備貨是什麼？完整了解備貨的內(nèi)容與關(guān)鍵優(yōu)勢

文：吳欣珊

備貨 備貨管理

在產(chǎn)品貨物交期確定後，從備料採購，訂單確認(rèn)、生產(chǎn)計劃、製造到送入倉儲暫存，備貨完畢並在指定時間內(nèi)執(zhí)行運(yùn)送至客戶指定區(qū)域或位置，才算完成訂單內(nèi)容。該如何備貨到準(zhǔn)確配送，是製造業(yè)在交期管理中最後一個重要環(huán)節(jié)。

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• 什麼是備貨？備貨與倉庫的關(guān)聯(lián)性？

• 備貨的工作內(nèi)容

• 備貨的主要功用

• 備貨的方式

• 備貨的成功案例分析

• 備貨時使用智能倉儲的4大優(yōu)勢

• 結(jié)論

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什麼是備貨？備貨與倉庫的關(guān)聯(lián)性？

備貨是指準(zhǔn)備貨物的過程，作為配送前的基礎(chǔ)工作，依據(jù)客戶需求採購料件到製造生成產(chǎn)品並提取貨物出貨的一系列作業(yè)流程。

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包含具體採購或運(yùn)送的商品類型、商品規(guī)格、商品數(shù)量等，備貨人員需要掌握相應(yīng)的貨物存放相關(guān)知識，確保商品儲存時的品質(zhì)狀態(tài)，控制監(jiān)測商品庫存數(shù)量，確實管控，做到倉庫商品先進(jìn)先出，不過量儲存產(chǎn)品，占用資金週轉(zhuǎn)，也能確保後續(xù)配送的物流作業(yè)能正常執(zhí)行，排除重複配送所造成的成本與時間損失，並符合交貨週期的計算。

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延伸閱讀：L/T是什麼？L/T從採購管理到製造生產(chǎn)週期的完整介紹

延伸閱讀：交期是什麼？完整說明縮短交期對製造業(yè)的重要性！

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備貨的工作內(nèi)容

不論是採購送進(jìn)倉庫的備貨或是作為配送前的準(zhǔn)備環(huán)節(jié)，備貨含括兩個基本作業(yè)：聯(lián)繫與採購貨物及儲存貨物。

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聯(lián)繫與採購貨物

其為備貨對外部聯(lián)繫作業(yè)的一系列計劃流程，與主要為進(jìn)出貨作業(yè)，包含採購的物料入庫、其他物料入庫與最終的產(chǎn)品出庫等不同需求工作，主要有下列4點：

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制定需求計劃

依據(jù)客戶配送需求，制定備貨需求計劃，包含需求貨物品種、數(shù)量、貨品規(guī)格、出貨時間等細(xì)節(jié)與時程規(guī)劃，同時連動多部門開始進(jìn)行比如物料採購等需求作業(yè)，確保後續(xù)備貨計劃作業(yè)與實施情形相符，並作為後續(xù)建檔的備貨流程。

供應(yīng)商選擇

對欲採購供應(yīng)商的綜合條件如供應(yīng)週期、報價等環(huán)節(jié)進(jìn)行評估，選擇合適供應(yīng)商。如供應(yīng)商數(shù)量多，在品質(zhì)條件相當(dāng)、供應(yīng)時程差距小的情況下，可適當(dāng)請供應(yīng)商們進(jìn)行報價，維持供應(yīng)商間良性競爭，也可降低採購成本。

發(fā)出採購訂單

確定供應(yīng)商後須請採購部門發(fā)出採購訂單，依照所需數(shù)量簽定訂貨合約，如企業(yè)本身有常態(tài)貨品或物料，發(fā)現(xiàn)物料不足原先庫存水位也必須同步申請補(bǔ)充採購以備平日所需。

