盤點是什麼？完整了解企業(yè)執(zhí)行庫存盤點的作業(yè)流程

文：吳欣珊

盤點 庫存盤點 盤點流程

不論是商家還是製造業(yè)者，只要有倉儲或器具、工具等，都得面臨每年必經(jīng)的盤點過程，依據(jù)倉儲大小與產(chǎn)品多寡，盤點過程和複雜程度也讓許多廠商與製造業(yè)者感到棘手，但盤點對企業(yè)體能否穩(wěn)健經(jīng)營有著非常重要的意義，如未能徹底盤點清查列冊，從庫存、產(chǎn)出甚至營收都有所影響。

?

目錄(點擊可直達段落)

• 什麼是盤點？

• 盤點的4個目的

• 盤點的3個結(jié)果與後續(xù)處理

• 盤點的4個方法

• 盤點的5個步驟

• 盤點步驟流程中的5大注意事項

• 製造業(yè)運用庫存盤點的成功案例

• 結(jié)論

?

?

什麼是盤點？

盤點是定期或不定期針對店內(nèi)或倉儲商品、原物料、半成品、資材等進行全部或部分清點的過程，藉由清點實際數(shù)量核對是否與目前帳面上數(shù)目相符，確實掌握實際物料或貨物數(shù)量的進貨、銷貨、存貨等狀況並加強管理，避免囤積貨物或缺貨狀況出現(xiàn)，協(xié)助物料管理帳面準確，也同時更能準確計算成本、利潤與損失。

?

?

延伸閱讀：什麼是物料管理？協(xié)助物料管理的重要5大原則

延伸閱讀案例：心源工業(yè) 以精實團隊齊心邁向轉(zhuǎn)型之路

?

盤點的4個目的

需要動用大量人力、物力與時間進行的盤點，其有4個重要目的：

?

盤點目的1：確實掌握庫存數(shù)字，確認可用資源多寡

盤點作業(yè)因相當耗時耗人力，並非常態(tài)作業(yè)，執(zhí)行盤點主要是徹底掌握現(xiàn)有倉儲實際狀況，包含完整產(chǎn)品、原物料、半成品、公司資產(chǎn)等實際數(shù)量是否與帳面數(shù)字相符，確認現(xiàn)場實際數(shù)值，後續(xù)經(jīng)營需求才能有所依據(jù)並執(zhí)行，也可同步掌控囤積貨物與缺料情形。

?

盤點目的2：評估實際損失狀況

在企業(yè)營運流程中，損耗分為可視與不可視，可視的損耗相對能藉由平常作業(yè)流程中著手改善，不可視損耗則藉由盤點進行確認與釐清，在計算出實際的損失後，真實數(shù)據(jù)才能呈現(xiàn)企業(yè)實際經(jīng)營績效與獲利狀況。

?

盤點目的3：安全檢核並確認物料與貨物品質(zhì)

盤點過程中可以檢視現(xiàn)有倉儲的貨物與原物料狀況，品質(zhì)是否有異常、批號物料是否過期、資材條碼是否標示完整清晰等，確認實際貨物與物料狀態(tài)良好，調(diào)整策略讓整體倉儲保管品質(zhì)提升，也是盤點需進行除錯的重點作業(yè)之一。

?

盤點目的4：加強倉儲物料實際管理

盤點完掌握實際庫存狀況後，則要擬定管理對策進行庫存管控，包括分析物料損耗高的原因、處理庫存天數(shù)高的物料以降低存貨金額、或?qū)⒔咏^期商品進行庫存去化以降低報廢等，協(xié)助提高倉庫周轉(zhuǎn)率，降低存貨金額，或是針對目前庫存值過高的根本原因如長短料問題進行對策分析等。

?

延伸閱讀：何謂長短料？長短料對於製造業(yè)產(chǎn)生的5大影響

延伸閱讀案例：創(chuàng)威智聯(lián)落實數(shù)據(jù)驅(qū)動

?

