PERT是什麼？PERT圖如何幫助進(jìn)度的規(guī)劃與控制？

文：吳欣珊

PERT 專案管理 專案進(jìn)度管理

以往在專案執(zhí)行中，PERT圖表是常見專案內(nèi)項目管理工具，能清楚剖析整體專案流程走向，估算計畫執(zhí)行時間，合理安排人力、物力、時間、資金等前置資源配置，以應(yīng)對後續(xù)專案執(zhí)行狀況。PERT圖常與甘特圖一起並列用於專案，一樣是流程規(guī)劃，但其組織與思考面向方式有所不同，而PERT圖可以怎麼幫助專案進(jìn)度規(guī)劃與控制？

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什麼是PERT？

PERT(Program Evaluation and Review Technique)，又稱計畫評核術(shù)，針對不確定性較高的工作項目，以網(wǎng)路端點(diǎn)圖規(guī)劃整個專案，以排定期望的專案時程。在PERT圖內(nèi)的項目皆由圖形節(jié)點(diǎn)構(gòu)成網(wǎng)絡(luò)圖，節(jié)點(diǎn)內(nèi)代表項目中任務(wù)，箭頭方向則標(biāo)明任務(wù)順序，並標(biāo)示出開始新任務(wù)前必須完成那些任務(wù)。

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PERT圖主要目標(biāo)為促進(jìn)決策制定，並減少完成項目所需之時間與成本，分析完成項目所涉及的任務(wù)方法，尤其是完成每項任務(wù)所需的時間，並評估完成整個項目的所需最短時間，確定各項目間相互關(guān)係，辨識潛在可能有環(huán)節(jié)的部分，並藉由PERT圖比較不同行動方案在進(jìn)間的狀況。

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PERT的3個明確概念與PERT圖4個作用

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在建構(gòu)PERT圖前，有3個明確觀念是PERT圖生成前的關(guān)鍵。

事件：

表示主要項目結(jié)束的部分。

時間：

從一個項目或事件到另一個項目的過程所需時間。

關(guān)鍵路徑：

PERT圖中的項目連結(jié)方向與事件的發(fā)生流程。

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各事件是專案執(zhí)行的重點(diǎn)，時間則影響到專案的時長，關(guān)鍵路徑則連動影響到項目的行進(jìn)動線與各項目間的相依關(guān)係，PERT圖的3個明確概念，將支撐PERT圖的4個作用：

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PERT圖作用1：明確專案進(jìn)度的總體方向

PERT圖表可顯示整體專案的走向，藉由圖示化，可明白其作業(yè)可能癥結(jié)點(diǎn)與關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)並修正估算時間，也同時判斷關(guān)鍵路徑是否有偏向失誤或回至原先節(jié)點(diǎn)等錯誤路徑，確保專案執(zhí)行方向正確。

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PERT圖作用2：關(guān)鍵路徑的呈現(xiàn)

關(guān)鍵路徑是PERT圖表一大特點(diǎn)，可確認(rèn)項目或事件的重點(diǎn)，以便優(yōu)化項目內(nèi)容，進(jìn)行重點(diǎn)項目的資源調(diào)配與規(guī)劃，如管理者想縮短項目完成時間，須將考慮重點(diǎn)放在關(guān)鍵路徑，以確認(rèn)整體專案進(jìn)度在預(yù)計時間內(nèi)執(zhí)行完畢。

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PERT圖作用3：資源安排

當(dāng)資源有限需進(jìn)行最大化安排時，可適當(dāng)調(diào)動非關(guān)鍵路徑的資源並支援關(guān)鍵路徑上的項目或事件，以最有效的模式確保項目於預(yù)計時程完成進(jìn)度。

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PERT圖作用4：作為專案活動執(zhí)行前的預(yù)測

PERT圖本身由於依賴時間、項目、關(guān)鍵路徑三者構(gòu)築而成，而其所獲得的結(jié)果圖有很大程度取決於對項目內(nèi)容與時間的預(yù)測，如能準(zhǔn)確預(yù)測專案內(nèi)項目內(nèi)容先後順序與完成時間，則PERT圖能更有效縮短項目完成時間。

