豐達(dá)複合材料-成本精算精準(zhǔn)，提升企業(yè)競爭力

文：莊宗祐

豐達(dá)複合材料

發(fā)布時間： 2018-10-29 16:31:00

企業(yè)流程管理 進銷存管理

公司簡介

　　豐達(dá)複合材料股份有限公司於2015年創(chuàng)立，公司初期以橡膠原料的加工為主。公司設(shè)立單獨實驗室創(chuàng)新研發(fā)各種橡膠原料配方及應(yīng)因客戶需求的客製化橡膠原料。為達(dá)產(chǎn)品的品質(zhì)穩(wěn)定在每批生產(chǎn)的過程中都會先原料做產(chǎn)前檢驗、產(chǎn)中檢驗、成品檢驗，產(chǎn)品的檢驗數(shù)據(jù)也會提供客戶做原料配方的參考數(shù)據(jù)。

　　ISO國際認(rèn)證及綠足跡的申請也是公司重要的目標(biāo)之一，期許在全體員工的同心協(xié)力的、團結(jié)合作下讓公司的產(chǎn)品能受客戶的肯定外也讓我們能為大自然及環(huán)保盡一份心力。

公司優(yōu)勢

　　不僅是能提供品質(zhì)穩(wěn)定的橡膠原料產(chǎn)品，更能為各行各業(yè)不同客戶提供客製化原料配方。

未來發(fā)展

　　我們將更積極地參與各項原料的創(chuàng)新及研發(fā)，並與國外先進的技術(shù)進行交流，以技術(shù)創(chuàng)新提升產(chǎn)品附加價值並提升國際競爭能力，以達(dá)公司永續(xù)的發(fā)展。

主要產(chǎn)品與服務(wù)(產(chǎn)品)

• 公司名稱：豐達(dá)複合材料股份有限公司

• 創(chuàng)立時間：民國104年

• 創(chuàng)辦人：鍾維傑

• 產(chǎn)業(yè)類別：化學(xué)原料及其製品批發(fā)、未分類其他工業(yè)製品製造業(yè)、工業(yè)助劑批發(fā)業(yè)

• 主要產(chǎn)品：橡膠原料及橡膠製品

• 主要客群：輪胎業(yè)、鞋底、橡膠製品、橡膠原料

• 公司：臺中市龍井區(qū)工業(yè)路177巷6號?

• 電話：04-26380848

　　本次ERP系統(tǒng)導(dǎo)入成功案例，很榮幸專訪的對象是豐達(dá)的財務(wù)部經(jīng)理，同時也是本次ERP導(dǎo)入專案的負(fù)責(zé)人蕭素容(以下簡稱，蕭經(jīng)理)。?

系統(tǒng)導(dǎo)入動機-新成立公司，導(dǎo)入ERP系統(tǒng)重要性

　　蕭經(jīng)理對於E化導(dǎo)入的經(jīng)驗不陌生，在豐達(dá)公司成立之前，蕭經(jīng)理曾經(jīng)服務(wù)的公司，也曾有使用其他的ERP系統(tǒng)，當(dāng)時雖然有進銷存與財務(wù)相關(guān)模組，礙於過去各模組各部門各自為政，在系統(tǒng)上分別獨立，當(dāng)時僅負(fù)責(zé)財務(wù)模組，仍覺得系統(tǒng)資訊，應(yīng)該前後串接與勾稽整合進銷存與財務(wù)段，因此向公司建議，系統(tǒng)個模組需與財務(wù)部分進行整合 (資料才會正確，保存完整，資訊不斷鏈)，但當(dāng)時整合過程中，過去公司並沒有一個有利的窗口，各部門有各自的使用系統(tǒng)的習(xí)慣難以打破，造成整合不順暢，會計承接資料更困難，無法順利的做整合。也因為有過去的工作及系統(tǒng)經(jīng)驗，蕭經(jīng)理深知E化導(dǎo)入的重要性與必要性，堅持導(dǎo)入系統(tǒng)，蕭經(jīng)理非常有遠(yuǎn)見的說：「公司一定要有系統(tǒng)，由其是新公司更需要系統(tǒng)，如果沒有系統(tǒng)，沒有辦法掌握很多的資訊」，特別是蕭經(jīng)理認(rèn)為新公司導(dǎo)入是更好的，從公司創(chuàng)立之初，就希望由系統(tǒng)記錄公司的各項日常紀(jì)錄，並堅持導(dǎo)入系統(tǒng)目的，不希望只做會計帳，整合勾稽進銷存上線也是必要的。

