資訊整合作業(yè)平臺(tái)，創(chuàng)造優(yōu)福管理績(jī)率

文：張健洲

艾力克企業(yè)

發(fā)布時(shí)間： 2018-10-16 16:59:00

企業(yè)流程管理

　　艾力克企業(yè)有限公司自1997年成立至今，秉持品質(zhì)、服務(wù)、效能的精神以服務(wù)客戶，一直以來(lái)皆受到客戶之讚賞，因應(yīng)市場(chǎng)需求自創(chuàng)品牌，「優(yōu)福」建構(gòu)優(yōu)質(zhì)飲用水設(shè)備專(zhuān)賣(mài)廠，期能以專(zhuān)業(yè)的水處理工程背景，打造水質(zhì)潔淨(jìng)、飲用安全既健康的飲水設(shè)備，「優(yōu)?！轨度珖?guó)各地40間據(jù)點(diǎn)、13處區(qū)管經(jīng)銷(xiāo)商，並有擁有專(zhuān)業(yè)製造工廠，從規(guī)劃設(shè)計(jì)到製造施工，能保有一貫良好品質(zhì)，專(zhuān)營(yíng)整體淨(jìng)水規(guī)劃設(shè)計(jì)、加水站設(shè)計(jì)與施工、自動(dòng)販賣(mài)機(jī)與造型機(jī)動(dòng)水屋設(shè)計(jì)製作、健康風(fēng)味水與冷泡茶特殊用水、投幣器，「優(yōu)?！箤O系列產(chǎn)品與加水站整合，並以「健康」、「環(huán)保」為導(dǎo)向，成為臺(tái)灣第一家核發(fā)證照之加水站，為臺(tái)灣最大加水站連鎖加盟，並獲得多項(xiàng)認(rèn)證與獨(dú)家代理，此為「優(yōu)福」加盟體系之殊榮與肯定，「優(yōu)福」並發(fā)展多角化經(jīng)營(yíng)，旗下有租賃部門(mén)、宅配送水、健康導(dǎo)向的風(fēng)味水與冷泡茶專(zhuān)用水，使「水」市場(chǎng)更加多元。

　　「優(yōu)?！贡忠回灷砟睿骸负盟?好生活 好健康」提供好水品、不造成水源二次污染，將美好大地還給下一代；並積極推動(dòng)「節(jié)能減碳、帶水正流行」的理念，減少使用瓶裝水，為地球環(huán)保盡一份心力，優(yōu)福水生活館的建構(gòu)，原有的構(gòu)想很單純只為「做好水」「好的飲用水」，「為家人打造一口好喝的水」這樣的理念驅(qū)使下，將多年鑽研淨(jìng)水工程的專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域，延伸到飲用水設(shè)備的研發(fā)與改良。把自來(lái)水礦能化，創(chuàng)新飲、用分離新觀念，諦造出許多的不可能；同時(shí)精通造水設(shè)備的製造與行銷(xiāo)通路，更不斷地讓顧客認(rèn)知甚至參與如何辨別好的飲用水，是因?yàn)閮?yōu)福將顧客視為家人，就只為了「打造一口好喝的水給家人飲用」。

明確管理目標(biāo)，確認(rèn)整合性平臺(tái)作業(yè)流程

　　因優(yōu)福為了提升公司的管理績(jī)效並整合內(nèi)部員工的作業(yè)平臺(tái)，所以導(dǎo)入鼎新Cosmos ERP系統(tǒng)，希望借由ERP系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化員工的作業(yè)方式，同時(shí)會(huì)能符合內(nèi)控內(nèi)稽的要求，而以下列出優(yōu)福明確的需求的三個(gè)重點(diǎn)：整合性作業(yè)平臺(tái)、庫(kù)存管理及帳款追蹤。

1.整合性作業(yè)平臺(tái)-ERP系統(tǒng)整合POS前臺(tái)銷(xiāo)售

• 原本在優(yōu)福國(guó)際的各門(mén)店，已有POS機(jī)，但是缺乏整合資料，造成銷(xiāo)售跟庫(kù)存資料無(wú)法整合於ERP系統(tǒng)；

• 使用鼎新Cosmos ERP系統(tǒng)來(lái)整合POS前臺(tái)銷(xiāo)售資料；

2.庫(kù)存管理-各門(mén)市的庫(kù)存帳料相符

• 由於各門(mén)市的POS機(jī)沒(méi)有和ERP系統(tǒng)整合，造成庫(kù)存帳料不合，而時(shí)常要人工盤(pán)點(diǎn)來(lái)確認(rèn)庫(kù)存數(shù)。

• 導(dǎo)入鼎新的POS前臺(tái)，可將交易資料可整合回ERP系統(tǒng)，所以總公司人員可以即時(shí)做出管理決策，避免因無(wú)交易資料而造成管理上的缺乏。

3.帳款追蹤-應(yīng)收帳款跟應(yīng)付帳款的管理

• 借由ERP系統(tǒng)的應(yīng)收模組功能跟應(yīng)付模組功能，來(lái)管理公司的款帳，節(jié)省人員的人工作業(yè)，而且做有效的內(nèi)控，以確保資料上的正確性。

領(lǐng)先的整合功能及優(yōu)質(zhì)服務(wù)，作為系統(tǒng)評(píng)選的基礎(chǔ)

