中國(guó)電子一步一腳印 電子表單E化創(chuàng)造三贏局面

進(jìn)料特採(cǎi)單上線(xiàn)平均審核時(shí)間減少50%，大幅提升作業(yè)效率

文：劉純熾

中國(guó)電子

發(fā)布時(shí)間： 2018-06-11 15:55:00

企業(yè)流程管理

客戶(hù)導(dǎo)向，追求完美

　　中國(guó)電子客戶(hù)主要來(lái)自歐美，客戶(hù)於尋找可長(zhǎng)期合作並具有豐富經(jīng)驗(yàn)的製造商時(shí)，中國(guó)電子憑藉著穩(wěn)定且合理的成本、卓越的品質(zhì)、細(xì)心的服務(wù)等特點(diǎn)，往往可成為客戶(hù)眼中閃亮的亞洲製造商之星。

　　中國(guó)電子同時(shí)致力於降低生產(chǎn)成本，以達(dá)產(chǎn)品最大效益。因此，得以與客戶(hù)間建立良好的夥伴關(guān)係，取得客戶(hù)高度認(rèn)同，使客戶(hù)更能專(zhuān)注於市場(chǎng)走向和機(jī)組設(shè)計(jì)發(fā)展，以發(fā)揮其最佳競(jìng)爭(zhēng)力。不僅如此，當(dāng)客戶(hù)有更多元化的需求，中國(guó)電子除投入更多心力為客戶(hù)尋求最佳解決方案，也冀望藉以提高客戶(hù)產(chǎn)品性能，追求最大效益。

依循ISO，嚴(yán)格把關(guān)

　　中國(guó)電子以ISO9001:2008為公司營(yíng)運(yùn)指導(dǎo)方針。從原材料到成品，每一項(xiàng)作業(yè)流程都是經(jīng)過(guò)嚴(yán)格品質(zhì)監(jiān)督把關(guān)。同時(shí)，中國(guó)電子持續(xù)不間斷的將全方位品質(zhì)兼具的觀念深植於團(tuán)隊(duì)。也促使每位員工，不論是工程或是製程設(shè)計(jì)、作業(yè)，均嚴(yán)格依循著追求品質(zhì)第一之顧客導(dǎo)向。

導(dǎo)入系統(tǒng)源起

　　中國(guó)電子在導(dǎo)入鼎新之前，導(dǎo)入了物料管理系統(tǒng)MRP(Material Requirement Planning)，但MRP系統(tǒng)無(wú)法結(jié)合其他系統(tǒng)，且公司規(guī)模逐漸擴(kuò)大，以宏觀的角度思考，在2001年選擇了鼎新Smart ERP(中小企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng))，把公司整個(gè)接單、研發(fā)、生產(chǎn)、會(huì)計(jì)緊密的結(jié)合在一起，Smart ERP上線(xiàn)使用了一段時(shí)間後，發(fā)現(xiàn)公司內(nèi)部有些溝通效率低落的問(wèn)題，常常發(fā)生紙本表單遺失的狀況，造成往往沒(méi)有系統(tǒng)紀(jì)錄這些資訊，高階主管無(wú)法快速的得知這些訊息，所以在2015年決定導(dǎo)入鼎新EasyFlow電子表單BPM(企業(yè)流程管理)流程系統(tǒng)，想要透過(guò)系統(tǒng)將紙本的資訊記錄在系統(tǒng)，藉由系統(tǒng)改善企業(yè)目前的種種問(wèn)題。

提升管理速度，加速企業(yè)效率

　　透過(guò)此次導(dǎo)入電子表單EasyFlow流程系統(tǒng)，改善公司同仁的使用習(xí)慣，透過(guò)系統(tǒng)來(lái)要求使用者作業(yè)制度化，讓企業(yè)資訊流動(dòng)率提升，進(jìn)而提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，導(dǎo)入過(guò)程中，使用者常常與導(dǎo)入單位反映不適應(yīng)，或是工作量不減反增的狀況，這是導(dǎo)入時(shí)的適應(yīng)期，專(zhuān)案導(dǎo)入PM林麗青也很清楚的了解，系統(tǒng)是幫助企業(yè)整體，改善企業(yè)整體效率，系統(tǒng)建置完成後也一定會(huì)有適應(yīng)期，等到系統(tǒng)建置完成，透過(guò)流程自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化後，將會(huì)產(chǎn)生極大的效益。

　　在導(dǎo)入的過(guò)程中，客戶(hù)決定先將進(jìn)料特採(cǎi)單設(shè)計(jì)到系統(tǒng)中，因?yàn)橹袊?guó)電子屬於即時(shí)生產(chǎn)，當(dāng)料件進(jìn)貨時(shí)發(fā)現(xiàn)有問(wèn)題，無(wú)法等待一般採(cǎi)購(gòu)的時(shí)間，所以需透過(guò)進(jìn)料特採(cǎi)單，會(huì)簽各個(gè)單位，來(lái)決定此料是否可以直接使用或是場(chǎng)內(nèi)重工後使用，往往就因?yàn)闀?huì)簽時(shí)間太長(zhǎng)，導(dǎo)致交期延後，透過(guò)電子表單自動(dòng)抓取ERP的進(jìn)貨單資訊，制定各單位的簽核流程，以及透過(guò)系統(tǒng)中的逾時(shí)提醒功能，把系統(tǒng)的功能發(fā)揮到極致，進(jìn)料特採(cǎi)單上線(xiàn)使用後，各關(guān)卡的審核時(shí)間竟然比以前紙本的平均審核時(shí)間減少了一半，大幅提升作業(yè)效率。

