甘特圖是什麼？甘特圖組成、用途、優(yōu)劣完整介紹

文：吳欣珊

甘特圖 專案管理 專案進(jìn)度管理

企業(yè)在執(zhí)行專案類、時(shí)程圖表等時(shí)間跨度較長(zhǎng)的流程事項(xiàng)時(shí)，經(jīng)常運(yùn)用EXCEL繪製甘特圖來執(zhí)行相關(guān)圖表化並追蹤執(zhí)行進(jìn)度，而甘特圖的誕生也一定程度協(xié)助了專案規(guī)劃時(shí)的易讀性，甘特圖的作用，優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)也對(duì)企業(yè)帶來影響。

目錄(點(diǎn)擊可直達(dá)段落)

• 什麼是甘特圖？

• 甘特圖的組成與製作5步驟

• 甘特圖的3個(gè)主要用途

• 甘特圖的優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)

• 甘特圖教學(xué)！製作甘特圖的2個(gè)做法

• 專案進(jìn)度管理工具如何活用甘特圖？分析4大優(yōu)勢(shì)！

• 活用甘特圖的成功案例

• 結(jié)論

什麼是甘特圖？

甘特圖，Henry Laurence Gantt在1910年開發(fā)，為條狀圖的橫移時(shí)間軸展現(xiàn)圖表，顯示專案、進(jìn)度及其他與時(shí)間相關(guān)系統(tǒng)，隨時(shí)間進(jìn)展的圖表。在專案管理中，甘特圖能顯示專案的起頭到結(jié)束，端點(diǎn)連結(jié)的關(guān)係，可透過甘特圖監(jiān)控當(dāng)前任務(wù)進(jìn)度，也可監(jiān)控子母任務(wù)的各自進(jìn)度。其可應(yīng)用範(fàn)圍為專案規(guī)劃管理，過程控制，機(jī)場(chǎng)規(guī)劃、個(gè)人計(jì)劃、通信科技等大小領(lǐng)域，都是甘特圖能執(zhí)行的範(fàn)圍。

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甘特圖的組成與製作5步驟

甘特圖裡的每個(gè)長(zhǎng)條即代表一個(gè)任務(wù)，長(zhǎng)條順序與長(zhǎng)度代表何時(shí)開始的及所需時(shí)間的執(zhí)行內(nèi)容，而甘特圖通常涵蓋以下項(xiàng)目：每個(gè)任務(wù)日期、持續(xù)時(shí)間、任務(wù)內(nèi)容、執(zhí)行者、完成時(shí)間點(diǎn)或檢核點(diǎn)，通常甘特圖的還可顯示每個(gè)任務(wù)的連結(jié)，幫助管理者了解專案整體與執(zhí)行狀況。

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而以下5個(gè)步驟，是甘特圖無論使用何種軟體製作，都要執(zhí)行的部分：

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甘特圖繪製步驟1：定義時(shí)間區(qū)域

每個(gè)專案都會(huì)設(shè)定開始時(shí)間與結(jié)束時(shí)間，在甘特圖上應(yīng)如實(shí)呈現(xiàn)，如有新增專案內(nèi)任務(wù)，則依序時(shí)間設(shè)定，但某些時(shí)候依照客戶需求而生的專案可能有時(shí)間外任務(wù)，這些項(xiàng)目則需要新增日期，以便於甘特圖上辨識(shí)。

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甘特圖繪製步驟2：新增任務(wù)

在時(shí)間軸較長(zhǎng)的專案裡，有明確時(shí)間的項(xiàng)目才能有效新增至甘特圖裡並進(jìn)行可視化，並具體呈現(xiàn)時(shí)程規(guī)劃狀態(tài)，協(xié)助團(tuán)隊(duì)與執(zhí)行者清楚專案流程並開始實(shí)行項(xiàng)目。

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甘特圖繪製步驟3：項(xiàng)目連接性

專案裡有各種大大小小的任務(wù)，但在大型專案裡，部分項(xiàng)目有執(zhí)行先後順序性，為了讓專案執(zhí)行團(tuán)隊(duì)達(dá)到資訊順利，使專案進(jìn)展順利，甘特圖可協(xié)助辨識(shí)每個(gè)項(xiàng)目之間的接續(xù)性，讓執(zhí)行者清楚任務(wù)先後順序並執(zhí)行。