?

盤點的3個結(jié)果與後續(xù)處理

一般而言，盤點後會出現(xiàn)3種結(jié)果，不同結(jié)果的後續(xù)處理方法各不相同，但最終的目的都是讓帳面數(shù)字與實際盤點數(shù)相符。

?

?

盤帳一致

這是盤點完最理想狀態(tài)，表示帳面與實際狀況完全相符，不須調(diào)帳並可維持現(xiàn)有管理模式。

?

盤盈

盤盈是指盤點後有盈餘，帳面上物料或貨物數(shù)字少於實際盤點數(shù)量，雖然看似利潤無虞，但須反查原先的進貨或出貨作業(yè)流程是否準確無誤，如進貨未刷條碼也會出現(xiàn)盤盈問題，也會對原先企業(yè)財務支出造成影響，並依據(jù)實際擁有數(shù)量進行調(diào)整帳面數(shù)字。

?

盤損

企業(yè)執(zhí)行盤點後較常發(fā)生狀況，帳面上物料或貨物數(shù)字多於實際盤點數(shù)量，則需進一步找出可能造成盤損的原因，制定對策並作為之後的流程執(zhí)行方針，藉由下次盤點再次檢核。

?

?

?

盤點的4個方法

依據(jù)進行的目的、方式、週期的不同，盤點方法可分為4種。

?

抽樣盤點

稽核單位或其他管理單位發(fā)起的突發(fā)性盤點，藉由臨時盤點檢核倉儲單位是否落實管理工作並進行審核，其抽樣盤點可針對不同面向進行，包含倉庫、物料屬性、倉庫管理條則等面向。

?

循環(huán)盤點

維持固定一個週期針對不同類別的盤點，主要用意為加強期間庫存值正確性，多數(shù)用為年終(中)盤點的輔助盤點選項，原因在年終(中)盤點的時間間隔過長，屆時盤點易有盤差值過大的問題。

?

年終(中)盤點

多數(shù)公司或企業(yè)會採取的盤點法，為定期且全面性的物料與資材盤點方法，作業(yè)相對其他盤點方法來得耗時，但是作為全面檢核整間公司的物料資材數(shù)據(jù)，有作業(yè)的必要性。

?

臨時盤點

因為特定目的針對特定物料進行盤點，屬不定時且不定期的特殊盤點作業(yè)模式，較少使用。

?

?

盤點的5個步驟

盤點工作一共分為盤點前置準備、實際盤點作業(yè)、覆盤、數(shù)量調(diào)整、盤點檢討等5步驟，分別如下：

?

盤點前置作業(yè)

包含盤點時間、人力需求、盤點範圍、項目、盤點機制步驟流程等都需詳盡列出，盤點清冊、盤點卡和條碼也需準備齊全，在全面盤點的情況下，物料與資材種類繁雜，盤點執(zhí)行前都必須進行嚴謹且縝密的規(guī)劃，避免出現(xiàn)盤點時因流程出現(xiàn)盤點數(shù)據(jù)錯誤等問題。

?

實際盤點作業(yè)

依據(jù)盤點配置好的人力，規(guī)劃盤點位置、紙本表單與進行盤點流程說明，以提高盤點效率；人員現(xiàn)場清點完數(shù)據(jù)撰寫在盤點卡上，使用PDA進行條碼掃描盤點相對準確度較高，另也須關注盤點區(qū)域是否將範圍內(nèi)全部物料資材盤點完畢，避免盤點遺漏。

?

覆盤

覆盤作業(yè)相對初次盤點作業(yè)較簡易，由不同人員執(zhí)行品項覆點或抽查進行二次盤點，補充數(shù)據(jù)於同張盤點卡上，如數(shù)字有誤即重新盤點，數(shù)字無誤則後續(xù)統(tǒng)一集中盤點卡輸入電腦，避免盤點誤差性。

?