　　蕭經(jīng)理特別強調(diào)，資訊化除了做公司的日常紀(jì)錄管理庫存、財務(wù)日常分錄做帳產(chǎn)出財務(wù)報表之外，更重要的是，需要掌握產(chǎn)品的成本。蕭經(jīng)理特別語重心長的提到「就財務(wù)角度。如果成本估算不準(zhǔn)確對於公司的影響層面非常大，產(chǎn)品成本高估，對於影響訂價，則於市場上的競爭力會降低；如果低估成本，錯誤訂價，對於公司發(fā)展更不利。」工廠成本精算越精準(zhǔn)，越有效益，讓豐達(dá)的產(chǎn)品更有競爭力，期待能夠逐步擴大市場，因此成本精算，也是本次專案重要的目標(biāo)之一。

　　對於公司成立初期，已經(jīng)有清楚明確「e化導(dǎo)入，勢在必行」的目標(biāo)，ERP專案導(dǎo)入方向，流程梳理，完成SOP作業(yè)流程與系統(tǒng)操作程序，並達(dá)成一套帳，期待掌握到即時庫存、結(jié)算成本、產(chǎn)出財報。?

導(dǎo)入前痛點

1. 無資訊系統(tǒng)：各部門平日針對各自日常異動單據(jù)均以紙本、EXCEL文件記錄。主要流水帳紀(jì)錄，相關(guān)資料無法整合串聯(lián)，需由人員自行統(tǒng)計整理報表，進而導(dǎo)致影響工作效率，及浪費許多人力成本。

2. 庫存無法確實掌握：人工使用EXCEL整理的庫存，資訊混亂、不及時、經(jīng)常出錯，庫存差異很大，無法查詢偵錯。由於無資訊系統(tǒng)，人員作業(yè)無系統(tǒng)控管，造成現(xiàn)場人員領(lǐng)退料、進銷貨入出庫，無法即時控管，庫存無法即時掌握。

3. 無管理系統(tǒng)記錄生產(chǎn)...等資訊

4. 成本計算耗時：需耗費財務(wù)人力進行庫存數(shù)量核對，成本控制需要財務(wù)人員每批進行手工計算，過去遭遇已經(jīng)要申報前，仍無法順利產(chǎn)出正確成本帳

　　公司成立之初，當(dāng)時組織人員不多，以人工方式使用EXCEL整理的庫存，資訊的回饋記錄不即時、各人員記錄的方式習(xí)慣不同，造成庫存資訊混亂、經(jīng)常出錯，錯誤的庫存差異很大，但難以追查與偵錯，除此之外，無系統(tǒng)進行生產(chǎn)管理與標(biāo)準(zhǔn)流程管理與管理，成本控制需要財務(wù)人員每批進行手工計算，也都是公司遭遇的難題，因此更下定決心，一定要導(dǎo)入系統(tǒng)來管理。當(dāng)初評估選擇鼎新的原因，豐達(dá)公司成立之初，其實沒有找其他系統(tǒng)廠商評估，直接鎖定鼎新，自行從網(wǎng)路上找到鼎新的連絡(luò)方式，後續(xù)才由鼎新業(yè)務(wù)協(xié)助評估，希望先從進銷存正確，並且可以拋轉(zhuǎn) (物流跟金流)，因此選擇鼎新SMART ERP搭配進銷存、財務(wù)、成本模組，主要也是因為目前組織人力相對精實，配合目前公司人力規(guī)劃，較精簡的SMART系統(tǒng)已經(jīng)可以達(dá)到企業(yè)資源管理所需。

　　並在公司成立不久後即購買系統(tǒng)，以期透過e化過程中，有助於公司內(nèi)部作業(yè)流程標(biāo)準(zhǔn)化與管理，並將相關(guān)日常紀(jì)錄留存與產(chǎn)出，同時期望輔助提高營運管理效率，為公司下一階段成長進行佈局。