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甘特圖繪製步驟4：完成點(diǎn)檢查

完成點(diǎn)並非指整個(gè)專案完成，可能是專案內(nèi)的其中項(xiàng)目執(zhí)行完成的驗(yàn)收，另依照不同產(chǎn)業(yè)，驗(yàn)收方式也有多種形式，如會(huì)議、項(xiàng)目開始時(shí)、專案階段結(jié)束、階段完成點(diǎn)等不同形式的驗(yàn)收方法。

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甘特圖繪製步驟5：計(jì)畫變更修正

專案內(nèi)容由於隨時(shí)變動(dòng)，甘特圖依據(jù)專案內(nèi)容新增刪減與時(shí)程變動(dòng)，並隨時(shí)因應(yīng)調(diào)整，讓甘特圖呈現(xiàn)輔助專案計(jì)劃順利推動(dòng)。

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甘特圖的3個(gè)主要用途

甘特圖不論是企業(yè)內(nèi)部的專案執(zhí)行，或是製造業(yè)的生產(chǎn)進(jìn)度，甘特圖能協(xié)助管理者對(duì)於進(jìn)度層面的營(yíng)運(yùn)，不論是專案內(nèi)部管理各種大小任務(wù)拆分，或確認(rèn)每個(gè)任務(wù)的接續(xù)性輔助整體專案進(jìn)行，協(xié)助監(jiān)控進(jìn)度狀態(tài)，依據(jù)需求調(diào)整專案計(jì)劃內(nèi)容。而以下3點(diǎn)是甘特圖的主要用途：

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規(guī)劃專案活動(dòng)

大型專案活動(dòng)需要多單位進(jìn)行協(xié)作與協(xié)調(diào)，但瑣事眾多也容易發(fā)生管理者無法追縱所有項(xiàng)目的狀況，甘特圖的主要能力是將項(xiàng)目簡(jiǎn)單化並圖示化顯示，以便管理者追蹤整體專案的大小事項(xiàng)與流程進(jìn)度，並推動(dòng)後續(xù)執(zhí)行狀況。

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延伸閱讀：如何加強(qiáng)專案管理？了解管理關(guān)鍵3大指標(biāo)

規(guī)劃產(chǎn)品生產(chǎn)時(shí)間軸

生管在確認(rèn)訂單的整體生產(chǎn)狀態(tài)與流程進(jìn)度時(shí)，依照客戶需求的交期將結(jié)束時(shí)間訂定外，如何照生產(chǎn)數(shù)量與採(cǎi)購(gòu)確認(rèn)材料交期、與產(chǎn)線確認(rèn)設(shè)備狀態(tài)與人員配置等生產(chǎn)流程作業(yè)，其整體時(shí)間軸也須使用甘特圖進(jìn)行圖表化，以便生管進(jìn)行管理。

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與客戶溝通說明的時(shí)間圖表

甘特圖作為時(shí)間軸圖表的選項(xiàng)，可清楚與客戶說明實(shí)際交付訂單與完成項(xiàng)目的時(shí)間軸，也可依照客戶所需的時(shí)間長(zhǎng)度設(shè)定期望時(shí)間點(diǎn)，且也能讓客戶了解交付項(xiàng)目的範(fàn)圍，完成每個(gè)項(xiàng)目所需時(shí)長(zhǎng)，客戶也可清楚了解交付與整體實(shí)際作業(yè)時(shí)間，PERT圖也適用於顯示流程作業(yè)圖表，但於時(shí)間上較無法明確顯示。

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?延伸閱讀：PERT是什麼？PERT圖如何幫助進(jìn)度的規(guī)劃與控制？

甘特圖的優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)

在執(zhí)行專案時(shí)，時(shí)間追蹤與眾多事項(xiàng)管理圖示呈現(xiàn)，讓甘特圖在專案執(zhí)行中有極高的重要性，但即使使用不同的軟體建立甘特圖，也有其不便性，有時(shí)也容易造成其他作業(yè)問題，下方列出甘特圖所擁有的優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)。