延伸閱讀：何謂採購管理？全面了解採購流程管理的重點與誤區(qū)！

商品入庫驗收

確認(rèn)供應(yīng)商送貨時程，對送達(dá)的貨品進(jìn)行數(shù)量清點、品質(zhì)的核對與驗收，確保依循企業(yè)原先訂單所需求規(guī)格內(nèi)容，後續(xù)進(jìn)行入庫作業(yè)使物料數(shù)量正確顯示於帳上，並持續(xù)進(jìn)行後續(xù)生產(chǎn)流程作業(yè)。

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儲存貨物

主要針對已入倉存放貨品，平時儲備物料、物品、完工產(chǎn)品的管理作業(yè)，進(jìn)行清點與品質(zhì)控管的各事項確認(rèn)，重點有以下3點：

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儲存數(shù)量

在一定條件下，企業(yè)根據(jù)營運(yùn)狀況，確保配送業(yè)務(wù)能正常運(yùn)作，所制定的合理庫存數(shù)量，其受到客戶需求量、配送週期、配送過程需求與配送客戶的管理條件等因素皆會影響產(chǎn)品製造速度與存放數(shù)量，一旦庫存數(shù)量過多，則有資金積壓問題。

儲存時間

儲存產(chǎn)品目的是為了即時滿足客戶訂貨需求，準(zhǔn)時出貨，因此需確認(rèn)產(chǎn)品的生產(chǎn)週期、生產(chǎn)數(shù)量與確保產(chǎn)品狀態(tài)管控，在不影響基礎(chǔ)備貨數(shù)量下，避免產(chǎn)品儲存因時間過長而導(dǎo)致產(chǎn)品品質(zhì)生變。

儲存空間

倉庫儲存空間大小也會影響到產(chǎn)品存貨狀態(tài)，有規(guī)劃與合理配置的倉儲也便於管理與備貨，確保倉庫有安全空間的前提下，能讓備貨時程縮短，採取先進(jìn)先出原則，避免提早生成貨物堆積過久造成品質(zhì)問題，揀貨出貨快速，趕上客戶需求交期。

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延伸閱讀：交期是什麼？完整說明縮短交期對製造業(yè)的重要性！

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備貨的主要功用

在倉儲的備貨作業(yè)在於推動企業(yè)生產(chǎn)商品後將貨品以正確數(shù)量，並準(zhǔn)時配送至客戶方的重要作業(yè)，其對於企業(yè)的功用有下列2點：

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配送的後續(xù)作業(yè)順利進(jìn)行

備貨人員對於產(chǎn)品的認(rèn)知，熟知供應(yīng)商的供貨能力、成本、時間等訊息有一定程度了解，依照企業(yè)需求進(jìn)行補(bǔ)充庫存，維持生產(chǎn)基本；即時依循客戶訂單調(diào)配現(xiàn)有貨物，使產(chǎn)品的配送業(yè)務(wù)順利，透過良好配送服務(wù)，獲得企業(yè)信譽(yù)，協(xié)助企業(yè)發(fā)展。

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節(jié)省空間並減少配送成本

合理建構(gòu)倉庫備貨數(shù)量與庫存結(jié)構(gòu)，減少不必要庫存占用前提下，降低庫存成本，在提高貨物尋找的效率下，也同步降低產(chǎn)品配送成本。也由於調(diào)整了庫存結(jié)構(gòu)，使企業(yè)有了擴(kuò)大業(yè)務(wù)空間，加強(qiáng)企業(yè)適應(yīng)市場變化，提升企業(yè)在市場的競爭能力。

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備貨的方式

製造產(chǎn)業(yè)執(zhí)行備貨，需考量不同面向需求進(jìn)行準(zhǔn)備，但為了提高效率．主要有兩種不同的備貨模式：MRP系統(tǒng)備貨與JIT拉式生產(chǎn)備貨

