艾肯娛樂(lè)精進(jìn)內(nèi)部管理流程 提升資訊應(yīng)用價(jià)值

創(chuàng)新改革的實(shí)踐者

文：陳冠任

艾肯娛樂(lè)

發(fā)布時(shí)間： 2018-06-14 14:30:00

財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理 雲(yún)端行動(dòng)應(yīng)用

公司簡(jiǎn)介

　　艾肯娛樂(lè)(icantw)成立於2013年10月，業(yè)務(wù)範(fàn)圍涵蓋網(wǎng)頁(yè)遊戲、手機(jī)遊戲(Web Game、 Mobile Game)代理及營(yíng)運(yùn)推廣，同年代理遊族網(wǎng)絡(luò)網(wǎng)頁(yè)遊戲大作『女神聯(lián)盟』。

　　透過(guò)代理韓國(guó)、中國(guó)的遊戲，並延伸營(yíng)運(yùn)至臺(tái)、港、澳地區(qū)，讓各地區(qū)玩家皆能享受良好的遊戲與品質(zhì)。

　　而艾肯娛樂(lè)除了善用資源：結(jié)合了各金流與網(wǎng)路平臺(tái)，讓產(chǎn)品效益最大化之外，也與媒體維持相當(dāng)良好的關(guān)係，培養(yǎng)了許多高忠誠(chéng)度的玩家，讓艾肯娛樂(lè)在遊戲業(yè)界知名度不斷的上升。

創(chuàng)新改革、精進(jìn)管理

　　艾肯娛樂(lè)上市不久，是一間新成立的公司。在企業(yè)內(nèi)部管理流程仍處?kù)兑粋€(gè)摸索、正在進(jìn)步的階段。艾肯娛樂(lè)為了拋棄過(guò)去紙本作業(yè)傳遞的費(fèi)時(shí)、費(fèi)力以及查詢不易的痛處，選擇導(dǎo)入鼎新EasyFlow.net系統(tǒng)正是為了精進(jìn)企業(yè)內(nèi)部作業(yè)以及管理效益。

　　在總經(jīng)理以及營(yíng)運(yùn)長(zhǎng)的支持下，艾肯娛樂(lè)財(cái)務(wù)經(jīng)理：呂秀婉經(jīng)理著手這一次的企業(yè)電子化推動(dòng)工作，讓EasyFlow.net於2016年1月正式上線。

刀不磨要生鏽，人不學(xué)要落後

　　由於艾肯娛樂(lè)在遊戲產(chǎn)業(yè)屬於營(yíng)運(yùn)商的角色，連結(jié)遊戲廠商與消費(fèi)者之間的關(guān)係。因此，不只是外部的資訊，在企業(yè)內(nèi)部也有相當(dāng)驚人的資訊量在進(jìn)行傳遞。過(guò)去企業(yè)內(nèi)部採(cǎi)用紙本送簽的方式來(lái)傳遞訊息，然而日積月累的資訊量始終成為了負(fù)擔(dān)，除了使用者難以查詢、追蹤，管理人員為了統(tǒng)計(jì)、繪製報(bào)表也花費(fèi)了不少心力與時(shí)間在資料整理上；過(guò)去亦發(fā)生過(guò)紙本遺失狀況，讓管理者決心導(dǎo)入系統(tǒng)來(lái)改善企業(yè)現(xiàn)況。

　　過(guò)去艾肯娛樂(lè)在傳遞表單簽核時(shí)候，總是遇到：找不到主管、不知道專案經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)是否核準(zhǔn)，導(dǎo)致錯(cuò)失良機(jī)、企業(yè)流程控管不佳、事件責(zé)任追朔不易。在財(cái)務(wù)部人員統(tǒng)整這些資料報(bào)表，也花費(fèi)相當(dāng)多時(shí)間，甚至透過(guò)加班來(lái)完成財(cái)務(wù)報(bào)表彙整。

把握得住時(shí)間就是金錢，而抓不住就是流水

　　在財(cái)務(wù)經(jīng)理的支持下，透過(guò)EasyFlow.net自製表單功能來(lái)製作多項(xiàng)事務(wù)型表單；第一階段上線的表單共有7張：請(qǐng)款單/請(qǐng)採(cǎi)購(gòu)單/預(yù)支單/零用金申請(qǐng)單/出差旅費(fèi)報(bào)支單/用印申請(qǐng)單/商品申請(qǐng)單。