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規(guī)劃PERT圖的5個工作步驟

但在PERT圖，除了上述必備的3個概念外，該如何執(zhí)行並規(guī)劃圖表，確保專案內(nèi)容無遺漏、各項目時間規(guī)劃在專案時程內(nèi)、路徑走向無錯誤，則需各單位在執(zhí)行專案前必須思考的內(nèi)容，從確定項目到管理項目，以下的5個工作步驟，是建立PERT圖的關(guān)鍵：

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建立PERT圖步驟1：確認(rèn)專案方向

蒐集專案所需資訊，其前置作業(yè)類似專案管理規(guī)劃階段的步驟，含括時間、成本、品質(zhì)、風(fēng)險、合約、採購、人力調(diào)度等方面資訊，其資訊越完整，PERT圖的建立就能越準(zhǔn)確，能為後續(xù)定義項目間的依存關(guān)係建立基礎(chǔ)。

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建立PERT圖步驟2：定義項目之間的依存關(guān)係

每個項目的連結(jié)性與項目執(zhí)行先後順序有關(guān)，也可依照專案執(zhí)行的邏輯進(jìn)行項目連結(jié)，完整規(guī)劃建立依存關(guān)係可讓PERT圖，更有助顯示項目的可視化形式與完成項目所需工作內(nèi)容，對於複雜專案也能提前規(guī)劃時間軸，確保任務(wù)完成。

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建立PERT圖步驟3：設(shè)定路徑連結(jié)專案內(nèi)項目

依存關(guān)係建立後，透過連接專案內(nèi)項目建立PERT圖，以箭頭表示項目執(zhí)行方向，節(jié)點(diǎn)表示項目或事件節(jié)點(diǎn)，通常以圓形或方形顯示，畫出項目箭頭顯示完成項目的相互關(guān)聯(lián)性，PERT圖在此時有初步架構(gòu)，讓管理者了解此專案的簡單結(jié)構(gòu)。

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建立PERT圖步驟4：預(yù)計專案所需時間與關(guān)鍵路徑

需估算與計算每項活動的完成時間，找出完成時間最長路徑，以預(yù)估整體專案的最短時程，其中有樂觀預(yù)估時間(完成項目耗費(fèi)最短時間)、悲觀預(yù)估時間(完成項目耗費(fèi)最長時間)與可能預(yù)估時間(完成項目的合理時長)三向預(yù)估時間進(jìn)行推算，得到專案平均時間長。

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建立PERT圖步驟5：管理專案內(nèi)項目進(jìn)度

PERT圖至此建立完成，依據(jù)專案進(jìn)度狀態(tài)並搭配圖表管理項目，解決項目與關(guān)鍵路徑的癥結(jié)點(diǎn)，到項目完成，一旦專案內(nèi)容發(fā)生變動，PERT圖也須即時更新，資源也須因應(yīng)關(guān)鍵路徑的變動重新調(diào)配。

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使用PERT圖的優(yōu)勢與侷限

PERT圖用於專案管理上具備規(guī)劃時優(yōu)勢，但也有PERT圖在使用前的限制條件，下列幾點(diǎn)是PERT圖運(yùn)用於專案管理上的優(yōu)勢與侷限：

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PERT圖優(yōu)勢

專案內(nèi)項目層級清楚分明

由於明確定義工作分解結(jié)構(gòu)與項目間的依存關(guān)係，加上關(guān)鍵路徑輔佐，除了辨識項目走向清楚專案執(zhí)行流程外，並辨識項目的層級，在專案時間內(nèi)可行的情況下重疊執(zhí)行項目。

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了解工作重點(diǎn)

透過PERT圖前置作業(yè)讓主管與參與人員熟悉工作流程，了解自己在專案內(nèi)的位置與作用，明確其工作重點(diǎn)，增加計畫接受程度，才能在專案執(zhí)行時有效進(jìn)行並達(dá)到管控成效。