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MRP系統(tǒng)備貨

MRP系統(tǒng)為物料需求計劃，針對物料的品種、數(shù)量、交期等方面資訊要求運(yùn)用MRP系統(tǒng)進(jìn)行管理，即便是少量多樣的物料需求也能鍵入相關(guān)資訊，將客戶的需求計劃、供應(yīng)商的供貨資訊、自家工廠的配送計劃進(jìn)行統(tǒng)整，同步一次生成採購計劃，如需求有變動，相關(guān)數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)，系統(tǒng)會自動運(yùn)算重新編排採購計劃，運(yùn)用MRP系統(tǒng)進(jìn)行備貨，可簡化採購步驟，批量採購，管理運(yùn)輸，減少庫存並降低配送成本，提升配送效率。

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使用MRP進(jìn)行備貨的步驟：

1.商品查詢：

透過商品或物料的快速分類查找，依照此次生產(chǎn)所需額度制定優(yōu)先原則。

2.生成計劃並簡化採購：

依據(jù)客戶所需生成採購計劃，並涵蓋後續(xù)採購週期與生產(chǎn)週期搭配，按需採購?fù)瑫r確保充足的L/T時間與採購預(yù)算，避免突發(fā)增加額外採購費(fèi)用，並在系統(tǒng)中制訂採購人員的採購範(fàn)圍與權(quán)限，規(guī)定限額採購與許可權(quán)層級，同步建立供應(yīng)商清單並進(jìn)行品質(zhì)認(rèn)證。

3.控制庫存數(shù)量：

於系統(tǒng)設(shè)置每一種進(jìn)貨的商品或原料，規(guī)劃最大儲存量與最高儲存期限，到達(dá)設(shè)定值時系統(tǒng)將發(fā)出警示提醒，確保庫存水位維持標(biāo)準(zhǔn)不過度儲存。

4.查詢採購單號與付款：

透過系統(tǒng)建立的採購單號、供應(yīng)商號碼追蹤採購合約與訂單的實際執(zhí)行狀況，並運(yùn)用系統(tǒng)確認(rèn)產(chǎn)品性能、產(chǎn)品數(shù)量、交貨日期與採購單內(nèi)容、報價單與發(fā)票金額是否一致等各項資訊相符，後續(xù)執(zhí)行付款。

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JIT拉式生產(chǎn)備貨

為依據(jù)生產(chǎn)型態(tài)進(jìn)行備貨的模式，JIT的理念體現(xiàn)在生產(chǎn)上為準(zhǔn)時進(jìn)或、準(zhǔn)時生產(chǎn)、準(zhǔn)時銷售；而在配送上則是準(zhǔn)時進(jìn)貨、準(zhǔn)時配貨、準(zhǔn)時運(yùn)送。適時適量並準(zhǔn)時進(jìn)貨為JIT關(guān)鍵，進(jìn)貨如太多或太早則增加庫存，提高成本；進(jìn)貨太少或太晚，則影響生產(chǎn)與配送時間，影響企業(yè)效益與信譽(yù)，運(yùn)用JIT方式備貨，一方面確保產(chǎn)品貨量的準(zhǔn)確性與產(chǎn)品品質(zhì)，另一方面也能確保確切與即時的運(yùn)輸。

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使用JIT進(jìn)行備貨的流程：

1.執(zhí)行看板管理：

看板於生產(chǎn)各站點作為傳遞訊息的資訊板，為生產(chǎn)指令、取貨指令、運(yùn)輸指令，用來控制生產(chǎn)量與調(diào)節(jié)生產(chǎn)計劃的管理方法之一，由後方站點向前方站點取貨，避免站點中不必要的產(chǎn)品堆積，達(dá)到準(zhǔn)時化生產(chǎn)，提高生產(chǎn)效益並活化庫存。

2.確認(rèn)需求量執(zhí)行訂貨：

採購人員透過JIT看板信號得到物料需求訊息後，運(yùn)用供應(yīng)鏈?zhǔn)褂玫耐鈪f(xié)看板與供應(yīng)商溝通有關(guān)採購商品的供應(yīng)訊息，即時確保採購需求並執(zhí)行訂購。