　　透過(guò)系統(tǒng)的流程設(shè)定，讓使用者只要上網(wǎng)填寫內(nèi)容並送出，表單就會(huì)依照管理者制定的規(guī)則來(lái)解析流程，並且傳簽到指定的主管手上；不必?fù)?dān)心找不到簽核人員或是落入表單無(wú)從追蹤的窘境。然而簽核人員就算在因公出差在外，也可以使用MCloud來(lái)進(jìn)行簽核，幫助企業(yè)內(nèi)部作業(yè)順利進(jìn)行；大幅提升作業(yè)效率，使專案可以順利進(jìn)行。

1. 友善的介面
   以使用者為導(dǎo)向的介面設(shè)計(jì)，讓第一線使用者可以一目了然；對(duì)於需要填寫的欄位達(dá)到資料控管目的。

2. 加速部門訊息傳遞
   標(biāo)準(zhǔn)化的流程設(shè)定，讓跨部門、跨單位的表單也可以快速傳簽；訊息溝通更便利。

3. 向電子化靠攏
   把日常行政/作業(yè)一步一步推向電子化方向，讓艾肯娛樂(lè)達(dá)到真正資訊化，成為更Smart的企業(yè)。

　　系統(tǒng)拋送過(guò)的作業(yè)資料，都會(huì)忠實(shí)地記錄在系統(tǒng)裡。後續(xù)財(cái)務(wù)人員透過(guò)管理程式，即可輕鬆地收集紀(jì)錄並彙整出報(bào)表或圖表，提供決策者分析並決策公司下一階段目標(biāo)與策略。

　　財(cái)務(wù)部呂經(jīng)理在導(dǎo)入過(guò)程也分享自己的想法，希望在請(qǐng)/採(cǎi)購(gòu)單上做專案預(yù)算的控管，在後續(xù)每月或每年進(jìn)行專案結(jié)算時(shí)候，可以輕易的匯出該專案的預(yù)算以及實(shí)際花費(fèi)，提供行銷單位作為依據(jù)，決定下一期的行銷策略與方法。而透過(guò)用印申請(qǐng)單管理，也可以管理大大小小的合約文件，達(dá)到文件管理的效果。

　　這些小小的習(xí)慣與動(dòng)作，大幅減少了時(shí)間成本，提升了企業(yè)行政效率，讓企業(yè)內(nèi)部各專案可以順利進(jìn)行，進(jìn)而帶來(lái)收益；也逐步落實(shí)電子化管理所帶來(lái)的成效。 透過(guò)EasyFlow.net企業(yè)流程管理系統(tǒng)，將企業(yè)知識(shí)與成功模式，完整的傳承下去，邁向永續(xù)經(jīng)營(yíng)。

從無(wú)開始 步步累積

　　艾肯娛樂(lè)與鼎新的合作，讓鼎新的服務(wù)團(tuán)隊(duì)能夠參與一間初創(chuàng)企業(yè)的成長(zhǎng)，陳冠任顧問(wèn)在進(jìn)行專案輔導(dǎo)的過(guò)程中，感受到財(cái)務(wù)經(jīng)理呂秀婉的認(rèn)真努力，積極的帶領(lǐng)全公司一起參與這一次的資訊化行動(dòng)；也因?yàn)閰谓?jīng)理的用心，交付並完成顧問(wèn)所指派的作業(yè)與建議，才得以讓EasyFlow.net系統(tǒng)發(fā)揮極大的功用。

　　第一階段的系統(tǒng)上線輔導(dǎo)雖已告一段落，但是真正的系統(tǒng)應(yīng)用價(jià)值才正要開始發(fā)酵。相信後續(xù)艾肯娛樂(lè)可以妥善利用鼎新系統(tǒng)，讓管理者可以依據(jù)系統(tǒng)資訊進(jìn)行內(nèi)部流程檢討或進(jìn)行最佳決策；洞悉企業(yè)管理瓶頸，調(diào)整內(nèi)部作業(yè)流程，朝更深度使用方向進(jìn)；未來(lái)將繼續(xù)朝向企業(yè)資訊化邁進(jìn)，達(dá)到一個(gè)真正的電子化企業(yè)環(huán)境。

▲感謝艾肯娛樂(lè) 呂秀婉 經(jīng)理(中)接受鼎新專訪?
左為鼎新電腦EasyFlow.NET黃子豪 經(jīng)理，右為鼎新電腦EasyFlow.NET陳冠任 顧問(wèn)

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