中國電子一步一腳印 電子表單E化創(chuàng)造三贏局面

進料特採單上線平均審核時間減少50%，大幅提升作業(yè)效率

文：劉純熾

中國電子

發(fā)布時間： 2018-06-11 15:55:00

企業(yè)流程管理

客戶導(dǎo)向，追求完美

　　中國電子客戶主要來自歐美，客戶於尋找可長期合作並具有豐富經(jīng)驗的製造商時，中國電子憑藉著穩(wěn)定且合理的成本、卓越的品質(zhì)、細心的服務(wù)等特點，往往可成為客戶眼中閃亮的亞洲製造商之星。

　　中國電子同時致力於降低生產(chǎn)成本，以達產(chǎn)品最大效益。因此，得以與客戶間建立良好的夥伴關(guān)係，取得客戶高度認同，使客戶更能專注於市場走向和機組設(shè)計發(fā)展，以發(fā)揮其最佳競爭力。不僅如此，當客戶有更多元化的需求，中國電子除投入更多心力為客戶尋求最佳解決方案，也冀望藉以提高客戶產(chǎn)品性能，追求最大效益。

依循ISO，嚴格把關(guān)

　　中國電子以ISO9001:2008為公司營運指導(dǎo)方針。從原材料到成品，每一項作業(yè)流程都是經(jīng)過嚴格品質(zhì)監(jiān)督把關(guān)。同時，中國電子持續(xù)不間斷的將全方位品質(zhì)兼具的觀念深植於團隊。也促使每位員工，不論是工程或是製程設(shè)計、作業(yè)，均嚴格依循著追求品質(zhì)第一之顧客導(dǎo)向。

導(dǎo)入系統(tǒng)源起

　　中國電子在導(dǎo)入鼎新之前，導(dǎo)入了物料管理系統(tǒng)MRP(Material Requirement Planning)，但MRP系統(tǒng)無法結(jié)合其他系統(tǒng)，且公司規(guī)模逐漸擴大，以宏觀的角度思考，在2001年選擇了鼎新Smart ERP(中小企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng))，把公司整個接單、研發(fā)、生產(chǎn)、會計緊密的結(jié)合在一起，Smart ERP上線使用了一段時間後，發(fā)現(xiàn)公司內(nèi)部有些溝通效率低落的問題，常常發(fā)生紙本表單遺失的狀況，造成往往沒有系統(tǒng)紀錄這些資訊，高階主管無法快速的得知這些訊息，所以在2015年決定導(dǎo)入鼎新EasyFlow電子表單BPM(企業(yè)流程管理)流程系統(tǒng)，想要透過系統(tǒng)將紙本的資訊記錄在系統(tǒng)，藉由系統(tǒng)改善企業(yè)目前的種種問題。

提升管理速度，加速企業(yè)效率

　　透過此次導(dǎo)入電子表單EasyFlow流程系統(tǒng)，改善公司同仁的使用習慣，透過系統(tǒng)來要求使用者作業(yè)制度化，讓企業(yè)資訊流動率提升，進而提升企業(yè)的競爭力，導(dǎo)入過程中，使用者常常與導(dǎo)入單位反映不適應(yīng)，或是工作量不減反增的狀況，這是導(dǎo)入時的適應(yīng)期，專案導(dǎo)入PM林麗青也很清楚的了解，系統(tǒng)是幫助企業(yè)整體，改善企業(yè)整體效率，系統(tǒng)建置完成後也一定會有適應(yīng)期，等到系統(tǒng)建置完成，透過流程自動化、標準化、制度化後，將會產(chǎn)生極大的效益。

　　在導(dǎo)入的過程中，客戶決定先將進料特採單設(shè)計到系統(tǒng)中，因為中國電子屬於即時生產(chǎn)，當料件進貨時發(fā)現(xiàn)有問題，無法等待一般採購的時間，所以需透過進料特採單，會簽各個單位，來決定此料是否可以直接使用或是場內(nèi)重工後使用，往往就因為會簽時間太長，導(dǎo)致交期延後，透過電子表單自動抓取ERP的進貨單資訊，制定各單位的簽核流程，以及透過系統(tǒng)中的逾時提醒功能，把系統(tǒng)的功能發(fā)揮到極致，進料特採單上線使用後，各關(guān)卡的審核時間竟然比以前紙本的平均審核時間減少了一半，大幅提升作業(yè)效率。