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使用甘特圖優(yōu)勢(shì)：

專案時(shí)間軸整體圖示

為甘特圖的最大優(yōu)勢(shì)為專案的圖表化且直覺呈現(xiàn)，可清楚顯示專案內(nèi)各個(gè)項(xiàng)目的起始與完成時(shí)間，讓管理者便於概覽專案全況，同時(shí)監(jiān)督專案內(nèi)項(xiàng)目運(yùn)作進(jìn)度正常。

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階段項(xiàng)目執(zhí)行狀態(tài)

如上點(diǎn)所述，在各項(xiàng)目圖表化的情況下，管理者能藉由圖表了解每個(gè)項(xiàng)目的起始完成時(shí)間、項(xiàng)目連結(jié)性、項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)銜接狀態(tài)等，前項(xiàng)項(xiàng)目的作業(yè)狀況如何影響到下一接續(xù)項(xiàng)目，並判斷問題做出決策。

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依循專案狀態(tài)決定資源分配

由於專案多為團(tuán)隊(duì)執(zhí)行，每個(gè)執(zhí)行項(xiàng)目各有不同執(zhí)行者，運(yùn)用甘特圖的可視化，確認(rèn)依序繪製的甘特圖內(nèi)項(xiàng)目狀態(tài)，使否過度集中在某個(gè)成員或集中在某時(shí)間點(diǎn)執(zhí)行，造成團(tuán)隊(duì)的不平均或負(fù)荷，以便均勻分配項(xiàng)目與規(guī)劃排程。

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使用甘特圖劣勢(shì)：

耗時(shí)

制定甘特圖本身非常耗費(fèi)時(shí)間，尤其使用EXCEL進(jìn)行作業(yè)時(shí)，雖然現(xiàn)在有許多範(fàn)本可供參考，但仍不夠直觀，且需花費(fèi)時(shí)間調(diào)整設(shè)置才能符合現(xiàn)有團(tuán)隊(duì)的專案需求。

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用於專案規(guī)劃階段

甘特圖在規(guī)劃專案執(zhí)行狀態(tài)的效果最為明顯，但專案開始執(zhí)行後，圖表仍可顯示時(shí)間，但管理者可能需要運(yùn)用不同管理工具進(jìn)行聯(lián)絡(luò)、彙整等事項(xiàng)，運(yùn)用工具繁雜，執(zhí)行專案時(shí)須不斷切換其他管理工具，也造成專案執(zhí)行的不便性。

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圖表不便備註

甘特圖雖然能直觀簡(jiǎn)化專案的執(zhí)行時(shí)間軸，但專案內(nèi)有許多瑣碎事項(xiàng)需紀(jì)錄，若在甘特圖上備註協(xié)作者與項(xiàng)目?jī)?nèi)容等資訊，容易顯得甘特圖雜亂不好辨識(shí)，須紀(jì)錄在其他管理工具裡，也因?yàn)椴煌脚_(tái)介面，專案資訊整合相對(duì)複雜。

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甘特圖教學(xué)！製作甘特圖的2個(gè)做法

由於甘特圖作為時(shí)間圖示表具有相當(dāng)?shù)闹庇X性，因此在專案管理內(nèi)常態(tài)用來檢視時(shí)段內(nèi)事件、區(qū)間與時(shí)段內(nèi)應(yīng)完成事項(xiàng)，下方列舉2項(xiàng)運(yùn)用不同工具來執(zhí)行製作甘特圖及步驟。

運(yùn)用EXCEL製作甘特圖

EXCEL為最常態(tài)運(yùn)用的工具，也是較多數(shù)被各企業(yè)體用來繪製甘特圖的工具。其步驟也不致繁雜，但相對(duì)大多部分的甘特圖選項(xiàng)都需逐項(xiàng)調(diào)，以下是運(yùn)用EXCEL製作甘特圖的作法：