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時間優(yōu)化

作為專案管理的計畫優(yōu)化方式之一，對於時間管理的預(yù)估相對要求準(zhǔn)確，能在要求時間內(nèi)提供大概率完成的機(jī)率，節(jié)省工作時間，並適時調(diào)度資源以降低資源消耗。

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使用PERT圖的侷限

但PERT圖並不完全適用於所有的計畫與項目控管，在適用PERT圖前須滿足下列條件：

1.能在專案進(jìn)行前，對專案內(nèi)項目工作流程有準(zhǔn)確描述

2.工作內(nèi)容有條件劃分為相對獨(dú)立的執(zhí)行方向

3.能事先較準(zhǔn)確估計各項目所需時間與資源

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專案規(guī)劃執(zhí)行前如對內(nèi)容不夠清楚，PERT圖作為專案管理工具的作用效果可能會打折，因此務(wù)必清楚自家的專案規(guī)劃，欲規(guī)劃的流程進(jìn)度，與資源需求等條件，越了解專案內(nèi)容，圖示化的優(yōu)勢才能顯現(xiàn)並幫助團(tuán)隊需求。

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PERT圖與甘特圖的不同？

作為專案管理的工具，PERT圖經(jīng)常與甘特圖被拿來比較，但其呈現(xiàn)方式，因應(yīng)專案團(tuán)隊需求所因應(yīng)的功能也有不同，而以下是PERT圖與甘特圖的比對：

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流程圖vs長條圖

兩者都是可視化圖表顯示，但PERT圖主要為流程圖，甘特圖則為長條圖的變形，其顯示重點(diǎn)也不相同：PERT圖的結(jié)構(gòu)較不明顯，且依照專案流程走向不同而有不同圖形變化，甘特圖則以時間呈現(xiàn)作為主軸，了解項目在何時處理並完成的直觀圖示。

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自訂性vs組織性

就組織性而言，甘特圖較PERT圖明顯，以結(jié)構(gòu)化的方式組織工作項目；PERT圖則是有相對較高的自訂性，可以有簡單版面自訂空間，可較彈性滿足高階專案的變動需求。

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專案前使用vs專案中執(zhí)行任務(wù)

PERT圖大多數(shù)時候是以專案前的規(guī)劃作用，主力用來了解各項目間的依存性與專案進(jìn)行方向，因此作為專案啟動期間的方向指南；甘特圖則可延續(xù)專案執(zhí)行中的時間軸顯示並管控進(jìn)度。但多數(shù)時候?qū)０缚梢苑珠_或同步使用PERT圖與甘特圖，製作綜合性計畫。

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延伸閱讀：甘特圖是什麼？甘特圖組成、用途、優(yōu)劣完整介紹

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PERT圖運(yùn)用在機(jī)械設(shè)備業(yè)的作用

PERT圖作為明確的流程圖示，可用於專案流程進(jìn)度中對應(yīng)關(guān)鍵路徑與節(jié)點(diǎn)的管控，作為針對計劃的執(zhí)行進(jìn)度的評估與查核技術(shù)，確保後續(xù)流程能順利進(jìn)行。

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但不同專案模式，其繪出的PERT圖也有不同形式。以機(jī)械設(shè)備業(yè)為例，以往在專案前置作業(yè)時，常態(tài)發(fā)生的問題是得依據(jù)每個專案重新繪製PERT圖，除了大量耗費(fèi)時間跨單位溝通作業(yè)項目外，其項目之間的走向繪製、時間評估等也需花時間評量，從客戶委託設(shè)計到最終進(jìn)入生產(chǎn)產(chǎn)品，中間也須依照進(jìn)度追蹤關(guān)鍵任務(wù)，但項目眾多，往往也無法完整追蹤到所有執(zhí)行任務(wù)，部分流程可能走向偏差，或甚至在節(jié)點(diǎn)卡關(guān)，來往耗費(fèi)時間處理，也導(dǎo)致專案進(jìn)度落後。