3.確認(rèn)進(jìn)貨時間：

依據(jù)客戶需求的不同交貨時間，備貨人員需先制定供應(yīng)商提前將需求物料送達(dá)倉庫的具體時間，並規(guī)劃後續(xù)生產(chǎn)計畫執(zhí)行中的產(chǎn)品生產(chǎn)數(shù)量統(tǒng)整併保存，以符合客戶交期。

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延伸閱讀：生產(chǎn)看板管理是什麼？JIT即時生產(chǎn)與看板管理的完整介紹

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備貨的成功案例分析

成立於2000年的聖威光電，設(shè)計與製造高速光電收發(fā)模組、光電元件與光機(jī)整合、光學(xué)次模組，以研發(fā)創(chuàng)新為基礎(chǔ)穩(wěn)步成長，運(yùn)用技術(shù)驅(qū)動企業(yè)各部門運(yùn)營。因疫情爆發(fā)影響供應(yīng)鏈，除了料件供應(yīng)不穩(wěn)，客戶端需求連帶定期稽核成常態(tài)，每站製程都有不良狀況下，為了滿足交期與產(chǎn)量，也產(chǎn)生產(chǎn)量過剩問題。

為了品質(zhì)與訂單達(dá)交這兩大目標(biāo)，在原先營運(yùn)過程中發(fā)現(xiàn)2大癥結(jié)點：

1.備料掌握不佳

產(chǎn)品號依供應(yīng)商進(jìn)行拆分，一物多料導(dǎo)致庫存難以進(jìn)行控管與歸納，延長整體備料作業(yè)時間，導(dǎo)致料件晚買或漏買，影響後續(xù)生產(chǎn)計劃。

2.存貨庫存不明

製程良率低但找無改善點，為了滿足出貨而導(dǎo)致半成品、成品堆積；若從品質(zhì)控管來檢視，通測、環(huán)測、終測等不同階段的半成品與成品共用品號，無法歸納品質(zhì)狀態(tài)外，生產(chǎn)加工指示無法明確指令、可出貨庫存數(shù)據(jù)無法確定，備貨狀況不佳。

在重新塑造備料備貨整體流程並制定管理模式引入系統(tǒng)後，有了以下改善：

1.備料提升物料清晰度

從三大痛點細(xì)究，提升備料能力以打造專屬存貨政策進(jìn)行改善。以存貨政策分類，依需求調(diào)節(jié)最適安全庫存量與補(bǔ)貨點，與備料計畫執(zhí)行，照存貨分類監(jiān)控進(jìn)貨時間供需調(diào)整交期，並依照交期追料；存貨政策分類以存貨水準(zhǔn)制訂與監(jiān)控，耗用量波動大之關(guān)鍵料搭配安全庫存做請購提醒；業(yè)務(wù)單位根據(jù)過去歷史銷售資料，並通知生管、物控進(jìn)行算料備料，如此維持並提升庫存周轉(zhuǎn)天數(shù)，加強(qiáng)備料精準(zhǔn)度。

2.加強(qiáng)品質(zhì)控管提高可出貨庫存

以品質(zhì)追溯規(guī)劃制定分析、改善矯正與預(yù)防對策，期望建構(gòu)品質(zhì)組織，標(biāo)定追溯範(fàn)疇，制訂檢驗項目及作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、生產(chǎn)品質(zhì)異常管制等相關(guān)規(guī)範(fàn)。

生產(chǎn)品質(zhì)持續(xù)穩(wěn)定後，可明確定義品質(zhì)組織，並標(biāo)定追溯範(fàn)疇、制訂檢驗項目及作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與生產(chǎn)品質(zhì)異常，管制規(guī)範(fàn)可利用ERP與iSPC報表進(jìn)行追蹤分析，例如品號批號追溯表、製程能力報表等，開立檢討會議時可查看廠商不良原因分析表進(jìn)行討論。

藉由系統(tǒng)數(shù)據(jù)力，讓備料與品質(zhì)管理精進(jìn)，釋放積壓存貨，降低重工損耗，聖威訂單達(dá)交率提升28%，生產(chǎn)齊套從27%提升至76%，製程準(zhǔn)時完工從27%提升至33%，讓整體備貨效率得到最有效提升。

延伸閱讀：聖威光電打破科層組織思維 以數(shù)據(jù)為底為變革奠基

備貨時使用智能倉儲的4大優(yōu)勢?