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1.在EXCEL裡輸入項(xiàng)目名稱、開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、持續(xù)時(shí)長(zhǎng)與日期標(biāo)示等訊息。

2.選擇時(shí)間範(fàn)圍，格式畫設(shè)置並填充單一顏色，呈現(xiàn)甘特條狀圖示。

3.條形圖上下移動(dòng)至所需的時(shí)間軸範(fàn)圍檢視。

4.增加標(biāo)題等其他待說明資訊並標(biāo)示。

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運(yùn)用甘特圖軟體製作甘特圖

現(xiàn)在市面上已出現(xiàn)了許多能快速生成甘特圖的專用軟體，如Microsoft Project、TeamGantt、GanttPRO等不同軟體，其甘特圖繪製法類似EXCEL，但相對(duì)沒有EXCEL的做法瑣碎，以下是運(yùn)用軟體製作甘特圖的作法：

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1.打開甘特圖軟體並創(chuàng)建新項(xiàng)目。

2.輸入項(xiàng)目的開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、持續(xù)時(shí)間等資訊

3.藉由內(nèi)建的甘特圖圖示看到項(xiàng)目的開始與結(jié)束日期

4.在甘特圖內(nèi)添加個(gè)時(shí)間項(xiàng)目，並設(shè)置開始與結(jié)束日期

5.依據(jù)需求在項(xiàng)目?jī)?nèi)增加子項(xiàng)目或目標(biāo)等屬性

6.設(shè)好時(shí)間的條形圖可上下移動(dòng)，排列適合的時(shí)間軸位置

7.增加圖例說明或標(biāo)題等其他資訊。

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現(xiàn)有甘特圖已有許多範(fàn)本可針對(duì)不同屬性的企業(yè)或公司運(yùn)用，但以現(xiàn)今的專案趨勢(shì)而言，僅有甘特圖無法滿足整體專案進(jìn)行中的各式需求，因此如何運(yùn)用合適的專案管理軟體，並同步涵蓋甘特圖的功能，讓整體專案能適時(shí)用運(yùn)用合適的軟體功能，才能確保專案運(yùn)作有效管理進(jìn)行。

專案進(jìn)度管理工具如何活用甘特圖？分析4大優(yōu)勢(shì)！

製造業(yè)的專案管理比一般專案更加複雜，以機(jī)械設(shè)備業(yè)為例，從初始與客戶討論的設(shè)計(jì)規(guī)劃，到後續(xù)採(cǎi)購(gòu)料件進(jìn)行生產(chǎn)，專案執(zhí)行時(shí)由於時(shí)間跨度大，執(zhí)行項(xiàng)目變動(dòng)因素多，因此使用專案管理軟體協(xié)助生成甘特圖等各式圖表了解專案執(zhí)行狀態(tài)，並藉由軟體進(jìn)度追蹤提醒作業(yè)，協(xié)助企業(yè)便於進(jìn)行各項(xiàng)專案的管理執(zhí)行，下面點(diǎn)是專案進(jìn)度管理工具協(xié)助管理專案的4個(gè)優(yōu)勢(shì)：

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自動(dòng)提醒任務(wù)時(shí)程進(jìn)度

專案成立後，管理者最為頭痛的追蹤現(xiàn)場(chǎng)狀態(tài)是否完全遵照專案流程執(zhí)行，在多項(xiàng)目執(zhí)行的狀況下，難免顧此失彼，系統(tǒng)在登入之時(shí)即會(huì)提示待處理項(xiàng)目，點(diǎn)擊進(jìn)去即顯示逾時(shí)、須完成任務(wù)與可提前處理任務(wù)等事項(xiàng)，協(xié)助管理者清楚現(xiàn)在專案執(zhí)行狀態(tài)並核對(duì)現(xiàn)場(chǎng)生產(chǎn)營(yíng)運(yùn)。

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▲點(diǎn)擊待辦項(xiàng)目，可顯示目前逾期任務(wù)與可提前處理任務(wù)