數(shù)量調(diào)整

在盤點完的數(shù)量確認後，不論出現(xiàn)盤盈或盤損，都須進行帳面數(shù)字的調(diào)整，讓盤點完後的帳差一致。

?

盤點檢討

針對盤點數(shù)量實際與帳上不符的狀況，需實際找出原因並檢討，修正現(xiàn)有作業(yè)流程，避免盤差再度發(fā)生；如中間發(fā)現(xiàn)原物料的過期或失效，則需進行報廢處理並同步調(diào)整帳面數(shù)字，認列損失，讓企業(yè)以準確數(shù)字執(zhí)行後續(xù)對策。

?

?

?

盤點步驟流程中的5大注意事項

在上述的5個步驟裡，有許多細項需要注意並調(diào)整，才能確保盤點結(jié)果正確無誤，盤點的重點是結(jié)果的「正確性」，而盤點需要時間，依據(jù)公司規(guī)模甚至有盤點數(shù)天不等的時間，在盤點期間如何確保帳上數(shù)字不因平常的作業(yè)流程變動，有5個注意要點：

?

庫存系統(tǒng)需暫時關帳

盤點期間忌諱帳面數(shù)字變動，這會降低盤點結(jié)果的準確度，即便是大型製造業(yè)委託盤點公司協(xié)助，也會暫停物料入倉、生產(chǎn)、產(chǎn)品出庫等作業(yè)，暫時關閉系統(tǒng)讓帳上數(shù)字不動，待盤點流程執(zhí)行完畢，帳上更新成正確數(shù)字，再恢復正常營運狀態(tài)，確保帳面數(shù)字正確性。

?

分批或多人同時盤點的疑慮

會有這點疑慮，因與製造業(yè)可以排出幾天讓多人同時盤點的情況不同，門市銷售因顧及門市營運狀況，但仍有貨物盤點需求，此時會採用的是分批盤點，可能以區(qū)域、產(chǎn)品類別進行逐步盤點，依據(jù)不同產(chǎn)業(yè)類型，所使用的盤點方式也不盡相同。

?

完成品移動或調(diào)撥問題

盤點往往容易遇到這類問題影響，分為製造業(yè)與零售業(yè)面對這個狀況。製造業(yè)在成品問題主要在於須完成一定產(chǎn)能，才趕得上交期交貨，因此只要盤點時間與交期時間錯開，帳面數(shù)字就不會受影響；零售業(yè)容易因為調(diào)貨問題導致帳面數(shù)字不斷變動，因此較常以暫停調(diào)撥貨物作為盤點期間的對應方法。

?

延伸閱讀：交期是什麼？完整說明縮短交期對製造業(yè)的重要性！

延伸閱讀案例：從Freestyle到主動改善追蹤 三卯鍛壓以數(shù)據(jù)管理走出轉(zhuǎn)型路徑

?

盤點模式的確認

因盤點方法的不同，作用場景與使用工具也有差異，全盤與抽盤的作業(yè)模式也不相同，系統(tǒng)設定上需注意細節(jié)，避免最終盤點數(shù)字無法準確呈現(xiàn)。

?

進銷存的明細留存

在盤點完發(fā)現(xiàn)帳面與實際數(shù)字差異太大，如原先的進銷存明細都有留存下來，想確認帳面數(shù)字是否有誤，加總即可知道與實際帳面上數(shù)字是否相符，也能檢視是否有人為疏漏等問題。

?

?

?

製造業(yè)運用庫存盤點的成功案例

創(chuàng)立於民國72年的俊益鋼鐵，從事鋼鐵材料代切及零售服務，包含碳素鋼、不銹鋼、特殊鋼、合金鋼及快削鋼等鋼材，以多年經(jīng)驗及優(yōu)良品質(zhì)，為中部工廠提供可靠且穩(wěn)定的鋼材，擁有為數(shù)不少的客戶群。但由於一直以來都使用簡單的蕭存系統(tǒng)紀錄銷貨模式，且?guī)齑嬉?guī)劃未落實，也漸漸產(chǎn)生以下問題：

?