　　在第一次輔導(dǎo)初期，當(dāng)時蕭經(jīng)理因其他專案正在處理，所以把推動鼎新的進度交給各單位自行處理，造成當(dāng)時推動進度暫緩，後來發(fā)現(xiàn)推動的工作還是必需親自去坐陣執(zhí)行。蕭經(jīng)理堅持著系統(tǒng)已經(jīng)購買了系統(tǒng)，系統(tǒng)導(dǎo)入是必要的，「系統(tǒng)要有用，才是有用有效益的系統(tǒng)。」，在此決心下，於2016年11月，開始啟動了第二次的專案輔導(dǎo)，整體專案輔導(dǎo)規(guī)劃，依循豐達(dá)行業(yè)特性與進銷存需勾稽財務(wù)帳為原則方向下規(guī)劃進行，並同時補足了流程規(guī)劃與系統(tǒng)化管理的需求。因應(yīng)現(xiàn)況的組織規(guī)模，因此整體流程規(guī)劃，以精簡簡化保留重要流程為方向，儘量簡化系統(tǒng)流程。

選擇鼎新，不辜負(fù)期待

鼎新服務(wù)機制=大班課-基礎(chǔ)教育訓(xùn)練+顧問輔導(dǎo)-流程梳理+客服服務(wù)-操作問題QA

　　蕭經(jīng)理特別提到，在系統(tǒng)導(dǎo)入的過程中，除了顧問輔導(dǎo)之外，鼎新的資源與服務(wù)機制很棒，能夠讓新接觸E化導(dǎo)入的人員，可以有多元的方式學(xué)習(xí)系統(tǒng)。蕭經(jīng)理覺的教育訓(xùn)練不能省，因此也鼓勵員工，提供員工參與有送人員利用上班時間進行上課與教育訓(xùn)練。

▲鼎新提供的服務(wù)機制

• 大班課：教學(xué)中心提供有e-learning線上學(xué)習(xí)以及大班課，讓人員學(xué)習(xí)基本操作功能與標(biāo)準(zhǔn)流程。

• 顧問輔導(dǎo)：顧問進廠輔導(dǎo)，跟據(jù)客戶行業(yè)特性，協(xié)助梳理流程與單別規(guī)劃，依照豐達(dá)行業(yè)特性與公司組織規(guī)模架構(gòu)，本次規(guī)劃適合人員精簡組織下的進銷存、生產(chǎn)流程，才能夠讓人員更容易上手使用系統(tǒng)，中小規(guī)模公司快速上線。

• 客服機制：電話客服、e-service線上問題登錄服務(wù)，提供客戶於系統(tǒng)測試與上線後，即時操作面問題的QA，蕭經(jīng)理特別提到此一服務(wù)，能夠讓人員遭遇問題時，可以即時有諮詢的窗口，不會因為遭遇問題卡關(guān)停擺，此服務(wù)機制可以詢問，並協(xié)助提供解決方案，讓問題能夠儘速持續(xù)排除，才能會讓人員與客戶對系統(tǒng)有信心，持續(xù)使用系統(tǒng)的動力。?

　　高階主管的支持+破釜沉舟的導(dǎo)入決心(堅持新系統(tǒng)上線(放棄舊作法))，是系統(tǒng)導(dǎo)入的重要關(guān)鍵 + 鼎新服務(wù)(教育訓(xùn)驗+顧問服務(wù)+客服機制)

　　剛開始在導(dǎo)入時遭遇的困難，蕭經(jīng)理提到：「工作量，對員工來說就是困難，有原本的手工帳作業(yè)，在增加系統(tǒng)導(dǎo)入，對人員來說是重覆且重工的工作，既然E化導(dǎo)入系統(tǒng)是正確的方向，就要堅持做對的事情，只能往前上線，沒有後路，堅持新系統(tǒng)上線(放棄舊作法)」，在高階的支持下，與夥伴們宣告堅持上線的決心，於2017/1/1上線的同時，請人員停止手工作業(yè)，有減少人員負(fù)擔(dān)減少重工，因此沒有併行造成的依賴舊方法，讓新系統(tǒng)落後為補單的狀況發(fā)生，強迫人員系統(tǒng)上線後，直接上線從系統(tǒng)上產(chǎn)生憑證單據(jù)。經(jīng)過一個月上線初期的磨合，釐清各環(huán)節(jié)後，公司上下人員對於整流程更加熟悉，從第二個月開始就已經(jīng)更佳順暢，2017/01月進行成本輔導(dǎo)，2017/02月完成第一個月成本結(jié)算，2017/02~04成本結(jié)算，由蕭經(jīng)理主導(dǎo)進行，堅持要求人員前端進銷存與生產(chǎn)流程需依照流程規(guī)劃進行，後續(xù)鼎新系統(tǒng)在成本結(jié)算上相當(dāng)容易，能快速進行成本結(jié)算並產(chǎn)出正確的成本帳。