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自動(dòng)生成甘特圖與其他圖表追蹤分析

專案執(zhí)行中會(huì)運(yùn)用各式圖表檢核專案狀態(tài)，但也經(jīng)常耗時(shí)在製作甘特圖等圖表，資料如無法及時(shí)紀(jì)錄，閱讀上容易造成理解誤差。專案進(jìn)度管理工具的優(yōu)勢(shì)是當(dāng)資料確切輸入時(shí)，系統(tǒng)即可錄入資料，可生成多種圖表提供管理者檢核現(xiàn)有專案進(jìn)度，是否落後或有其他專案狀況，即時(shí)做出決策。

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▲系統(tǒng)自動(dòng)建立專案甘特圖，游標(biāo)點(diǎn)擊項(xiàng)目會(huì)自動(dòng)帶入相關(guān)資訊與甘特圖位置

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▲也可生成與專案相關(guān)圖表，自行更動(dòng)不同維度顯示想看的圖表內(nèi)容

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追蹤工作流程執(zhí)行狀態(tài)

在專案管理中，由於子項(xiàng)目下可能有多項(xiàng)細(xì)節(jié)須處理，甘特圖雖可以看到專案時(shí)間進(jìn)展，但子項(xiàng)目細(xì)節(jié)內(nèi)容無法在甘特圖上顯示，專案進(jìn)度管理工具有電腦版與手機(jī)版，協(xié)助現(xiàn)場(chǎng)人員運(yùn)用手機(jī)APP及時(shí)回報(bào)資訊，也可另外在任務(wù)詳情部分顯示現(xiàn)有子項(xiàng)目?jī)?nèi)的預(yù)計(jì)時(shí)間、工期、完工程度等進(jìn)度細(xì)節(jié)，協(xié)助管理者即使在多樣專案與多樣子項(xiàng)目的執(zhí)行狀態(tài)下，了解專案現(xiàn)有進(jìn)度走向並付諸執(zhí)行。

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▲專案內(nèi)各子項(xiàng)目的分層結(jié)構(gòu)顯示，讓管理者清楚各階段執(zhí)行狀況，也可切換甘特圖

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任務(wù)節(jié)點(diǎn)對(duì)接提示

專案內(nèi)任務(wù)需要各單位分散執(zhí)行，最擔(dān)心的是任務(wù)卡關(guān)，或任務(wù)的需求未送達(dá)單位造成時(shí)間損耗，專案管理工具可協(xié)助路徑任務(wù)的異常狀況通知，並提供處理建議，於正確適當(dāng)時(shí)間主動(dòng)通知任務(wù)執(zhí)行者，協(xié)助專案成員了解現(xiàn)有任務(wù)進(jìn)度；前置任務(wù)延遲也主動(dòng)提醒後置任務(wù)，同步資訊對(duì)接。

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▲任務(wù)卡提示前置與後方任務(wù)，協(xié)助釐清任務(wù)對(duì)接情形

甘特圖是作為專案管理中的重要規(guī)劃工具之一，但一個(gè)專案要能完整執(zhí)行，不僅僅使用甘特圖，團(tuán)隊(duì)運(yùn)用一個(gè)完整整合專案內(nèi)大小事項(xiàng)，並能預(yù)警提醒的工具，進(jìn)行所有事項(xiàng)紀(jì)錄、數(shù)據(jù)圖表產(chǎn)出、進(jìn)度追蹤事宜，透過裝置查看任務(wù)進(jìn)度與即時(shí)回報(bào)，是未來在專案內(nèi)容不斷變動(dòng)情況下的重點(diǎn)運(yùn)用工具，協(xié)助企業(yè)執(zhí)行並管理各種專案進(jìn)度。

延伸閱讀：活用甘特圖的專案進(jìn)度管理！

活用甘特圖的成功案例

甘特圖作為管理時(shí)間的圖示表，重要性不言而喻，不同的專案都能運(yùn)用甘特圖進(jìn)行處理，如何運(yùn)用更好的管理工具執(zhí)行專案，除了協(xié)助甘特圖的生成，並將所有聯(lián)絡(luò)、紀(jì)錄、行程資訊等重要專案執(zhí)行內(nèi)容統(tǒng)整在同個(gè)軟體內(nèi)，免去切換工具的困擾，確保專案如期執(zhí)行並完成，是專案管理者在執(zhí)行時(shí)最重視的部分。?

