於品號(hào)需進(jìn)行編碼也完全沒(méi)有概念，而面臨的第一個(gè)課題就是編碼原則。首先，由顧問(wèn)說(shuō)明編碼原則並針對(duì)食品業(yè)提出建議；並將四海通能透過(guò)品號(hào)管理的產(chǎn)品羅列出來(lái)，依分歸類建立起專屬的一套編碼原則，讓每項(xiàng)品項(xiàng)擁有屬於自己的身分證號(hào)碼。

　　除此之外，對(duì)於食品行業(yè)所重視的產(chǎn)品之追溯，黃小姐表示：「以前都需要額外進(jìn)行每項(xiàng)的批號(hào)管理，事情一多就得常常加班處理ISO所需的文件，實(shí)在很費(fèi)時(shí)又沒(méi)有效率，現(xiàn)在透過(guò)系統(tǒng)導(dǎo)入即可一併產(chǎn)出。」因此不管是從原料到加工成製成品，都透過(guò)系統(tǒng)上的「批號(hào)管理」清楚紀(jì)錄每項(xiàng)資料，並安排每項(xiàng)料號(hào)的複檢日，針對(duì)已過(guò)期的料號(hào)進(jìn)行一個(gè)適當(dāng)處理，維持對(duì)於每一項(xiàng)產(chǎn)品的品質(zhì)保證。

　　而食品行業(yè)最核心的不外乎就是產(chǎn)品配方，相同地，四海通產(chǎn)品都有自行調(diào)配的獨(dú)家配方，但這對(duì)於四海通來(lái)說(shuō)也是一大難題。黃小姐在一開(kāi)始進(jìn)行進(jìn)廠輔導(dǎo)時(shí)就提及：「每次的加工過(guò)程，所加入配方的用料都不固定，而是依照該爐所加工的次數(shù)而定?！箵?jù)此，輔導(dǎo)過(guò)程中決議透過(guò)此次的導(dǎo)入，進(jìn)行每次加工配方比例的收集，抓取每次的用料約略值，在ERP中將分別依照每次的調(diào)配比例進(jìn)行配方表的建立、每次廠內(nèi)加工進(jìn)行配方領(lǐng)料加上固定時(shí)間盤點(diǎn)，以保持庫(kù)存準(zhǔn)確率。

資訊管理人性化? 時(shí)間能更有效運(yùn)用

　　於ERP導(dǎo)入前期，顧問(wèn)已向人員事先說(shuō)明，在導(dǎo)入系統(tǒng)過(guò)程中可能使人員工作量變多，但導(dǎo)入後的效益卻可讓人員從系統(tǒng)中即時(shí)產(chǎn)出所需資料。四海通人力精簡(jiǎn)，生產(chǎn)段人員多以年紀(jì)4、50歲的人員為主，「人員都是媽媽級(jí)或者就是外籍勞工」。黃小姐說(shuō)：「要求她(他)們使用系統(tǒng)有點(diǎn)難為，只需要依照單子進(jìn)行生產(chǎn)，領(lǐng)料時(shí)確實(shí)的記錄就好了?！挂驊?yīng)人員的年齡及國(guó)別的關(guān)係，每個(gè)產(chǎn)品的批號(hào)皆以數(shù)字呈現(xiàn)，搭配製作簡(jiǎn)單的領(lǐng)料登記表，由現(xiàn)場(chǎng)人員進(jìn)行每次領(lǐng)料的記錄，每天下班前再由辦公室小姐輸入至系統(tǒng)。

　　另外，針對(duì)帳款管理的部分，黃小姐指出：「帳款的部分很難看出哪些是還沒(méi)收到錢？哪部分是還沒(méi)有進(jìn)行付款的？以往老闆每次詢問(wèn)時(shí)都須把計(jì)帳本拿出來(lái)進(jìn)行查看，無(wú)法在第一時(shí)間告知?！惯@部分透過(guò)人員打單、每月依照結(jié)帳日結(jié)帳、並做應(yīng)收帳款的沖帳，所有帳務(wù)資料就可以透過(guò)ERP中的報(bào)表即時(shí)產(chǎn)出，比起以往省時(shí)許多！

　　黃小姐同時(shí)表示：「因?yàn)榇_實(shí)將資訊輸入，從ERP中找出可以佐證ISO所需的文件（如：產(chǎn)品結(jié)構(gòu)清單、製令明細(xì)表等…)，在此方面不需要再額外進(jìn)行手動(dòng)建立?！箍梢愿行У倪\(yùn)用時(shí)間。

▲因應(yīng)人員的年齡及國(guó)別的關(guān)係，每個(gè)產(chǎn)品的批號(hào)皆以數(shù)字呈現(xiàn)；搭配製作簡(jiǎn)單的領(lǐng)料登記表，輸入領(lǐng)料資訊，即可自動(dòng)記錄建檔。

迎擊挫敗 全員努力信心UP！

　　導(dǎo)入過(guò)程當(dāng)中，由於人力吃緊，資料收集、系統(tǒng)資料建立僅落在2~3人身上。黃小姐說(shuō)：「一天內(nèi)每個(gè)人都有固定工作內(nèi)容要處理、又要在系統(tǒng)上花心思，人員又那麼少，真的很辛苦?！谷藛T的壓力其實(shí)不難看出來(lái)，但人員並沒(méi)有因此而放棄，努力之下終於能夠在預(yù)期的上線日進(jìn)行開(kāi)帳。

　　系統(tǒng)上線後，雖然人力編制少，但責(zé)任人員都有確實(shí)地在系統(tǒng)上作業(yè)，對(duì)於資訊查詢：如庫(kù)存量、訂單量…比起以往都來(lái)的方便且清晰，黃小姐最後表示：「以後就希望由完全系統(tǒng)來(lái)產(chǎn)出各項(xiàng)財(cái)務(wù)報(bào)表?！?/p>

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