1.物料於系統(tǒng)內(nèi)無編碼的管理瓶頸

人員對於原料等級區(qū)分有困難，針對不同等級的原物料成本也有所不同，系統(tǒng)內(nèi)編碼不確實，經(jīng)常發(fā)生料帳差距，或是帳上有庫存，卻因未落實庫存管理而找不到料等問題也常態(tài)發(fā)生。

?

2.無標準化流程

因是屬較傳統(tǒng)的鋼材供應商，剛開始就沒有建立完整的流程規(guī)劃，造成行政與現(xiàn)場經(jīng)常花費時間溝通與追蹤實際狀況。

?

?

因為上述問題，在決定導入ERP系統(tǒng)後，建立場內(nèi)條碼化與倉庫管理系統(tǒng)機制，使用QR code將品號進行標籤分化進行管理，有了以下改善：

1.導入Barcode協(xié)助落實標準作業(yè)

以往現(xiàn)場人員經(jīng)常發(fā)生資料輸入錯誤、品號抄錯、標示不清、庫存單位弄錯、未記錄的交等狀況，透過Workflow ERP導入+倉庫管理系統(tǒng)+QR code條碼整合後，現(xiàn)場人員理貨時，直接刷訂單憑証上條碼。系統(tǒng)自動判斷品號不符，會被稽核擋掉不允予出貨，解決人員因疏忽出錯的問題。

2.盤點計畫的改善

以往盤點前，需先擬定盤點計畫做預盤準備動作，需要17名員工花費約2天才能盤點完，現(xiàn)今透過QR-code條碼，運用盤點PDA方式直接刷入，只需6名員工半個工作天即可快速完成盤點，透過ERP庫存管理系統(tǒng)立即比對實際庫存與盤查庫存間差異，也因時間占用少，可每個月執(zhí)行庫存盤查，徹底解決以往料、帳不符問題。?

3.降低存貨周轉(zhuǎn)天數(shù)：

系統(tǒng)上線後，因有準確的庫存資料作為依據(jù)，分析存貨週轉(zhuǎn)天數(shù)，進而調(diào)整採購策略達成最佳庫存水位，減少資金的積壓，進而提升整體報酬率。

?

?

藉由這樣的速度優(yōu)勢，從Workflow ERP的導入，再透過倉庫管理系統(tǒng)內(nèi)QR-code條碼化管理，記錄整個產(chǎn)品的完整資訊，如品檢資料、材質(zhì)証明書等。並建置自動化倉儲設備，透過倉儲與智慧物流系統(tǒng)可快速將貨物送至客戶端。未來亦將努力擴廠建立智能化工廠的先期準備，一步一步努力朝向工業(yè)4.0智慧化的供應商，創(chuàng)造出俊益鋼鐵獨特的競爭優(yōu)勢。

?

?

延伸閱讀案例：俊益鋼鐵-工廠管理結(jié)合QRcode條碼化改變傳統(tǒng)鋼材廠

延伸閱讀：智慧工廠是什麼？核心架構(gòu)、目標、技術完整介紹

?

?

?

結(jié)論

盤點的作業(yè)流程短快緊湊，但需每年藉由盤點這件事檢視存貨與物料狀況，來確認企業(yè)的成本與經(jīng)營狀態(tài)，因此盤點向來都是製造業(yè)與零售業(yè)的重要作業(yè)，而如何藉由盤點後的數(shù)據(jù)檢視並改進原先的作業(yè)流程，才是執(zhí)行盤點作業(yè)的重要關鍵。

?

延伸閱讀：生產(chǎn)線管理、流程、規(guī)劃，改善生產(chǎn)線重點

?

?

內(nèi)文資料來源

MBA智庫-盤點

庫存盤點，需要更Smart的管理方式

庫存盤點出問題？五個不可不知的盤點細節(jié)

相關資訊