國(guó)內(nèi)首家通過ISO 9001認(rèn)證的碎石機(jī)械製造廠，臺(tái)灣碎石機(jī)具領(lǐng)域最具代表性的品牌啟銘機(jī)械，研發(fā)多種碎石機(jī)具，業(yè)務(wù)範(fàn)圍涵蓋整廠碎石設(shè)備諮詢的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、安裝、售後服務(wù)及操作訓(xùn)練，以外銷多國(guó)的市場(chǎng)經(jīng)驗(yàn)與擁有多項(xiàng)獨(dú)步全球的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)改良，取得國(guó)內(nèi)外23項(xiàng)專利。

但這樣大規(guī)模的機(jī)械設(shè)備業(yè)，在專案進(jìn)度管理上卻因?yàn)橐韵聠栴}導(dǎo)致無法準(zhǔn)時(shí)交付訂單

1.路徑不清晰???

由於專長(zhǎng)為砂石廠整廠規(guī)畫輸出，整廠專案與子專案任務(wù)眾多，原先專案使用甘特圖追蹤進(jìn)度，但無法明確看出其中任務(wù)進(jìn)度的負(fù)責(zé)人，也無法藉由甘特圖確定目前任務(wù)對(duì)整體專案影響程度。

2.任務(wù)追蹤不即時(shí)

任務(wù)眾多無法時(shí)刻追蹤，彙整狀態(tài)不明確，狀況更新不即時(shí)，上述三件事項(xiàng)在甘特圖上也無法顯示情況下，造成停等衍生客戶承諾交期無法如期，且客製化特性無法複製原有專案模式，幾乎從頭進(jìn)行。

使用製造業(yè)的專案進(jìn)度管理工具進(jìn)行管理後，突破了以往接單時(shí)的困境

1.關(guān)鍵路徑規(guī)劃

系統(tǒng)自動(dòng)生成甘特圖等相關(guān)圖表並自動(dòng)追蹤分析，找出關(guān)鍵路徑，並自動(dòng)串聯(lián)母子專案進(jìn)度，確保各項(xiàng)子專案狀態(tài)都有各自的負(fù)責(zé)人進(jìn)行管控，協(xié)助PM快速掌握整體專案狀態(tài)。

2.專案進(jìn)度預(yù)警

所有進(jìn)度流程透過系統(tǒng)判斷，自動(dòng)偵測(cè)異常狀態(tài)並推送任務(wù)與建議執(zhí)行方式，讓負(fù)責(zé)人能快速?zèng)Q策，確保專案流程不中斷，降低停等損失。

啟銘在導(dǎo)入專案管理工具後，於專案進(jìn)度的掌握大幅提升，整體專案如期率增幅25%，提升訂單如期出貨，任務(wù)進(jìn)度準(zhǔn)時(shí)率增幅54%。接單目標(biāo)從2.6億到3.2億，每年出貨機(jī)臺(tái)從100臺(tái)上升到130臺(tái)。專案進(jìn)度管理的效益提升，讓啟銘對(duì)接單準(zhǔn)時(shí)出貨更有信心。

延伸閱讀：啟銘機(jī)械3大關(guān)鍵提升專案進(jìn)度管理 扭轉(zhuǎn)有單出不了的窘境

結(jié)論

在現(xiàn)有的專案執(zhí)行上，甘特圖已經(jīng)是專案作業(yè)中的必要圖表，但現(xiàn)今局勢(shì)變動(dòng)下，即便專案成立也有隨時(shí)變動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)，如何讓資訊即時(shí)流通，高效省時(shí)省力的執(zhí)行並管理各種專案，不論是一般企業(yè)或製造業(yè)者都需了解的重點(diǎn)，也是讓企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)能力更上一層樓的關(guān)鍵。

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內(nèi)文資料來源

維基百科-甘特圖

甘特圖入門知識(shí)：繪制專案的完整指南

裝備製造雲(yún)/專案進(jìn)度管理

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相關(guān)資訊