名品機械-邁向數(shù)位化成功的第一步

文：吳曉佩

名品機械

發(fā)布時間： 2022-06-23 17:35:00

企業(yè)流程管理

困境帶來的改變的契機

名品機械工業(yè)有限公司成立於1992年，公司設(shè)於臺灣臺中，是生產(chǎn)平面砂光機的專業(yè)廠商。提供數(shù)十種類型的平面砂光機，從適合連線的上調(diào)式砂光機、單機操作的下調(diào)式砂光機，到適合木皮、底漆、精緻面漆拋光的琴鍵式砂光機。或是結(jié)合刨刀、銑刀的刨砂機、銑砂機，滿足巿場各式平面砂光的需求。

名品立足臺灣，放眼全球。機器除了銷售到中國、東南亞、日本，更拓展至澳洲、中東、歐洲、美洲。著眼世界趨勢，憑藉技術(shù)創(chuàng)新不斷投入開發(fā)，獲得多項國內(nèi)外專利。

名品機械未導(dǎo)入ERP系統(tǒng)前的作業(yè)，多半仰賴EXCEL搭配人工作業(yè)方式管理，而常見的問題主要區(qū)分為資料與單據(jù)流程兩個面向的問題，名品機械也了解到公司在作業(yè)上面臨的問題與困境，為求改善作業(yè)提升管理面效益，因此評估導(dǎo)入鼎新中小企業(yè)SM ERP系統(tǒng)來改善。

從無到有的數(shù)位化起步

如果說企業(yè)電腦化不是一個立竿見影的工作，相信己經(jīng)在電腦化作業(yè)多年的企業(yè)一定認同。對於名品機械而言，ERP的導(dǎo)入是一個起步，首要的作業(yè)針對品號的編碼原則的製定。透過顧問輔導(dǎo)了解編碼原則的意義，再由內(nèi)部人員共同討論出符合未來電腦化使用的一個編碼方式作為開始。

機械業(yè)的客群工件常有很多加工製程，一個工件自始至終就一個品號，加工前與加工後品號識別不同未做區(qū)分。輔導(dǎo)過中說明每個料件購入時成本與經(jīng)加工後其成本及未來之使用方向的不同，重新定義了品號的識別，以達材料、半成品分別品號做庫存管理之需求。

庫別規(guī)劃上以往作法採用單一總倉庫運作，在庫存性質(zhì)的部份沒有公司存貨與非公司存貨之區(qū)別。另外庫別的部份是總庫概念，但現(xiàn)場作業(yè)可區(qū)別原料倉(素材、胚料、外購品)、半成品倉(加工零件)、成品倉(機臺)，方便不同用途之品號分庫控管，區(qū)分庫別也能針對權(quán)責做劃分，於輔導(dǎo)後依分庫別方式進行規(guī)劃。

企業(yè)導(dǎo)入ERP的信心

通常一個企業(yè)要導(dǎo)入系統(tǒng)，除了決心更需要的信心。中小企業(yè)公司人力配置上是精簡的，職能作業(yè)上跨領(lǐng)域工作型態(tài)是常見的，而人員穩(wěn)定是首要，因為每個人員都是企業(yè)不可獲缺的一份子。

而對於系統(tǒng)的導(dǎo)入，每個人員都是陌生的，外部需仰賴顧問輔導(dǎo)協(xié)助，而如何引導(dǎo)客戶從團隊中長出信心是很重要的。企業(yè)在導(dǎo)入系統(tǒng)過程中最大的疑問常是：「系統(tǒng)能成功導(dǎo)入嗎？」通常企業(yè)不需要的是標準答案或官方說詞。

鼎新顧問告知名品機械，「一家已經(jīng)邁向數(shù)位化進程的企業(yè)，也都曾經(jīng)走過你們的路，沒有開始就是原地踏步，幸運的是你們已經(jīng)開始。」以此鼓勵名品朝對的方向前進。