　　在確認(rèn)目標(biāo)後，客戶即積極展開(kāi)各項(xiàng)評(píng)估，鼎新電腦以完整的產(chǎn)品，除一般買(mǎi)賣(mài)流通業(yè)所需的進(jìn)銷(xiāo)存及財(cái)會(huì)系統(tǒng)等一應(yīng)俱全，再者，提供完整的上線輔導(dǎo)程序和售後服務(wù)等，品評(píng)從「e化產(chǎn)品的完整性」、「客戶口碑」以及「供應(yīng)商的永續(xù)經(jīng)營(yíng)能力」下，鼎新得以雀屏中選。

　　在輔導(dǎo)過(guò)程，鼎新顧問(wèn)展現(xiàn)其專(zhuān)業(yè)的價(jià)值並和客戶不斷說(shuō)明、討論跟合作，將鼎新Cosmos ERP系統(tǒng)的流程和功能慢慢融入各人員的日常作業(yè)及思維中，發(fā)揮出ERP系統(tǒng)的最大效果，同時(shí)，針對(duì)一般性問(wèn)題，鼎新顧問(wèn)人員也都能為User解決所提出的問(wèn)題，讓使用者無(wú)後顧之。

依照管理需求的導(dǎo)入系統(tǒng)，達(dá)成經(jīng)營(yíng)者的目標(biāo)

　　導(dǎo)入專(zhuān)案由2013年的1月開(kāi)始，因?yàn)閮?yōu)福已有基本的ERP觀念，所以輔導(dǎo)時(shí)只針對(duì)客戶不了解或是有疑問(wèn)的作業(yè)流程做輔導(dǎo)說(shuō)明，配合優(yōu)福資訊人員的協(xié)助，將ERP系統(tǒng)上線導(dǎo)入，導(dǎo)入過(guò)程以標(biāo)準(zhǔn)的作業(yè)流程進(jìn)行，目前鼎新Cosmos ERP系統(tǒng)在2013年6月已正式上線使用。

　　在導(dǎo)入過(guò)程雖然遇到不少困難，例如員工對(duì)舊系統(tǒng)、舊作業(yè)方式的習(xí)慣，以及對(duì)鼎新系統(tǒng)的不熟悉，還有基本資料的建置、系統(tǒng)的軟硬體問(wèn)題，但在優(yōu)福主管的同意支持下，一步步引導(dǎo)員工配合，由於優(yōu)福有基礎(chǔ)的ERP觀念，在顧問(wèn)輔導(dǎo)時(shí)採(cǎi)取非正常的輔導(dǎo)計(jì)畫(huà)，改以配合優(yōu)福的需求做重點(diǎn)式的說(shuō)明，借由鼎新顧問(wèn)的說(shuō)明讓優(yōu)福全體人員了解如何解決現(xiàn)有的問(wèn)題，進(jìn)而改善作業(yè)方式跟內(nèi)容，來(lái)節(jié)省員工作業(yè)時(shí)間，針對(duì)審核的流程，主管特別加強(qiáng)監(jiān)控，避免員工建立錯(cuò)誤的資料內(nèi)容，造成資訊上的不正確。

最後成功導(dǎo)入上線，效益如下：? ?

1.作業(yè)流程標(biāo)準(zhǔn)化：建立標(biāo)準(zhǔn)流程，每個(gè)單位環(huán)環(huán)相扣，避免掉人為的疏忽，同時(shí)建立人員即時(shí)打單據(jù)的習(xí)慣；

應(yīng)收及應(yīng)付結(jié)帳的正確性：結(jié)合前端的運(yùn)輸專(zhuān)案，將應(yīng)收系統(tǒng)的資料做整合，進(jìn)而做出結(jié)帳單和收款單，而採(cǎi)購(gòu)跟進(jìn)貨就依標(biāo)準(zhǔn)流程做應(yīng)付憑單及付款單；

2.庫(kù)存掌握度提高：ERP隨時(shí)能查詢(xún)每一特定時(shí)間日各項(xiàng)品號(hào)存放在各庫(kù)之庫(kù)存數(shù)量、庫(kù)存金額、及單位成本等之統(tǒng)計(jì)資料，更能精確的掌控和管理成本數(shù)字 ；

3.POS門(mén)市系統(tǒng)的上線：掌握公司內(nèi)的營(yíng)收資料，對(duì)銷(xiāo)售金額跟銷(xiāo)售明細(xì)還可再進(jìn)一步分析

4.作業(yè)流程管控：利用審核的權(quán)限，管理每一次的作業(yè)及資料，確保工作內(nèi)容正確無(wú)誤並提供主管審查。

持續(xù)進(jìn)步不斷進(jìn)化，為客戶創(chuàng)造數(shù)位價(jià)值

　　身處?kù)陡?jìng)爭(zhēng)激烈微利時(shí)代的產(chǎn)業(yè)中，企業(yè)要成功建構(gòu)起優(yōu)勢(shì)競(jìng)爭(zhēng)力，必須要能迅速應(yīng)付多變的市場(chǎng)環(huán)境以及網(wǎng)路e世紀(jì)的時(shí)代來(lái)臨，因此，使用符合公司需求的系統(tǒng)已經(jīng)是企業(yè)能否在市場(chǎng)繼續(xù)競(jìng)爭(zhēng)的要件，而協(xié)助客戶掌握基本的庫(kù)存資料、品號(hào)售價(jià)、訂單毛利和毛利率資料，並節(jié)省員工作業(yè)流程增加工作效率，在鼎新不斷的精進(jìn)中，為客戶創(chuàng)造出更多利潤(rùn)正是ERP系統(tǒng)的價(jià)值所在。

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