　　在高階的支持、蕭經(jīng)理的全力推動教育訓(xùn)、人員配合導(dǎo)入準(zhǔn)備工作，才能夠讓豐達(dá)ERP導(dǎo)入的專案，在短時間內(nèi)完成基礎(chǔ)資料建置與流程輔導(dǎo)，2016/11月啟動輔導(dǎo)，2017/01正式上線，並且能在2017/04完成專案目標(biāo)3個月成本結(jié)算，產(chǎn)出財報，快速上線，也因為有提早進行教育訓(xùn)練工作，有效的節(jié)省了將近40%的專案導(dǎo)入成本。

導(dǎo)入效益

　　豐達(dá)複合上線後，逐步的看見導(dǎo)入鼎新系統(tǒng)的效益，第一階段上線同時，要求第一線人員即時登打日常單據(jù)，快速產(chǎn)出日常憑證，同時省去人員進行手工帳、整理手工報表的時間，當(dāng)庫存有異常時，能夠從系統(tǒng)提供的報表快速查詢異常進行排除，老闆與管理人員，可以自行查詢庫存即時狀況。於系統(tǒng)上的資訊，也容易由職務(wù)代理人協(xié)助，相關(guān)工作項目，流程與SOP明確清楚，有助於內(nèi)部職代接手工作與新人教育訓(xùn)練。

　　第二階段，庫存準(zhǔn)確掌握，從過去無法核對庫存帳務(wù)，庫存問題難以清查，導(dǎo)入後，目前每月5號前可以完成內(nèi)部庫存數(shù)量核對，提交財務(wù)進行成本結(jié)算，每月10號前可以產(chǎn)出財務(wù)報表。過去的成本帳也是財務(wù)頭痛的問題，現(xiàn)況透過系統(tǒng)可以快速結(jié)算，產(chǎn)出正確成本資訊。

　　對於豐達(dá)公司未來的期待，蕭經(jīng)理堅定的說：「希望未來公司穩(wěn)健成長，不求快速成長，希望紮實穩(wěn)健，一步一腳印」，期許豐達(dá)公司在穩(wěn)健的發(fā)展原則下，透過開發(fā)多元化的橡膠產(chǎn)品，可以開創(chuàng)發(fā)展出更多元的客戶群，期許市場能逐步擴大，版圖逐漸擴展。

　　未來對於e化是否還有進一步的目標(biāo)?是否有鼎新進一步協(xié)助的需求?是否有希望透過資訊系統(tǒng)滿足哪些管理需求或是問題改善?

　　第一階段上線後，除了掌握日常異動紀(jì)錄、庫存即時準(zhǔn)確、成本結(jié)算、財報產(chǎn)出之外，更期待持續(xù)深化系統(tǒng)運用，並透過系統(tǒng)報表統(tǒng)計分析市場狀況與客戶需求，同時期望輔助提高營運管理效率，為公司下一階段成長進行佈局。

　　下一個階段，也希望可以加購買營業(yè)稅申報模組以及人事薪資計算模組，期待於2018完整的年度可以納入系統(tǒng)。

　　蕭經(jīng)理堅定的說：「希望未來公司穩(wěn)健成長，不求快速成長，希望紮實穩(wěn)健，一步一腳印」，期許豐達(dá)公司在穩(wěn)健的發(fā)展原則下，透過開發(fā)多元化的橡膠產(chǎn)品，可以開創(chuàng)發(fā)展出更多元的客戶群，期許市場能逐步擴大，版圖逐漸擴展。

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