第一步站穩(wěn)了才有下一步

每個企業(yè)導(dǎo)入系統(tǒng)規(guī)模、需求、團隊都不同，而名品機械一開始就知道，企業(yè)初步導(dǎo)入ERP階段人力精簡，作業(yè)上也無法一次作足所有模組的導(dǎo)入，所以一開目標鎖定在業(yè)務(wù)、採購、財務(wù)三個職能作業(yè)上。有了品號之後就能開始針對三個職能的作業(yè)進行輔導(dǎo)，並於每次的顧問輔導(dǎo)前，針對作業(yè)的內(nèi)容內(nèi)部自行做影音教學的學習，以及單據(jù)登打的練習，藉以增加輔導(dǎo)的效益。每一次的學習就是累積，當有了實際操作的練習，就能提出作業(yè)面遇到的問題，進而提出來進行討論。

業(yè)務(wù)職能將訂單分流，機臺、零件分單別規(guī)劃，以產(chǎn)品的生產(chǎn)週期長短區(qū)別，機臺訂單要採購、外包加工、廠內(nèi)組裝、而零件訂單是售服的一環(huán)，業(yè)務(wù)接單後可以做訂單轉(zhuǎn)採購作業(yè)處理，與機臺一樣都需要採購，但主要是業(yè)務(wù)職能就能進行採購，所以在作業(yè)流程上分流進行。採購職能的作業(yè)也兼生管職能角色，除了原料、零件之採購?fù)?，託外加工之發(fā)包通常也是由採購職能處理。在未導(dǎo)入製造階段的模組之前，無法用製令工單進行控管。

但託外加工之每月應(yīng)付帳款若能納入前端單據(jù)來進行發(fā)工單與加工入庫之控管，就可拋轉(zhuǎn)到後端應(yīng)付之結(jié)帳與付款之作業(yè)。經(jīng)討論思考其作業(yè)之必要後，於採購循環(huán)作業(yè)中，規(guī)劃加工採購單之單別，可供託外加工單登打，以達單據(jù)、庫存、帳款之控管。財務(wù)的應(yīng)收、應(yīng)付帳款作業(yè)皆可從前端訂單、採購模組來產(chǎn)生，改善原本人工作業(yè)的模式，後續(xù)可串接收款、付款流程。從人工作業(yè)到導(dǎo)入系統(tǒng)數(shù)位化作業(yè)，一步接著一步，逐步累積、逐步完善。

專案人力配置的問題

中小企業(yè)面臨系統(tǒng)導(dǎo)入最常見的問題之一，硬體方面的配置有了，而專案的成員中途離職造成該職務(wù)空缺，或遲遲沒有穩(wěn)定的人力，專案面臨缺員的問題。此時會影響專案項目可能無法如期進行，鼎新團隊調(diào)整了專案進行的節(jié)奏，同時，名品機械也努力尋找適合的人選，求才過程中也直接以有用過ERP的人選為優(yōu)先考量，找對的人也是一個關(guān)鍵的要素。當專案遇到狀況，企業(yè)內(nèi)部PM扮演了一個穩(wěn)定重要的角色，PM積極態(tài)度會影響整體專案進行，遇到問題可與顧問團隊溝通討論與配合方式。

唯有持續(xù)累積才能前進

名品機械初步系統(tǒng)導(dǎo)入階段已告一段落，而企業(yè)的資訊建置己經(jīng)起步，未來名品機械會朝製造流程模組導(dǎo)入做為方向。前述企業(yè)數(shù)位化的過程並非立竿見影，無法一步到位的展現(xiàn)華麗的成果，它必須是從一個又一個的專案過程中累積，每一個過程都具有價值，企業(yè)逐步完善內(nèi)部管理制度，藉由數(shù)位化資訊的積累，將數(shù)據(jù)內(nèi)化成企業(yè)內(nèi)部的資產(chǎn)，成為邁向未來的堅實力量。

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