　　另一方面，在工程變更單的部分，在導(dǎo)入電子表單前，會簽關(guān)卡有10個會簽部門，簽核流程過於冗長，有時急件兩天內(nèi)要簽核結(jié)案的表單，最長會簽到20天才結(jié)案，透過電子表單的流程自動化，將關(guān)卡減少5關(guān)，有些不需簽核的關(guān)卡就通知，讓表單流程更順暢，上線使用半年後，導(dǎo)入小組去分析，一般件來說，以前結(jié)案的簽核時間是12~13天，導(dǎo)入電子表單後，減少到7.5天，導(dǎo)入小組也很驚訝有此效率的提升，甚至，透過電子表單系統(tǒng)中提供的審核效率分析，工程變更書的平均簽核時間為2.67天。

　　導(dǎo)入小組也發(fā)現(xiàn)，上系統(tǒng)的另一個好處是：使用者會被系統(tǒng)推著跑，因為電子表單的種種行為，完全被記錄了下來，不管是表單內(nèi)容、時間，所以系統(tǒng)也默默的訓(xùn)練使用者的作業(yè)習慣，督促公司員工，達到雙贏的效益。

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管理挑戰(zhàn)

• 紙本傳簽，常常造成單據(jù)的遺失。

• 跨單位簽核效率低落，無法有效率的溝通。

• 簽核數(shù)據(jù)無法立即呈現(xiàn)，需人工統(tǒng)計分析。

導(dǎo)入效益

• 透過系統(tǒng)將資料匯出EXCEL，統(tǒng)整更快速。

• 流程標準化、流程自動化，大幅縮短簽核時間。

• 表單完整記錄於系統(tǒng)中，追蹤歷程更方便。

• 可在外部發(fā)單、簽核，讓表單流程不卡關(guān)，更順暢。

改善內(nèi)部流程，資訊化之路永無止盡

　　未來，中國電子陸陸續(xù)續(xù)會將紙本表單電子化，例如：新產(chǎn)品送樣單、8D表單、進料檢驗紀錄單，這些不但是內(nèi)部重要的表單，還是電子零組件產(chǎn)業(yè)必定會使用的，所以這些表單資訊的管理非常重要。新產(chǎn)品送樣單，有時業(yè)務(wù)單位會因為時間較急迫就直接不上單，就將研發(fā)單位的試產(chǎn)產(chǎn)品交給品保單位檢測，造成有事後補單的狀況，另一方面以前EXCEL作業(yè)需要人工判斷的檢測項目，電子化後就可以將檢驗項目建立至系統(tǒng)中，簡化品保單位的作業(yè)方式，透過電子化也要求作業(yè)流程制度化，減少事後補單的狀況。

　　另外，對於員工請假HR系統(tǒng)也是未來可能會導(dǎo)入的系統(tǒng)，因為目前雖然透過電子表單的線上請假單，但是還是人工計算薪水，未來導(dǎo)入HR系統(tǒng)後，透過ESS的人事考勤表單，達到線上申請、線上審核、自動回寫、自動計薪，大幅減少了使用人力計算薪水。

▲感謝中國電子品保單位，林立青副理(左三)，陳璟如(左二)，黃淑惠(左四)?
鼎新電腦BPM.NET顧問部經(jīng)理 黃子豪(左一)，顧問劉純熾(右一)

公司簡介

　　中國電子股份有限公司成立於 1965 年，以深耕臺灣為製造基地，中國電子在產(chǎn)品優(yōu)勢上主要專攻少量、多樣、複雜性高及機電整合性需求強的高階產(chǎn)品外銷市場。避開低價競爭，與客戶協(xié)同開發(fā)產(chǎn)品，提供代工生產(chǎn)，統(tǒng)籌產(chǎn)品供應(yīng)鏈管理，為客戶創(chuàng)造服務(wù)價值而贏得商機。

　　從事高階印刷事務(wù)機(Production Printing System)，表面黏著機(SMT- Surface Mount Technology System)核心模組及高階印刷事務(wù)機之週邊專業(yè)產(chǎn)品。

主要產(chǎn)品：

沖孔機(Production Puncher)?
配頁機(Collator)?
書背裝訂機(Booklet Maker)?
環(huán)帶書籍裝訂機(Ring-Book Binder)

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