現(xiàn)今邁向智慧製造的時代，外在局勢不斷變化的情況下，許多製造業(yè)者都已主動建置了自動倉儲系統(tǒng)，但規(guī)劃不當(dāng)?shù)膫}儲仍有不易找料形成耗時與呆滯庫存的狀況，如何有效率的做好倉儲管理是備貨時必需了解的要件，而智能倉儲除了延續(xù)自動化倉儲的要素，規(guī)劃現(xiàn)場倉儲庫位建置，更能串連ERP系統(tǒng)，即時更新採購、生產(chǎn)、產(chǎn)品備貨資訊，提升內(nèi)部配送效率。以下是使用智能倉儲的4大優(yōu)勢：

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倉庫建置規(guī)劃節(jié)省空間

依據(jù)工廠需求與現(xiàn)場倉庫狀態(tài)計算場地大小評估執(zhí)行模組化設(shè)置，節(jié)省倉庫空間並活用零碎空間，達(dá)到存儲物料的最大效益。

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生產(chǎn)領(lǐng)料/完工入庫揀貨快速

自動化倉儲可執(zhí)行物料自動存取，節(jié)省人工找料時間成本，同步執(zhí)行料件入庫與出庫動作，不需手動紙本登錄，提升倉庫作業(yè)效率。

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訂單出貨庫存清楚

條碼管理庫位並進(jìn)行出貨單條碼化管理，執(zhí)行先進(jìn)先出，省下勞動力與尋找時間，備貨完畢系統(tǒng)自動執(zhí)行扣帳，出庫對應(yīng)系統(tǒng)庫存，使料帳一致。

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倉庫盤點減少誤差

串聯(lián)ERP系統(tǒng)將庫位與物料直接整合，領(lǐng)用物料與備貨完畢出貨後即時扣帳，減少盤點作業(yè)誤差；工單BOM的料件庫存水位示警，協(xié)助即時採購，避免生產(chǎn)或備貨不及。

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備貨的所有流程與作業(yè)主要體現(xiàn)在倉庫收發(fā)貨與倉庫內(nèi)的物品管理，但在現(xiàn)今少量多樣化的訂單模式，除了採購週期變化快速外，也連帶增加倉庫的管理困難度，智能倉儲除了自動化外，從倉庫管理的根本解決作業(yè)現(xiàn)場問題，讓料帳一致，提升現(xiàn)場作業(yè)效率，縮短備貨時間，提高企業(yè)接單的韌性。

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延伸閱讀：智能倉儲系統(tǒng)-倉庫升級智慧工廠大邁進(jìn)！

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結(jié)論

在執(zhí)行備貨的過程中，作業(yè)內(nèi)容都與倉庫息息相關(guān)，如何更好的控制庫存不採購過量導(dǎo)致倉庫堆積，引發(fā)後續(xù)的管理困難；不採購過少導(dǎo)致生產(chǎn)停滯，交期延誤，是備貨時需和採購與倉庫管理進(jìn)行整體規(guī)劃協(xié)調(diào)，提高備貨效益，並在交期內(nèi)將貨品交至客戶手中的根基。

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延伸閱讀：交期是什麼？完整說明縮短交期對製造業(yè)的重要性！

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智能倉儲系統(tǒng)-倉庫升級智慧工廠大邁進(jìn)！

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物料管理、搬運(yùn)、電腦化和包裝

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