　　另一方面，在工程變更單的部分，在導(dǎo)入電子表單前，會(huì)簽關(guān)卡有10個(gè)會(huì)簽部門(mén)，簽核流程過(guò)於冗長(zhǎng)，有時(shí)急件兩天內(nèi)要簽核結(jié)案的表單，最長(zhǎng)會(huì)簽到20天才結(jié)案，透過(guò)電子表單的流程自動(dòng)化，將關(guān)卡減少5關(guān)，有些不需簽核的關(guān)卡就通知，讓表單流程更順暢，上線(xiàn)使用半年後，導(dǎo)入小組去分析，一般件來(lái)說(shuō)，以前結(jié)案的簽核時(shí)間是12~13天，導(dǎo)入電子表單後，減少到7.5天，導(dǎo)入小組也很驚訝有此效率的提升，甚至，透過(guò)電子表單系統(tǒng)中提供的審核效率分析，工程變更書(shū)的平均簽核時(shí)間為2.67天。

　　導(dǎo)入小組也發(fā)現(xiàn)，上系統(tǒng)的另一個(gè)好處是：使用者會(huì)被系統(tǒng)推著跑，因?yàn)殡娮颖韱蔚姆N種行為，完全被記錄了下來(lái)，不管是表單內(nèi)容、時(shí)間，所以系統(tǒng)也默默的訓(xùn)練使用者的作業(yè)習(xí)慣，督促公司員工，達(dá)到雙贏的效益。

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管理挑戰(zhàn)

• 紙本傳簽，常常造成單據(jù)的遺失。

• 跨單位簽核效率低落，無(wú)法有效率的溝通。

• 簽核數(shù)據(jù)無(wú)法立即呈現(xiàn)，需人工統(tǒng)計(jì)分析。

導(dǎo)入效益

• 透過(guò)系統(tǒng)將資料匯出EXCEL，統(tǒng)整更快速。

• 流程標(biāo)準(zhǔn)化、流程自動(dòng)化，大幅縮短簽核時(shí)間。

• 表單完整記錄於系統(tǒng)中，追蹤歷程更方便。

• 可在外部發(fā)單、簽核，讓表單流程不卡關(guān)，更順暢。

改善內(nèi)部流程，資訊化之路永無(wú)止盡

　　未來(lái)，中國(guó)電子陸陸續(xù)續(xù)會(huì)將紙本表單電子化，例如：新產(chǎn)品送樣單、8D表單、進(jìn)料檢驗(yàn)紀(jì)錄單，這些不但是內(nèi)部重要的表單，還是電子零組件產(chǎn)業(yè)必定會(huì)使用的，所以這些表單資訊的管理非常重要。新產(chǎn)品送樣單，有時(shí)業(yè)務(wù)單位會(huì)因?yàn)闀r(shí)間較急迫就直接不上單，就將研發(fā)單位的試產(chǎn)產(chǎn)品交給品保單位檢測(cè)，造成有事後補(bǔ)單的狀況，另一方面以前EXCEL作業(yè)需要人工判斷的檢測(cè)項(xiàng)目，電子化後就可以將檢驗(yàn)項(xiàng)目建立至系統(tǒng)中，簡(jiǎn)化品保單位的作業(yè)方式，透過(guò)電子化也要求作業(yè)流程制度化，減少事後補(bǔ)單的狀況。

　　另外，對(duì)於員工請(qǐng)假HR系統(tǒng)也是未來(lái)可能會(huì)導(dǎo)入的系統(tǒng)，因?yàn)槟壳半m然透過(guò)電子表單的線(xiàn)上請(qǐng)假單，但是還是人工計(jì)算薪水，未來(lái)導(dǎo)入HR系統(tǒng)後，透過(guò)ESS的人事考勤表單，達(dá)到線(xiàn)上申請(qǐng)、線(xiàn)上審核、自動(dòng)回寫(xiě)、自動(dòng)計(jì)薪，大幅減少了使用人力計(jì)算薪水。

▲感謝中國(guó)電子品保單位，林立青副理(左三)，陳璟如(左二)，黃淑惠(左四)?
鼎新電腦BPM.NET顧問(wèn)部經(jīng)理 黃子豪(左一)，顧問(wèn)劉純熾(右一)

公司簡(jiǎn)介

　　中國(guó)電子股份有限公司成立於 1965 年，以深耕臺(tái)灣為製造基地，中國(guó)電子在產(chǎn)品優(yōu)勢(shì)上主要專(zhuān)攻少量、多樣、複雜性高及機(jī)電整合性需求強(qiáng)的高階產(chǎn)品外銷(xiāo)市場(chǎng)。避開(kāi)低價(jià)競(jìng)爭(zhēng)，與客戶(hù)協(xié)同開(kāi)發(fā)產(chǎn)品，提供代工生產(chǎn)，統(tǒng)籌產(chǎn)品供應(yīng)鏈管理，為客戶(hù)創(chuàng)造服務(wù)價(jià)值而贏得商機(jī)。

　　從事高階印刷事務(wù)機(jī)(Production Printing System)，表面黏著機(jī)(SMT- Surface Mount Technology System)核心模組及高階印刷事務(wù)機(jī)之週邊專(zhuān)業(yè)產(chǎn)品。

主要產(chǎn)品：

沖孔機(jī)(Production Puncher)?
配頁(yè)機(jī)(Collator)?
書(shū)背裝訂機(jī)(Booklet Maker)?
環(huán)帶書(shū)籍裝訂機(jī)(Ring-Book Binder)

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