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運(yùn)用專案進(jìn)度管理工具，可協(xié)助機(jī)械製造業(yè)順利管理多個專案與項目執(zhí)行流程，以下3點(diǎn)是使用專案進(jìn)度管理工具的優(yōu)勢：

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專案模板形式

專案進(jìn)度管理工具本身可建立多種大小專案，同步進(jìn)行管理，且能依據(jù)不同的專案種類建立模組更新、自建任務(wù)模板的不同專案內(nèi)項目、項目的分類與怠工狀態(tài)等，透過每次專案運(yùn)作優(yōu)化，形成企業(yè)專案專屬模板，可於後續(xù)專案執(zhí)行時一鍵導(dǎo)入，快速產(chǎn)出專案計劃。

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▲建立不同時長與類型的專案模組，可協(xié)助快速建立新專案

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▲設(shè)定建立專案內(nèi)應(yīng)有的項目類型，自動導(dǎo)入到專案內(nèi)

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▲可依據(jù)不同的項目類型設(shè)定怠工天數(shù)與任務(wù)預(yù)警，讓系統(tǒng)追蹤專案進(jìn)度

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▲已建立完但尚未開始的專案，也可直接另存專案模板，作為之後的新專案應(yīng)用

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任務(wù)關(guān)聯(lián)與連結(jié)性

系統(tǒng)在專案建立後即自動生成甘特圖及規(guī)劃PERT圖表，包含所有任務(wù)、關(guān)鍵路徑、關(guān)鍵任務(wù)等資訊，任務(wù)工作時間總長與開始結(jié)束時間等資訊也即時顯示，即便修正專案部分內(nèi)容，PERT圖也能即時更新。

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▲專案建立的同時依據(jù)輸入內(nèi)容自動生成PERT圖

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流程執(zhí)行先後順序與任務(wù)路徑安排

專案開始執(zhí)行，在項目路徑已定的情況下，系統(tǒng)會自動追蹤任務(wù)進(jìn)度，專案計算模型協(xié)助統(tǒng)計關(guān)鍵路徑下的任務(wù)進(jìn)度，追蹤預(yù)警提醒專案負(fù)責(zé)人並提供專案建議措施；非關(guān)鍵路徑異常，系統(tǒng)則提醒任務(wù)負(fù)責(zé)人於限定時間內(nèi)處理，避免生成關(guān)鍵路徑節(jié)點(diǎn)，拖累專案進(jìn)度。

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▲系統(tǒng)使用任務(wù)卡形式自動卡控前後任務(wù)，優(yōu)先警告關(guān)鍵路徑與關(guān)鍵任務(wù)處理

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專案管理工具可協(xié)助自動生成圖表、智慧化路徑追蹤，同時警示未完成進(jìn)度，專案變動資料鍵入系統(tǒng)也能同步更新相關(guān)資訊，系統(tǒng)自動追蹤高風(fēng)險專案控管並執(zhí)行進(jìn)度風(fēng)險分析，大數(shù)據(jù)運(yùn)算後可提供建議，協(xié)助專案進(jìn)度智慧化管理。

?延伸閱讀：裝備製造雲(yún) 專案進(jìn)度管理

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結(jié)論

因應(yīng)現(xiàn)在大環(huán)境變動不斷，專案內(nèi)容也會依客戶需求或時事情勢而變動，該如何做好專案進(jìn)度管理，是每間企業(yè)的PM與專案管理者都想了解的問題，不論是PERT圖或是甘特圖，都是為了專案流程管理預(yù)先執(zhí)行的圖表規(guī)劃，活用專案管理工具進(jìn)行專案流程規(guī)劃，協(xié)助專案順利執(zhí)行，省下時間達(dá)到高效管理，是企業(yè)在執(zhí)行專案時應(yīng)須具備的思維，也是現(xiàn)在面臨訂單不斷變化狀態(tài)下，應(yīng)該做好的準(zhǔn)備。

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內(nèi)文資料來源：

超級容易PERT圖表教程

MAB智庫-PERT

維基百科-PERT

PERT 圖表：什麼是 PERT 圖表，以及如何建立

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